Depuis le 1er janvier 2016, l’auto-entrepreneur n’existe plus, le micro-entrepreneur l’a remplacé. Toutefois, dans les faits, le terme auto-entrepreneur a perduré. En devenant auto-entrepreneur, on crée une entreprise individuelle, soumise au régime micro-fiscal et micro-social.
Si tout le monde sait que ce régime impose une comptabilité simplifiée aux auto-entrepreneurs, vous êtes encore nombreux à vous poser des questions :
- Quelles sont vos obligations ?
- Comment faire sa comptabilité quand on est auto-entrepreneur ?
Dans ce guide détaillé, nous vous expliquons tout cela (et bien plus) !
En quoi consiste la comptabilité d’un auto-entrepreneur ?
Une comptabilité allégée
Le micro-entrepreneur qui bénéficie du régime social de la micro-entreprise ou micro-social doit tenir une comptabilité allégée, impliquant notamment l’absence d’obligation de bilan annuel à présenter.
On n’exige que l’enregistrement non-modifiable et chronologique des recettes et des achats (Source), dans des livres que nous détaillons ci-dessous.
La comptabilité d’un auto-entrepreneur est donc très simplifiée, si l’on compare avec les sociétés commerciales (cf la comptabilité d’une SASU par exemple).
La facturation obligatoire
La facture est un document de nature commerciale et comptable. La facture détaille des prestations ou des marchandises vendues et en constate les modalités.
La facture doit comporter des mentions obligatoires, l’article L441-9 du code du commerce les prévoit Les principales sont :
- Nom et adresse des parties.
- Date de la vente ou de la prestation de service.
- Quantité et dénomination précise des produits ou services.
- Prix unitaire hors-taxe et réductions éventuellement consenties.
- Date d’échéance du règlement et pénalités en cas de retard.
Mais d’autres mentions peuvent être obligatoires en raison de circonstances particulières.
- Le vendeur ou prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée doit ajouter « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».
- Le vendeur a un régime de franchise de TVA, il est tenu d’ajouter « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».
- Dans le cas de sous-traitant, celui-ci ne déclare plus la TVA, il est obligé d’ajouter « autoliquidation de la TVA » et « montant hors-taxe ».
- Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire, doivent ajouter la mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité.
L’URSSAF a établi facturier qui comporte toutes les mentions obligatoires, et vous trouverez ici un modèle de facture auto-entrepreneur à télécharger.
L’amende ne peut pas dépasser 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. En cas de répétition de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1re sanction, le maximum de l’amende est porté à 150 000 € pour une personne physique et 750 000 € pour une personne morale…
La sanction est une amende administrative et non pénale, mais les risques sont élevés, et facturer fait donc clairement partie des obligations liées à la comptabilité d’un auto-entrepreneur.
L’ouverture du compte dédié : obligatoire ou pas ?
L’ouverture d’un compte dédié n’est pas obligatoire si votre CA ne dépasse 10 000 € pendant deux ans.
Au cas où vous avez opté pour le régime micro-social, un an après la déclaration de la création de votre micro-entreprise, vous devez ouvrir un compte dédié pour l’ensemble des transactions financières liées à votre activité professionnelle.
Vous pouvez aussi utiliser un compte courant pour des prestations plus réduites, mais ce compte doit être séparé du compte personnel.
Conserver les justificatifs
Autre obligation comptable d’un auto-entrepreneur, vous êtes tenu de conserver toutes les factures ou pièces justificatives relatives à vos achats et ventes de marchandises ou de prestations de services (factures, relevés bancaires, bons de commande, bons de livraison, bordereau de chèques, bandes de caisse enregistreuse, fiches de caisse, brouillard de caisse, etc.).
La durée de conservation des documents comptables pour un auto-entrepreneur est de 10 ans.
Déclarer votre chiffre d’affaires
La déclaration du chiffre d’affaires n’a lieu qu’une fois par mois ou par trimestre.
La pénalité est de cinquante euros par déclaration non effectuée.
Cas particulier de l’EIRL
L’EIRL est une entreprise individuelle à responsabilité limitée. Deux cas sont à différencier.
L’EIRL soumise à l’IR :
- Elle est tenue aux obligations comptables de l’auto-entrepreneur, si son chiffre d’affaires est inférieur au seuil de la micro entreprise. 170 000 € pour les activités de vente, fourniture de logement et vente à consommer sur place et 70 000 € pour les autres prestations de services.
- Si au contraire, elle relève du régime d’imposition simplifié, si son CA est compris entre 170 000 euros HT et 789 000 euros HT pour les ventes ou entre 70 000 euros HT et 238 000 euros HT pour les prestations de services. Elle peut opter en faveur d’une comptabilité super simplifiée. Ainsi au cours de l’exercice, elle n’enregistre que les décaissements et encaissements, à la fin de cet exercice comptable, elle est tenue d’enregistrer les créances et les dettes.
- Le cas des EIRL à vocation libérale, si elle relève du micro BNC, elle doit tenir une comptabilité d’engagement autonome complète (comme les sociétés commerciales). Mais elle doit tenir une comptabilité de caisse en faveur de l’administration fiscale.
L’EIRL soumise à l’IS :
- Lorsqu’une EIRL opte à l’impôt sur les sociétés, elle est tenue d’établir une comptabilité d’engagement comme les sociétés commerciales. Ses obligations comptables sont les mêmes que celles prévues pour le régime du réel simplifié ou le régime du réel normal. En matière d’impôt sur les sociétés, le régime micro n’a pas vocation à s’appliquer.
