En bref
- Bien gérer les dépenses de ses équipes est essentiel pour maîtriser les coûts de votre entreprise.
- Une bonne maîtrise des dépenses d’équipe apportent de nombreux avantages, aussi bien du côté collaborateurs que des managers ou du côté des services financiers et comptables.
- Instaurer une politique claire et transparente, utiliser des outils modernes et performants et se parer contre la fraude font partie des stratégies de réussite d’une bonne gestion des dépenses d’équipe.
La gestion des dépenses des équipes peut se révéler être un véritable parcours du combattant pour bon nombre d’entreprises. Entre l’élaboration des notes de frais, le contrôle des justificatifs ou encore le remboursement des avances de frais dans un délai raisonnable, l’optimisation de la gestion des dépenses de ses équipes est devenu un enjeu majeur.
Comment optimiser la gestion des dépenses de vos équipes ? Est-il possible de dématérialiser les notes de frais ? Quels outils utiliser ? On vous explique tout dans cet article.
Quelles sont les dépenses d’équipe en entreprise ?
Les dépenses d’équipe en entreprise sont multiples et variées. Généralement, les dépenses les plus courantes sont les suivantes :
- les frais de déplacement (péages, carburant, etc.) ;
- les frais d’hébergement (hôtels) ;
- les frais de repas ;
- les frais liés aux outils et aux logiciels (achat ou abonnements) ;
- les frais de fournitures de bureau et des consommables (papier, cartouches d’encre, etc.).
Pourquoi améliorer la gestion des dépenses de ses équipes ?
La gestion des dépenses de vos équipes doit faire partie de vos priorités. En effet, sachez qu’une gestion efficace regroupe de nombreux avantages.
Elle vous permet tout d’abord d’autonomiser et de responsabiliser vos salariés. En instaurant une politique de dépenses claire et précise, il leur revient de s’assurer qu’ils en ont pris connaissance et qu’ils l’appliquent. Grâce à l’attribution de cartes de paiement et l’implémentation d’un système garantissant un remboursement rapide en quelques clics, vous instaurez la confiance dans et au sein de vos équipes. Ils sont donc plus indépendants mais aussi plus rassurés.
Il permet en effet de digitaliser de nombreux processus. La gestion est plus transparente et impartiale.
Nous le disions, fournir des cartes de paiement à vos collaborateurs les valorise. Mais pas d’inquiétude, vous gardez tout de même une complète maîtrise. Ces cartes professionnelles incluent parmi leurs fonctionnalités la possibilité de mettre en place des plafonds. Il peut s’agir de montant de dépenses, mais aussi de lieu de dépenses, type de magasin, zone géographique, etc. L’utilisation d’un logiciel contribue à une meilleure maîtrise des dépenses d’équipe. Vous pouvez donc aligner l’autonomie qu’offrent ces moyens de paiement avec votre politique de dépenses interne.
Mettre en place des process pour mieux gérer les dépenses d’équipe garantit aussi un gain de temps indéniable aussi bien pour les salariés mais aussi pour le service financier de votre entreprise. Avec des processus clairs et transparents et des outils de gestion des dépenses performants, vous mettez toutes les chances de votre côté pour maîtriser efficacement les dépenses de vos équipes.
Enfin, s’atteler la gestion des dépenses d’équipe permet également d’améliorer la sécurité en réduisant les fraudes via les logiciels de dématérialisation et la détection automatique des dépenses non justifiées ou des doublons de factures.
Vous l’aurez compris, une gestion efficace des dépenses de vos équipes est nécessaire pour assurer la productivité de votre entreprise et maintenir un bon climat social.
Les 5 façons de mieux gérer les dépenses de vos équipes
Pour gérer de manière optimale les dépenses de vos équipes, il est indispensable de mettre en place des processus clairs et d’utiliser des outils adaptés.
1. Mettre en place une politique de dépenses transparente et rigoureuse
Vous devez au préalable définir des règles et communiquer vos directives auprès de votre personnel. La politique de dépense mise en place doit être transparente et rigoureuse. Vos salariés doivent notamment savoir :
- le type de dépenses autorisées ;
- les paliers à ne pas dépasser pour chaque catégorie de dépense ;
- la procédure pour les demandes et la validation des remboursements.
Pour que votre politique interne de dépense soit efficace, il est nécessaire au préalable de réaliser un audit des besoins de vos salariés afin de sélectionner les outils qui seront les plus adaptés à votre entreprise.
2. Limiter les avances personnelles sur frais professionnels
Bien que cette pratique soit relativement courante dans les entreprises, il est toutefois conseillé de limiter les avances personnelles de vos salariés sur les frais professionnels. En effet, demander à vos salariés de prendre sur leurs ressources personnelles peut être source de tension, mais surtout, cette pratique s’avère plus contraignante en termes de gestion pour votre organisation.
Pour rappel, pour se faire rembourser, votre salarié devra remplir une note de frais accompagnée de l’ensemble des justificatifs de paiement. Sans un logiciel de traitement des notes de frais adéquat, la gestion des notes de frais peut vite devenir un vrai casse-tête (risque d’erreur, perte de temps), sans oublier le risque de redressements fiscaux encouru.
