Externalisation RH : la solution pour votre entreprise ?

L’externalisation RH consiste à confier tout ou une partie des fonctions des ressources humaines à un prestataire externe. Le choix de ce partenaire est parfois délicat. Celui-ci doit répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise, offrir des garanties sur la sécurité des données et se montrer flexible face à l’évolution de ses missions. Définition et bonnes pratiques, voici ce qu’il faut savoir pour externaliser sa fonction RH.

Externalisation RH : définition

L’externalisation RH désigne le fait de déléguer tout ou partie de la gestion des ressources humaines à un prestataire externe. Cela peut concerner la gestion administrative (paie, contrats, déclarations sociales) et/ou des missions plus stratégiques comme le recrutement ou la formation.

L’externalisation des ressources humaines vise avant tout à libérer du temps aux équipes RH afin qu’elles se concentrent sur des enjeux plus stratégiques. Certaines entreprises choisissent aussi cette solution car elles ne disposent pas de l’expertise suffisante en interne.

Dans tous les cas, une externalisation RH bien orchestrée améliore la productivité de l’entreprise et renforce sa compétitivité.

Les avantages de l’externalisation RH pour les entreprises

Le gain de temps et d’efficacité

Grâce à l’externalisation des fonctions RH, les entreprises peuvent se décharger des tâches administratives répétitives et chronophages. En confiant la gestion de la paie, des déclarations sociales ou du suivi administratif à des experts, les équipes internes se concentrent sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme la gestion des talents ou la stratégie d’entreprise.

L’externalisation RH permet non seulement d’optimiser les processus internes mais aussi d’améliorer la réactivité et la performance globale de l’entreprise.

L’expertise de prestataires spécialisés

Externaliser certaines fonctions RH permet aux entreprises de bénéficier de l’expertise d’un prestataire spécialisé dans des domaines spécifiques. Il peut s’agir par exemple du recrutement, de la gestion des talents ou encore de la législation sociale.

Ces prestataires ont une connaissance approfondie des pratiques, des outils et des évolutions réglementaires. L’entreprise optimise ainsi ses processus sans avoir à investir dans la formation continue ou à recruter des experts en interne.

La réduction des coûts

L’externalisation aide à réduire les dépenses liées aux ressources humaines. En déléguant des tâches comme le recrutement, la gestion de la paie ou l’achat de logiciels, l’entreprise évite des coûts fixes importants.

Elle transforme ainsi des charges fixes en dépenses variables et peut les ajuster à ses besoins réels.

Le respect des évolutions légales et des réglementations

Les entreprises doivent respecter des normes légales strictes, mais rester à jour n’est pas toujours simple.

Les prestataires d’externalisation RH sont experts dans ce domaine et suivent de près les évolutions législatives. Leur confier la gestion de ces obligations légales garantit à l’entreprise de respecter les réglementations en vigueur. Cela réduit les risques d’erreurs administratives et de sanctions. Plus largement, cette solution permet aussi de préserver le climat social au sein de l’organisation.

Quels processus RH externaliser ?

Gestion de la paie

Il peut s’agir d’une externalisation complète de la paie. Celle-ci ira alors de la récupération des éléments variables de paie à l’envoi du bulletin de salaire au collaborateur. Cette solution est idéale pour les TPE.

L’externalisation partielle consiste quant à elle à ne confier qu’une partie de la gestion de la paie selon des conditions précises. Par exemple, l’entreprise cliente se charge de récupérer les éléments variables et les transmet au prestataire paie. À charge alors pour ce dernier d’établir la paie grâce à un logiciel de paie et les déclarations sociales afférentes.

Recrutement et gestion des talents

Le recrutement est très souvent délégué à des prestataires. En effet, dès lors que l’activité économique est fluctuante, les entreprises peuvent avoir besoin de plus de flexibilité dans la gestion de leur capital humain. L’intérim a longtemps été le premier réflexe des entreprises lors d’un besoin de recrutement ponctuel. Les cabinets de recrutement et les recruteurs indépendants sont également très appréciés pour leur vivier de candidature et le réseau qu’ils peuvent activer pour proposer rapidement un candidat qualifié pour un CDD ou un CDI.

Par ailleurs, depuis la crise sanitaire notamment, les entreprises doivent faire face à une pénurie croissante de main-d’œuvre ou de talents. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises font appel à des consultants RH spécialisés en marketing RH. Ces derniers accompagnent tous types d’entreprises sur les questions d’attractivité des nouvelles recrues et de rétention des collaborateurs déjà en place.

Formation et développement des compétences

Vous pouvez avoir besoin d’une personne pour gérer la formation sur le plan administratif. Pour maintenir ou améliorer les connaissances et compétences de ses collaborateurs, les entreprises décident généralement de recourir à des formateurs professionnels.

Il peut s’agir par exemple de former ses collaborateurs à l’utilisation d’un nouveau logiciel, l’apprentissage d’une nouvelle langue ou bien encore d’une nouvelle méthode de gestion de projets.

Gestion administrative des salariés

Le droit du travail peut se révéler complexe et les risques encourus en cas de non-respect peuvent être difficiles à supporter. Par conséquent, les entreprises ont souvent tout intérêt à s’entourer de spécialistes en droit social (avocat ou juriste). Par exemple, lors d’une procédure de licenciement collectif ou lors de la mise en place d’un Comité Social et Économique (ex Comité d’Entreprise).