Les livres obligatoires de l’auto-entrepreneur en détail
Les livres obligatoires quand on est auto-entrepreneur, on en dénombre deux : le livre de recettes et le registre des achats. D’autres obligations comptables existent aussi, nous vous les présentons ci-dessous.
Le livre de recettes
Il représente la seule obligation de tenue d’une comptabilité pour les auto-entrepreneurs. En effet, vous devez tenir à jour, au fur et à mesure de vos encaissements, un livre-journal.
Vous devez y enregistrer au jour le jour et en suivant un ordre chronologique l’origine et le montant des différentes recettes encaissées. Vous n’y enregistrez que les encaissements. Le livre de recette n’est donc pas une comptabilité de trésorerie.
Toutefois, les recettes qui correspondent à des ventes au détail ou à des services rendus à des particuliers peuvent être inscrites à la fin de chaque journée pour leur montant total à la condition que leur montant unitaire n’excède pas 76 €. Consultez le BOFIP numéro 100 poiur en savoir plus. Lorsque vous déposez en banque plusieurs chèques qui correspondent à des ventes, vous avez la possibilité de n’inscrire que le total du bordereau de remise en banque sur le livre des recettes.
Chaque enregistrement dans le livre des recettes d’un auto-entrepreneur est aussi tenu de comprendre des mentions obligatoires comme :
- La date d’encaissement
- Le montant
- L’origine des recettes
- La nature des recettes
- Le mode de règlement au-dessus de 1000 € le paiement en espèce est interdit.
- Les références des pièces justificatives.
Le registre des achats
Ce registre n’est pas une obligation pour tous les auto-entrepreneurs, seulement pour les activités de vente, fourniture de logement et vente à consommer sur place.
Un auto-entrepreneur ne déduisant pas ses charges en auto-entreprise, l’utilité du regsitre des achats est uniquement de calculer le montant total des charges. Par soustraction, on obtient son bénéfice.
Vous devez présenter le registre des achats en cas de contrôle fiscal, l’administration fiscale ayant la possibilité de recalculer un résultat en tenant compte des achats.
À l’instar du livre de recettes, ce registre mentionne tous les achats et dépenses de nature professionnelle.
Un formalisme particulier est aussi exigé :
- Il doit récapituler, année par année, et dans l’ordre chronologique, les dépenses de l’entreprise.
- Il doit comporter plus ou moins les mêmes mentions que celles du livre des recettes, à savoir :
- La date de paiement
- Les références des pièces justificatives
- Le nom ou la dénomination du fournisseur
- La nature : matériel, service, produit…
- Le montant
- Le mode de règlement
Comment tenir sa comptabilité en micro-entreprise
Les auto-entrepreneurs ont deux choix : soit faire sa comptabilité soi-même, soit faire appel à un expert-comptable.
Faire sa comptabilité soi-même
Trois options se présentent pour réaliser soi-même la comptabilité de son auto-entreprise : à la main, à l’aide d’Excel ou d’un logiciel.
Soit à la main
Vous avez a la possibilité de confectionner votre comptabilité d’auto-entrepreneur sur papier, à la condition que les écritures ne soient pas modifiables.
- Vous devrez utiliser un support avec feuilles numérotées, et le remplir sans blancs et sans ratures.
- Il existe aussi dans le commerce des livres de recettes et des registres d’achats tout prêts.
- L’administration met à disposition des fichiers numériques qui permettent de respecter les obligations comptables. Le livre de recettes et le registre d’achats se présentent sous la forme de tableau.
Soit avec Excel
En théorie, on ne peut pas utiliser un fichier Excel pour la comptabilité d’un auto-entrepreneur, car il est modifiable. Cependant, les chambres de commerce et d’industries proposent un fichier Excel, ce qui laisse à penser que cela ne pose finalement pas de problème.
Soit avec un logiciel de gestion pour auto-entrepreneur
Un logiciel de comptabilité n’est pas tellement utile, tant la comptabilité d’un auto-entrepreneur est simplifiée.
Un logiciel de gestion par contre pourrait l’être, car il répond à plusieurs besoins. Les stocks, les devis et facturations, la trésorerie sont susceptibles de constituer un problème…auquel un logiciel adapté apporterait une solution.
À notre avis, un logiciel comme Freebe (pour les freelances auto-entrepreneurs) ou Tolteck pour les artisans est un bon investissement (temps gagné, risques d’erreurs limités…). Pour en savoir plus, vous pouvez jeter un oeil à notre sélection de logiciels de facturation pour auto-entrepreneur.
Prendre un expert-comptable
Soyons clairs : vous n’avez aucune obligation de prendre un expert-comptable pour auto-entrepreneur.
Certains avantages existent néanmoins, qui encouragent certains auto-entrepreneurs à prendre un expert-comptable :
- Ne pas oublier les délais pour la déclaration du chiffre d’affaires ou celle de la TVA si elle est exigible
- Bénéficier de conseils en cas de dépassement du plafond de l’auto-entrepreneur, changement de statut…
- Profiter des logiciels de gestion (souvent inclus chez les experts-comptables en ligne par exemple).
- Un tarif abordable pour la comptabilité des auto-entrepreneurs (à partir de 30€ par mois)
En résumé, la comptabilité auto-entrepreneur est à la portée de tous. À vous de voir, selon vos contraintes de temps et vos connaissances, si vous préférez la faire vous-même, ou la déléguer.
