Depuis le 1er janvier 2016, l’auto-entrepreneur n’existe plus, le micro-entrepreneur l’a remplacé. Toutefois, dans les faits, le terme auto-entrepreneur a perduré. En devenant auto-entrepreneur, on crée une entreprise individuelle, soumise au régime micro-fiscal et micro-social.
Si tout le monde sait que ce régime impose une comptabilité simplifiée aux auto-entrepreneurs, vous êtes encore nombreux à vous poser des questions. Quelles sont vos obligations ? Comment faire sa comptabilité quand on est auto-entrepreneur ? Dans ce guide détaillé, nous vous expliquons tout cela (et bien plus) !
En quoi consiste la comptabilité d’un auto-entrepreneur ?
Une comptabilité allégée
Le micro-entrepreneur qui bénéficie du régime social de la micro-entreprise (micro-social) doit tenir une comptabilité allégée, impliquant notamment l’absence d’obligation de bilan annuel à présenter.
La comptabilité de l’auto-entrepreneur consiste en l’enregistrement non modifiable et chronologique des recettes et des achats, dans des livres que nous détaillons ci-dessous. La comptabilité d’un auto-entrepreneur est donc très simplifiée, si l’on compare avec les sociétés commerciales.
La facturation obligatoire
La facture est un document de nature commerciale et comptable. Elle détaille des prestations ou des marchandises vendues et en constate les modalités.
La facture doit comporter des mentions obligatoires, prévues à l’article L441-9 du code du commerce. Les principales sont :
- nom et adresse des parties ;
- date de la vente ou de la prestation de service ;
- quantité et dénomination précise des produits ou services ;
- prix unitaire HT et réductions éventuellement consenties ;
- date d’échéance du règlement et pénalités en cas de retard.
Mais d’autres mentions peuvent être obligatoires en raison de circonstances particulières :
- le vendeur ou prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée doit ajouter « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté » ;
- le vendeur qui a un régime de franchise de TVA doit ajouter « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts » ;
- dans le cas de sous-traitant, celui-ci ne déclare plus la TVA et doit ajouter « autoliquidation de la TVA » et « montant hors-taxe » ;
- les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire, doivent ajouter la mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité.
Pour vous aider à respecter ces obligations, l’URSSAF met à disposition un facturier qui comporte toutes les mentions obligatoires. Vous pouvez aussi utiliser un modèle de facture auto-entrepreneur à télécharger. Dernière alternative, et certainement la plus pertinente, les logiciels de facturation pour auto-entrepreneurs sont des outils efficaces et d’une grande aide au quotidien.
L’amende ne peut pas dépasser 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. En cas de répétition de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1ère sanction, le maximum de l’amende s’élève à 150 000 € pour une personne physique et 750 000 € pour une personne morale.
La sanction est une amende administrative et non pénale, mais les risques restent élevés. Facturer fait donc clairement partie des obligations liées à la comptabilité d’un auto-entrepreneur.
L’ouverture du compte bancaire dédié : obligatoire ou pas ?
L’ouverture d’un compte bancaire dédié à votre micro-entreprise est obligatoire uniquement si votre chiffre d’affaires dépasse 10 000 € pendant deux années consécutives. Sinon, il est possible d’utiliser votre compte bancaire personnel.
La majorité des auto-entrepreneurs font le choix d’ouvrir un compte pour auto-entrepreneur, même s’ils ne le sont pas obligés. Cela permet de distinguer ses opérations personnelles et professionnelles. Il est ainsi beaucoup plus simple d’assurer sa tenue comptable et le suivi de sa trésorerie.
La conservation des justificatifs
Autre obligation comptable d’un auto-entrepreneur, vous êtes tenu de conserver toutes les factures ou pièces justificatives relatives à vos achats et ventes de marchandises ou de prestations de services : factures, relevés bancaires, bons de commande, bons de livraison, bordereau de chèques, bandes de caisse enregistreuse, fiches de caisse, brouillard de caisse, etc.
La durée de conservation des documents comptables pour un auto-entrepreneur est de 10 ans après la clôture de l’exercice auquel les opérations ont eu lieu.
La déclaration de votre chiffre d’affaires
Vous pouvez choisir entre une déclaration mensuelle ou trimestrielle de votre chiffre d’affaires, et donc la réaliser chaque mois pour le mois précédent ou en début de trimestre pour le trimestre précédent.
La pénalité est de cinquante euros par déclaration non effectuée.
Les livres obligatoires de l’auto-entrepreneur en détail
Les livres obligatoires pour un auto-entrepreneur sont au nombre de 2 : le livre de recettes et le registre des achats. D’autres obligations comptables existent aussi, nous vous les présentons ci-dessous.
Le livre de recettes
Il représente la seule obligation de tenue d’une comptabilité pour tous les auto-entrepreneurs. Il consiste à tenir à jour, au fur et à mesure de vos encaissements, un livre-journal.
Vous devez y enregistrer au jour le jour et en suivant un ordre chronologique l’origine et le montant des différentes recettes encaissées. Vous n’y enregistrez que les encaissements. Le livre de recette n’est donc pas une comptabilité de trésorerie.
Toutefois, les recettes qui correspondent à des ventes au détail ou à des services rendus à des particuliers peuvent être inscrites à la fin de chaque journée pour leur montant total à la condition que leur montant unitaire n’excède pas 76€.
Chaque enregistrement dans le livre des recettes d’un auto-entrepreneur doit comporter certaines mentions obligatoires :
- la date d’encaissement
- le montant encaissé ;
- l’origine des recettes (client particulier ou société) ;
- la nature des recettes ;
- le mode de règlement (chèque, espèces) ;
- Les références des pièces justificatives (numérotation des factures, notes).