3. Dire adieu aux notes de frais papier
Depuis le 1ᵉʳ juillet 2019, les entreprises ont la possibilité de dématérialiser les notes de frais de leurs salariés et de conserver les justificatifs de paiement associés en version numérique.
La dématérialisation est un réel avantage pour les entreprises, cela permet notamment de :
- réduire la durée de validation des notes de frais ;
- rembourser plus rapidement vos collaborateurs ;
- suivre en temps réel les dépenses et d’optimiser votre budget ;
- limiter le risque de fraude ;
- limiter le risque d’erreurs ;
- regrouper l’ensemble des notes de frais sur un espace sécurisé en ligne ;
- s’assurer une meilleure conformité en cas de contrôle URSSAF.
Attention, sachez tout de même qu’il vous faut respecter certaines règles pour que votre note de frais dématérialisée soit valable en cas de contrôle. Ainsi, vous devrez vous assurer que la version numérique soit bien conforme à la version papier. Votre document doit être numérisé sous un format PDF et doit disposer d’une signature électronique (article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales). C’est uniquement dans ces conditions que la note de frais sera considérée comme étant authentique.
Aussi, à l’instar des bulletins de salaires dématérialisés de vos collaborateurs, la copie des pièces justificatives devra être stockée de manière sécurisée dans un coffre-fort numérique.
4. Opter pour des cartes bancaires professionnelles dédiées
Il existe des solutions beaucoup plus performantes pour gérer les dépenses de vos équipes et l’attribution de cartes bancaires professionnelle est l’une d’elles.
En effet, mettre en place des outils de paiement permet à la fois à vos équipes de régler leurs frais professionnels en toute autonomie, mais aussi et surtout d’assurer la traçabilité de ces dépenses. Vous aurez alors le choix entre deux principaux moyens de paiement :
- la carte physique : le mode de paiement classique, idéal pour les commerciaux ;
- la carte virtuelle à durée limitée (carte éphémère) : le fonctionnement est similaire à la carte physique classique sauf que cette carte est utilisée exclusivement pour des achats ponctuels tels que les achats de logiciels ou la souscription à un abonnement par exemple.
L’avantage de la carte virtuelle est qu’il n’y a pas de risque de perte ou de vol.
Vous pouvez aussi décider d’attribuer des cartes carburant pour vos salariés. Ces derniers n’auront alors plus qu’à saisir le kilométrage du véhicule lors du plein, et vous recevrez ensuite une facture détaillée globale à une période définie.
Si vous souhaitez sauter le pas, sachez que des comptes pro en ligne comme Shine ou encore Qonto vous proposent de commander plusieurs types de cartes en fonction de vos besoins. Par exemple, chez Shine, vous pouvez demander l’attribution de 5 cartes physiques maximum et des cartes virtuelles en illimités et gratuites pour vos équipes.
L’avantage des cartes affaires proposées par ces comptes pro et banques en ligne, est que vous pouvez les plafonner de manière individuelle et ajuster ces plafonds en cas de besoin. Vous aurez ainsi la garantie de respecter le budget alloué.
5. Anticiper la fraude
Vous le savez, la mise en place d’une politique interne avec des process internes communs à tous vos salariés est indispensable pour gérer efficacement les dépenses de vos équipes. L’idée est alors de communiquer de manière transparente auprès de vos collaborateurs pour aussi les responsabiliser lorsqu’ils sont amenés à réaliser des dépenses dans le cadre de leurs fonctions.
Qui dit argent, dit possibilité de fraude. N’oubliez pas donc de mettre en place, dans votre politique interne, des systèmes anti-fraude.
Sachez que de nombreux logiciels, tels que l’application Qonto, permettent à vos collaborateurs de prendre en photo leurs notes de frais, ainsi que les justificatifs associés. Vos salariés se verront alors dans l’obligation, pour chaque dépense déclarée, de prendre en photo la facture correspondante. Et de votre côté, il vous saura plus facile de repérer les dépenses non justifiées ou encore les doublons de justificatifs.
L’utilisation de ces logiciels, en plus de faire gagner du temps à vos équipes, vous permet donc :
- de centraliser l’ensemble des informations pour votre service financier ;
- de réaliser un meilleur suivi des paiements ;
- de réduire la fraude.
Certaines fonctionnalités vous donnent même la possibilité d’effectuer des exports comptables (fichier des transactions et des justificatifs), et ainsi gagner du temps pour votre clôture comptable.
FAQ
Quels outils utiliser pour gérer les dépenses d’une équipe ?
Pour gérer efficacement les dépenses de vos équipes, il est essentiel de vous munir d’outils adaptés. Des outils tout d’abord de paiement (carte corporate physique ou virtuelle, etc.) pour permettre à vos salariés d’être plus autonome et d’assurer une traçabilité des dépenses engagées. Et ensuite, des logiciels pour gagner du temps grâce à la dématérialisation des notes de frais, mais surtout pour centraliser l’ensemble des données.
Quels types de dépenses vos équipes peuvent-elles gérer en autonomie ?
Toutes les dépenses liées à l’exercice de leurs fonctions telles que les frais de péages, les frais de parking, les frais de restauration, etc.
Qui contrôle les dépenses d’équipe en entreprise ?
Généralement, c’est le Directeur Administratif et Financier (DAF) qui contrôle les dépenses d’équipe et s’assure que le budget est bien respecté.
