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Caisse enregistreuse

Faut-il louer une caisse enregistreuse en 2023 ?

Combien coûte la location d'une caisse enregistreuse ? Est-ce une option intéressante ?

Le prix d’achat d’une caisse enregistreuse peut vite devenir problématique pour sa trésorerie. La location de caisse enregistreuse est donc une option envisagée par de nombreux commerçants. Si certains s’y intéressent pour la praticité et le coût, d’autres y voient la possibilité de renouveler le matériel lorsqu’ils le souhaitent et la garantie d’une maintenance programmée et suivie. Plus besoin de se préoccuper de cette partie. Découvrons dans cet article tous les conseils concernant la location d’une caisse enregistreuse.

Pourquoi louer sa caisse enregistreuse ?

D’un point de vue purement financier, acheter une caisse enregistreuse est un investissement ponctuel et conséquent. Faute de trésorerie suffisante ou encore par choix, posséder une caisse enregistreuse en location semble être une bonne alternative. Cette option présente des avantages mais également des inconvénients. Nous avons dressé une liste pour vous aider à y voir plus clair.

Avantages de la location

Le premier avantage, et non des moindres, est économique. Comme précisé plus haut, pas de grosse sortie d’argent pour commencer votre activité et profiter pleinement de toutes les fonctionnalités qu’offre une caisse enregistreuse. Vous paierez par mensualités le temps du contrat. Idem si votre ancienne caisse vous lâche et que vous n’avez pas la trésorerie pour en payer une nouvelle.

L’autre avantage est la possibilité de faire évoluer son matériel, avec des accessoires plus récents par exemple, à coût modéré. Durant votre activité, vous pourrez également vous rendre compte qu’un lecteur de code-barres vous sera utile ou ne plus avoir besoin de l’imprimante à étiquette. Ce nouveau matériel sera inclus dans votre mensualité allouée à la location de la caisse enregistreuse. L’occasion de profiter de matériel selon ses besoins, à tout moment.

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Dernier avantage important, vous ne vous inquiéterez plus concernant les mises à jour et la maintenance. Le service après-vente sera assuré tout au long de votre location. En effet, cette prestation est généralement comprise avec tous les contrats souscrits auprès du prestataire louant le matériel.

Inconvénients de la location

Du côté des inconvénients, sur le long terme la location d’une caisse enregistreuse peut devenir plus coûteuse que l’achat. Dans la majorité des cas, les fournisseurs proposent des contrats allant de 1 an jusqu’à 3 voire 5 ans. Vous pourrez opter pour un financement professionnel auprès de votre banquier. Ce choix sera tout aussi judicieux pour acheter son équipement sans se démunir de sa trésorerie.

Selon le contrat souscrit, il est parfois difficile de le modifier en cas de difficultés causées par une baisse d’activité. Prenez bien le temps de vérifier les points importants avant de vous engager ou choisissez un fournisseur qui propose la location de caisse enregistreuse sans engagement. Certains prestataires spécialisés proposent tous leurs contrats sans engagement, alors que d’autres pas du tout.

Auprès de qui louer sa caisse enregistreuse ?

Les marques elles-mêmes sont susceptibles de proposer une caisse enregistreuse en location. En termes de coût, elles ne sont pas forcément les mieux placées, à vous donc de comparer. JDC par exemple propose une location mensuelle fixe et unique qui comprend de multiples services dont l’installation, le paramétrage et la maintenance. Jetez aussi un œil du côté des entreprises spécialisées dans la location et la revente de matériel d’encaissement.

Un fournisseur de logiciel de caisse peut également vous proposer la location du matériel nécessaire. Comme toujours pour les locations, nous vous conseillons de comparer avec d’autres solutions. Chez Zettle Go par exemple, le matériel est à l’achat, mais le logiciel est gratuit et sans engagement. Une fois votre caisse achetée, il n’y a donc plus que les commissions sur encaissements à payer, et c’est tout !

Enfin, avant de signer, vous devez impérativement vous assurer que la caisse enregistreuse respecte les obligations légales.

Combien coûte la location d’une caisse enregistreuse ?

Le coût d’une caisse enregistreuse en location varie selon plusieurs paramètres.

  • le modèle choisi ;
  • le domaine d’activité ;
  • les accessoires ;
  • la durée d’engagement ;
  • avec ou sans option d’achat.

Pour rappel, il existe plusieurs modèles de caisse enregistreuse, les caisses numériques et les caisses tactiles. La plupart des caisses modernes sont bien évidemment des modèles tactiles. Une fois le modèle défini, vous devez analyser les accessoires dont vous pourriez avoir besoin pour bien démarrer votre activité : terminal de paiement mobile, lecteur de code-barres, imprimante pour étiquettes ou reçus etc. Autant de matériel qui entrera en compte pour le calcul des mensualités. 

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Pour plus de précisions concernant les tarifs de location de courte durée et de longue durée d’une caisse enregistreuse, faites réaliser des devis personnalisés auprès de différents fournisseurs.

La dernière chose à analyser sera les fonctionnalités souhaitées du logiciel. Restaurateur, libraire ou gérant de boutique ou de salon de coiffure n’auront en effet pas les mêmes besoins. Une fois votre caisse idéale constituée, il convient de définir la durée. Certains commerces étant saisonniers, là encore le tarif ne sera pas le même.

Location de caisse enregistreuse : les points d’attention

Avant de signer votre contrat de location de caisse enregistreuse auprès du prestataire retenu, il faudra être attentif sur plusieurs points :

  • le contrat : le contrat prévoit-il une durée de location suffisante ? S’il est possible de choisir une location de courte durée, il faut savoir que cette dernière entraîne des mensualités plus élevées. Plus le contrat durera, plus le prix sera vu à la baisse. 
  • l’installation et la mise en service : de manière générale, l’installation et la mise en place de la caisse enregistreuse sont incluses dans le contrat. Vérifiez bien que ce soit le cas et demandez à l’ajouter le cas échéant.
  • le dépôt de garantie : ce dépôt, dont le montant varie selon le modèle de caisse enregistreuse, est demandé par tous les fournisseurs. Celui-ci permet au propriétaire du matériel de se prémunir contre les dommages causés ou encore les impayés.

Conclusion : faut-il acheter ou louer sa caisse enregistreuse ?

La location de caisse enregistreuse intéresse toujours de nombreux commerçants. Comme nous l’avons constaté plus haut, la location permet de ne pas risquer de trop engager de trésorerie avec un investissement de départ assez important. La location permet aussi de profiter des avancées technologiques de votre matériel et de votre logiciel en changeant votre équipement quand vous le souhaitez.

Si, malgré tout, vous souhaitez envisager l’achat de votre caisse enregistreuse, il y a deux cas de figure :

  • vous avez le budget pour acheter directement votre caisse, ce qui vous fera souvent économiser sur la durée par rapport à la location ;
  • vous n’avez pas le budget et pouvez envisager un crédit-bail.

Comme la location, vous devrez verser des mensualités dans le cas d’un crédit-bail. Toutefois, aux termes du contrat, variant de 18 à 36 mois selon vos capacités de remboursement, vous deviendrez le propriétaire de la caisse enregistreuse. Seul un contrat de maintenance et de location pour le logiciel sera à prévoir pour continuer d’exercer votre activité en toute sérénité. Pensez aussi aux caisses enregistreuses d’occasion qui peuvent être une bonne alternative pour les petits budgets.

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Responsable éditorial

Guillaume est le cofondateur d'independant.io. Diplômé d'HEC en marketing digital, il a passé 7 ans chez Google en tant qu'analyste dans les équipes dédiées aux clients du secteur de la finance.

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