Les 7 étapes essentielles pour ouvrir un café en 2025

Le café est la deuxième boisson la plus consommée en France après l’eau. 90% des Français seraient aujourd’hui consommateurs réguliers de café, ce qui propulse la France au 8e rang des plus grands consommateurs ! Si vous aussi vous souhaitez lancer votre business, suivez le guide ! Formations, démarches, obligations… On vous explique comment ouvrir votre café étape par étape.

Faut-il suivre une formation pour ouvrir un café ?

L’ouverture d’un café ne nécessite pas l’obtention d’un diplôme en particulier. Vous serez en revanche dans l’obligation de suivres des formations selon les produits que vous souhaitez y servir. Voici les principales formations à suivre pour une ouverture en toute conformité :

• le permis d’exploitation : première étape avant l’obtention de vos licences de débit de boisson, ce permis vous sera délivré après une formation d’environ 20h (pour les nouveaux exploitants). Contrairement à d’autres formations, c’est vous, en tant que président ou exploitant, qui devrez être en possession du permis d’exploitation ;
• les licences 3 et 4 : destinées aux enseignes qui commercialisent des boissons alcoolisées ;
• la formation HACCP : si vous servez de la nourriture, vous serez soumis à des normes d’hygiène et de sécurité très stricte. Cette formation d’une durée de 14 heures se déroule auprès d’un organisme agréé. Au moins une personne de votre équipe doit suivre cette formation.

Après l’obtention de votre permis d’exploitation et de vos licences de débit de boisson, il ne vous restera plus qu’à déclarer votre activité à la mairie au moins 15 jours avant l’ouverture.

Ouvrir un café : 7 conseils pour réussir 

1. Choisir le concept

La première étape pour lancer votre projet sera de réfléchir à une idée de café qui soit innovante et originale. Les cafés ne manquent pas en France. Veillez à proposer une expérience différente pour vous démarquer de vos concurrents. Si vous souhaitez par exemple installer votre café à proximité de bureaux ou d’universités, votre cœur de cible sera composé d’étudiants et de professionnels à la recherche d’un espace où ils pourront se détendre et travailler. Vous pourriez alors songer à installer des tables équipées de prises électriques, de lampes de bureau et proposer un accès gratuit au Wifi !

Suivre une ligne directrice précise vous permettra de vous forger une réelle identité pour marquer les esprits de votre clientèle.

2. Trouver un lieu stratégique

Trouver un emplacement adéquat sera l’une des missions les plus importantes dans la réalisation de votre projet. Le lieu de votre café déterminera le type de commerce qu’il sera par la suite. Souhaitez-vous créer un café décontracté, invitant au partage avec des clients qui préfèrent prendre leur temps ? Préférez-vous plutôt un lieu de vente à emporter où rapidité et efficacité seront les mots d’ordre ?

Voici les emplacements stratégiques les plus fréquents pour l’installation d’un café :

• près des quartiers d’affaires : lieu très fréquenté en semaine, particulièrement aux heures du déjeuner et localisation stratégique pour faire de la vente à emporter ;
• à proximité des établissements scolaires : les flux seront plus importants en semaine et pendant les périodes scolaires. Veillez cependant à prendre en compte la période des vacances scolaires pendant lesquelles l’activité diminue fortement ;
• aux alentours des boutiques ou dans un centre commercial : vos clients auront généralement envie de rester plus longtemps et votre café profitera d’une hausse de la fréquentation pendant le week-end.

Vous êtes prêt à travailler en soirée et peut-être même ouvrir le dimanche ? Dans ce cas, vous pouvez choisir de vous implanter dans un quartier résidentiel : idéal pour devenir un vrai lieu de rencontre et de partage, ces zones sont souvent synonyme d’une clientèle fidèle, surtout le soir et le week-end.

Enfin, vous pouvez aussi ouvrir votre café près des réseaux de transport, notamment à côté d’une gare ferroviaire. Ici, vos clients seront de passage et auront peu de temps. Vous devrez donc privilégier la vente à emporter, efficace et rapide.

