Gestion de projet : 5 étapes incontournables à connaître

Pour mener à bien vos projets, il serait dommage de se lancer sans employer les techniques de gestion de projet. Comment définir et appliquer celle-ci ? C’est ce que nous allons voir dans cet article en revenant sur les différentes étapes de gestion de projet qu’il faut suivre pour maximiser les chances de mener à bien son projet.

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

La norme ISO 21500 définit la gestion de projet comme étant « l’application de méthodes, d’outils, de techniques et de compétences sur un projet. » Mener un projet implique de le décomposer en plusieurs phases. Ces étapes de gestion de projet sont :

• le démarrage du projet ;
• la planification du projet ;
• l’exécution du projet ;
• le suivi du projet ;
• la clôture du projet.

Plus généralement, la gestion de projet correspond à l’ensemble des ressources humaines et matérielles utilisées pour atteindre un objectif dans un temps défini.

Quelle est l’importance d’assurer une bonne gestion de projet ?

Suivre une bonne gestion de projet est primordial pour de nombreuses raisons. Elle vous permet d’assurer un cadre précis au projet, avec des objectifs stratégiques clairs. Elle assure également une répartition des tâches optimale entre les différents membres de l’équipe participant au projet.

Que cela soit en interne ou en externe du projet, il est impératif que chaque individu profite de toutes les informations utiles pour sa réalisation. Pour ce faire, il est possible d’employer des outils de gestion de projet, permettant d’améliorer de façon drastique la gestion du projet.

Enfin, une bonne gestion de projet vous permet de prendre des décisions plus rapidement et plus efficacement. La conduite du projet pose de façon claire les besoins et urgences et permet de bénéficier d’une vision d’ensemble. Une bonne gérance permet d’assurer le succès de vos projets en termes de coûts, de qualité, de délais et de satisfaction des parties prenantes.

Les 5 étapes de la gestion de projet

Pour vous aider à (mieux) maîtriser et gérer vos projets, nous avons décomposé ceux-ci en 5 étapes de gestion de projet.

Démarrage du projet

Le démarrage du projet est la fondation sur laquelle s’appuieront les autres étapes de la gestion de projet. Vous devez vous assurer d’avoir atteint plusieurs objectifs au cours de cette phase.

Tout d’abord, il est primordial de justifier le projet. C’est-à-dire que vous devez trouver un sens au projet. Pour ce faire, vous pouvez réaliser une étude préalable afin de valider le besoin, mais aussi l’investissement et le bénéfice prévus. Cette étude peut avoir la forme d’une étude d’opportunité ou, plus généralement, d’une étude de marché.

En se basant sur ces informations, vous êtes maintenant en mesure d’élaborer une charte projet. L’objectif final de la charte de projet est de confirmer le lancement d’un projet et le faire approuver. Elle permettra d’aller plus en profondeur sur les investissements en budgétisant, mais aussi en émettant les hypothèses de base telles que l’échéancier prévisionnel et le périmètre du projet.

Enfin, vous pouvez organiser une réunion de lancement afin de convaincre les parties prenantes de l’intérêt qu’elles ont à soutenir ce projet. C’est ici que l’étude de marché et la charte projet deviennent indispensables car ils rassemblent les arguments en faveur du projet.

Planification du projet

La planification du projet vous permet de déterminer et d’organiser les tâches, ainsi que d’estimer leurs charges et ressources nécessaires. Grâce à la planification, vous êtes capable de jongler habilement avec les trois contraintes du projet : délais, budget et planning.

Vous devez tout d’abord définir le contenu du projet en exposant ses objectifs, mais aussi les exigences des parties prenantes.

Il vous faut ensuite découper le projet en plusieurs tâches bien distinctes. Ces dernières doivent respecter l’acronyme SMART, c’est-à-dire qu’elles doivent être :

• spécifiques ;
• mesurables ;
• atteignables ;
• axées sur les résultats ;
• temporellement définies.

Cette activité va vous permettre de créer l’organigramme du projet (Work Breakdown Structure). Il faudra par la suite mettre en place des jalons, évènements clés montrant la progression du projet, mais aussi allouer les tâches et définir le format des résultats de celles-ci.

Vous pouvez vous aider d’un logiciel de planification de projet. Une fois ce planning effectué, vous devez sélectionner les ressources nécessaires et structurer les tâches. Un nombre d’heures spécifique doit être attribué à chaque tâche afin de pouvoir déduire son coût.

Enfin, il faut identifier les risques auxquels le projet fait face. La première étape d’un plan de gestion des risques est de les lister, puis il faut les classer selon leur impact et leur occurrence. Une matrice des risques est un outil parfait car très intuitive et lisible.

Exécution du projet

La phase d’exécution du projet consiste à concevoir, réaliser et déployer le projet. Afin de permettre le meilleur déploiement possible et de bien gérer le planning prévisionnel, nous vous recommandons d’employer un diagramme de GANTT ou un diagramme de PERT. Le diagramme de Gantt est une représentation graphique du calendrier du projet. La colonne de gauche énumère les tâches à effectuer tandis que l’en-tête représente les unités de temps. Le diagramme de PERT évoque des nœuds et des flèches se reliant.

Vous devez ensuite gérer les ressources humaines.

Nous avons évoqué précédemment la matrice des compétences, permettant d’allouer chaque tâche à la personne la plus compétente. Il est également possible d’employer la matrice RACI afin de déterminer les rôles et responsabilités de chacun.

La maîtrise des risques est gérée par la matrice des risques, mise en place lors de la planification du projet. Assurez-vous de régulièrement mettre à jour celle-ci au fur et à mesure des avancées du projet afin de toujours pouvoir trouver une réponse aux problèmes rencontrés.

