Offboarding : définition, étapes et modèle de checklist

Démission, licenciement ou encore rupture conventionnelle, les départs de collaborateurs font partie des mouvements habituels de l’entreprise. Aujourd’hui, un salarié reste en moyenne 3 ans dans le même poste. Alors, inutile de dramatiser !

Se quitter en bons termes présente cependant de sérieux avantages, tant pour l’employeur que pour le salarié qui part. Comprendre les principaux enjeux de l’offboarding RH vous permet d’anticiper et de préparer le départ de vos collaborateurs. Nous vous donnons dans cet article 6 conseils pour réussir le vôtre.

Qu’est-ce que l’offboarding ?

La traduction littérale de l’offboarding est le « débarquement », ou, resitué dans un contexte RH, le départ d’un collaborateur de l’entreprise. En effet, l’offboarding RH correspond à l’ensemble des actions mises en œuvre pour gérer le départ des salariés.

La mise en place d’un processus d’offboarding, bien qu’il ne soit pas obligatoire, est cependant fortement conseillé. Aujourd’hui, la majorité des entreprises misent tout sur l’onboarding, à savoir l’accueil du nouveau collaborateur, et omettent totalement l’offboarding. En effet, 70 % des entreprises admettent ne pas avoir formalisé de processus d’offboarding, par manque de temps ou de budget, c’est ce que révèle l’infographie de Workelo. C’est dommage, au vu des enjeux stratégiques que revêt ce processus.

Enfin, rappelons que la mise en place d’un processus d’offboarding est essentiel quel que soit le type de contrat (CDI, CDD, contrat intérim, etc.). C’est encore plus vrai lorsqu’il s’agit des contrats de travail temporaire, si vous avez régulièrement des besoins, il est indispensable de transmettre une bonne image à vos intérimaires et aux agences de travail temporaire.

Les 5 enjeux de l’offboarding

Préserver l’engagement des collaborateurs

La manière dont vous traitez un salarié sur le départ révèle aux autres ce qui les attend quand viendra leur tour.

En témoignant de la bienveillance à son égard et en préparant sa sortie de l’entreprise en amont, vous vous assurez d’une période de préavis plus sereine, durant laquelle le salarié peut rester impliqué sur certains objectifs : boucler les dossiers en cours, organiser la prise de relais, etc.

En outre, cela permet de préserver le climat social, ainsi que la motivation des membres de l’équipe qui restent. Ces derniers ont le temps de s’organiser et d’anticiper les éventuels changements induits par le départ.

Lors du processus d’offboarding, la communication est la clé pour garder des équipes soudées (transmission régulière des informations, échanges entre les collaborateurs, etc.).

Par ailleurs, il est évidemment déconseillé de mettre à l’écart votre collaborateur des circuits de décision ou encore d’informations habituelles (retrait des listes de diffusion et de communication de l’entreprise), voir des évènements de team building, alors que ce dernier est encore en poste. Cela pourrait avoir des conséquences néfastes sur l’image de votre entreprise.

Entretenir son e-réputation

Quelle que soit la raison du départ (démission pour un autre employeur, congé sans solde ou licenciement), se séparer en bons termes est bénéfique à la fois pour les salariés et pour la réputation de l’entreprise. La mise en place d’une solution d’offboarding facilite la période de transition et évite d’être confronté à des commentaires et des avis négatifs sur les job boards comme Glassdoor.

Un employé déçu est également susceptible de parler en mal de votre entreprise à son futur employeur, qui est potentiellement l’un de vos concurrents. À l’inverse, un employé qui a vécu une expérience positive parlera en bien de votre entreprise. Et, comme on le sait, le bouche-à-oreille fonctionne à merveille sur les réseaux sociaux.

Développer sa marque employeur

Réaliser un bilan de l’expérience avec chaque employé permet d’identifier ce qui fonctionne bien et ce qui fonctionne moins bien dans l’entreprise. Cette évaluation vise également à entrer dans une démarche d’amélioration continue. Un moyen efficace de développer votre marque employeur !

D’après l’infographie de Workelo, « 85 % des salariés sont prêts à parler en bien de leur entreprise autour d’eux si leur départ se passe bien. ».

Ainsi, en faisant de vos employés des ambassadeurs, vous attirez, à moyen terme, des candidats potentiels qui partagent vos valeurs et boostez votre taux de recrutement. D’où l’importance de soigner l’offboarding RH puisqu’il contribue à l’image que vous dégagez.

Garder le savoir-faire au sein de l’entreprise

Avec pour objectif majeur de développer sa compétitivité, l’entreprise doit rester performante et conserver ce qui fait son savoir-faire : le capital humain.

On parle aussi de capitalisation des connaissances. C’est pourquoi, l’un des enjeux de l’offboarding RH est la transmission du savoir via le partage des connaissances, et ce, en anticipant suffisamment le départ des collaborateurs.

Vous n’empêcherez pas un salarié de partir vers la concurrence, mais vous pouvez organiser la passation et garder les mêmes compétences au sein de l’entreprise.

