Quelle pointeuse horaire choisir et combien ça coûte ?

Le temps de la pointeuse horaire n’est pas révolu, bien au contraire, il ne cesse d’évoluer. Si encore bon nombre d’entreprises utilise une feuille de pointage pour décompter le temps de travail de leurs salariés, d’autres cherchent de meilleures options, en se penchant vers les pointeuses horaires.

De la pointeuse mécanique à la pointeuse digitale, en passant par la badgeuse ou encore la pointeuse mobile, tout le monde peut y trouver son compte. Mais quelle est la différence entre toutes ces pointeuses horaires ? Comment choisir celle qui sera la plus adaptée à votre entreprise ? Quels sont les avantages de ces systèmes et comment les mettre en place ?

La pointeuse horaire : définition et obligations

Une pointeuse horaire est un système permettant de suivre le temps de travail de vos salariés. En effet, ce dispositif enregistre quotidiennement les heures d’arrivées et de départ de vos collaborateurs.

Ce dispositif permet également de simplifier le suivi des absences et le calcul des heures supplémentaires.

Qu’importent les moyens (feuille de pointage ou pointeuse horaire), l’employeur est dans l’obligation d’enregistrer quotidiennement les heures de travail réalisées par ces salariés, conformément à l’article D3171-8 du Code du travail.

En effet, en cas de contrôle par les autorités compétentes, l’employeur doit pouvoir fournir un décompte de la durée du travail de ses salariés. En cas d’absence de document de suivi du temps de travail et de repos des salariés, l’employeur s’expose au paiement d’une amende d’un montant de 2 000 € par salarié (article L8115-3 de l’Ordonnance n°2016-413 du 7 avril 2016 – art. 5).

Dès lors qu’un système de pointage est mis en place, les salariés sont tenus de se soumettre à l’enregistrement de leur temps de travail. L’employeur doit tout de même respecter un certain nombre de formalités afin de garantir que les droits et libertés de ses salariés sont respectés.

En revanche, ces derniers s’exposent à une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement.

Qui est concerné par le pointage horaire ?

La pointeuse horaire étant un moyen de décompter les heures de travail, tous les salariés sont concernés par cette pratique (CDI, CDD, temps plein ou temps partiel), excepté les cadres en forfait jours (temps de travail décomptés en jour et non en heures).

De même, le personnel des secteurs de l’agriculture et des transports disposent de leurs propres règlementations en la matière, et ne sont donc pas concernés par la pointeuse horaire.

Comment fonctionne une pointeuse horaire ?

Le pointage se fait en trois temps. C’est au salarié de pointer au moment :

• de son arrivée au travail ;
• des pauses (avant et après la pause déjeuner) ;
• de son départ du travail.

En fonction du système de pointage choisi, les données enregistrées seront mises à jour et un calcul des heures sera réalisé en temps réel. Ainsi, vous pourrez effectuer un suivi précis des heures de chacun de vos collaborateurs et réajuster si besoin au cours de la semaine ou du mois.

Attention, vous avez l’obligation d’établir, de manière hebdomadaire, un récapitulatif du nombre d’heures de travail réalisées par chacun de vos salariés.

De même, il est important de communiquer à vos salariés dans un document annexé à leur bulletin de salaire :

• le cumul des heures supplémentaires réalisées depuis le 1er janvier ;
• le nombre d’heures de repos compensateur (acquis et pris) ;
• ou encore le nombre de Jour de Réduction du Temps de Travail pris (JRTT).

Ce document est établi par la pointeuse horaire chaque mois.

Quels sont les différents types de pointeuse horaire ?

Depuis la révolution industrielle à la fin du 19è siècle, avec l’apparition de la pointeuse mécanique, de nouveaux systèmes ont vu le jour pour s’adapter aux évolutions de l’organisation du travail en entreprise. Ainsi, aujourd’hui, il existe 5 différents types de pointeuse horaire.

La pointeuse mécanique

La pointeuse mécanique, toujours d’actualité, convient notamment aux TPE qui apprécient sa simplicité d’utilisation et la fiabilité du système. Cette dernière fonctionne comme un horodateur. Les salariés doivent simplement insérer leur fiche cartonnée dans la pointeuse mécanique, à leur arrivée et à leur départ de l’entreprise.