Selon vos besoins, l’utilisation d’un logiciel SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) est un bon compromis pour vous soutenir dans la gestion administrative des salariés, tout en veillant à la sécurisation de vos données.

Les activités RH à conserver en interne

Certaines activités RH ne sont pas propices à l’externalisation :

• les missions liées à la stratégie RH ;
• le management RH ;
• le développement des compétences.

Il est tout à fait envisageable de se faire accompagner par un prestataire qui pourra réaliser un diagnostic RH par exemple pour vous aider dans l’élaboration de votre stratégie, mais le but est de conserver ces compétences stratégiques à forte valeur ajoutée en interne.

Les solutions pour externaliser les RH

Vous pouvez faire appel à des cabinets spécialisés. Ces professionnels peuvent vous proposer des solutions adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise. Généralement, la paie et le recrutement sont parmi les domaines les plus sous-traités en raison de leur caractère chronophage et technique.

Vous pouvez aussi utiliser un logiciel de gestion RH. Il s’agit sans doute de la solution la plus simple à mettre en œuvre dans le cadre d’une externalisation partielle des RH. Les logiciels RH sont souvent faciles à prendre en main et permettent de gérer efficacement la paie en ligne, l’onboarding, la gestion des temps et activités, le planning du personnel, etc.

Comment choisir le bon prestataire pour l’externalisation RH ?

Le choix du prestataire pour l’externalisation RH dépend des besoins spécifiques de chaque entreprise. Avant de faire appel à un prestataire, vous devez définir des critères clairs. Ils doivent être adaptés à vos objectifs, à la taille de votre entreprise et aux domaines que vous souhaitez externaliser.

Voici quelques conseils et critères pour sélectionner votre prestataire RH :

• le prestataire doit disposer des compétences nécessaires pour gérer les processus RH que vous souhaitez déléguer ;
• il doit garantir sa conformité aux normes légales et sociales en vigueur ;
• il doit être flexible et réactif pour s’adapter rapidement à vos besoins ;
• vérifiez que le prestataire comprend votre culture d’entreprise et que ses actions peuvent s’intégrer à vos processus internes.

Le coût ne doit pas être le seul facteur déterminant. L’objectif est de trouver un bon équilibre entre la qualité des services, votre budget et le temps que vous allez gagner. N’hésitez pas à comparer les offres. Vérifiez aussi la présence de coûts cachés (frais supplémentaires pour certaines prestations, mise en place de nouveaux outils, etc.).

Quelles sont les étapes pour externaliser les RH ?

1. Évaluation des besoins

Pour garantir le succès de la prestation, le professionnel retenu devra connaître vos besoins et donc comment il pourra vous être utile. Cela implique de valider au préalable les domaines sur lesquels vous souhaitez être épaulé.

Par exemple, si vous décidez d’externaliser la paie, il vous faudra faire le point sur les compétences dont vous disposez en interne et les ressources matérielles que vous pouvez mobiliser. Vous devrez aussi évaluer les prévisions de croissance de votre entreprise.

Vous pourrez alors choisir la meilleure option pour vous : soit la gestion en interne de la paie avec un logiciel de paie ou une externalisation totale ou partielle.

2. Rédaction d’un cahier des charges

Nous vous recommandons de toujours mettre par écrit les termes de votre prestation. Cet écrit doit reprendre les attendus de la prestation, les indicateurs clés, les échéances et le mode de communication principale.

Il est également important d’y inclure les ressources à fournir par votre entreprise. Vous devez aussi déterminer les rôles et responsabilités de chaque partie prenante.

3. Suivi de la performance

L’externalisation des RH ne s’arrête pas à la signature du contrat. Il est essentiel de mettre en place un système de suivi pour mesurer la performance du prestataire.

Définissez des indicateurs clés (KPIs) pour évaluer la qualité des services rendus. Cela vous permettra de garantir que les objectifs sont atteints et d’adapter votre collaboration en fonction des besoins de votre entreprise.

Combien coûte l’externalisation RH ?

Le coût de l’externalisation RH dépend de plusieurs facteurs :

• le type de prestation : plus la mission requiert des compétences spécifiques ou rares, plus le tarif sera élevé. Par exemple, le prix pour externaliser la paie s’établit aux environs de 25 € par bulletin. Autre exemple, si vous décidez de faire appel à un formateur indépendant, le tarif minimum oscille aux environs de 800 € par jour ;
• la durée de la mission : s’il s’agit d’une mission sur le long terme, le prestataire retenu sera plus enclin à consentir une baisse de tarif ;
• la complexité de la prestation et du secteur d’activité : certains secteurs, comme le BTP ou le nucléaire, imposent des contraintes réglementaires spécifiques. Cela augmente le coût en raison de l’expertise nécessaire.

Voici un tableau récapitulatif des coûts par type de prestation :

Type de prestation	Tarif généralement observé
Externalisation totale de la paie	25 € par bulletin
Freelance RH à temps partagé	De 500 € à 1 000 € par jour
Recrutement	Minimum 15 % du salaire annuel du candidat recruté
Conseil en droit social	De 200 € à 500 € de l’heure

Notez que la Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarité (DREETS) a mis en place un dispositif pour accompagner les TPE et les PME dans leur gestion des ressources humaines. Vous pouvez peut-être bénéficier d’une participation financière pour un accompagnement personnalisé sur le volet RH de votre entreprise.

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