Le coût du local dépendra évidemment de sa superficie et de son emplacement. Veillez à prendre en compte ces paramètres dans votre business plan afin d’éviter des imprévus.

3. Réaliser une étude de marché

L’étape suivante consiste à analyser votre marché, définir les besoins et attentes de votre clientèle cible et étudier la concurrence. L’étude de marché est très utile pour estimer la viabilité de votre projet et tester son potentiel. Vous aurez alors une idée plus précise du marché et vous pourrez ajuster votre projet pour l’adapter au mieux aux attentes de votre cible.

4. Faire une estimation de vos dépenses

Une fois l’étude de marché réalisée, vous pourrez élaborer un business plan qui vous sera indispensable pour définir et concrétiser votre stratégie. Ce business plan contient deux parties : 

• le projet entier en détail, le fonctionnement de votre café et votre stratégie ;
• le plan financier détaillant les potentiels revenus et dépenses liées à l’activité afin de déterminer la rentabilité du projet.

En plus du local, vous aurez de nombreuses dépenses à prendre en compte dont :

• la marchandise ;
• le packaging (emballages, gobelets à emporter) ;
• les équipements ;
• le budget marketing et communication, etc.

En tout, il vous faudra entre 50 000 et 100 000€ pour ouvrir un café, en comptant le coût de création du café, mais également une partie des coûts d’exploitation.

5. Trouver un moyen de financement

Vous disposez de plusieurs options de financement pour l’ouverture de votre café parmi lesquelles :

• le financement bancaire : vous pouvez demander un emprunt auprès de votre banque et éventuellement faire marcher la concurrence ;
• les prêts d’honneur et les micro-crédits : ce type de financement est ouvert aux personnes qui n’ont pas réussi à obtenir un prêt bancaire classique. Ils sont avantageux car à taux 0 et sans obligation de garantie ;
• la campagne de crowdfunding : elle permet à la fois de récolter des fonds en présentant un projet innovant, mais aussi d’augmenter votre visibilité.

C’est à cette étape que votre business plan sera essentiel. Il vous servira à convaincre des potentiels investisseurs et des banques de vous faire confiance et de vous accompagner pendant la réalisation de votre projet.

Parallèlement à ces financements, vous pouvez également solliciter des aides spécifiquement dédiées aux créateurs et repreneurs d’entreprise :

• l’ACRE : elle vous permet de bénéficier d’une exonération de 50 % sur vos cotisations sociales durant votre première année d’activité. Cette aide est accessible sous conditions ;
• l’ARCE : si vous êtes inscrit à France Travail et que vous percevez des allocations chômage, vous pouvez percevoir 60 % de vos droits restants à l’ARE sous forme de capital. Cette option peut constituer un coup de pouce financier intéressant pour vous lancer ;
• les aides régionales : en fonction de votre siège social, vous pouvez solliciter votre Conseil régional et profiter d’un accompagnement dans la structuration et le développement de votre activité.

6. Communiquer sur le lancement de votre projet

La communication est primordiale dans tout lancement de projet. Que ce soit pour la vente d’un produit ou pour la création d’un café, vous devez établir un plan marketing. Parmi les leviers de communication les plus fréquents et efficaces, vous pouvez :

• utiliser le bouche-à-oreille ;
• créer un site web grâce à un logiciel de création de site web ;
• communiquer sur vos réseaux sociaux ;
• lancer une campagne mailing ;
• distribuer des flyers dans la rue ou dans les boîtes aux lettres avec une offre de bienvenue.

7. Fidéliser ses clients

Les commerces redoublent d’imagination pour fidéliser leur clientèle.

Vous n’aurez pas nécessairement à trouver une idée novatrice et inédite, mais surtout une stratégie efficace pour fidéliser vos clients. Si la méthode la plus populaire reste de nos jours la carte de fidélité, vous pouvez décliner ce concept sous forme dématérialisée qui facilitera l’expérience client ! Un programme de fidélité vous permettra d’offrir des avantages privilèges ou des réductions au-delà d’un certain nombre de visites qui pousseront vos clients à consommer et à revenir.

