Comment faire une fiche de paie : le guide en 9 étapes

Faire une fiche de paie est une obligation si vous avez des salariés. Ce document sert à justifier leur temps de travail, leurs revenus et les cotisations sociales payées. Quelles sont les mentions obligatoires ? Comment transmettre ce document et combien de temps le conserver ? Quelles sont les solutions pour éditer une fiche de paie ? On vous guide.

Les obligations légales liées à la fiche de paie

Les mentions obligatoires

Pour faire une fiche de paie, vous devez tout d’abord penser à mentionner plusieurs informations obligatoires sur vos bulletins de paie. Celles-ci sont définies par le Code du travail :

• l’identité de l’employeur : raison sociale, adresse, numéro SIRET et code APE ;
• l’identité du salarié : nom, prénom, emploi occupé, classification selon la convention collective ;
• la période et le volume de travail : dates de début et de fin, heures travaillées, distinction entre heures normales et majorées ;
• la rémunération brute : salaire de base, primes, indemnités, avantages en nature ;
• les cotisations sociales : part salariale et patronale, mention des organismes collecteurs ;
• le net à payer avant impôt, le prélèvement à la source et le net à payer final ;
• la mention du bulletin simplifié et la possibilité de contester les informations.

Aujourd’hui facultatif, le nouveau modèle de bulletin de paie clarifié deviendra obligatoire à compter du 1er janvier 2026. Celui-ci comportera une nouvelle rubrique, intitulée « Remboursements et déductions diverses ». Les cotisations de retraite complémentaire seront regroupées. Elles incluront la contribution d’équilibre technique (CET) et la contribution d’équilibre général (CEG). Les mentions relatives à l’évolution de la rémunération due à la suppression des cotisations salariales chômage et maladie devront être supprimées.

Les mentions interdites

La loi interdit d’inclure certaines informations sur la fiche de paie afin de protéger la vie privée du salarié.

Vous ne devez pas mentionner :

• ses absences pour grève ;
• l’exercice d’un mandat syndical ;
• ses opinions politiques, religieuses ou syndicales ;
• toute donnée discriminatoire liée à son origine, son orientation sexuelle ou son état de santé.

La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) peut également intervenir en cas de traitement illégal des données personnelles de vos salariés.

La dématérialisation et la conservation

Depuis 2017, vous pouvez remettre à vos salariés des fiches de paie sous format électronique. Vous n’avez pas besoin de leur accord préalable. Toutefois, le salarié peut s’y opposer à tout moment et vous devez alors lui fournir un bulletin de paie au format papier.

La dématérialisation des bulletins de paie doit garantir :

• la confidentialité des données ;
• l’accessibilité pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié via un coffre-fort numérique.

Le salarié doit pouvoir récupérer son bulletin à tout moment, même en cas de changement d’employeur. Vous devez aussi en conserver une copie pendant au moins 5 ans.

Chaque employé dispose d’un délai de 3 ans à partir de la remise de sa fiche de paie pour contester son montant ou son exactitude.

Les 9 étapes pour faire une fiche de paie

1. Renseigner les informations de l’employeur

Il faut commencer par indiquer les informations relatives à l’employeur :

• nom de l’entreprise : raison sociale, SIRET (numéro d’identification de l’entreprise), forme juridique de l’entreprise (SASU, SARL, etc.) ;
• adresse du siège social de l’entreprise ;
• numéro de TVA intracommunautaire.

2. Identifier le salarié

Ensuite, vous devez identifier le salarié. Voici les mentions obligatoires à inscrire :

• nom et prénom du salarié ;
• poste occupé et classification conventionnelle (niveau ou coefficient hiérarchique) ;
• période et nombre d’heures de travail, en précisant les heures normales et supplémentaires ;
• nature du forfait (hebdomadaire, mensuel ou annuel), le cas échéant.

3. Calculer la rémunération brute

La rémunération brute correspond au montant avant déduction des cotisations sociales. Voici ce que vous devez prendre en compte :

• le salaire de base : il peut être mensuel ou à l’heure ;
• les primes : indiquez toutes les primes dues au salarié, qu’elles soient fixes (prime d’ancienneté, prime de rendement) ou qu’il s’agisse d’éléments variables de paie (prime de fin d’année, prime de performance) ;
• les heures supplémentaires : si le salarié en effectue, le montant à payer doit être calculé en appliquant un taux majoré, conformément à la législation.

Il faut ensuite additionner ces différents éléments pour obtenir la rémunération brute totale du salarié.