Enfin, vous devez gérer les approvisionnements et les changements pouvant opérer lors du projet. Pour ce dernier point, vous pouvez utiliser le modèle ADKAR. Il permet de simplifier la conduite du changement dans le projet.

Suivi du projet

Une fois votre projet lancé, il est fondamental de suivre les avancements des différentes phases de celui-ci. On parle de suivi d’avancement ou de contrôle des tâches. Cela prend souvent la forme d’un document résumant régulièrement la progression du projet. Il contient l’état d’avancement du projet, les pourcentages des tâches réalisées, les jalons atteints, les différences entre le calendrier prévisionnel et réel et les défis que vous et votre équipe rencontrez. Ce document peut-être automatisé grâce à l’utilisation de logiciels de gestion de projet, ou encore via Excel.

Afin de collecter les données de votre projet, vous pouvez employer une matrice de S&E (suivi et évaluation) pour exposer précisément les responsabilités de chacun avec le délai qu’il a pour ses tâches.

Les avantages du rapport d’avancement sont nombreux. Ce dernier vous permet de :

• suivre l’état de santé du projet ;
• résumer l’état d’avancement du projet ;
• réduire l’effort manuel ;
• communiquer les prochaines étapes du projet et les activités nécessaires ;
• identifier les goulots d’étranglement ;
• réduire les réunions.

Vous devez impérativement utiliser des indicateurs clés de performance (KPIs) pour évaluer la qualité de la gestion des activités de votre projet. Ces données permettent d’évaluer un scénario, de jauger la réussite du projet et de parvenir à la meilleure conclusion possible. Veillez à choisir vos KPIs avec attention. Il faut qu’ils soient spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps.

Clôture du projet

La dernière étape d’une gestion de projet est la clôture, au cours de laquelle vous réglez les derniers détails, présentez vos conclusions et faites un compte rendu à l’équipe. La phase de clôture du projet vous donne l’occasion de réfléchir à vos prochaines étapes. Il peut s’agir de la transmission du projet à une autre équipe, du lancement d’un nouveau projet ou de l’utilisation des leçons apprises.

Cependant, il est nécessaire d’inclure différentes étapes afin de veiller à la bonne cessation du projet :

• tirer des enseignements du projet : conservation des meilleures pratiques pour les projets ultérieurs, apprentissage des échecs passés… ;
• créer un rapport de clôture du projet : ce document conserve les traces des différentes caractéristiques du projet, évalue la satisfaction client et s’assure que les tâches de clôture soient effectuées ;
• archiver les données du projet : la conservation des données du projet permettra de disposer d’un outil de formation en plus d’une ressource.

8 astuces pour réussir votre gestion de projet

Maintenant que vous connaissez les principales étapes d’une gestion de projet, nous vous donnons 8 astuces pour être encore plus efficace.

Bien définir votre objectif

Avoir un objectif clair vous permet de concentrer vos efforts avec précision et de mieux connaître vos besoins. Il est même conseillé de définir plusieurs sous-objectifs afin de connaître le travail à faire pour chaque étape du projet.

Répartir les tâches efficacement

Une équipe pluridisciplinaire est un atout considérable dans la gestion de projet. Afin de l’exploiter au maximum, pensez à donner à chacun des tâches en rapport avec ses compétences.

Définir des jalons et étapes clés

La mise en place de jalons vous permet de vous rendre compte des retards par rapport à votre planning prévisionnel. De plus, les jalons vous aident à gérer les risques de votre projet.

Rester concentré sur une action

Afin d’optimiser l’efficacité du projet, essayez au maximum de vous focaliser sur une tâche et de n’en entamer d’autres que lorsque celle-ci est terminée. Cela peut sembler contradictoire mais permet au contraire un gain de temps. Pour vous aider, les logiciels de to-do list sont pratiques !

Utiliser des outils de gestion de projet

Vous ne pouvez pas penser à tout lors de votre projet. Afin de vous alléger l’esprit, vous pouvez utiliser des outils de gestion de projet comme Monday, Wrike ou Asana. Ils vous permettent de centraliser toutes les informations de façon claire et organisée.

Déléguer, mais vérifier

Les autres membres de votre équipe doivent se sentir intégrés au projet. Vous devez donc les impliquer en leur donnant des tâches à faire. Mais il est important que vous leur fournissiez des feedbacks afin de vous assurer que le projet avance toujours dans la bonne direction.

Organiser des réunions récurrentes

À chaque fin de réunion, pensez à définir la date de la prochaine avec les objectifs à accomplir d’ici là. Cela permet de conserver une dynamique de travail et de ne pas subir de retard important.

Apprendre de vos erreurs

Il est normal de commettre des erreurs lors de la gestion de votre projet mais l’important est de ne pas les répéter. En faisant des erreurs, vous accumulez de l’expérience, bonne à prendre pour la suite de votre projet et les projets suivants.

Quelles sont les compétences à avoir pour être un bon gestionnaire ?

Un gestionnaire, ou chef de projet, se doit de posséder plusieurs compétences permettant de mener à bien les objectifs du projet. Voici une liste non exhaustive de ces compétences :

• de fortes capacités de communication ;
• la capacité de travailler en équipe ;
• la proactivité ;
• l’esprit critique ;
• des aptitudes managériales fortes ;
• la bonne gestion des ressources ;
• l’empathie.

Un bon gestionnaire doit connaître ses points d’amélioration afin de les pallier. Il s’agit donc d’un processus constant.

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