Pourquoi ne pas proposer des produits saisonniers ?

Une des options envisageables serait d’adapter votre carte en fonction des évènements ou des saisons. Veillez tout de même à identifier vos produits phares de façon à conserver l’authenticité de votre enseigne. Vos clients apprécieront les nouveautés mais ils se sentiront privilégiés dans un lieu où il pourront conserver leurs habitudes.

Sondez votre clientèle et engagez-la dans votre projet ! Récoltez leurs avis et restez à l’écoute des retours qui vous seront faits. Les critiques constructives vous permettront d’ajuster vos axes d’amélioration et de créer un réel échange avec vos clients.

Quelles démarches pour ouvrir un café ?

Choisir son statut juridique

Le choix du statut juridique pour votre café est une étape importante, car il aura notamment des conséquences sur votre fiscalité, votre protection sociale et la gestion quotidienne de votre entreprise.

Si vous souhaitez entreprendre seul, vous aurez le choix entre :

• une Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée (EURL) : la rédaction de ses statuts est très encadrée. Cela peut vous faciliter la tâche et être sécurisant si vous créez une société pour la première fois. Sa fiscalité est avantageuse puisqu’il est possible de bénéficier du régime de la micro-entreprise, tant que vous respectez les plafonds de chiffre d’affaires. Côté régime social, le gérant de l’EURL a le statut de travailleur non-salarié (TNS).
• une Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle (SASU) : son fonctionnement est plus souple et l’associé unique sera assimilé-salarié s’il perçoit une rémunération. Sa protection sociale sera donc meilleure mais ses cotisations sociales plus élevées qu’en EURL. Notez que la SASU est un statut juridique attractif pour les investisseurs.
• une entreprise Individuelle (EI) : contrairement à l’EURL ou la SASU, l’EI est créée en votre nom propre. Vous pouvez opter pour le régime de la micro-entreprise et bénéficier de formalités de création de l’entreprise individuelle puis de gestion simplifiées. En revanche, votre chiffre d’affaires annuel sera plafonné à 188 700 €. Vous ne pourrez pas non plus déduire vos charges de votre CA pour le calcul de vos cotisations sociales. Cette option est donc rare pour un café.

Vous envisagez d’ouvrir votre café avec des associés ? Vous devrez opter pour une société pluripersonnelle :

• une Société À Responsabilité Limitée (SARL), l’équivalent pluripersonnel de l’EURL ;
• une Société par Actions Simplifiée (SAS), l’équivalent pluripersonnel de la SASU.

Si vous souhaitez éviter les erreurs et vous faire accompagner lors du choix du statut de votre structure, nous vous recommandons de faire appel à un expert-comptable, un avocat ou une legaltech. 

Effectuer les démarches de création

Une fois votre forme juridique choisie, vous pourrez passer à l’étape suivante et créer officiellement votre entreprise en ligne.

Pour cela, vous devrez déposer un dossier de création sur le Guichet électronique des formalités d’entreprises (ou Guichet unique). Il vous sera demandé de remplir un dossier en ligne et de transmettre l’ensemble de vos documents de manière dématérialisée.

Notez que si vous créez une société, vous devrez préalablement :

• rédiger les statuts constitutifs de votre société ;
• déposer son capital social sur un compte bancaire professionnel ;
• publier un avis de constitution dans un journal d’annonces légales.

Ces démarches peuvent être réalisées seules mais restent relativement fastidieuses et complexes. Pour vous aider, vous pouvez faire appel à une legaltech ou un professionnel du droit qui pourra effectuer toute ou partie des démarches lées à la création de votre entreprise.

Votre entreprise sera ensuite immatriculée au Registre des commerces et des sociétés (RCS) et au Registre national des entreprises (RNE). Vous recevrez votre Kbis et votre numéro Siret sous 2 à 4 semaines.

