Le système de caisse est un élément clé pour un commerçant. C’est aussi souvent un investissement conséquent et la décision d’acheter une caisse enregistreuse doit se faire en connaissance de cause. Quels sont les avantages ? Laquelle choisir et pour quel prix ? Nous partageons dans cet article tous nos conseils sur l’achat d’une caisse enregistreuse.
Pourquoi acheter une caisse enregistreuse ?
Si vous choisissez de vous équiper avec une caisse enregistreuse, deux options s’offrent à vous : l’achat ou la location. Posséder votre propre caisse enregistreuse présente de nombreux avantages.
Pour rappel, la réglementation sur les caisses enregistreuses de 2018 porte sur l’obligation de tenir une caisse et d’utiliser, si tel est le cas, un logiciel de caisse certifié. Concernant le matériel, aucune obligation n’est imposée par la Loi.
Même si l’investissement financier initial est important, l’achat d’une caisse enregistreuse représente à plus ou moins long terme un coût global plus économique que la location d’une caisse enregistreuse. Alors que le besoin de trésorerie peut parfois freiner les petits commerçants ou ceux qui se lancent, l’investissement est généralement rentabilisé en quelques années.
Vous pourrez donc choisir le type de caisse et ses accessoires en toute liberté, en fonction de vos préférences et de votre budget.
Les contrats de location sont souvent stricts. Dans le cas de l’achat, vous ne serez pas engagé dans un contrat sur 1, 3 voire 5 ans (souvent difficilement modifiable) et pourrez réévaluer vos besoins à tout moment, en revendant votre matériel en cas de cessation ou de baisse d’activité par exemple.
Les types de caisses enregistreuses disponibles à l’achat
Comme nous l’évoquions, le choix de caisses enregistreuses à l’achat est vaste. On peut les regrouper en trois catégories.
Les caisses numériques sont les plus anciennes et les plus basiques. Composées d’un clavier à touche, une imprimante et un tiroir-caisse, leur utilisation est très simple mais les fonctionnalités sont aussi limitées. Les caisses alphanumériques, même si très semblables aux caisses numériques, possèdent quelques fonctions supplémentaires : gestion du stock, paramétrage des tickets de caisse, édition de rapports journaliers de ventes, création de touches “raccourci” pour les remises, …
Les caisses enregistreuses tactiles sont les plus récentes et les plus modernes. Elles sont généralement dotées d’une tablette ou d’un écran tactile et d’un système de caisse avec tiroir-caisse, imprimante, etc… Elles disposent d’un logiciel de caisse performant qui permet également de gérer une partie de l’activité de son commerce ou son restaurant : gestion du stock, des commandes, du personnel, des plannings, …
Quelle caisse enregistreuse acheter en fonction de votre activité ?
Vous gérez un salon de coiffure, une boulangerie ou un restaurant ? Ou vous tenez une épicerie, une boutique de prêt-à-porter ou un bar ? Vous êtes tous commerçants, et pourtant vos besoins sont tous différents.
Les restaurateurs, gérants de bar ou café doivent faire face à une clientèle exigeante non seulement au moment de l’encaissement mais aussi du service. Une bonne caisse enregistreuse pour restaurant est dotée d’un logiciel vous permettant a minima de prendre des commandes, de proposer la division de la note ou des offres promotionnelles (happy hour par exemple). Mais certaines vont plus loin avec la gestion des tables et de la salle, du stock ou encore la gestion des réservations.
Si vous êtes boulanger ou tenez une épicerie ou un fast-food, la spécificité de votre métier fait que vous encaissez un volume important de transactions avec un panier moyen relativement faible. Vous devez assurer un encaissement rapide et efficace, pour limiter l’attente. La caisse enregistreuse que vous achetez doit être facile à utiliser et ergonomique. Veillez à pouvoir accepter un grand nombre de moyens de paiement.
Dernier exemple, une boutique ou un commerce de détail peut avoir besoin de proposer un programme de fidélité à ses clients, gérer son stock et un catalogue produits. Votre caisse enregistreuse doit donc dispose d’un logiciel capable d’effectuer ces tâches.
Vous l’aurez compris, les besoins des commerçants sont très variés. Et heureusement, il existe un grand nombre de caisses enregistreuses disponibles à l’achat. Les caisses classiques présentent des avantages. Mais une caisse plus moderne, accompagnée d’un logiciel de caisse, vous donnera accès à bien plus de possibilités.
Où acheter une caisse enregistreuse ?
Plusieurs solutions existent pour acheter votre caisse enregistreuse. Cela va surtout dépendre du modèle recherché.
Directement auprès de la marque
Vous pourrez acheter votre caisse enregistreuse directement auprès de la marque. C’est notamment le cas des grandes marques comme JDC qui disposent d’agences régionales. Pour les caisses enregistreuses tactiles, elles sont souvent disponibles en ligne et l’achat se fait directement sur le site de la marque. Si ce type de modèle vous intéresse, vous pouvez jeter un œil du côté de Tactill, SumUp Caisse ou encore L’Addition.
