BTP

9 conseils pour gérer efficacement vos réunions de chantier

Tâche récurrente dans l’agenda des maîtres d’œuvre, les réunions de chantier doivent être bien organisées et bien gérées pour en tirer le meilleur bénéfice. Leur objectif ? Vous assurez que vos projets de construction avancent correctement, dans le respect des délais et des budgets. Alors, comment gérez efficacement les réunions de chantier ? Suivez nos conseils !

À quoi sert une réunion de chantier ?

Rassemblant tous les acteurs impliqués dans un projet de construction, la réunion de chantier permet d’organiser, de coordonner et de suivre l’avancement d’un chantier. Organisées régulièrement tout au long du projet, elles sont indispensables pour assurer la qualité des travaux dans le respect des délais et des budgets. La réunion de chantier inclut une visite de chantier afin de contrôler différents points : les matériaux, les équipements, la sécurité et l’avancement du projet.

La réunion et la visite de chantier sont l’occasion de confronter et évaluer les travaux en fonction des éléments du contrat, tant au niveau technique que financier.

La réunion de chantier est aussi un moment de prise de décisions. Qu’il s’agisse de retards, d’imprévus, de malfaçons, de choix de matériaux, de modifications de plan, etc… Tous ces points sont abordés en réunion afin de trouver des solutions pour assurer la poursuite du chantier sans interruption.

L’objectif d’une réunion de chantier est d’anticiper au mieux les aléas et imprévus, souvent inéluctables au secteur du BTP, afin de maîtriser les coûts additionnels et de respecter autant que possible le budget initial.

Qui participe aux réunions de chantier ?

Les réunions de chantier rassemblent tous les responsables ou représentants des parties prenantes d’un chantier. On peut notamment y retrouver :

  • le maître d’ouvrage (s’il le souhaite) ;
  • le maître d’œuvre ;
  • le conducteur de travaux ;
  • le chef de chantier ;
  • les artisans indépendants ;
  • les responsables des entreprises sous-traitantes ;
  • le responsable de la sécurité ;
  • les ingénieurs BTP ou les bureaux d’études.

Dans certains cas, les fournisseurs ou encore les actionnaires ou investisseurs peuvent aussi être présents.

La présence de chacun dépend aussi de la phase d’avancement du projet de construction. Les métiers du second œuvre n’assistent pas forcément aux premières réunions au début du chantier par exemple.

Le maître d’œuvre quant à lui est indispensable à chacune des réunions, puisque c’est lui qui les organise et les anime.

Comment se déroule une réunion de chantier ?

Pour qu’elle soit efficace, la réunion de chantier doit être préparée en amont par le maître d’œuvre. Elle a généralement lieu sur le site de construction et rassemble idéalement tous les conviés. Une réunion débute ou inclut une visite de chantier. Elle permet de s’assurer et de contrôler de visu l’avancement du chantier, le fonctionnement des équipements et matériaux et le respect des règles de sécurité.

Le déroulement de la réunion doit idéalement suivre l’ordre du jour transmis par le maître d’œuvre au préalable. Le contenu varie d’un chantier à un autre. Mais généralement, on retrouve au minimum les points suivants :

  • le comparatif entre le planning prévisionnel et l’état actuel d’avancement des travaux ;
  • la vérification que les actions définies lors de la précédente réunion ont été réalisées ;
  • l’information de dysfonctionnements, de difficultés, de problèmes, la recherche de solutions et l’élaboration d’un plan d’actions ;
  • l’état des lieux sur la sécurité et la vérification des points de contrôle.

Ensuite, il est possible de parcourir chaque lot ou corps de métier en détail en échangeant sur le suivi des travaux, les problèmes rencontrés, les besoins en main-d’œuvre, matériels et/ou matériaux, etc…

Nos 9 conseils pour une réunion de chantier efficace

1. Déterminer la bonne fréquence des réunions

Plusieurs réunions ont lieu tout au long du projet.

La réunion de démarrage de chantier est la première réunion de chantier. Avec la présence du maître d’ouvrage, elle annonce l’ouverture officielle du projet. Ensuite, les réunions doivent avoir lieu à une fréquence régulière, définie par le maître d’œuvre. Pour faciliter l’organisation de chacun, il est préférable de planifier les réunions à des créneaux horaires fixes et réguliers. Toutes les semaines, deux fois par mois, une fois par mois, c’est à vous de voir en fonction de la taille et de la vitesse d’avancement des constructions.

2. Anticiper la préparation de la réunion

Pour réussir votre réunion de chantier, le mot d’ordre est l’anticipation. En effet, vos réunions doivent être planifiées et préparées à l’avance.

Une convocation à la réunion de chantier est envoyée à chaque participant dans un délai suffisant. Elle doit rappeler la date et l’horaire de la réunion et préciser l’ordre du jour.

La préparation de la réunion doit permettre de lister l’ensemble des sujets à aborder et ainsi de pouvoir traiter en priorité les points les plus critiques ou les plus urgents. Vous pouvez notamment mentionner ces points dans l’ordre du jour. Votre réunion est ainsi structurée, permettant d’optimiser le temps et de favoriser l’avancement de chacun des sujets.