Faire les déclarations administratives obligatoires

Selon le concept que vous aurez choisi, les déclarations administratives peuvent être différentes. Ces déclarations sont en effet liées au type de produit que vous comptez proposer.

Si vous comptez vendre uniquement du café, vous n’aurez aucune déclaration administrative particulière à faire. Vous devrez simplement respecter quelques règles d’affichage détaillées plus bas.

Si vous souhaitez vendre de l’alcool, vous devrez obligatoirement obtenir une licence de débit de boissons. Il vous faudra alors faire une formation spécifique de quelques jours pour vous sensibiliser sur des sujets tels que l’alcoolisme ou encore la protection des mineurs. À l’issue de cette formation, un permis d’exploitation vous sera délivré et vous devrez alors déclarer votre activité auprès de votre mairie au plus tard 15 jours avant l’ouverture du café.

Respecter les règles d’affichage

Il existe certaines règles à respecter pour ouvrir son propre café. Ces règles concernent principalement quelques affichages obligatoires, que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur de votre établissement :

• à l’extérieur : l’affichage de la liste des boissons, qui doit comprendre le prix TTC et le volume servi (au comptoir et en salle) ;
• à l’intérieur : l’affichage de la liste complète des boissons, comprenant le prix et le volume servi, sur un document exposé et directement lisible ;
• un affichage mentionnant l’interdiction de fumer.

Si vous étendez votre activité à la vente de nourriture, il faudra également afficher les cartes à l’intérieur et à l’extérieur, en précisant l’origine de certains ingrédients (tels que la viande) et l’ensemble des allergènes présents dans les plats.

Signer un contrat SACEM

Si vous envisagez de diffuser de la musique dans votre café, vous devrez conclure un contrat avec la SACEM. Cet organisme veille en effet au respect des droits d’auteurs et la rémunération des musiciens.

Pour cela, vous devrez vous rendre sur le site de la SACEM et créer votre espace personnel. Une fois celui-ci validé, vous pourrez faire une demande d’autorisation de diffusion. Vous aurez le choix entre :

• une autorisation générale pour la diffusion de musique dans votre café ;
• une autorisation spéciale, pour des animations musicales (un concert par exemple) au sein de votre établissement.

Le tarif final dépend du type d’autorisation, de la taille de votre café et du nombre d’habitants dans la commune. Comptez a minima 427 € HT par an.

Quelles sont les autres obligations pour ouvrir un café ?

Ouvrir un compte bancaire professionnel

Selon votre forme juridique et votre chiffre d’affaires, vous aurez peut-être l’obligation d’ouvrir un compte bancaire professionnel.

Le compte pro sera uniquement dédié à vos dépenses professionnelles et rentrées d’argent. Il est obligatoire en société, et les tarifs varient énormément d’une banque à l’autre. En tant que gérant de café, vous devrez encaisser des espèces, ce qui vous contraindra à ouvrir un compte pro qui accepte le dépôt d’espèces.

Choisir les bonnes assurances professionnelles

L’ouverture d’un café nécessite la souscription à des assurances professionnelles dont une assurance RC pro. Pour être mieux couvert, il est même recommandé de souscrire une assurance multirisque professionnelle. La première couvre les dommages corporels, matériels et immatériels causés à un tiers. La seconde assure la protection de votre matériel, de votre local, de votre marchandise et de votre responsabilité.

Choisir les bons outils pour gérer son café en toute sérénité

Maintenant que votre entreprise est créée, il faut aussi pensez à l’après.

Afin d’assurer le bon déroulement de votre projet, vous devrez également vous équiper de quelques outils a priori indispensables :

• pour les encaissements, veillez à choisir un logiciel de caisse adapté aux cafés ainsi que le terminal de paiement qui conviendra à votre activité ;
• pour la gestion de votre comptabilité, vous pouvez le faire vous-même avec un logiciel de comptabilité ou un logiciel de gestion de trésorerie. Sinon, vous pourrez toujours faire appel à un expert-comptable.

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