La pointeuse numérique

Aussi appelée pointeuse digitale, la pointeuse numérique, est généralement couplée avec un logiciel de pointage, les données étant exportées et organisées par le biais de ce dernier. Toutes les données relatives au temps de travail sont alors informatisées. Ce système de pointage peut se faire directement sur une tablette, pas besoin d’investir dans une machine. Le salarié doit uniquement cliquer sur son nom et signer directement avec son doigt. Il est possible d’activer une option photo pour limiter le risque de fraude.

La pointeuse badgeuse

La pointeuse badgeuse enregistre automatiquement le temps de travail des salariés. Cette dernière peut être utilisée de deux manières, soit en utilisant une carte magnétique (un badge), soit par le biais d’une application sur tablette liée à un logiciel RH.

La pointeuse mobile

La pointeuse mobile est destinée pour les salariés travaillant hors des locaux de l’entreprise (à distance sur le site d’un client ou en télétravail par exemple). Généralement, les salariés effectuent le pointage soit via une application mobile, soit par le biais d’une pointeuse nomade avec un badge sécurisé NFC.

La pointeuse biométrique

La pointeuse biométrique, comme son nom l’indique, permet de contrôler l’accès au lieu de travail, via l’utilisation de dispositifs biométriques tels que l’empreinte digitale, la reconnaissance faciale, le contour de main ou encore de l’iris.

Depuis 2012, l’utilisation d’une pointeuse biométrique n’est plus autorisée pour le décompte du temps de travail des salariés. En effet, dans la délibération 2012-322 du 20 septembre 2012, la CNIL déclare « Un consensus s’est clairement exprimé considérant l’utilisation de la biométrie aux fins de contrôle des horaires comme un moyen disproportionné d’atteindre cette finalité. ».

Aussi la commission ajoute dans cette même délibération, que le système biométrique par reconnaissance de contour de main peut être en revanche utilisée pour le contrôle d’accès aux locaux et aux restaurants d’entreprise ou administratif, «(…)notamment pour des raisons de sécurité et au regard des risques plus limités pour la vie privée des personnes. ».

Pourquoi utiliser une pointeuse horaire ?

La mise en place d’une pointeuse horaire, outre le fait qu’elle simplifie le suivi du temps de travail des salariés, apportent des avantages aussi bien pour l’entreprise que pour vos salariés.

Les avantages pour l’entreprise

Pour l’entreprise, l’utilisation d’une pointeuse horaire permet :

• d’améliorer la productivité (facilite l’avancement des projets et responsabilise vos salariés) ;
• de réduire les fraudes ;
• de simplifier la collecte des éléments variables de paie ;
• de réduire les erreurs de paie (exportation directe des données par la pointeuse dans le logiciel de paie) ;
• d’optimiser la gestion des ressources humaines (outil puissant d’organisation du travail en entreprise) ;
• d’améliorer le climat social (gestion automatisée du suivi des heures) ;
• de garantir le respect des temps de travail sur le plan légal et conventionnel (en cas de contrôle de l’Inspection du travail).

Les avantages pour les salariés

Il est important lors de la mise en place d’une pointeuse horaire au sein de votre entreprise de préciser à vos salariés que ce système de pointage génère également des avantages pour eux, tels que :

• la transparence sur le temps de travail ;
• la fiabilité des heures de travail réalisées ;
• la protection des droits (paiement des heures supplémentaires, temps de pause, etc.) ;
• la simplification du processus administratif (pas de feuille de pointage à remplir, utilisation badge ou carte) ;
• l’équité de traitement (utilisation du même système de pointage pour tous).

Quels sont les critères pour choisir le meilleur système de pointage pour votre entreprise ?

Quel que soit votre secteur d’activité ou votre organisation, il convient de trouver une solution de pointage qui réponde le mieux à vos besoins. Ainsi, il vous faut étudier divers éléments et effectuer votre choix en fonction de plusieurs critères.

Les spécificités de l’entreprise

Il est évident qu’en fonction de la taille de l’entreprise, du type d’activité ou encore du profil de vos collaborateurs, les besoins seront radicalement différents.

Une PME n’a pas les mêmes besoins qu’une grande entreprise. En effet, pour une PME, l’instauration d’une pointeuse peut répondre à un besoin d’amélioration des gains de productivité grâce à un meilleur suivi des temps de présence. Au sein d’une grande entreprise, suivre les temps d’arrivée et de départ poursuit un souhait d’une meilleure flexibilité pour une répartition plus efficace des tâches au sein d’un service.