4. Calculer les cotisations et contributions

Vous devez déduire les cotisations sociales salariales et patronales sur la rémunération brute. Voici comment procéder :

• cotisations salariales : ce sont les contributions que vous, en tant qu’employeur, devez retenir sur la paie du salarié. Elles incluent les cotisations pour la retraite, la santé, la Sécurité sociale, l’assurance chômage, etc. Leur taux varie en fonction du statut du salarié (cadre ou non-cadre par exemple) ;
• cotisations patronales : elles sont calculées sur la même base que les cotisations salariales, mais elles ne sont pas retenues sur le salaire du salarié. Elles concernent principalement les cotisations pour la Sécurité sociale, la retraite complémentaire, la formation professionnelle, etc.

Concrètement, vous devez appliquer les taux de cotisation correspondants au salaire brut du salarié pour calculer le montant des charges sociales salariales. Ensuite, vous effectuez la même opération pour déterminer les cotisations patronales.

5. Déterminer la rémunération nette avant impôt

Pour obtenir la rémunération nette avant impôt, il faut déduire les cotisations sociales salariales du salaire brut. Cela correspond au montant du salaire sur lequel sera calculé l’impôt sur le revenu, avant l’application du prélèvement à la source.

Le calcul est donc le suivant :

Salaire brut – cotisations salariales = rémunération nette avant impôt

C’est cette somme qui servira de base au calcul pour le prélèvement à la source.

6. Prendre en compte l’impôt sur le revenu

Depuis 2019, l’impôt sur le revenu est prélevé directement sur le salaire. Il faut donc :

• appliquer le taux de prélèvement à la source : ce taux peut être personnalisé (si le salarié a fourni son taux aux impôts) ou non personnalisé (en fonction d’un barème) ;
• calculer le montant à retenir : le taux de prélèvement est appliqué sur la rémunération nette avant impôt.

Si par exemple, votre salarié a un taux de prélèvement à la source de 5 %, il faut calculer 5 % de la rémunération nette avant impôt et déduire ce montant de son salaire net à payer.

7. Calculer le salaire net à payer

Le salaire net à payer correspond au montant final que le salarié recevra sur son compte bancaire. Il est calculé comme suit :

Rémunération nette avant impôt – prélèvement à la source = salaire net à payer.

Vous devez vérifier que ce montant correspond bien à la somme qui sera versée au salarié, en tenant compte des éventuelles indemnités ou prélèvements spécifiques (avance sur salaire, remboursement de frais, etc.).

8. Mettre à jour le compteur de congés payés

Enfin, n’oubliez pas de mettre à jour le compteur de congés payés de votre salarié. Pour cela, vous devez calculer :

• le nombre de jours de congés payés acquis durant la période de paie (en général, 2,5 jours par mois de travail effectif) ;
• les jours pris par le salarié durant le mois écoulé.

Ces informations sont obligatoires pour garantir le suivi des droits à congés.

L’externalisation de la paie est une solution intéressante pour éviter les erreurs et gagner du temps. Vous pouvez faire appel à un expert-comptable ou à un cabinet spécialisé. Vous pouvez aussi utiliser un logiciel de paie.

9. Inclure les mentions finales

Pour finir, vous devez :

• indiquer la rubrique relative au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr, dans la section des cotisations salariales ;
• ajouter une mention incitant le salarié à conserver son bulletin de paie sans limitation de durée ;
• préciser le nombre d’heures indemnisées en cas d’activité partielle.

Les solutions pour générer une fiche de paie

Si vous souhaitez gérer la paie vous-même, vous pouvez utiliser un modèle de fiche de paie. Toutefois, cela demande une grande vigilance pour garantir la conformité légale de vos documents. Faire des erreurs dans la gestion de la paie peut avoir des conséquences financières importantes en cas de contrôle.

L’autre option est d’utiliser un logiciel de paie en ligne. Ce type d’outil permet d’automatiser la génération des fiches de paie et de suivre les évolutions de la législation. Vous pouvez utiliser des logiciels comme Payfit ou Cegid Paie. Ces outils simplifient votre gestion administrative. Ils sont une bonne alternative pour garder la main sur cette partie RH, tout en évitant les erreurs.

Enfin, certaines entreprises optent pour un prestataire extérieur. Vous pouvez vous tourner vers un expert-comptable en ligne ou bien une société spécialisée dans l’externalisation de la paie. Vous gagnez du temps et êtes assuré d’une gestion fiable de la paie. L’un dans l’autre, le tarif de l’externalisation de la paie n’est pas si élevé compte tenu du temps gagné pour votre activité.

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