Vous êtes commerçants, assujettis à la TVA et possédez un système de caisse ? Vous avez déjà certainement entendu parler de la certification NF525 ! De quoi s’agit-il exactement ? Quelles sont les obligations légales liées ? On fait le point pour vous sur la norme NF525.
La norme NF525 : qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert ?
Définition
Communément appelée “Norme NF525”, il s’agit en fait d’une marque de certification détenue par le groupe AFNOR Certification (propriétaire des marques NF). Elle est gérée par l’organisme tiers Infocert, groupe spécialiste de la certification de logiciel.
La marque NF525 concerne les logiciels ou systèmes de caisse qui possèdent une ou des fonctionnalités permettant d’enregistrer les encaissements des clients. Pour qu’un logiciel soit associé à la marque NF525, il doit répondre à un cahier des charges précis et respecter les normes exigées par la Loi Anti-Fraude.
Que dit la loi ?
La Loi Anti-Fraude à la TVA n°2015-1785 du 29 décembre 2015 a défini les conditions obligatoires d’utilisation d’un système de caisse. Entré en vigueur depuis le 1er janvier 2018, l’article 88 de la Loi de Finances impose en effet que le logiciel ou système caisse réponde à plusieurs obligations. Parmi celles-ci, on retrouve notamment le respect de quatre conditions concernant les données :
| Condition | Principe |
|---|---|
| Inaltérabilité | Les données, les pièces justificatives et tout changement doivent être enregistrés |
| Sécurisation | les données doivent être régulièrement sauvegardées, traçables et la signature électronique instaurée |
| Conservation | Les données doivent être conservées pendant toute la durée légale |
| Archivage | les données doivent être figées et datées pour être facilement récupérables |
Un logiciel possédant la certification NF525 répond donc à ces obligations.
Qui est concerné ?
Pour savoir si vous êtes concerné par l’article 88 de la loi Anti-Fraude à la TVA, vous devez répondre à ces conditions :
- être commerçant, personne physique ou morale, de droit privé ou de droit public, mais tous les professionnels qui encaissent des clients sont en fait concernés ;
- être soumis à la TVA ;
- utiliser un logiciel de comptabilité, de gestion ou un système de caisse.
Ce dernier point signifie que vous enregistrez les règlements de vos clients à l’aide d’un logiciel de comptabilité, d’un logiciel de gestion ou d’un système de caisse autonome. Ces conditions s’appliquent aussi bien aux commerces physiques qu’aux e-commerces.
Autrement dit, les professionnels ne sont donc pas obligés d’utiliser un outil logiciel pour leurs encaissements. Mais s’ils le font, cet outil doit être certifié.
Pourquoi prendre une caisse certifiée ?
L’utilisation d’une caisse certifiée répond à deux éléments.
Le premier est à caractère obligatoire. Si vous correspondez aux critères listés ci-dessus, vous avez tout simplement l’obligation d’utiliser un outil de caisse certifié qui respecte les obligations d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
Mais, au-delà de l’obligation légale, une caisse certifiée a aussi d’autres intérêts.
Vous bénéficiez de services de maintenance, de contrôles réguliers et des mises à jour de votre outil. Elle rassure aussi vos clients qui savent ainsi que leurs données sont traitées dans le respect de la loi. Ces données sont facilement traçables et récupérables.
Quelles alternatives à la certification NF525 pour un commerçant ?
La norme NF525 est parmi les certifications pour logiciels de caisse les plus connues. Mais il est possible d’utiliser un outil de caisse respectant les obligations légales sans pour autant détenir cette certification.
La marque LNE est une alternative d’une certification approuvée par un organisme tiers (COFRAC Certification). Les éditeurs de logiciel peuvent aussi opter pour l’auto-certification. Dans ce cas, ils se certifient eux-mêmes pour proposer un outil qui répond aux obligations légales.
Dans tous les cas, pour vous protéger en tant que commerçant, vous devez obtenir de la part de votre fournisseur de logiciel, une attestation individuelle de conformité. Celle-ci engage la responsabilité de l’éditeur ou du fournisseur de logiciel, que sa certification ait été approuvée par un tiers ou auto-approuvée.
Qui doit obtenir la certification NF525 ? Comment ?
Ce sont les éditeurs ou fournisseurs de logiciels qui doivent faire la démarche pour obtenir la certification NF525. Ils doivent déposer un dossier de candidature auprès de l’organisme AFNOR. Celui-ci va ensuite réaliser un audit et émettre un rapport. En fonction des résultats, il va approuver ou non la certification du logiciel. Des audits de contrôle sont ensuite effectués de manière régulière.
Les sanctions en cas de non-certification de sa caisse enregistreuse
L’administration est en droit d’effectuer des contrôles inopinés chez les commerçants concernés et d’exiger la présentation de l’attestation individuelle de certification de votre logiciel de caisse.
En l’absence de certification (c’est-à-dire si vous n’êtes pas en mesure de prouver que votre système de caisse est certifié à l’aide d’une attestation individuelle de certification), vous encourez une amende de 7 500€ par système d’encaissement et un délai de 30 jours pour vous mettre en conformité. Si sous 30 jours, vous n’êtes toujours pas conforme, vous serez de nouveau soumis à une amende de 7 500€ et un nouveau délai de 30 jours, et cela peut se répéter plusieurs fois jusqu’au rejet final.
Par ailleurs, d’après l’article 441-1 du Code Pénal, la fourniture d’une fausse certification fait l’objet de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende.
FAQ
La certification via norme NF525 est-elle obligatoire ?
Si vous utilisez un système de caisse, vous êtes dans l’obligation d’en choisir un certifié. Il peut s’agir de la norme NF525, l’une des plus connues, ou une autre certification (LNE, auto-certification, …).
Combien coûte une certification NF525 ?
C’est l’éditeur ou le fournisseur du logiciel qui paie la certification NF525. En tant que commerçant utilisant un logiciel de caisse norme NF525, elle ne vous coûte rien.
Quels sont les risques d’une caisse enregistreuse non-certifiée NF525 ?
Si vous utilisez une caisse enregistreuse non-certifiée, vous encourez une amende de 7 500€ et un délai de 30 jours pour vous mettre en conformité. Cette sanction est renouvelable jusqu’au rejet définitif par l’administration.
