Guide : tableau des éléments variables de paie (Excel)

A priori, chaque salarié connaît la rémunération qu’il percevra chaque mois. En réalité, il existe plusieurs éléments pouvant modifier ce montant. C’est ce qu’on appelle les éléments variables de paie. Qu’est-ce que c’est ? Quels sont-ils ? Comment sont-ils traités et collectés ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Qu’est-ce qu’un élément variable de paie ?

Par principe, une paie est identique tous les mois, mais dans les faits ce n’est pas le cas. En réalité, outre le salaire de base, la paie est composée de plusieurs éléments. Certains sont fixes (comme les tickets-restaurants) et d’autres sont plus variables (comme les commissions, les congés, les absences, etc.).

D’après une étude sur la structure des rémunérations dans le secteur privé, publiée par la Dares, « 25,1 % de la rémunération brute totale en 2020 correspond à des éléments variables. » Il s’agit en majeure partie de primes et compléments de salaire pour 88,8 % des salariés, alors que les heures supplémentaires et complémentaires concernent 43,9 % des salariés, en 2020.

Ainsi, de par la nature fluctuante de ces éléments, le salarié ne perçoit donc pas toujours la même rémunération d’un mois à l’autre. Pour autant, il est primordial que ce dernier ait une visibilité sur sa rémunération. C’est pourquoi, quelle que soit leur nature, le service RH et le service comptabilité doivent impérativement connaître chaque élément de la paie pour fournir au salarié une rémunération claire et juste. Et ce, tous les mois.

Modèle de tableau des éléments variables de paie

Comme nous allons le voir par la suite, la collecte et la saisie des éléments variables de paie n’est pas toujours chose aisée et pourtant, ce sont des étapes nécessaires pour garantir une rémunération juste à vos collaborateurs.

Pour vous faire gagner du temps, nous vous proposons notre modèle Excel pour regrouper vos éléments variables de paie. Vous disposerez ainsi d’une vision globale et vous pourrez plus aisément vérifier s’il vous manque des données ou non.

• Modèle de tableau des éléments variables de paie sur Excel

Il est indéniable qu’utiliser un logiciel de paie facilite la collecte et la saisie de ces éléments. En plus de tous les avantages qu’offre un logiciel spécialisé :

• l’automatisation du processus de paie et un gain de temps au quotidien ;
• un risque d’erreur limité et une garantie de données fiables ;
• la sécurisation des données ;
• la garantie d’être en conformité (taux de cotisation en vigueur, etc.) ;
• la simplification des circuits de vérification et de validation ;
• etc.

Cependant, si vous n’en disposez pas d’un, sachez qu’il est tout à fait envisageable de créer votre propre tableau préparatoire de paie avec le listing des EVP sur Excel.

Les divers éléments variables de paie (EVP)

Les absences rémunérées

Le Code du travail prévoit plusieurs possibilités d’absence pour lesquelles le salarié continue de percevoir une rémunération (articles L3142-1 à L3142-3 du Code du travail). Par exemple, le décès d’un parent qui concerne un congé pour événements familiaux, ou encore les RTT (réduction de temps de travail) qui sont octroyés aux salariés.

Ces absences n’ont pas d’incidence sur le montant de la rémunération. Ce ne sont donc pas à proprement parler des éléments variables de paie. Cependant, ils doivent impérativement être mentionnés sur la fiche de paie.

Les absences non rémunérées

Ces absences non rémunérées concernent les entrées et sorties du salarié pendant sa période de travail.

Les absences non rémunérées se décomposent en deux catégories :

• les congés non rémunérés (le congé de solidarité familiale, le congé pour création d’entreprise, le congé sans solde, le congé sabbatique, etc.) ;
• les absences injustifiées pouvant donner lieu à une sanction disciplinaire et à une retenue sur salaire.

Selon que le salarié est en forfait jour ou en forfait heure, ces absences seront décomptées différemment.

Les absences non rémunérées ont nécessairement un impact sur la paie. Outre le fait qu’aucune rémunération ne soit perçue pour ces absences, elles peuvent jouer sur le calcul du plafond de la Sécurité sociale ou encore sur des éléments variables de paie comme le calcul de la prime par exemple.

Ainsi, si la prime est conditionnée par la présence du salarié, il est tout à fait possible que l’employeur proratise le montant de cette dernière.

Enfin, sachez que les absences non rémunérées, donc non assimilées à du temps de travail effectif, ne permettent pas d’acquérir des droits à congés payés, sauf si la convention collective le prévoit.

La maladie

Chaque salarié a droit à des arrêts maladie. Mais dans ce cas, ce n’est pas l’employeur qui verse un salaire au salarié, mais la Sécurité sociale qui lui verse une indemnité journalière. Celle-ci correspond à 50 % de son salaire journalier de base (moyenne des salaires bruts des 3 derniers mois précédant son arrêt de travail).

Mais avant de bénéficier de cette prise en charge, la loi prévoit trois jours de carence pendant lesquels le salarié n’est pas rémunéré.

En plus de l’indemnité journalière de la Sécurité sociale, l’employeur doit également verser un complément de salaire. L’objectif est de permettre au salarié de percevoir une rémunération équivalente à 90 % de son salaire brut.