3. Bien définir les rôles de chacun dès le démarrage du chantier

La réunion de démarrage du chantier est l’occasion de rappeler les rôles et les missions de chacun. Beaucoup d’acteurs interviennent sur un chantier, à des périodes différentes, avec des objectifs différents. Certains travaillent en toute autonomie alors que d’autres sont fortement dépendants de tiers pour pouvoir réaliser leurs travaux. C’est notamment le cas si vous avez recours à des entreprises sous-traitantes. Les informations à collecter et partager sont notamment :

  • les missions de chaque artisan, entreprise, sous-traitant, intervenant ;
  • la période d’intervention ;
  • la date de livraison prévue ;
  • les relations entre les différents corps de métier.

Ces informations sont à communiquer avant le démarrage du chantier, à rappeler lors des réunions de chantier et à adapter et tenir à jour si besoin.

4. Favoriser les échanges

La réunion de chantier est un moment d’échange entre les différents intervenants. C’est l’occasion pour chacun de partager les difficultés ou problèmes rencontrés et de trouver ensemble des solutions. Le maître d’œuvre, qui anime cette réunion, doit donc veiller à maintenir un climat bienveillant, participatif et collaboratif.

5. Réserver les questions spécifiques pour des échanges individuels

Pour optimiser le temps de chacun, les réunions de chantier doivent concerner uniquement des sujets d’intérêt général qui apportent des informations pertinentes à tous les participants. Ainsi, les questions précises, les difficultés individuelles ou les cas spécifiques doivent être discutés lors d’échanges ultérieurs entre les intéressés.

6. Actualiser le planning du chantier en toute transparence

La réunion de chantier a également pour objectif de faire un point sur l’avancement du chantier. C’est d’ailleurs l’un de ses objectifs principaux : déterminer où en est l’avancement du chantier par rapport au planning prévisionnel.

En fonction des retours de chaque participant sur les tâches réalisées, les travaux en cours et les missions restantes, vous pouvez mettre à jour le planning du chantier sur Excel ou dans votre logiciel de gestion. Cette étape permet aussi de mettre en évidence les retards éventuels et prioriser ainsi la suite des travaux. Le planning mis à jour pourra être partagé avec tous les intervenants afin d’être transparent sur les avancements de chacun. Pour vous aider, les logiciels de planning de chantier facilitent le travail.

7. Évaluer les écarts de budget

La visite de chantier permet de déceler d’éventuels défauts de construction, des malfaçons ou encore des imperfections. Ceux-ci doivent être réparés, entraînant des coûts supplémentaires (travaux, délais, matériaux, matériels, …). La réunion de chantier est l’occasion de définir le plan d’actions avec les personnes concernées. En vous appuyant sur votre logiciel de suivi de chantier, vous pourrez alors évaluer les écarts de budget et de planning.

8. Ne pas oublier les questions de sécurité

La sécurité des intervenants est un élément fondamental du secteur du BTP. Lors de chaque visite de chantier, le maître d’œuvre ou la personne responsable de la sécurité se doit de vérifier les différents éléments et matériels du chantier. À chaque réunion de chantier, pensez à rappeler les règles de sécurité et d’hygiène sur le chantier. Vous (ou les participants) pouvez aussi indiquer les dysfonctionnements ou irrégularités constatés sur le chantier.

9. Rédiger un compte rendu de chantier pertinent

Dernière étape une fois la réunion de chantier achevée, vous devez rédiger un compte rendu de chantier. Ce rapport de chantier est un document complet, rédigé par le maître d’œuvre, qui reprend tous les éléments évoqués pendant la réunion. Pour le rédiger, vous pouvez reprendre un modèle de compte rendu de chantier ou utiliser votre logiciel pour maître d’œuvre.

Le procès-verbal de chantier est ensuite partagé avec tous les participants, présents ou absents, y compris le maître d’ouvrage. Il assure la transparence des informations, l’engagement des différents acteurs et la valorisation du travail de chacun.

FAQ

Quel est l’objectif d’une réunion de chantier ?

Les objectifs d’une réunion de chantier sont de suivre l’avancement d’un chantier, résoudre les problèmes, anticiper au mieux les difficultés et imprévus, favoriser la collaboration, afin de respecter les clauses du contrat en termes de qualité, de délais et de budgets.

Qui assiste aux réunions de chantier ?

Selon les projets, la réunion de chantier rassemble le maître d’œuvre, le maître d’ouvrage, les entreprises BTP et sous-traitantes ou leurs représentants, les bureaux d’études, les responsables sécurité.

Quand a lieu la première réunion de chantier ?

En fonction de l’ampleur du projet, la première réunion de chantier a lieu dans le mois qui précède le lancement du chantier ou au plus tard au démarrage de celui-ci.

Responsable éditorial

Guillaume est le cofondateur d'independant.io. Diplômé d'HEC en marketing digital, il a passé 7 ans chez Google en tant qu'analyste dans les équipes dédiées aux clients du secteur de la finance. Sa spécialité ? Décrypter les offres, lire les conditions générales et les grilles tarifaires pour vous dénicher les meilleurs produits et services. En dehors d'ici, vous le trouverez à coup sûr au bord de l'eau comme tous les passionnés de pêche !