Chaque commerce doit pouvoir assurer la gestion de l’encaissement des clients. Pour mener à bien cette mission, il est primordial d’envisager de s’équiper d’une caisse enregistreuse. S’il existe plusieurs modèles, dans cet article, nous allons parler plus spécifiquement de la caisse enregistreuse alphanumérique, et de ses alternative.
Caisse alphanumérique et caisse numérique : des différences ?
La caisse numérique fait partie des modèles les plus anciens de caisse. Lourde et imposante, elle reste néanmoins réputée pour sa simplicité d’utilisation. Parmi ses caractéristiques :
- la caisse numérique dispose d’un clavier à grosses touches, semblable à celui d’une calculatrice ;
- bien que basique, elle permet d’imprimer les tickets de caisse et d’afficher le montant de chaque transaction ;
- elle dispose aussi d’un tiroir-caisse dont l’ouverture se fait automatiquement ou à l’aide d’une clé.
Du côté de la caisse enregistreuse alphanumérique, elle est en fait assez similaire.
Parfois un peu plus élaborée, mieux aboutie, on parle aussi de caisse informatisée ou électronique. Vous pourrez, par exemple, gérer plus de produits, créer des touches proposant des remises, choisir le mode de paiement effectué par votre client… La caisse alphanumérique propose également l’édition de ticket de caisse regroupant des lettres et des chiffres. Cette fonction permet d’obtenir un rapport journalier des ventes. Voici par exemple un modèle de caisse alphanumérique connu :
La caisse alphanumérique est-elle encore légale en 2024 ?
Depuis le 1er janvier 2018, la législation concernant les commerces et surtout les logiciels de caisse a changé. En effet, l’article 286 concernant la loi anti-fraude à la TVA précise que l’utilisation d’un logiciel de caisse vous oblige à choisir un logiciel certifié par un organisme extérieur ou attesté conforme par l’éditeur si vous êtes assujetti à la TVA.
Cette obligation vise à empêcher les commerçants de dissimuler certaines recettes. Pour être certifié, ce logiciel de caisse doit respecter un certain nombre de conditions prévues par la loi :
- l’inaltérabilité des règlements enregistrés ;
- la sécurisation des données, de leurs modifications en justifiant la raison ;
- la conservation des données journalières, mensuelles et annuelles ;
- l’archivage des données mis en place dans des conditions optimales, précisant la période concernée.
Tous les commerçants ne sont pas visés par cette obligation. Tout d’abord, elle ne concerne que les professionnels assujettis à la TVA qui utilisent effectivement un logiciel de caisse. Mais, il n’est pas obligatoire de posséder un logiciel de caisse. Les petits commerces peuvent se passer de caisse enregistreuse. Faire leur facture sur un carnet ou autre facturier est possible et légal. Avec très peu de clients, ce procédé reste envisageable même si beaucoup plus sujet à erreurs.
Donc, dès lors qu’un système de caisse est mis en place, comme une caisse enregistreuse alphanumérique, il faudra obligatoirement vous équiper d’un logiciel certifié. À vous de bien creuser si votre logiciel de caisse numérique est certifié ou non. La certification NF525 est la plus connue. Les nouveaux modèles CASIO par exemple sont eux certifiés LNE. Mais si vous envisagez d’acheter une caisse enregistreuse d’occasion, soyez particulièrement vigilant sur ce point.
La meilleure alternative à la caisse alphanumérique
À l’heure actuelle, le digital fait plus que jamais partie de nos vies. Quoi de plus normal de voir cette technologie rejoindre notre activité professionnelle. Les caisses alphanumériques sont désormais de plus en plus délaissées au profit des caisses tactiles.
Elle possède un nombre d’atouts considérables qui vont grandement vous faciliter la vie. Facile à installer, intuitive, sa prise en main sera rapide. Vous pouvez choisir entre un logiciel de caisse pour iPad ou Android.
Elle a également l’avantage de proposer beaucoup plus de fonctionnalités, parmi celles-ci :
- la gestion d’un catalogue de produits intuitif à utiliser ;
- la gestion des stocks ;
- le suivi de la productivité et des performantes ;
- la gestion des employés ;
- la réservation, prise de commande, prise de rendez-vous ;
- la fidélité et relation client.
Plus modernes, ces caisses peuvent aussi intégrer d’autres outils de gestion. Elles sont plus qu’un simple outil d’encaissement : elles deviennent votre meilleur allié au quotidien. Toute la gestion de votre activité passe par ce logiciel. Et si le budget est un problème vous pouvez toujours opter pour un logiciel de caisse gratuit.
Vous l’aurez compris, il est important de bien vous renseigner sur les caisses enregistreuses qui répondront le mieux à vos besoins avant de prendre votre décision.