Vous souhaitez traiter rapidement des fichiers numériques sans avoir à les imprimer ou à faire des envois par voie postale ? La signature électronique est aujourd’hui la solution qui répond aux besoins de tous les professionnels qui souhaitent gagner du temps efficient. Le format PDF est aujourd’hui le format universel le plus utilisé par les entreprises pour transmettre des fichiers allant du bail locataire aux documents juridiques et administratifs. Nous vous expliquons dans cet article, comment insérer une signature électronique sur PDF !
Insérer une signature électronique sur PDF avec Adobe Acrobat
Pour insérer une signature électronique sur PDF, plusieurs options s’offrent à vous donc celle d’insérer la signature électronique sans logiciel. Il existe plusieurs logiciels de visionnage et de traitements de PDF mais il vous est également possible de traiter directement vos documents en ligne.
Parmi les logiciels de traitement de PDF les plus courants, nous relevons Adobe Acrobat, Libre Office ou encore InkScape. Si ces deux derniers proposent une version gratuite, ce n’est pas le cas d’Adobe Acrobat qui propose tout de même Adobe Reader DC qui vous permet de visionner les PDF.
Pour insérer une signature électronique sur votre document PDF, rien de plus simple. Il vous suffit de suivre ces 3 étapes :
1 – Définir les champs de signature
La première étape consiste à définir les champs de signature. Pour ce faire, vous devez cliquer sur le bouton « Remplir et Signer » (encadré en rouge ci-dessous).
2 – Signer le document et demander des signatures
Lorsque vous utilisez Adobe Acrobat et que vous n’avez intégré aucun logiciel de signature électronique à votre lecteur de PDF, l’outil utilisé sera automatiquement Adobe Sign. Concernant votre signature, vous pourrez faire le choix d’y intégrer une signature manuscrite ou électronique.
La demande de signature électronique se fait soit :
- par votre carnet d’adresse et dans ce cas il vous suffit de chercher les noms des signataires pour qu’un mail de demande leur soit envoyé ;
- via une adresse mail ou un ID.
3 – indiquer les champs de signature
Une fois que vous aurez vous-même signé le document (si nécessaire) et que vous aurez choisi les signataires vous pourrez indiquer les endroits où une signature est requise et ainsi finaliser l’envoi de votre demande de signature.
Insérer une signature électronique sur PDF avec un autre logiciel
Si chaque logiciel dispose de son propre processus de signature électronique, les étapes restent généralement très similaires d’une solution à une autre. Quel que soit l’outil que vous utilisez, vous devrez :
- télécharger votre document sur la plateforme de signature électronique (à l’exception de Woleet Sign qui permet de traiter ses documents sans avoir à les télécharger) ;
- choisir le type de signature électronique : si le document nécessite un niveau simple, avancé ou qualifié ;
- définir les champs de signature ;
- choisir les signataires qui seront notifiés par mail et/ou par sms ;
- envoyer votre demande de signature.
Selon le logiciel que vous aurez choisi vous pourrez traiter votre document 100% en ligne comme SmallPDF, ilovePDF ou passer par un logiciel de signature électronique que vous aurez préalablement téléchargé sur votre ordinateur, mobile ou tablette.
Signature électronique d’un PDF : quels avantages ?
La signature électronique est aujourd’hui adoptée par un grand nombre d’entreprises pour plusieurs raisons.
Gain de temps
La signature électronique permet à tous les partis de gagner du temps efficient. La possibilité de pouvoir traiter des documents en ligne rend le processus quasiment simultané et permet aux expéditeurs de faire parvenir rapidement les documents aux signataires.
Vous n’aurez plus à prendre le délai d’envoi postal en compte lors de la signature de vos contrats, il vous suffira simplement d’envoyer la demande de signature par mail et d’attendre le retour des signataires via le même canal.
Economie sur les frais d’envoi et d’impressions
Grâce à la signature électronique vous pourrez faire des économies sur les frais d’envoi mais aussi sur les frais d’impressions. Un envoi recommandé par voie postale coûte généralement entre 5€ et 15€ selon le poids de votre enveloppe, sans compter l’achat du papier et d’encre !
En utilisant la signature électronique vous permettez également la diminution de la production d’encre et de papier.
Outils optimisés pour les tâches collaboratives
La plupart des logiciels de signature électronique comme Yousign ou DocuSign proposent également des tableaux de bords évolutifs et collaboratifs. Vous pourrez alors avoir une vision 360 sue toutes les tâches en cours de traitement et clôturées de vos équipes.
Les outils de solution électronique proposent des API destinées à embarquer leurs fonctionnalités dans vos outils favoris, vous pourrez donc les intégrer à votre site web, votre logiciel de facturation ou encore vos solutions des gestions tels que les logiciels CRM ou ERP.
Solutions sécurisées
Si certains logiciels ne proposent pas encore les 3 niveaux de signature électronique, ils disposent des 2 premiers niveaux soit :
- la signature électronique simple ou SES ;
- la signature électronique avancée ou SEA.
Notez également qu’un bon logiciel de signature électronique doit répondre aux normes des certificats de sécurité ci-dessous :
- eIDAS : normes établies par l’UE sur l’identification des services et transactions numériques.
- RGPD : normes relatives à la protection des données.
- ISO27001 : normes de sécurité internationales sur les systèmes de management de l’information.