Les congés

Chaque salarié a droit à cinq semaines de congé par an (ou plus selon les dispositions de la convention collective applicable). Par principe, pendant ces congés, le salarié perçoit une indemnité correspondante a minima à la rémunération perçue s’il avait travaillé. Il ne voit donc pas son salaire diminué pour avoir pris des vacances.

Cela dit, cinq semaines de vacances annuelles ne sont pas toujours suffisantes. Certains salariés décident alors de prendre des congés sans solde. Autrement dit, sans être rémunéré.

Ces congés sans solde diminuent alors la rémunération mensuelle. Il s’agit donc d’un élément variable de paie, mais à la baisse.

Les primes et commissions

Bien que ces deux notions regroupent chacune une récompense octroyée au salarié, elles sont toutefois à différencier :

• les primes : il peut s’agir de la prime d’ancienneté, la prime exceptionnelle, la prime de vacances, etc.
• les commissions : ces commissions sont clairement définies dans le contrat de travail. Leur objectif est d’apporter un complément de salaire à l’employé pour le récompenser d’avoir atteint ses objectifs. Généralement versées au service commercial en fonction du nombre de ventes réalisées, elles peuvent aussi être versées au service marketing, au service RH, etc.

Ces primes et commissions permettent de faire varier le salaire de l’employé à la hausse.

Les heures supplémentaires

Les salariés en temps horaire qui dépassent leur nombre d’heures hebdomadaires perçoivent alors une majoration pour toutes les heures supplémentaires réalisées.

Selon les dispositions de la convention collective, ces heures supplémentaires pourront aussi être remplacées par un repos compensateur équivalent.

Quels que soient ces éléments variables de paie, ils doivent toujours être fixés de manière objective et ne pas dépendre uniquement de la volonté de l’employeur.

Comment collecter les éléments variables de paie ?

Avant de transférer sa rémunération au salarié, le service paie doit d’abord collecter tous les éléments variables de paie.

En fonction des processus mis en place au sein de l’entreprise, cette collecte peut s’avérer plus ou moins délicate. En effet, les sources de données peuvent être éparpillées à différents endroits en raison de la multitude d’éléments variables de paie.

L’idéal est donc de centraliser toutes les informations. À ce titre, certains services utilisent des logiciels de gestion du temps, des logiciels de planning du personnel ou simplement des fichiers Excel. Pour faciliter la communication avec la paie, il est aussi bien évidemment possible d’utiliser un logiciel complet de gestion des RH, comme les outils ci-dessous.

Dans tous les cas, il s’agit de trouver l’outil minimisant le risque d’erreur. Et pour cause, la moindre erreur impacte plusieurs services :

• le salarié qui ne perçoit pas un salaire juste ;
• le service de paie qui doit procéder aux rectifications ;
• le service de comptabilité qui doit déterminer l’ensemble des charges de l’entreprise (notamment la part de la masse salariale) ;
• le service RH qui doit définir une politique de rémunération claire et précise pour favoriser l’attractivité de chaque poste ;
• l’entreprise qui doit renseigner l’ensemble des rémunérations versées aux organismes sociaux. Et en cas d’erreur, un redressement peut s’avérer nécessaire.

Le traitement et la saisie des EVP

Comment et où saisir les variables de paie dans un logiciel de paie ?

Les éléments variables de paie doivent être saisis directement au sein du logiciel de paie (ou autre outil selon l’organisation de l’entreprise).

Cet outil regroupe plusieurs informations :

• des données fixes (identité du salarié, identité de l’entreprise, salaire de base, etc.) : ces éléments n’ont pas vocation à être modifiés ;
• des données variables : ces informations sont à remplir en fonction des données collectées en amont.

Pour collecter les données, il est possible de connecter vos outils de gestion à votre logiciel de paie si celui-ci le permet. C’est un gain de temps indéniable et surtout un risque d’erreurs largement limité. Au lieu de rentrer manuellement les données, celles-ci sont automatiquement synchronisées avec votre logiciel de paie. Lorsque l’on a plusieurs dizaines, voire centaines, de fiches de paie à traiter, automatiser ce processus prend tout son sens !

Vérifier les éléments variables de paie

Malgré toutes les précautions prises, des erreurs peuvent toujours persister. Il est donc préférable de vérifier leur prise en compte, lors du calcul de la paie.

Si vous n’avez pas les ressources ou connaissances en interne, les éditeurs de logiciel de paie vous accompagne généralement dans l’implémentation de l’outil. C’est par exemple important pour le calcul des heures supplémentaires qui varie selon les règles de la convention collective.

Ensuite, les personnes chargées d’envoyer la paie doivent vérifier la cohérence entre l’ensemble des EVP saisis et les informations transmises par chaque salarié. Cette vérification est indispensable afin de garantir l’exactitude des informations et de limiter les erreurs.

Sachez que si le calcul de la paie devient un casse-tête chaque mois, notamment à cause de la collecte et la saisie des éléments variables de paie, vous pouvez aussi envisager l’externalisation de la paie.

Le traitement des éléments variables de paie représente un réel enjeu stratégique pour l’entreprise. Ils assurent, en effet, l’équité et la transparence des rémunérations, contribuant ainsi à renforcer l’engagement de vos collaborateurs et la crédibilité de l’entreprise.

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