Vous gérez une association, un club, une organisation à but non lucratif ? Vous avez forcément besoin de gérer une base de données de contacts : adhérents, bénévoles, donateurs, partenaires… Pour cela, il vous faut un logiciel CRM pour association. Dans cet article, on vous explique les avantages d’un CRM pour association et on vous aide à choisir le meilleur en fonction de vos besoins.
Pourquoi utiliser un CRM pour association ?
Centraliser les données de vos contacts
Souvent, les associations se contentent de fichiers Excel pour gérer les coordonnées de leurs contacts. Ces fichiers ne sont généralement pas mis à jour, et les informations sont éparpillées à droite et à gauche : sur les ordinateurs des membres de l’équipe, dans des emails, ou sur un logiciel d’emailing…
Il sera facile de mettre à jour les coordonnées de vos adhérents à chaque campagne d’adhésion, d’ajouter un nouveau bénévole, de trouver la liste des donateurs pour leur envoyer un email… Ces données pourront même, avec certains logiciels, être mises à jour automatiquement (quand une personne s’inscrit à un événement ou règle sa cotisation en ligne). Résultat : un gain de temps important et plus de fiabilité.
Assurer la conformité de votre association au RGPD
Le RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données), entré en application en 2018, vous oblige à stocker les données de vos contacts sur une plateforme unique et sécurisée, hébergée en Union Européenne.
Vos contacts doivent pouvoir accès à leurs données et vous devez facilement pouvoir supprimer un contact de votre base de données. Cela nécessite la mise en place d’un logiciel qui centralise et protège ces données.
Améliorer la communication avec vos membres et donateurs
Pour fidéliser vos adhérents, recruter des bénévoles, mettre en place des campagnes de don ou négocier des partenariats, il n’y a pas de mystère : il faut communiquer !
Or, la communication est souvent un maillon faible au sein des associations, qui manquent de moyens et de temps pour bien communiquer.
Un logiciel CRM va vous aider à rationaliser la communication avec vos contacts et ainsi, à ne pas les démobiliser. Vous pourrez très facilement relancer les adhérents qui n’ont pas encore réglé leur cotisation, recontacter un donateur dont vous avez plus de nouvelles, envoyer une newsletter à vos partenaires ou à des élus…
Comment choisir un CRM pour association ?
Fonctionnalités
Avant toute chose, pour bien choisir le logiciel CRM pour votre association, vous devez réfléchir à vos besoins :
- Envoyer des newsletters à vos contacts ?
- Permettre aux adhérents de payer leur cotisation en ligne ?
- Organiser des événements gratuits ou payants avec inscription en ligne ?
- Envoyer des devis ou des factures ?
- Connecter votre CRM à un logiciel de comptabilité ?
- Gérer plusieurs antennes géographiques avec des droits d’accès différenciés ?
- Intégrer un espace membres à votre site internet ?
- …
Les logiciels que nous présentons ci-dessous, vous le verrez, sont différents les uns des autres et ne proposent pas les mêmes options. Pour bien choisir, il est donc fondamental d’avoir défini vos besoins au préalable avec votre équipe, votre bureau et votre conseil d’administration.
Facilité d’utilisation
La facilité d’utilisation et l’ergonomie sont des critères majeurs pour que la mise en place de votre CRM soit une réussite. Au sein d’une association, les équipes ne sont pas toujours stables : il faut donc qu’un nouveau membre du bureau, un bénévole ou un salarié puisse facilement prendre en main le CRM.
Nous vous conseillons donc de tester un logiciel avant de le choisir, afin d’être certain qu’il répond à vos besoins et que vous n’aurez pas de difficultés à le prendre en main. C’est particulièrement vrai si votre équipe de bénévoles ou de salariés est âgée, ou peu à l’aise avec les outils informatiques.
Tarifs
Votre budget n’est pas extensible : les tarifs vont donc être un critère important pour le choix de votre logiciel. Attention, cela ne veut pas dire qu’il faille nécessairement choisir le logiciel CRM le moins cher !
