En bref
- Le livre de recettes est un document comptable obligatoire pour tous les auto-entrepreneurs, peu importe leur chiffre d’affaires, leur métier et leur date de début d’activité.
- La loi n’impose pas de support pour ce document. En revanche, les écritures ne peuvent contenir aucune rature et ne doivent pas être modifiables.
- Le livre de recettes peut vous être demandé en cas de contrôle Urssaf afin de vérifier vos encaissements et vos déclarations de chiffre d’affaires.
Le livre de recettes fait partie des obligations comptables de l’auto-entrepreneur, quels que soient son chiffre d’affaires et la date de création de son activité. Ce registre vise à répertorier l’ensemble de ses encaissements au cours d’une année. Pour être conforme, il doit contenir des mentions spécifiques et ne pas être modifiable. Qu’est-ce qu’un livre de recettes en auto-entreprise ? Est-il obligatoire pour tous ? Comment et sur quel support le remplir ? Voici tout ce qu’il faut savoir pour être prêt en cas de contrôle.
Qu’est-ce qu’un livre des recettes auto-entrepreneur ?
Le livre de recettes est un document comptable obligatoire pour les auto-entrepreneurs. Ils ont l’obligation d’y lister l’ensemble des encaissements effectués dans le cadre de leur activité. En d’autres termes, dès qu’un auto-entrepreneur reçoit le paiement d’un client, il doit le noter dans ce registre.
Le livre de recettes a plusieurs objectifs :
- limiter les tentatives de fraude : en cas de contrôle Urssaf ou de l’Administration fiscale, ce document permettra à l’auto-entrepreneur de prouver qu’il a bien déclaré l’ensemble de ses recettes ;
- faciliter la déclaration de chiffre d’affaires à l’Urssaf : grâce à ce livre de recettes, l’auto-entrepreneur peut rapidement calculer la somme des encaissements à déclarer. Cela lui évite de ressortir toutes ses factures du mois ou du trimestre ;
- suivre l’évolution de son chiffre d’affaires au cours d’une année : le micro-entrepreneur peut ainsi vérifier où en est son CA par rapport aux seuils de TVA et plafonds de l’auto-entreprise ;
- contrôler l’encaissement de ses factures : certains clients tardent parfois à payer. Le livre de recettes permet de faire le point sur les factures en attente et relancer les clients si besoin.
Le livre des recettes de l’auto-entrepreneur est-il obligatoire ?
À l’inverse du registre des achats, le livre de recettes est obligatoire pour tous les auto-entrepreneurs. Vous êtes donc concerné que vous exerciez une activité commerciale ou de prestations de services (commerciale, artisanale ou libérale). Il doit être créé dès votre premier encaissement.
La loi ne prévoit pas de sanction si vous ne tenez pas de livre de recettes. En revanche, vous risquez jusqu’à 45 000 € d’amende en cas d’inscription d’une fausse information sur ce registre.
De plus, sans livre de recettes, vous aurez de grandes difficultés à prouver votre bonne foi en cas de contrôle.
Quelles sont les informations obligatoires du livre des recettes auto-entrepreneur ?
Pour être conforme, le livre de recettes doit comporter plusieurs informations :
- la date de l’encaissement ;
- la référence des pièces justificatives (numéro de facture, notes, etc.) ;
- l’identité de votre client (dénomination sociale pour les entreprises ou nom et prénom pour les particuliers) ;
- la catégorie de la vente (biens ou service) ;
- le montant HT de la vente ;
- le mode de règlement (chèques, espèces ou autres).
Vous vendez des services ou des marchandises à petit prix à des particuliers ? Si le montant unitaire est inférieur à 76 €, vous n’êtes pas obligé de créer une ligne par vente. Vous pouvez inscrire le total de vos ventes à la fin de chaque journée sur une seule et même ligne.
Dans tous les cas, l’auto-entrepreneur doit tenir son livre de recettes à jour et y mentionner chaque encaissement par ordre chronologique.
La loi impose également l’inscription du total de vos recettes tous les 3 mois puis le 31 décembre de chaque année. Vous devez là aussi conserver vos justificatifs (facture et notes) pendant 10 ans.
Sur quel support tenir le livre des recettes d’une micro-entreprise ?
La loi vous laisse libre de choisir le support pour ce document. En revanche, vous devrez respecter la règle suivante : votre livre de recettes ne devra pas être modifiable. De plus, il ne devra contenir ni rature, ni ligne vide.
Sur papier
Première option car la plus simple : vous pouvez utiliser un simple cahier dans lequel vous tracez un tableau à 6 colonnes. Vous pourrez ainsi y inscrire toutes les informations précédemment mentionnées. Vous pouvez également opter pour un livre de recettes acheté dans le commerce.
