Comment créer, gérer et optimiser votre vivier de talents ?

Se construire un vivier de talents est une stratégie efficace pour les entreprises souhaitant anticiper leurs besoins en recrutement et attirer les meilleurs profils. Disposer d’un réservoir de candidats qualifiés permet en effet de gagner du temps, de réduire les coûts et de renforcer l’image de l’entreprise. Qu’est-ce qu’un vivier de talents ? Comment le constituer et l’optimiser ? La réponse dans cet article.

Qu’est-ce qu’un vivier de talents ?

Un vivier de talents (ou talent pool) est une base de données de candidats qualifiés que se constitue l’entreprise au fil des procédures et étapes de recrutement. L’entreprise conserve ainsi les informations des candidats ayant postulé avec un profil intéressant, mais qui n’ont pas été recrutés pour le poste.

Un vivier de talents ne se limite pas seulement aux candidats ayant répondu à votre offre. Il regroupe également :

• les candidatures spontanées ;
• vos salariés ;
• vos anciens collaborateurs ;
• les personnes cooptées ou recommandées par vos salariés.

Pour résumer, le vivier de talents regroupe l’ensemble des candidats que vous avez d’ores et déjà préqualifiés pour travailler dans votre entreprise, si une occasion se présente.

Pourquoi se constituer un vivier de talents ?

Se constituer un vivier de talents demande certes du temps, mais cette stratégie se révèle gagnante sur le long terme. Grâce à cette approche proactive, l’entreprise va pouvoir :

• réduire considérablement les coûts de sa procédure de recrutement ;
• réduire les délais de recrutement ;
• renforcer la marque employeur ;
• construire une relation de confiance avec les talents.

Comment créer un vivier de talents ?

1. Évaluer les besoins de l’entreprise

Avant de commencer à constituer votre vivier de talents, vous devez identifier avec précision les compétences manquantes et les profils stratégiques pour votre entreprise. Analysez les postes difficiles à pourvoir, repérez les métiers en tension et anticipez les besoins futurs en fonction de votre croissance et des évolutions du marché.

En examinant les postes que vous avez souvent du mal à pourvoir ou ceux qui reviennent fréquemment, vous pouvez aussi mieux comprendre les compétences qui sont les plus recherchées et les plus difficiles à trouver. ll est important d’échanger avec les managers afin d’ajuster vos critères et comprendre leurs attentes.

2. Mettre en place une stratégie de recrutement ciblée

Un vivier performant repose sur une approche proactive. Vous devez diversifier vos sources de recrutement : cooptation, écoles partenaires, réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn, bases de candidats internes. Chaque canal doit être exploité en fonction de la typologie des talents recherchés.

Pour plus d’efficacité, segmentez votre vivier en fonction des compétences, des niveaux d’expérience et des attentes de chaque candidat. Ainsi, vous serez en mesure de leur proposer des opportunités réellement adaptées à leur profil.

3. Développer une marque employeur attractive

La marque employeur, c’est l’image de votre entreprise. Il est beaucoup plus facile d’attirer de nouveaux talents lorsque l’entreprise bénéficie d’une marque employeur forte.

Pour développer votre marque employeur, vous pouvez mettre en place plusieurs actions :

• développer une culture d’entreprise forte ;
• déployer stratégie de contenu (l’inbound recruiting) ;
• améliorer la qualité de vie au travail ;
• avoir un site carrière attractif ;
• etc.

4. Utiliser des outils de gestion des talents

L’Applicant Tracking System (ATS), ou Système de Suivi des Candidats, est un outil de recrutement très utile pour gérer votre vivier de talents. Il facilite l’automatisation du processus de recrutement. Utilisé en mode SaaS (par exemple, Beetween ou Recruitee) ou intégré à votre SIRH (comme Factorial), l’ATS simplifie la gestion des candidatures tout en centralisant toutes les informations.

Les avantages de l’ATS incluent :

• la diffusion simultanée d’annonces sur plusieurs sites d’emploi ;
• le sourcing de profils sur les réseaux sociaux et dans les CVthèques ;
• la gestion centralisée des candidatures spontanées et des réponses automatiques ;
• la création d’un vivier de talents structuré avec des informations actualisées sur chaque candidat ;
• la collaboration avec les managers et les équipes opérationnelles.

Vous pouvez aussi utiliser un CRM (Customer Relationship Management) pour compléter votre ATS. Tandis que l’ATS se concentre sur la gestion des candidatures, le CRM permet de maintenir une relation continue avec les talents à long terme, même ceux qui ne sont pas encore recrutés. Le CRM va vous permettre de segmenter votre vivier en fonction de critères spécifiques et à automatiser des actions de suivi (emails, notifications, relances). C’est justement le sujet de la prochaine partie !

Comment entretenir un vivier de talents ?

1. Entretenir une communication régulière avec les talents

Pour garder votre vivier de talents actif, il est important de rester en contact avec vos candidats, même s’ils ne sont pas immédiatement recrutés.