Éviter d’éventuels risques juridiques

On en parle moins, mais l’offboarding RH offre également l’occasion à l’employeur de sécuriser ses pratiques. Au niveau administratif et logistique, la mise en place de procédures rigoureuses permet de border le process d’offboarding, et de répondre aux obligations légales en préparant les documents imposés.

En effet, l’employeur doit impérativement remettre à son salarié :

• le certificat de travail (article D1234-6 du Code du travail) ;
• le reçu pour solde de tout compte (articles D1234-7 à D1234-8 du Code du travail) ;
• l’attestation d’assurance chômage (articles R1234-9 à R1234-12 du Code du travail).

De plus, au cours de l’entretien d’offboarding, vous pouvez vérifier les modalités de départ avec le collaborateur (rupture conventionnelle, prime de départ, clause de non-concurrence…), ainsi que les raisons de son départ (qui peuvent être différentes de celles annoncées en premier lieu ou s’ajouter à d’autres griefs).

6 conseils pour un offboarding réussi

1. Préparez vos procédures d’offboarding au préalable

N’attendez pas le départ des premiers salariés pour réagir.

Un processus d’offboarding RH efficace doit être préparé en amont pour pouvoir être décliné au moment T voulu. Vous pouvez notamment préparer une check-list, avec un rétroplanning des tâches à effectuer avant la date de départ, et lister les différentes étapes avec leurs objectifs et points de vigilance.

Voici un modèle de check-list que vous pouvez adapter à votre processus d’offboarding, en fonction des spécificités de votre entreprise et du rôle du collaborateur partant. En effet, la personnalisation des différentes phases d’offboarding aura nécessairement un impact sur l’expérience collaborateur.

Échéance	Tâches à réaliser	Responsable	Statut
Dès l’annonce du départ	Valider la lettre de démission et formaliser la demande par écrit (prévoir l’entretien et la date de départ)	Manager RH
	Planifier une réunion et inclure le bilan d’activité et de passation	Manager RH
	Informer les équipes et les services concernés (informatique, finance, etc.)	Manager RH
1 mois avant le départ	Préparer le plan de transfert des savoirs et des responsabilités	Manager RH / Collaborateur
	Programmer la désactivation des accès informatiques	RH/ service informatique
1 semaine avant le départ	Organiser une réunion de passation	Collaborateur sortant / Successeur ou parties prenantes
Dernière semaine	Récupérer les équipements (ordinateur, téléphone, badge, clés, etc.) et vérification de l’état	Collaborateur/ Manager RH / service informatique
Dernier jour	Réaliser un entretien de départ (expérience globale)	Collaborateur / RH
	Remettre les documents légaux	RH/ Collaborateur
	Fermer les accès aux systèmes internes (intranet, logiciels, email, etc.)	Service informatique
1 semaine après le départ	Analyser les motifs du départ et identifier les axes d’amélioration	Manager RH

Anticiper permet de rassurer les salariés qui restent, de les former si besoin, et de s’organiser, en particulier en ce qui concerne la répartition de la charge de travail. Une bonne gestion du processus d’offboarding passe indéniablement par une communication régulière avec les salariés, mais aussi avec les différents services (RH, informatique) pour s’assurer que toutes les tâches et procédures soient réalisées dans les temps.

Mais l’offboarding ne se limite pas à un ensemble de procédures à suivre. C’est aussi un véritable outil de stratégie RH. Enfin, l’offboarding, tout comme l’onboarding, doivent être des processus vivants, avec des pratiques susceptibles d’évoluer, toujours dans une démarche d’amélioration continue.

2. Faites un retour d’expérience du collaborateur en instance de départ

Le départ d’un collaborateur est l’occasion de recueillir son avis sur l’expérience qu’il a vécue au sein de l’entreprise. Vous pouvez, par exemple, remettre à votre salarié un questionnaire à compléter par écrit, et/ou organiser un entretien d’offboarding, afin d’obtenir un feedback constructif.

N’étant plus préoccupé par les enjeux financiers ou encore professionnels, votre collaborateur sera sans doute plus enclin à s’exprimer de manière sincère. Il est alors intéressant d’approfondir les raisons de son départ, ainsi que de recueillir son avis sur le management, la communication, l’ambiance, les pratiques RH de l’entreprise, les points forts et les points d’amélioration, etc.

Il est important que ces données soient analysées et de les mettre en parallèle avec d’autres, comme par exemple les raisons du départ avec celles qui ont motivé votre collaborateur, lors de l’entretien d’embauche, de travailler au sein de votre entreprise. Ainsi, vous pourrez visualiser plus facilement les axes sur lesquels travailler pour retenir vos talents.

Ce retour d’expérience permet également de revenir sur l’évolution de carrière du salarié et sur ce qu’il a apporté à l’entreprise. Il s’agit à la fois de valoriser ses réalisations, de souligner ses compétences, ses soft-skills, mais aussi de le conseiller sur ses points de vigilance, et de faire en sorte qu’il vous quitte plutôt sur une impression positive.

Vous pouvez aussi lui adresser un email pour le remercier pour ce qu’il a apporté à l’entreprise. Toute comme la première impression est importante pour retenir les talents, la dernière image est aussi essentielle si vous voulez que vos anciennes recrues fassent partie de vos ambassadeurs.