Cette solution est en théorie possible, car rien dans la réglementation ne l’interdit. En revanche, en cas de contrôle, il vous sera particulièrement difficile de certifier l’intégrité de vos écritures comptables. Comment en effet prouver que vous n’avez réécrit l’ensemble de votre registre pour éviter tout problème ? Pour cette raison, il est déconseillé d’utiliser un support papier.
Sur Excel
Autre solution : tenir votre livre de recettes sur un tableur type Excel. Là aussi, il vous suffit de créer un tableau à 6 colonnes que vous tiendrez à jour régulièrement. Cette option est sûrement plus simple et moins chronophage qu’un support papier. Néanmoins, elle reste une mauvaise idée car vous ne pourrez pas, là non plus, prouver que vous n’avez pas modifié vos écritures.
Sur un modèle gratuit
Si toutefois vous décidez de tenir votre livre de recettes sur papier ou via un tableur, vous pouvez gagner du temps en téléchargeant un modèle gratuit de livre de recettes pour auto-entrepreneur. Vous y retrouverez l’ensemble des mentions obligatoires et n’aurez plus qu’à le remplir régulièrement.
Sur un logiciel de facturation
La solution la plus sécurisée reste l’utilisation d’un logiciel de facturation. Il existe de nombreux outils de facturation dédiés aux auto-entrepreneurs. Vous n’avez pas besoin de l’installer sur votre ordinateur, mais devrez simplement vous créer un compte en ligne. Ainsi, votre livre de recettes, et plus largement votre comptabilité, sera accessible depuis n’importe où.
La plupart des logiciels de facturation propose des fonctionnalités particulièrement intéressantes pour les micro-entrepreneurs :
- l’édition de devis et factures conformes à la réglementation ;
- l’automatisation de votre livre de recettes et, si vous êtes concerné, de votre registre des achats ;
- le calcul automatique de vos cotisations sociales et un rappel de vos échéances déclaratives à l’Urssaf ;
- un suivi précis de votre chiffre d’affaires et de son positionnement par rapport aux plafonds de la micro-entreprise et seuils de TVA ;
- la possibilité de créer un catalogue produits et des fiches clients pour gagner du temps.
Quelles sont les autres obligations comptables de la micro-entreprise ?
La micro-entreprise est un régime simplifié de l’entreprise individuelle. À ce titre, vous bénéficiez de nombreux allègements comptables. Cela ne vous empêche pas toutefois d’avoir quelques obligations.
Tenir un registre des achats
Cette obligation comptable de la micro-entreprise vous concerne uniquement si vous faites de la vente de marchandises ou que vous fournissez des prestations d’hébergement. À l’image du livre de recettes, vous devrez y lister l’ensemble de vos achats professionnels, par ordre chronologique.
Vous devez conserver votre registre des achats pendant 10 ans, tout comme l’ensemble de vos justificatifs comptables (factures, notes).
Faire des factures
Vous avez l’obligation d’émettre une facture dans les cas suivants :
- votre client est un professionnel ;
- vous faites de la vente à distance ;
- vous vendez des prestations de services d’un montant égal ou supérieur à 25 € TTC ;
- votre client (particulier) vous demande une facture.
Vos factures doivent contenir plusieurs mentions obligatoires. Vous encourez une amende de 15 € par mention manquante ou inexacte, sans que cela ne puisse dépasser 1/4 du montant total de la facture.
Déclarer son chiffre d’affaires
Chaque mois ou trimestre, l’auto-entrepreneur a l’obligation de déclarer son chiffre d’affaires à l’Urssaf, même si celui-ci est nul. Cette démarche entièrement en ligne entraîne le calcul automatique de ses cotisations et contributions sociales.
Dans le cas d’une activité mixte, le micro-entrepreneur doit veiller à ventiler ses recettes entre chaque catégorie d’activité.
Ouvrir un compte bancaire dédié
Le micro-entrepreneur a l’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié à sa micro-entreprise s’il dépasse 10 000 € de chiffre d’affaires / an pendant 2 années consécutives. Il a la possibilité de le faire même s’il ne dépasse pas ces seuils.
Ce compte dédié peut être un simple compte courant, mais les banques sont libres de le refuser et d’exiger l’ouverture d’un compte professionnel.
FAQ
Comment tenir un livre des recettes pour auto-entrepreneur ?
En théorie, vous êtes libre d’utiliser un support papier (cahier ou registre acheté dans le commerce). Néanmoins, il est recommandé d’utiliser un logiciel de facturation pour prouver l’intégrité de vos écritures comptables.
Quel est le meilleur logiciel de comptabilité pour auto-entrepreneur ?
Nous vous conseillons de vous tourner vers un outil dédié aux auto-entrepreneurs. Parmi les plus utilsés, on peut citer Abby, Freebe ou encore Indy.
Où trouver un modèle de livre de recettes ?
Vous trouverez sur internet de nombreux modèles vierges pour tenir ce registre. Néanmoins, cette solution n’est pas idéale car vous ne pourrez pas prouver la véracité des informations qui y sont notées.