Il vous faut surtout bien étudier les tarifs des différents acteurs, y compris les options et petites lignes. La plupart des logiciels proposent un tarif de base, qui va augmenter en fonction du nombre d’utilisateurs, du nombre de contacts dans votre base, ou des fonctionnalités utilisées : pensez donc bien à faire une simulation.
Logiciel généraliste ou spécialisé ?
Comme vous le verrez dans notre sélection, certains logiciels sont dédiés aux associations, et d’autres sont généralistes. Comment choisir entre les deux ?
Les logiciels CRM pour associations proposent généralement des fonctionnalités spécifiques à vos besoins : gestion des adhésions, espace donateur… Certains ne se limitent pas au CRM, et intègrent même la gestion de la comptabilité de votre association ou de votre site internet ! Cela peut être un avantage. L’inconvénient : plus un logiciel est complet, moins il va être performant sur une fonctionnalité en particulier. Les logiciels pour associations sont parfois moins performants que les logiciels CRM généralistes, car ils sont développés par de plus petites équipes et ont moins de clients.
Les meilleurs logiciels CRM pour association : notre sélection
Ohme
Ohme est un logiciel CRM dédié au secteur associatif. Contrairement à d’autres, il se concentre sur les aspects CRM : gestion des contacts, recherche et segmentation, accès multi-utilisateurs. Ohme permet aussi d’éditer des reçus fiscaux pour vos donateurs.
La particularité d’Ohme, c’est qu’il ne gère que la gestion des contacts, et pour tous vos autres besoins, il se connecte à une multitude d’outils du marché : Mailchimp, Mailjet ou Sendiblue pour les emailings, WordPress pour votre site web, Weezevent pour la billetterie, HelloAsso… Ainsi, il vous permet d’utiliser les meilleurs outils pour chacun de vos besoins, tout en ayant une base de contacts centralisée. Originalité : le prix de Ohme dépend du budget annuel de votre association. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Ohme.
Assoconnect
Assoconnect est un des logiciels les plus complets pour la gestion d’une association : CRM, gestion des adhésions, collecte de dons en ligne, emailing, comptabilité et même création de votre site web, vous pouvez tout faire avec Assoconnect.
Sur les aspects purement CRM, Assoconnect est relativement riche : vous pouvez importer facilement vos contacts, créer des champs personnalisés, segmenter votre base de données et faire des recherches avancées. La gestion des droits d’accès est précise et l’outil est conforme au RGPD. En plus, le support client (français) est très réactif ! Pour en savoir plus, lire notre avis sur Assoconnect.
Hubspot
Hubspot est un logiciel CRM qui s’adresse aux entreprises autant qu’aux associations, mais il dispose de nombreux atouts pour vous séduire. Sa version gratuite offre des fonctionnalités marketing avancées : formulaires web et landing pages, emailings, boîte mail partagée, chat et pop-up sur votre site…
Le CRM Hubspot est très complet, mais ses options sont si nombreuses qu’il faudra bien réfléchir au paramétrage de l’outil : c’est pourquoi nous vous conseillons de vous faire accompagner par un expert. De plus, si la version gratuite ne vous suffit pas, il faudra débourser des sommes importantes pour exploiter toutes les possibilités de cet outil. Pour en savoir plus, lire notre avis sur HubSpot CRM.
Pep’s Up
Comme Assoconnect, Pep’s Up est une plateforme web complète, française, pour gérer toutes les activités de votre association : CRM de gestion des membres, site web, comptabilité, boutique en ligne, billetterie…
Pep’s Up vous permet d’importer vos contacts depuis un fichier Excel, de gérer vos adhérents et même de leur proposer un espace privé sur votre site. Vous pouvez gérer les relations parent-enfant et créer autant de groupes que vous le souhaitez pour segmenter vos contacts. En revanche, à ce jour, il ne gère pas les dons ce qui en fait un logiciel de gestion pour association un peu moins complet que son prédécesseur, à coupler avec d’autres solutions comme HelloAsso par exemple. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Pep’s Up.