Passer par un prestataire spécialisé
Revendeurs, prestataires spécialisés ou mainteneurs monétiques seront aussi à même de vous accompagner dans l’achat d’une caisse enregistreuse. De grands noms du commerce, comme Metro ou Amazon, proposent aussi à la vente des caisses enregistreuses. Ils commercialisent une ou plusieurs marques, proposent des offres d’achat ou de location, ainsi que différents packs incluant des accessoires, des contrats de maintenance, …
Combien coûte une caisse enregistreuse à l’achat ?
Plusieurs éléments impactent le prix d’achat d’une caisse enregistreuse :
- le type de caisse (numérique, alphanumérique, tactile, …) ;
- ses fonctionnalités ;
- le logiciel de caisse intégré et sa certification ;
- la marque.
Bien évidemment vous devrez ajouter d’autres coûts comme l’abonnement au logiciel de caisse mais aussi les périphériques et accessoires complémentaires en fonction de vos besoins.
Certains fournisseurs proposent des “packs” incluant tout ou partie de ces éléments. C’est généralement une solution avantageuse qui permet de faire baisser le prix d’achat d’une caisse enregistreuse répondant aux normes 2018. Les tarifs d’achat d’une caisse enregistreuse sont donc très variables allant de quelques dizaines d’euros à plusieurs milliers d’euros pour certains modèles. Voici quelques exemples de prix :
| Marque / modèle | Prix d’achat observé |
|---|---|
| Casio caisse numérique SE-C3500 | à partir de 450€ environ |
| Sharp caisse numérique XE-A207BSF | à partir de 550€ environ |
| JDC | sur devis |
| Olivetti caisse alphanumérique ECR 8200S | à partir de 500€ environ |
| Lightspeed | sur devis |
| Tactill Pack “Tactill Box” complet | 1 189€ |
| SumUp Caisse | sur devis |
| Square | à partir de 559€ |
| Zettle Go | à partir de 249€ |
| Rovercash | à partir de 1 289€ |
Avec certains packs, l’abonnement au logiciel de caisse est inclus, comme c’est souvent le cas lors de l’achat d’une caisse enregistreuse tactile. Sinon, il faudra aussi inclure ce coût dans votre budget. Certains commerçants ou restaurateurs font le choix d’opter pour une caisse enregistreuse d’occasion, profitant ainsi de tarifs d’achat plus abordables. Il faudra simplement s’assurer de la certification du logiciel et l’obsolescence éventuelle du matériel.
Les points d’attention en cas d’achat
La maintenance et le support
Qu’il s’agisse d’une caisse enregistreuse numérique ou tactile, l’achat du matériel n’inclut pas systématiquement un support technique lors de l’installation de votre matériel, de sa prise en main ou de la maintenance. Ils font souvent l’objet d’options supplémentaires qui sont généralement payantes. Il faudra aussi vérifier les conditions de garantie du matériel pour éviter des dépenses futures en cas de panne.
La location du logiciel
Pour pouvoir utiliser votre caisse enregistreuse, vous devrez presque systématiquement être équipé d’un logiciel de caisse. La plupart des marques le proposent sous la forme d’un abonnement. C’est notamment le cas des caisses enregistreuses tactiles. Assurez-vous que le logiciel de caisse est certifié, c’est-à-dire qu’il respecte les obligations d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage de la Loi de 2018.
Les autres frais
Nous l’évoquions, le prix d’une caisse enregistreuse repose sur l’achat de la caisse elle-même mais de nombreuses autres dépenses doivent aussi être prises en considération. Accessoires, frais de maintenance, commissions à l’encaissement… sont autant de coûts supplémentaires qu’il est important de connaître et qui peuvent rapidement faire grimper la note finale.
Alors, louer ou acheter une caisse enregistreuse ? Tout dépend de votre situation. Si votre trésorerie est limitée et/ou que vous souhaitez profiter de façon continue d’un matériel récent, alors la location serait plus adaptée. Si au contraire, vous êtes un commerçant déjà bien installé, souhaitant investir dans un système de caisse réellement adapté pour faire des économies sur le long terme, alors l’achat reste la meilleure option.
SumUp Caisse (ex Tiller)
FAQ
Faut-il acheter une caisse enregistreuse ?
Vous pouvez choisir d’acheter ou de louer une caisse enregistreuse. Ce choix repose sur votre situation financière et votre capacité de trésorerie, le matériel souhaité et vos préférences.
Où acheter une caisse enregistreuse ?
Les caisses enregistreuses peuvent être achetées directement auprès des marques ou chez des revendeurs spécialisés, des mainteneurs monétiques ou encore sur internet.
Quels avantages à l’achat d’une caisse enregistreuse ?
L’achat d’une caisse enregistreuse est un investissement qui s’avère souvent plus économique que la location sur le moyen terme. Le choix du matériel est souvent plus large et vous ne serez pas engagé dans un contrat, souvent difficilement modifiable.