3. Communiquez en toute transparence avec le reste de l’équipe

Dès que possible, n’hésitez pas à informer l’ensemble des collaborateurs concernés du départ d’un de leurs collègues. Ils vous sauront gré de votre transparence et pourront anticiper, si besoin, les changements dans leur organisation de travail.

De plus, en reconnaissant le travail accompli par le salarié qui s’en va, vous contribuez à préserver l’engagement du reste de l’équipe et sa motivation. En effet, de cette manière, vous montrez à vos employés que vous êtes soucieux de leur bien-être.

4. Prévoyez une période de passation ou transition

Lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, celle-ci risque de perdre un savoir-faire. C’est pourquoi, afin de maintenir sa performance, il est nécessaire d’anticiper chaque départ, par une période de passation ou de transition avec un transfert des savoirs.

Le manager direct est, en général, le plus à même d’encadrer la passation.

Cette étape est indispensable pour permettre aux membres de l’équipe, au successeur et au manager de mieux s’organiser. Si le salarié n’est pas remplacé, il est essentiel de revoir l’organisation de l’équipe et de former les personnes qui reprendront telle ou telle mission.

Profitez de la période de préavis pour la rendre productive et maintenir l’engagement du salarié. Cette période peut sembler interminable si elle ne comporte pas d’objectif. Ne lui attribuez pas de nouveaux projets qu’il ne pourra pas réaliser dans les temps. Demandez plutôt à votre collaborateur de terminer, si possible, les dossiers en cours et de rédiger un état des lieux des actions réalisées et de celles qui restent à mener.

Il est intéressant par exemple de proposer à votre salarié d’élaborer un dossier de transmission des savoirs (objectifs, missions, ressources mobilisables, les points de vigilances, les dossiers et projets en cours, le retour d’expérience, etc.), qu’il pourra présenter, si possible à son successeur. Ce dossier formalisé par écrit permettra alors au collaborateur concerné d’avoir une visibilité globale sur ces nouvelles missions, d’anticiper et de prioriser certaines tâches.

Ce mode d’emploi pour l’offboarding valorise le travail effectué et facilite la reprise des dossiers par son successeur ou par d’autres membres de l’équipe. C’est un outil indispensable pour sécuriser le collectif et maintenir la performance de l’entreprise.

Dans certains cas, il est possible d’envisager une période de « tutorat » du nouveau collaborateur par la personne qui occupait le poste, afin que celui-ci soit rapidement opérationnel.

5. Utilisez les bons outils pour être efficace

Certains outils permettent d’automatiser une partie des tâches du processus d’offboarding. Vous pouvez notamment paramétrer votre logiciel SIRH, qui vous permettra de :

• réaliser une check-list et d’attribuer un responsable ;
• créer un parcours personnalisé pour vos collaborateurs sortant ;
• créer des alertes afin de respecter les échéances de votre rétroplanning ;
• collecter des données via un questionnaire de feedback ;
• etc.

La check-list que vous avez complétée lors de la phase d’onboarding peut aussi vous servir de support pour créer un guide d’offboarding.

Sur le plan administratif, votre logiciel de paie peut également être paramétré pour rassembler les variables nécessaires au calcul du solde final. Vous devez ainsi effectuer la portabilité de la mutuelle et de la prévoyance, éditer le certificat de travail et lui envoyer une attestation employeur dématérialisée.

Pour assurer la sécurité de vos données, n’oubliez pas de demander à votre collaborateur, le dernier jour, de vous restituer l’ensemble du matériel mis à sa disposition (téléphone, ordinateur portable, badge, etc.) et de fermer ses accès informatiques (son adresse email professionnelle, son espace sur les logiciels, etc.).

6. Organisez un événement de départ pour garder le contact

Organisez un pot de départ pour marquer l’événement, de manière positive. Profitez-en pour remercier votre salarié pour le travail accompli et le féliciter pour son nouveau projet.

Prenez des nouvelles de temps en temps, notamment en invitant votre ancien collaborateur aux événements que vous organisez.Vous pouvez facilement garder le contact à travers les réseaux sociaux comme Linkedin et savoir ce qu’il devient. Vous bénéficiez ainsi l’un et l’autre de vos réseaux respectifs.

Par ailleurs, le phénomène de « salariés boomerang » n’est pas à négliger, puisque « 57 % des salariés seraient prêts à retourner dans une entreprise où ils ont déjà travaillé », comme le révèle l’étude des rémunérations nationales 2020, menée par le cabinet de recrutement HAYS. L’intérêt pour l’entreprise ? Intégrer facilement des compétences supplémentaires et réduire le coût des recrutements. D’ailleurs, 52 % des entreprises affirment réembaucher parfois d’anciens collaborateurs, d’après la même étude menée par HAYS. Cela fait de l’offboarding RH un processus gagnant-gagnant.

Un parcours d’offboarding réussi fluidifie la gestion des départs RH, facilite la transmission des connaissances, et ouvre la voie au recrutement boomerang. L’offboarding est un outil stratégique à ne pas négliger, puisqu’il impacte directement l’image, la réputation et la marque employeur de l’entreprise.

FAQ