MaCotisation
Macotisation est un logiciel de gestion complet pour association, avec des fonctionnalités CRM intéressantes : gestion des adhérents, import de fichier, libellés personnalisés, gestion des doublons, envoi d’emails…
De plus, Macotisation gère les paiements de vos adhérents et permet de les collecter en ligne (événements, stages, cotisations annuelles…). Il permet également de créer une boutique en ligne, et même de gérer votre comptabilité en option ! Pour en savoir plus, lire notre avis sur MaCotisation.
Yapla
Créé en 2013, Yapla est un logiciel de gestion pour association complet et adapté à toutes les tailles de structure. Gestion des membres, collecte de dons, organisation d’évènements, communication, comptabilité, tout y est pour gérer le CRM et les autres missions de votre association.
Vous pouvez importer ou ajouter manuellement votre base de contacts. Puis grâce aux nombreuses automatisations, créer des campagnes d’emailing est aisé. On retrouve aussi un outil de création de site internet. Yapla propose quatre formules, dont une gratuite. Attention aux quelques coûts supplémentaires sur des fonctions CRM utiles comme la newsletter. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Yapla.
Odoo
Odoo est un logiciel de gestion open source très riche. Il propose des dizaines de modules que vous pouvez choisir d’activer ou pas, afin de construire l’application qui vous convient le mieux : CRM, site web, boutique, comptabilité, stocks, RH, marketing…
Odoo peut être une solution très puissante si vous avez pour projet de créer un véritable outil de gestion pour votre association. En revanche, comme Hubspot, c’est un outil qui nécessitera un effort de paramétrage important, et sa mise en place devra être accompagnée par un expert. De plus, l’ajout de modules complémentaire peut faire monter la facture très rapidement ! Pour en savoir plus, lire notre avis sur Odoo.
Combien coûte un CRM pour association ?
Le coût d’un CRM pour association est très variable suivant les logiciels : il existe des CRM gratuits, mais le coût peut aussi monter à plusieurs centaines euros par mois, voire plus ! C’est pourquoi il faut bien étudier les tarifs avant de faire votre choix. Nous vous résumons ci-dessous les tarifs de notre sélection de logiciels CRM pour association.
| Logiciel | Offre gratuite | Tarif mensuel HT (à partir de) | Nombre de contacts (offre de base) |
|---|---|---|---|
| Ohme | Oui | 19,99€ | illimité |
| AssoConnect | Oui | 19€ | 50 |
| Yapla | Oui | 24€ | illimité |
| HubSpot | Oui | 40€ | illimité |
| Pep’s Up | Non | 10€ | 150 |
| MaCotisation | Oui | 9€ | 300 |
| Odoo | Oui | Dépend des modules | N/A |
Pour en savoir plus, consultez également notre article sur le coût d’un logiciel CRM.
FAQ
Qu’est-ce qu’un logiciel CRM ?
Un logiciel de CRM ou Gestion de la Relation Client permet de gérer une base de données de contacts et leur historique. La définition du CRM, de manière plus large, concerne l’ensemble des processus de gestion des clients et prospects.
Pourquoi utiliser un logiciel CRM dans une association ?
Pour centraliser les coordonnées de vos membres, bénévoles, adhérents ou donateurs, communiquer avec eux et gérer leur activité (cotisations, dons, événements…).
Peut-on utiliser Excel comme CRM pour une association ?
De nombreuses associations se contentent de tableurs pour gérer les données de leurs adhérents et membres, mais cette solution comporte des risques : problèmes de mise à jour des données, doublons, difficulté de centraliser l’accès aux données par les équipes de l’association, non-conformité aux RGPD, nombreuses re-saisies nécessaires… C’est pourquoi nous conseillons d’utiliser un logiciel CRM en ligne.
