Planning de congés

Une bonne gestion de l’entreprise passe par une bonne planification, des temps de travail, mais également des temps de repos, de ces équipes. Pour gérer les absences et les congés de vos salariés, vous aurez besoin de créer un planning de congés.

Comment créer un planning de congés efficace ? Y a-t-il des règles à respecter ? Vous retrouverez dans cet article, tout ce qu’il faut savoir sur la gestion du planning de congés, ainsi qu’un modèle gratuit à télécharger.

Qu’est-ce qu’un planning de congés ?

Définition

Le planning de congés est un outil de gestion des ressources humaines. Il regroupe l’ensemble des congés et des temps de repos des salariés. Ce dernier peut se présenter sous différentes formes :

• un calendrier ;
• un agenda ;
• un tableau par catégorie de congés ;
• un tableau par secteur.

Objectifs du planning de gestion de congés

Le planning de gestion de congés permet d’avoir une vision globale de la disponibilité de l’ensemble des salariés.

Grâce à cet outil, l’employeur peut ainsi anticiper les absences de ses collaborateurs, et organiser son planning de travail en conséquence, afin d’assurer la continuité du service et de maintenir son niveau de productivité.

Ce planning de congés permet également de s’assurer du respect du cadre légal. Pour rappel, en France, les salariés ont droit à :

• 2,5 jours ouvrables de congés par mois (article L.3141-3 du Code du travail) ;
• 30 jours ouvrables de congés, soit 25 jours ouvrés de congés par an ;
• 12 jours ouvrables minimum de congés, soit 10 jours ouvrés de congés entre le 1er mai et le 31 octobre (article L.3141-23 du Code du travail) ;

L’employeur quant à lui, à l’obligation :

• d’informer ses salariés de la période de prise de congés au moins 2 mois avant son ouverture (article D3141-5 du Code du travail) ;
• de communiquer à chaque salarié un mois avant leur départ, l’ordre des départs en congé (article D3141-6 du Code du travail).

La gestion du planning de congés permet, donc, de :

• garantir aux salariés cette visibilité sur la période de prise des congés ;
• gérer l’ordre des départs et éviter que les congés se chevauchent ;
• modifier les dates de congés fixées, en respectant un délai de prévenance d’au moins 1 mois avant la date du congé et justifier par une situation exceptionnelle ;
• reporter les congés non pris ;
• anticiper les absences ;
• faire respecter les dates de congés par les salariés.

Modèle de planning de congés gratuit

Pour mieux gérer le planning de vos salariés, nous vous proposons un tableau de suivi mensuel des congés sur Excel.

4 conseils pour faire un planning de congés efficace

Maîtriser la politique de congés de l’entreprise

Chaque entreprise, en fonction de son secteur d’activité, possède sa propre politique en matière de congés.

Cette politique délimite :

• le nombre maximum de semaines de congé consécutives ;
• le nombre maximum de salariés en congé sur une même période ;
• l’ordre de priorité des demandes de congés.

Mettre en place des automatisations

La mise en place d’automatisations dans la création du planning de congés, permettra de faciliter son suivi et ainsi d’éviter les erreurs.

Parmi les automatisations possibles, vous retrouvez :

• le calcul du solde de congés restant ;
• la notification de demande de congés ;
• la notification de validation des congés par le manager ;
• l’exportation des données vers la paie à chaque fin de mois.

Faire simple et lisible

Le planning de gestion de congés doit être un document lisible et facile à comprendre quel que soit le format choisi (papier, tableau Excel, ou logiciel RH).

Les informations doivent être claires et précises :

• nom du salarié ;
• type de congé (CP, RTT, etc.) ;
• période de congés validés ;
• solde de congés restants.

L’objectif étant d’être le plus transparent possible, afin de maintenir un bon climat social au sein de l’entreprise.

Être vigilant sur le partage et la sauvegarde des données

Le planning de congés doit être accessible à l’ensemble des salariés. Vous devrez ainsi vous assurer qu’après chaque actualisation des données, un nouveau partage soit effectué, par Drive par exemple, auprès de chacun de vos collaborateurs.

Vous devrez également être vigilant sur la sauvegarde de ces données. Ces dernières sont des éléments nécessaires à l’élaboration de la paie à la fin du mois et donnent lieu au paiement d’une indemnité. De ce fait, ces données font office de justificatif, en cas de litige.

Quelles alternatives au planning de congés sur Excel ?

Bien que le tableau Excel soit le format le plus accessible pour les entreprises. Il présente, néanmoins des inconvénients au quotidien :

• mise à jour manuelle ;
• tâche chronophage ;
• configuration compliquée pour l’intégration des automatisations ;
• risque d’erreurs important ;
• aucune interaction avec les salariés ;
• manque de lisibilité.

D’autres alternatives sont envisageables, comme vous tourner vers des logiciels RH de gestion des congés ou plus largement des logiciels de gestion du planning du personnel.

Cette dernière solution bien que payante présente de précieux avantages comme :

• la mise à jour des données en temps réel ;
• la dématérialisation du processus de demande et de validation des congés ;
• un gain de temps au quotidien ;
• un calendrier de congé à disposition des salariés et le système de notification pour le suivi des demandes et des validations de congés ;
• les données sont centralisées ;
• l’exportation automatique des données vers le logiciel de paie ;
• le risque d’erreur quasi nul.

Ainsi, plusieurs outils sont à votre disposition pour vous aider dans la création de votre planning de congés et dans sa gestion au quotidien. À vous de choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins et à votre mode de fonctionnement.

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