Le livre de recettes (et le registre des achats) se présente sous la forme de tableau.
Le livre des recettes doit être conservé pendant une durée de 10 ans. L’absence de livre de recettes n’est pas sanctionné. Par contre, en cas de faux ou d’usage de faux, vous risquez une saction sanction pénale pouvant aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000€ d’amende.
Le livre des recettes peut être tenu sur papier ou sous format électronique.
Le registre des achats
Les auto-entrepreneurs exerçant une activité de commerçant ou de prestataire d’hébergement ont l’obligation de tenir un registre des achats, en plus du livre des recettes. Ce registre n’est donc pas une obligation pour tous les auto-entrepreneurs.
Un formalisme particulier est aussi exigé. Il doit récapituler, année par année, et dans l’ordre chronologique, les dépenses de l’entreprise.
Il doit comporter plus ou moins les mêmes mentions que celles du livre des recettes, à savoir :
- la date de paiement ;
- les références des pièces justificatives ;
- le nom ou la dénomination du fournisseur ;
- la nature de l’achat : matériel, service, produit ;
- le montant ;
- le mode de règlement.
Puisqu’un auto-entrepreneur ne déduit pas ses charges en auto-entreprise, l’utilité du registre des achats est uniquement de calculer le montant total des charges. Par soustraction, on obtient son bénéfice.
Une fois établi, un registre des achats (et un livre des recettes) ne doit pas faire l’objet de modifications.
Le registre des achats doit également être conservé pendant 10 ans. Il n’y a pas de sanctions prévues en cas de non tenue de ce registre. Mais vous devrez présenter le registre des achats en cas de contrôle fiscal, l’administration fiscale ayant la possibilité de recalculer un résultat en tenant compte des achats. Les mêmes sanctions s’appliquent en cas de faux ou d’usage de faux.
Comment tenir sa comptabilité en micro-entreprise ?
Les auto-entrepreneurs ont deux choix : faire sa comptabilité soi-même ou faire appel à un expert-comptable.
Faire sa comptabilité soi-même
Trois options se présentent pour réaliser soi-même la comptabilité de son auto-entreprise.
A la main
Vous avez la possibilité de tenir votre comptabilité d’auto-entrepreneur sur papier, à la condition que les écritures ne soient pas modifiables. Pour cela, vous devrez utiliser un support avec feuilles numérotées et le remplir sans blancs et sans ratures. Il existe aussi dans le commerce des livres de recettes et des registres d’achats tout prêts. Dernières alternative, l’administration met à disposition des fichiers numériques qui permettent de respecter les obligations comptables.
Avec Excel
En théorie, on ne peut pas utiliser un fichier Excel pour la comptabilité d’un auto-entrepreneur. Cet outil est modifiable et ne respecte donc pas les obligations. Cependant, la Chambre de Commerce et d’Industrie propose un fichier Excel, que vous pouvez par exemple imprimer pour le compléter ensuite à la main.
Avec un logiciel de gestion pour auto-entrepreneur
Un logiciel de comptabilité n’est pas tellement utile, tant la comptabilité d’un auto-entrepreneur est simplifiée.
Un logiciel de gestion spécialisé pour les auto-entrepreneurs peut par contre se réveler très utile. Non seulement, il vous permet de gérer votre comptabilité (en créant automatiquement votre livre des recettes et votre registre des achats). Mais il est en plus doté de nombreuses fonctionnalités pour faciliter votre quotidien : création des devis-factures, suivi de trésorerie, gestion des stocks, déclarations automatiques.
Parmi les plus appréciés, on peut citer Abby et ses déclarations automatisées, Freebe pour les freelances ou encore Tolteck pour les artisans.
Prendre un expert-comptable
Soyons clairs : vous n’avez aucune obligation de prendre un expert-comptable pour auto-entrepreneur.
Certains avantages existent néanmoins, qui encouragent quelques auto-entrepreneurs à prendre un expert-comptable :
- ne pas oublier les délais pour la déclaration du chiffre d’affaires ou celle de la TVA si elle est exigible ;
- bénéficier de conseils en cas de dépassement du plafond de l’auto-entrepreneur, de changement de statut ;
- profiter des logiciels de gestion (souvent inclus chez les experts-comptables en ligne par exemple) ;
- déléguer entièrement la gestion administrative de son activité ;
- se faire accompagner à un tarif abordable pour la comptabilité des auto-entrepreneurs (à partir de 30€ par mois).
En résumé, la comptabilité auto-entrepreneur est à la portée de tous. À vous de voir, selon vos contraintes de temps et vos connaissances, si vous préférez la faire vous-même, ou la déléguer.
FAQ
Quelles sont les obligations comptables de l’auto-entrepreneur ?
L’auto-entrepreneur doit tenir un livre des recettes et un registre des achats (selon la nature de son activité). Il a aussi des obligations liées à la facturation et aux déclarations de chiffre d’affaires.
Comment tenir la comptabilité d’un auto-entepreneur ?
Nous vous recommandons de vous équiper d’un logiciel pour auto-entrepreneur (facturation, comptabilité). Ces outils vous permettent de centraliser et d’automatiser certaines tâches administratives, tout en vous garantissant de respecter vos obligations. Certains sont gratuits, les autres sont très abordables.
Est-il obligatoire d’avoir un expert-comptable en auto-entreprise ?
Non, vous n’avez aucune obligatoire à faire appel à un expert-comptable pour votre auto-entreprise. Vous pouvez tout gérer seul.
