Signature électronique

Comment faire une signature électronique ?

La démocratisation du numérique et le confinement ont poussé un grand nombre d’entreprises à traiter leurs dossiers à distance. Les logiciels de signature électronique répondent à un besoin de plus en plus important de gérer ses contrats à distance tout en assurant la réalisation de documents à valeur juridique.

Il est aujourd’hui possible de faire signer n’importe quel type de documents allant du simple bail de location aux actes d’avocats à haut niveau de sécurité.

Rappel : qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Pour rappel, la signature électronique est un procédé utilisé pour signer des documents juridiquement contraignants à distance, de manière totalement numérique. Depuis 2000, elle a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.

La plupart des logiciels de signature électroniques comme HelloSign ou DocuSign proposent des solutions hautement sécurisées qui répondent à des normes strictes au niveau Européen et international, les indispensables étant :

  • eIDAS ;
  • ETSI ;
  • GDPR.
Bon à savoir Vous pouvez effectuer une demande de certificat sur des plateformes dédiées comme CertEurop afin de vous munir d’un certificat de sécurité répondant aux normes eIDAS.

En plus des certificats de conformité, il existe plusieurs niveaux de signature électronique qui garantissent une fiabilité des documents plus ou moins élevée selon son degré de sécurité. Les processus d’authentification vous donnent donc la possibilité de traiter des documents à haut niveau de sécurité sans encourir un risque de piratage ou de fuites de données.

À qui s’adresse la signature électronique ?

La signature électronique s’adresse aussi bien aux entreprises qu’aux particuliers. Certains proposent des forfaits abordables qui conviendront aussi bien à un utilisateur seul (indépendant ou particulier) qu’à une équipe professionnelle.

Universign se démarque même de ses concurrents en proposant un abonnement sous forme de pack de signatures ce qui rend leurs offres très attractives pour des sociétés qui traitent un nombre très important de documents à signer et faire signer.

Parmi les différents cas d’usage, nous remarquons une forte popularité auprès de professionnels comme :

  • les compagnies d’assurances ;
  • les commerciaux ;
  • les RH ;
  • les associations ;
  • les services publics ;
  • et même les médecins ou les firmes pharmaceutiques.

Chaque logiciel propose son lot de fonctionnalités qui saura répondre à des besoins spécifiques.

La signature électronique étape par étape

Traiter un document depuis un logiciel de signature électronique

Grâce au développement des outils de signature électronique, il est aujourd’hui très simple de traiter des documents importants de manière totalement dématérialisée.

Yousign et HelloSign se démarquent comme étant les plus ergonomiques et faciles à prendre en main grâce à leur interface sobre et fonctionnelle. La plupart des logiciels utilisent les mêmes processus.

Faire signer un document :

  1. créez un compte sur l’outil de signature électronique ;
  2. importez votre document à faire signer ;
  3. apposez les zones de signatures ;
  4. choisissez les signataires en renseignant leur adresse mail ;
  5. confirmez et envoyez votre document.

Signer un document :

  1. cliquez sur le lien unique reçu par mail ;
  2. confirmez votre consentement grâce à un mot de passe ou un code pin 
  3. validez votre identité par le biais d’un certificat d’authentification délivré par un prestataire de confiance (pour le cas des signatures avancées et qualifiées) ;
  4. suivez les instructions et les balises de signature ;
  5. vous pouvez désormais enregistrer le document de manière totalement sécurisée.

La plupart des logiciels de signature électronique informent l’expéditeur que le signataire a confirmé et signé le document et ils proposent des fonctionnalités de gestion et de suivi en temps réel comme :

  • un tableau de bord regroupant les documents à traiter ou en cours de traitement ;
  • un système de rappel et de notifications.

Ces fonctionnalités vous permettent, en plus de traiter des documents, de gérer vos projets en équipe.

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Bon à savoir Les logiciels de signature électronique proposent également des solutions d’API qui vous permettent d’intégrer leurs fonctionnalités à vos outils favoris comme Salesforce, DropBox…

Le processus de signature électronique 

Vous savez désormais comment réaliser votre signature électronique mais savez-vous comment fonctionne ce procédé ?

La signature électronique est de plus en plus utilisée par les entreprises en recherche de dématérialisation. Afin de réaliser des documents à valeur juridique, la signature électronique est soumise à plusieurs étapes de sécurisation qui permettent de protéger le document, le signataire mais aussi l’expéditeur. 

Ce schéma nous explique que le processus de signature électronique passe par 2 étapes :

  • la signature : le logiciel récolte les données cryptées qui sont ensuite validées et apposées sur le document à signer ;
  • la vérification : étape clé du processus de signature électronique, la vérification sert à donner une valeur juridiquement contraignante grâce au contrôle des données chiffrées.

Pour faire simple, voici le parcours d’une signature électronique sécurisée :

  • le logiciel réceptionne les données de signature ;
  • le hachage permet de crypter les données et de leur assigner une empreinte numérique ;
  • l’empreinte numérique est ensuite chiffrée avec la clé privée (unique) attribuée au signataire ;
  • Le document est sécurisé par un certificat de d’authentification du signataire délivré par un prestataire de confiance.

Un document juridiquement contraignant doit faire l’objet d’une identification des signataires et pour ce faire, les logiciels de signature électronique ont mis en place trois niveaux de sécurité qui imposent, pour la plus simple une carte d’identité et pour les plus sécurisés un entretien en face-à-face avec un prestataire de confiance.

FAQ

Quels sont les principaux certificats de sécurité pour une signature électronique ?

Vos documents devront répondre aux normes eIDAS, GPDR et ETSI qui vous permettront de produire des documents sécurisés pour l’Europe et à l’international. Veillez cependant à vous renseigner sur les certificats supplémentaire requis selon votre activité et le pays avec lequel vous souhaitez traiter.

À qui s’adresse la signature électronique ?

La signature électronique s’adresse aussi bien aux particuliers qu’aux professionneles. Il existe des formules adaptées pour les indépendants, les TPE, les PME mais aussi pour les mutlinationales.

Comment obtenir un certificat de sécurité ?

Des plateformes dédiées de prestataires de confiance comme CertEurop délivrent des certificats aux normes eIDAS.

Guillaume Robez

Responsable éditorial

Guillaume est le co-fondateur d'independant.io. Sa spécialité ? Décrypter les offres, lire les conditions générales et les grilles tarifaires pour vous dénicher les meilleurs produits et services.