En effet, la pointeuse retenue doit permettre de suivre de la même manière les salariés à temps partiel, en télétravail ou bien encore les employés itinérants.

Par ailleurs, en fonction de votre secteur d’activité, il est possible que vous soyez soumis à des règles spécifiques.

Les critères techniques

Chaque pointeuse horaire possède ses propres fonctionnalités avec ses avantages et ses inconvénients. Certaines, par exemple, offrent la possibilité de transmettre directement les informations recueillies au logiciel de paie. Ce n’est pas systématique, mais cela représente un gain de temps non négligeable dans la gestion de la paie.

Il est impératif avant de prendre votre décision de vous intéresser aux critères techniques de chaque système de pointage horaire, en comparant :

• la fiabilité des données ;
• la facilité d’utilisation ;
• la sécurité des données ;
• la conformité avec le RGPD.

En effet, sur ce dernier point, si vous optez pour une solution de pointage en ligne, il faudra vous assurer que les données recueillies le sont conformément à la réglementation européenne de protection des données (RGPD).

Le retour sur investissement

Il est important de garder à l’esprit que la solution la moins chère n’est pas toujours la plus pertinente. Vérifiez par exemple si vous aurez ou non besoin d’un accompagnement plus poussé : le dépannage du matériel en cas de défaillance, une assistance téléphonique, la mise à jour du système et les coûts supplémentaires associés.

Il est préférable de prendre le temps de réfléchir de manière approfondie en amont du déploiement du système de pointage. Calculez le retour sur investissement, à savoir le coût engagé par rapport aux avantages sur le long terme que vous apporte l’acquisition de cette pointeuse horaire.

Gardez à l’esprit qu’un mauvais choix du système de pointage peut avoir des répercussions significatives sur votre activité, le climat social et votre marque employeur.

Comparatif des différentes pointeuses horaires

Pour vous aider à choisir la meilleure pointeuse pour votre entreprise, nous vous proposons un tableau comparatif complet.

Type de pointeuse horaire / Critères	Pointeuse mécanique	Pointeuse numérique	Pointeuse badgeuse	Pointeuse mobile
Coût	200 € à 300 €	de 350 à 600 €	environ 700 €	entre 2000 € et 3000 €
Fonctionnalité principale	Système comme un horodateur	Signature numérique	Numérisation des données	Enregistrement à distance
Facilité d’utilisation
Sécurité des données
Intégration
Type d’entreprise	TPE ≤10 salariés	PME >10 salariés	PME >100 salariés	PME >100 salariés

La pointeuse biométrique n’étant pas autorisée par la CNIL pour le décompte des heures, elle n’apparaît donc pas dans le tableau. Sachez cependant que si vous souhaitez en acquérir une pour contrôler l’accès aux locaux (entrées et sorties de vos salariés), il vous faudra prévoir un budget d’environ 4 000 €.

Progressivement, et face à une législation du travail fluctuante, les entreprises ont besoin d’avoir accès rapidement à des informations fiables. C’est pourquoi il est souvent pertinent de coupler le système de pointage physique à un logiciel complet de gestion des temps et des activités.

Combien coûte une pointeuse horaire ?

Les tarifs des systèmes de pointage sont tout autant variables que les solutions qui existent sur le marché. Les prix peuvent démarrer à quelques centaines d’euros et grimper jusqu’à plusieurs milliers d’euros.

Il est donc difficile de donner un prix moyen, qui ne serait pas représentatif. Par ailleurs, la priorité doit être portée sur la pertinence de la solution par rapport à vos besoins, plutôt que la recherche du coût le plus faible.

Les facteurs qui influencent généralement le coût d’une pointeuse horaire sont :

• le type de pointeuse (une pointeuse mécanique coûte bien évidemment moins cher qu’une pointeuse biométrique) ;
• la formule d’abonnement au logiciel (plus les fonctionnalités sont avancées, plus le coût est élevé) ;
• les équipements et leurs garanties ;
• les frais d’installation, de formation, de maintenance ;
• éventuellement le service support.

Dans certains cas, le nombre de salariés ou les spécificités propres à votre entreprise peuvent aussi impacter le prix.

Comment mettre en place une pointeuse horaire ?

Le suivi des temps de travail étant une obligation, l’utilisation d’une pointeuse horaire au sein de votre entreprise contribue grandement à sa simplification. Cependant, la mise en place d’un système de pointage horaire ne s’improvise pas. Il est indispensable de procéder par étapes.

