Quoi de mieux que d’avoir une représentation visuelle des tâches qu’il vous reste à faire pour avoir l’esprit plus léger ? Si vous êtes réputés pour utiliser des post-it à tout-va, on a ce qu’il vous faut. Visuelle, flexible et efficace, la méthode Kanban saura vous conquérir pour la gestion de projet.
Cet article décompose pour vous l’histoire de l’approche Kanban, ses principes et mises en pratique, ses avantages, ainsi que les logiciels qu’il vous faut absolument pour l’appliquer dès maintenant.
Méthode Kanban : définition
Un peu d’histoire sur la méthode Kanban
Kanban vient du japonais et se traduit par “tableau”. Cette méthode Agile a été développée dans les années 1940 par M. Taiichi Ohno pour le groupe Toyota. L’objectif était d’améliorer la production des voitures tout en minimisant le gaspillage et en favorisant la collaboration au sein des équipes. Initialement prévue pour la gestion des stocks et une production à flux tendus, elle s’est par la suite étendue au personnel et à la gestion de projet. Elle s’est distinguée par son approche basée sur la demande de la clientèle (pull), en contraste d’une démarche consistant à produire des biens et les commercialiser (push).
Qu’est-ce que la méthodologie Kanban ?
La méthode Kanban s’appuie sur un système de cartes permettant de signaler le besoin de production et de suivre la progression des tâches assignées. Elle est aujourd’hui grandement répandue au sein des entreprises pour perfectionner la gestion de projet et le travail d’équipe : 86% des entreprises répondantes à une étude du Kanban University indiquaient avoir l’intention d’utiliser cette méthode de gestion de projet dans les douze prochains mois en 2022.
Le procédé Kanban vise à améliorer l’efficacité, la qualité et la flexibilité dans la réalisation des missions. Les dimensions de visualisation du flux de travail et de limitation du travail en cours sont centrales dans cette méthodologie. Le but est avant tout d’établir un processus qui permet de catégoriser chaque étape et ainsi diminuer la quantité de tâches en cours de réalisation. La gestion du flux vient améliorer en continu les pratiques établies.
Les principes et pratiques de la méthodologie Kanban
Les principes de Kanban
La méthode Kanban se compose de 4 principes :
- Commencer par ce que vous faites déjà : la méthode Kanban se base sur le flux de travail actuel et cherche à l’optimiser en minimisant le gaspillage et en favorisant la collaboration ;
- Accepter de poursuivre des changements graduels et évolutifs : elle ne cherche pas à tout changer en une seule fois, mais plutôt à améliorer de manière progressive et continue le flux de travail ;
- Respecter le processus actuel, les rôles, les responsabilités et les titres : ce processus tient compte des pratiques existantes pour accroître l’efficacité sans perturber les rôles ni les responsabilités ;
- Encourager les initiatives à tous les niveaux : enfin, elle encourage la collaboration et l’initiative à tous les niveaux de l’organisation pour améliorer le flux de travail.
Les pratiques de la méthode Kanban
6 pratiques ont été instaurées pour développer la méthode Kanban :
- Visualiser le flux de travail : comme mentionnée précédemment, la visualisation du flux de travail actuel est considérée comme fondamentale pour mieux comprendre les étapes du processus et identifier les goulots d’étranglement ;
- Limiter le travail en cours : ainsi, cela limite le nombre de tâches en cours pour éviter la surcharge de travail et améliorer la qualité des tâches réalisées ;
- Gérer le flux : Kanban permet de réguler le flux de travail en ajustant le nombre de missions à faire, en cours, et terminées, et en évitant les retards et les blocages ;
- Rendre explicites les politiques du processus : établir des politiques claires pour les étapes du processus est au cœur du modèle, afin d’assurer sa compréhension en interne ;
- Mettre en œuvre des boucles de rétroaction : cette méthodologie assure l’obtention de commentaires réguliers sur le processus pour identifier les améliorations potentielles ;
- Améliorer de manière collaborative : le procédé encourage la collaboration pour identifier et mettre en œuvre les améliorations nécessaires.
Tableau, carte, étiquette : comment fonctionne Kanban ?
La méthode Kanban fonctionne concrètement à l’aide d’un tableau visuel pour représenter le flux de travail et les tâches à accomplir.
Les cartes ou les étiquettes représentent les missions. Chaque mission est déplacée de colonne en colonne – généralement de gauche à droite – en fonction de son état d’avancement. Les colonnes sont souvent étiquetées par étape du processus, telle que « à faire », « en cours », et « terminé ». Le tableau permet à l’équipe de visionner l’ensemble des tâches en cours et d’identifier rapidement les points de blocage.
Les avantages de la méthode Agile Kanban
La méthodologie Agile Kanban est très appréciée par les entreprises pour ses nombreux avantages.
La réduction du gaspillage
Kanban permet d’éliminer les activités apportant peu de valeur ajoutée et de réduire les stocks en ne produisant que ce qui est nécessaire. Ainsi, la méthode vous aidera à optimiser vos coûts et à améliorer votre rentabilité.
La flexibilité
Cette méthode de gestion de projet est très flexible et s’adapte facilement aux changements. Elle donne la possibilité de prendre en compte les évolutions du marché et les demandes des clients en temps réel. La méthode facilite également la gestion de projets complexes, grâce à une meilleure visibilité sur le travail en cours.