Vous pouvez par exemple maintenir le contact en leur faisant parvenir une newsletter. Partagez des contenus qui vont susciter leur intérêt :

• vos valeurs, vos engagements RSE ;
• les dernières mesures en faveur du bien-être au travail ;
• les témoignages de vos salariés ;
• les offres d’emploi à pourvoir.

N’hésitez pas à inciter vos lecteurs à mettre jour leurs profils sur votre portail candidat.

Des solutions telles que Mailchimp ou Brevo vous permettent de créer des newsletters gratuites.

2. Créer une expérience candidat positive

Le processus de recrutement dure en moyenne 5 semaines et un pourcentage important de candidats abandonne en cours de route. Ces abandons s’expliquent principalement par la durée excessive du processus et son manque de flexibilité.

En parallèle, vous pouvez améliorer l’expérience candidat en instaurant une communication transparente à chaque étape du recrutement. Informez les candidats du calendrier, de l’avancement de leur dossier et des attentes. Assurez-vous également que chaque interaction soit professionnelle et chaleureuse, que ce soit lors des entretiens ou des échanges par mail.

3. Proposer des opportunités de développement et de mobilité interne

Former vos salariés tout au long de leur vie professionnelle est certes un gage de performance pour votre entreprise, mais c’est surtout le meilleur moyen de conserver vos talents. Donnez l’opportunité à vos salariés de se perfectionner et d’évoluer, en leur proposant un parcours de formation cohérent.

La formation continue peut porter autant sur le développement de compétences techniques, que le développement des soft skills. En effet, ces derniers sont aujourd’hui déterminants pour favoriser l’intégration d’un nouveau salarié et lui permettre d’évoluer sur son poste.

Afin de proposer un parcours de formation cohérent, il est essentiel de procéder à une évaluation des compétences de vos salariés.

4. Suivre la performance des talents recrutés

Pour renforcer l’efficacité de votre stratégie, vous devez aussi suivre la performance des talents recrutés. Vous pouvez mener des entretiens réguliers au sein de votre personnel afin de mesurer les résultats de vos employés et identifier les talents à fort potentiel. Il est recommandé d’utiliser des indicateurs clairs comme les objectifs atteints, la qualité du travail et l’engagement.

Ce suivi va vous permettre de repérer les profils à développer et ceux nécessitant des formations ciblées. Vous pourrez ainsi repérer des opportunités de progression ou les réajustements nécessaires pour certains postes. L’objectif : maintenir un vivier dynamique et adapté aux besoins de l’entreprise.

5. Créer un environnement de travail propice à la rétention des talents

Le process de rétention des talents commence dès l’onboarding. Ce sont les premiers pas de votre collaborateur dans l’entreprise. C’est à ce moment-là qu’il va pouvoir se forger une première image de votre entreprise. Il est donc indispensable de soigner cette étape.

Par la suite, vous devez maintenir un environnement de travail positif et motivant. Offrez à vos salariés des conditions qui favorisent leur épanouissement et leur engagement à long terme. Vous pouvez par exemple proposer des programmes de mentorat, des formations continues ou des évaluations de performance régulières, afin de montrer votre soutien à leur développement personnel et professionnel.

6. Impliquer les managers

Vos managers sont les acteurs du management de votre entreprise. Ce sont eux qui vont être en contact direct avec les nouveaux collaborateurs. En tant que dirigeant, vous devez communiquer et sensibiliser vos managers, afin que ces derniers véhiculent correctement les valeurs et la vision de l’entreprise.

Il est nécessaire également de les accompagner et de les former aux nouveaux modes de management. En effet, les candidats d’aujourd’hui, ont des attentes bien précises en matière de management où la confiance, l’écoute, la communication et l’empathie sont des valeurs essentielles.

Enfin, assurez-vous qu’ils disposent de tous les leviers de motivation nécessaires pour renforcer l’engagement des collaborateurs (gestion des carrières, formations, rémunérations et primes, etc.).

7. Analyser et ajuster la stratégie de vivier de talents

L’optimisation de votre vivier de talents passe enfin par une analyse régulière de votre stratégie de gestion des talents. Il est important d’évaluer la qualité des profils présents dans votre vivier et de vérifier leur adéquation avec les besoins actuels et futurs de votre entreprise. N’hésitez pas à mettre en place des KPI dédiés au recrutement pour évaluer vos processus :

• taux de conversion des candidatures en recrutements effectifs ;
• délai moyen de recrutement ;
• taux de rétention des candidats recrutés sur le long terme (pour évaluer la pertinence des profils choisis) ;
• taux de satisfaction des recruteurs et des managers à l’issue du recrutement.

Cela permet d’identifier les éventuelles lacunes dans vos process et d’adapter vos efforts de sourcing. Cette prise de recul va aussi vous aider à réorienter vos actions en fonction des évolutions du marché ou des priorités stratégiques de l’entreprise.

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