Feuille de pointage

Gérer le temps de travail de vos équipes, ça ne s’improvise pas. La feuille de pointage est l’outil indispensable pour suivre le temps de travail de vos salariés et ainsi optimiser la gestion de vos ressources humaines. Comment réaliser une feuille de pointage ? Quelles sont les données indispensables à collecter ? Nous vous expliquons tout dans cet article, dans lequel vous retrouverez aussi un modèle de feuille de pointage à télécharger gratuitement.

Qu’est-ce qu’une feuille de pointage ?

Une feuille de pointage, aussi appelée fiche ou carte de pointage, est un document regroupant le temps de travail de chacun de vos salariés. Il peut s’agir d’un support papier ou numérique via un dispositif de pointage des heures.

Le principe est simple. Chaque jour, vos salariés doivent indiquer sur ce document leurs heures d’arrivée et de départ du travail.

La collecte de ces informations peut se faire via différents systèmes de pointage tels que :

• la pointeuse mécanique (système de carte) ;
• la pointeuse numérique ;
• la pointeuse badgeuse ;
• la pointeuse biométrique (à partir des empreintes digitales de vos salariés) ;
• la pointeuse mobile pour les salariés travaillant en dehors des locaux de l’entreprise (badges RFID ou cartes magnétiques)

À vous de choisir le système de pointage horaire qui correspondra le mieux en fonction de votre activité et de vos besoins. Le plus important est de vous assurer que votre système de pointage soit fiable, adapté et accessible. Il doit notamment respecter le Règlement Général de Protection des Données (RGPD).

Sachez que vos salariés ont l’obligation de se conformer au système de pointage que vous aurez mis en place dans l’entreprise.

Attention : Les feuilles de pointage doivent obligatoirement être signées par l’employeur et le salarié chaque semaine ou chaque mois.

Pourquoi utiliser une feuille de pointage ?

La feuille de pointage est utilisée par les entreprises pour contrôler et suivre le temps de travail effectif de leurs collaborateurs. L’employeur peut ainsi vérifier qu’il respecte bien la réglementation en vigueur (articles L3121-1 à L3123-38 du Code du travail) concernant la durée du travail effectif de ses salariés (temps de repos inclut), mais pas seulement.

La feuille de pointage permet aussi et surtout d’avoir une vision globale de la productivité de votre entreprise :

• performance de vos salariés ;
• récapitulatif des heures mensuelles et annuelles réalisées ;
• évaluation de l’absentéisme (meilleure gestion des équipes) ;

C’est un outil indispensable pour garantir une bonne gestion du temps de travail au sein de votre entreprise. Vous pourrez ainsi adapter les équipes en fonction des absences et des tâches à réaliser, et ainsi valoriser les compétences de vos collaborateurs.

La feuille de pointage sert également de justificatif pour l’établissement de la paie (au même titre que les relevés d’heures pour les intérimaires). En effet, les données collectées permettront de réaliser la paie de vos collaborateurs, avec notamment le paiement des heures supplémentaires.

Que doit contenir une feuille de pointage ?

Il n’existe aucune disposition légale au sujet de la feuille de pointage en entreprise. Votre seule obligation réside dans le fait de décompter le temps de travail de vos salariés et de pouvoir le justifier, comme le précise l’article L3171-2 du Code du travail, relatif au contrôle de la durée de travail.

Aussi, même si vous êtes libre de réaliser votre feuille de pointage sur le support de votre choix, vous devrez cependant veiller à ce que cette dernière comporte, a minima, les mentions obligatoires suivantes :

• la période (mois, année) ;
• la date du jour ;
• le nom et prénom du salarié ;
• l’heure d’arrivée et de départ (avec les temps de pause) ;
• la durée de travail journalière, hebdomadaire et mensuelle.

Si vous souhaitez réaliser un suivi plus poussé, vous pouvez ajouter d’autres éléments tels que les absences, les congés, les RTT, le travail en équipe, les heures supplémentaires, etc.

Modèle de feuille de pointage Excel

Afin de vous faire gagner du temps, nous vous proposons de télécharger notre modèle de feuille de pointage.

• Modèle de feuille de pointage sur Excel
• Modèle de feuille de pointage PDF

Libre à vous de le personnaliser avec l’identité visuelle de votre entreprise et d’ajouter des données supplémentaires en fonction de votre activité et de vos besoins.

Combien de temps doit-on conserver une feuille de pointage en entreprise ?

Ce document doit être conservé pendant une durée minimum 5 ans dans votre entreprise. En effet, il peut vous être demandé en cas de contrôle de l’inspection du travail, de l’URSSAF, mais aussi par les représentants du personnel.

Enfin, il peut vous servir de preuve, en cas de litige avec un de vos salariés, sur le paiement des heures supplémentaires par exemple. Ce dernier peut demander d’accéder aux feuilles de pointage, s’il constate des incohérences avec son bulletin de salaire. De même, l’administration fiscale peut vous demander de présenter les feuilles de pointage pour le règlement des cotisations et des taxes salariales.

Quelles sont les limites des feuilles de pointage ?

De manière générale, les entreprises ont recours à des feuilles de pointage Excel. Même si cette solution se veut avantageuse, notamment en termes de coût, elle présente aussi rapidement ses limites :

• saisie manuelle des données avec un risque d’erreur ou d’oubli important ;
• solution inadaptée pour les grandes entreprises ou pour la gestion d’horaires variables ;
• manque de visibilité, impossibilité de suivi en temps réel du temps de travail de vos salariés ;
• perte de productivité (tâches chronophages sans valeur ajoutée : impression, tri, signature, classement, etc.) ;
• format papier avec un risque de s’abîmer ou de se perdre, ne garantissant pas un suivi fiable ;
• accessibilité limitée : impossible de réaliser de manière simultanée la mise à jour des données.

Vous l’aurez compris, la feuille de pointage, notamment au format Excel, se veut efficace pour le suivi des heures de travail des salariés de petites entreprises ou pour celles disposant d’une organisation de travail simple (horaire collectif commun à tous les salariés par exemple). Pour les autres, il est préférable de s’orienter vers des alternatives.

Quelles sont les alternatives à une feuille de pointage ?

La feuille de pointage est certes une solution répandue, par son attrait économique, mais elle est loin d’être la plus efficace. Si vous souhaitez optimiser le suivi et la gestion du temps de travail de vos salariés, sachez que d’autres solutions existent, dont les logiciels de pointage ou de Gestion des Temps et des Activités (GTA).

Ces derniers vous permettent d’automatiser le suivi du temps de travail de vos collaborateurs. Via des dispositifs (simples d’utilisation) tels que les badges RFID ou encore la pointeuse biométrique, vous disposez d’une vision globale du temps de travail de vos équipes en temps réel. Vous pourrez ainsi facilement détecter les éventuelles surcharges de travail et réaliser les ajustements nécessaires, soit en réorganisant le planning, soit en recrutant un nouveau collaborateur.

Le contrôle du temps de travail est alors facilité, pas de risque d’erreur au moment de la saisie et vous pouvez vous servir de l’ensemble de ces informations pour augmenter votre productivité.

Aussi, vous avez la garantie de disposer d’informations fiables.

Parmi les logiciels de pointage les plus connus, vous retrouverez notamment Factorial, Combo ou encore Skello (adapté à la gestion de planning complexe).

Mettre en place un système de pointage efficace permet certes une meilleure productivité de votre entreprise, mais il est surtout gage d’une rémunération adaptée avec un calcul juste et transparent des heures de travail pour vos salariés. C’est alors un véritable atout pour maintenir un climat social serein et fidéliser vos collaborateurs.

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