L’efficacité
La catégorisation de ce procédé garantit une meilleure qualité et une rapidité d’exécution des tâches. En effet, la sectorisation des missions est un moyen pour les équipes de se concentrer sur un élément en particulier et fournir un travail approfondi avant de passer à la tâche suivante.
De plus, cela facilite le repérage des goulots d’étranglement et points de blocage. Chacun peut alors concentrer ses efforts sur ces points pour fluidifier le processus
La prévisibilité
A l’instar de la méthode traditionnelle de gestion de projet Waterfall, Kanban devient un moyen de prévision en fournissant une vision claire de ce qui est en cours et de ce qui est à venir. Les membres du projet peuvent donc mieux planifier leur travail et anticiper les éventuels retards.
La satisfaction du client
Les gains de temps engendrés par le procédé offrent l’opportunité aux employés de se consacrer davantage aux demandes des clients pour y répondre plus rapidement et pleinement. La méthode favorise l’ajustement au fil du temps des problèmes et accorde une meilleure capacité à les résoudre en équipe.
Les meilleurs logiciels et outils de méthodologie Agile Kanban
De nombreux logiciels et outils de gestion de projet intègrent la méthode Kanban. Voici une liste non exhaustive de ces outils pour la mettre en pratique.
Trello
Simple et ergonomique, Trello est un outil très visuel pour créer vos tableaux Kanban. Il est accessible par tous et fait gagner du temps grâce à ses nombreuses automatisations et intégrations.
Notion
Très personnalisable et modulable, Notion offre de vastes possibilités. Il propose de nombreux templates pour faciliter la prise en main. C’est un outil très collaboratif.
Asana
Dès sa version gratuite, Asana offre des fonctionnalités avancées pour travailler sur vos projets avec la méthode Kanban. L’interface est agréable à utiliser et flexible. Elle possède aussi de nombreuses intégrations.
Jira
Avec son outil très complet, Jira dispose de la vue Kanban pour visualiser et gérer vos projets. Très paramétrable, il s’adapte particulièrement bien à une gestion agile et visuelle de vos projets.
Kanbanize
Kanbanazie est une solution qui s’appuie majoritairement sur le processus Kanban. Mais il possède de multiples fonctionnalités vous permettant de gérer des flux et workflows complexes. On apprécie aussi la capacité de stockage importante. Le nombre d’utilisateurs est illimité.
Monday
Monday est un logiciel de gestion de projet très puissant qui dispose des vues Kanban (et d’autres) et de bien d’autres outils de gestion. Petit plus : vous pouvez intégrer votre CRM pour une solution plus complète.
Méthode Kanban vs Scrum : comment choisir ?
La méthode Kanban et la méthode Scrum sont deux méthodes Agile pour la gestion de projet. Kanban est davantage adapté aux projets à flux continu avec un besoin de personnalisation, tandis que Scrum convient mieux aux projets à itération pour de petites équipes.
Le choix entre ces deux procédés dépend avant tout des besoins spécifiques de chaque projet. Si le projet nécessite une planification précise et des itérations clairement définies, Scrum est ce qu’il vous faut. Si au contraire le projet doit se réaliser avec une grande flexibilité et une meilleure visibilité, Kanban est idéal.
| Kanban | Scrum | |
|---|---|---|
| Régularité | Flux de travail continu | Sprints réguliers à durée préétablie |
| Méthodologie | Le travail se réalise de manière continue et est transféré à la colonne suivante lorsque l’équipe le décide | Le travail est considéré comme terminé à la fin de chaque sprint via l’approbation du responsable produit |
| Responsabilités | Il n’y a pas de répartition précise dans la réalisation du projet | Chacun a un rôle déterminé : product owner, scrum master, et developers |
| Indicateur clé | Durée du procédé | Rapidité |
| Principe | Des modifications peuvent être apportées continuellement au projet | Les caractéristiques doivent rester constantes durant la durée du sprint pour ne pas entraver l’apprentissage |
Certains parlent même de la méthode Scrumban, qui se concentre davantage sur les tâches que sur les sprints. Mais il existe encore plusieurs autres méthodes de gestion de projet dites Agile. eXtreme Programming, Lean, Six Sigma font aussi partie des plus populaires.
FAQ
Qu’est-ce que la méthode Kanban ?
La méthode Kanban est une approche de gestion de projet qui vise à améliorer l’efficacité, la flexibilité et la prévisibilité d’un processus en permettant aux équipes de visualiser leur travail, de limiter celui en cours et de gérer le flux futur. Elle se base sur des principes d’amélioration continue et de collaboration.
Comment fonctionne un tableau Kanban ?
Un tableau Kanban est composé de colonnes représentant les différentes étapes du projet et de cartes symbolisant les tâches à accomplir. Chaque carte peut être déplacée d’une colonne à l’autre à mesure qu’elle avance dans le procédé. Cela permet aux équipes de visualiser le flux de travail, de limiter le travail en cours et d’identifier les goulots d’étranglement.
Pourquoi utiliser la méthodologie Agile de gestion de projet Kanban ?
Kanban offre de nombreux avantages, tels que la réduction du gaspillage, la flexibilité, l’efficacité, la prévisibilité et la satisfaction du client. Elle donne également la possibilité de renforcer la collaboration et l’amélioration continue dans le processus.