Voici les 4 étapes à suivre pour mettre en place un système de pointage horaire.

1. Étude de l’environnement de travail et évaluation des besoins

La mise en place d’une solution automatisée de suivi des temps devra toujours être précédée d’un audit approfondi de vos besoins.

Il s’agit principalement de comprendre comment fonctionne l’entreprise. De façon concrète, cela se traduit par l’étude poussée du fonctionnement des arrivées et départs des collaborateurs et des processus de suivi de ces données.

Pour choisir la pointeuse la plus adaptée à votre organisation, il convient de bien cerner le fonctionnement de celle-ci. Pour cela, vous pouvez répondre à des questions telles que :

• L’activité de l’entreprise s’effectue-t-elle en multi-sites ?
• Quelle est la proportion de salariés en télétravail ou bien en mission chez le client ?

Une fois vos besoins clairement identifiés, il vous sera déjà plus facile de choisir votre système de pointage horaire.

2. Choix du système

Comme vous l’avez vu, il existe de nombreuses solutions de pointeuses (pointeuse mécanique, pointeuse numérique, pointeuse badgeuse, etc.). Prenez le temps de comparer les différents systèmes en termes de coût, fonctionnalités, accessibilité ou encore d’intégration avec d’autres logiciels (compatibilité logiciel de paie ou SIRH, etc.).

Les logiciels de pointage horaire sont souvent accompagnés d’applications mobiles. L’interface devra donc être suffisamment intuitive pour répondre à vos objectifs de gains de temps et de productivité.

Si le sujet vous intéresse, n’hésitez pas à vous renseigner sur Factorial ou Skello par exemple. Certaines pointeuses horaires peuvent aussi être couplées à un logiciel de planning afin de suivre plus globalement les absences et les congés des salariés.

3. Mise en place et formation

Important : les représentants du personnel (et/ou le CSE) ainsi que vos salariés doivent être informés de votre décision de mettre en place une pointeuse horaire. Vous devez aussi leur préciser la date d’installation de cette dernière.

Quel que soit le système choisi, assurez-vous que ce dernier soit installé à un emplacement stratégique accessible aux salariés et visible (disposant de l’alimentation électrique et des connectivités nécessaires).

Une fois l’installation faite, il est temps de configurer le logiciel de pointage. Vous devez veiller à ce que les données saisies soient conformes à l’organisation de votre entreprise :

• horaires de travail ;
• politique des heures supplémentaires ;
• temps de pause ;
• etc.

N’oubliez pas d’intégrer votre système de pointage à vos autres logiciels RH, afin d’automatiser le transfert des données et de gagner du temps.

Pour susciter l’adhésion de vos collaborateurs, il est primordial de les impliquer dans la mise en place du système de pointage. Pour cela, vous pouvez organiser des sessions de formation. Vous devez expliquer à vos salariés, l’importance et les avantages de mettre en place un système de pointage et comment l’utiliser au quotidien.

Sachez que certains prestataires proposent des formations pour accompagner la prise en main tant par les collaborateurs que par le personnel d’encadrement. De votre côté, vous pouvez aussi mettre à leur disposition, sur l’intranet par exemple, des supports (manuel d’utilisation ou tutoriels vidéos) pour que vos collaborateurs puissent se familiariser avec le système.

4. Suivi et maintenance

Pour être sûr que votre système de pointage reste efficace et que les données collectées soient fiables, vous devez réaliser régulièrement des actions de suivi et de maintenance préventive. De même, veillez à ce que toutes les mises à jour soient faites (correction de bugs, ajout de nouvelles fonctionnalités, sécurité, etc.).

N’hésitez pas d’ailleurs à recueillir le feedback de vos salariés sur l’utilisation du système de pointage au quotidien. Vous pourrez ainsi ajuster en cas de besoin (modification de la configuration) et ainsi améliorer l’expérience collaborateur. Prévoyez aussi la mise en place d’un support technique en cas de problème pour aider vos salariés. Une assistance rapide vous permettra alors de minimiser les interruptions de service.

N’oubliez pas que la mise en place d’une pointeuse horaire au sein de votre entreprise a inévitablement, un impact sur les habitudes de travail de vos salariés. Pour éviter toute résistance au changement et garantir une utilisation optimale, la clé, c’est de communiquer.

Vous devez être transparent avec vos salariés pour obtenir l’adhésion de ces derniers.

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