Signature électronique

Comment faire une signature électronique dans Word ?

Le format Word, après le PDF, est aujourd’hui l’un des formats les plus courants utilisés pour la rédaction d’écrits professionnels. Si vous souhaitez signer et faire signer vos contrats sur Word, suivez le guide, on vous explique le processus de signature électronique étape par étape !

Insérer une signature numérique dans Word sans logiciel

Le logiciel de la suite Office Word n’ayant pas de fonctionnalité de signature électronique intégrée, vous devrez passer par 3 étapes obligatoires afin de donner une valeur juridiquement contraignante à votre document.

Etape 1 : Obtenir un certificat de signature et une autorité de certification

La plupart du temps, les certificats de signature de signature électronique sont délivrés par des tiers de confiance. Yousign et DocuSign passent d’ailleurs par cet intermédiaire pour sécuriser le document et garantir l’identité de son créateur.

D’autres solutions comme Woleet Sign par exemple, ont fait le choix de réduire les intermédiaires en faisant appel à la blockchain pour sécuriser les données qui transitent sur leur plateforme.

Le certificat de signature électronique est, pour la plupart des cas, valide 1 an. Passé ce délai il faudra le renouveler afin de produire des documents qui répondent aux normes de sécurité. 

Etape 2 : Créer une ligne de signature

La création de la ligne de signature est assez simple il vous suffit de : 

  • choisir l’emplacement de signature ;
  • cliquer sur Insertion > Texte puis Ligne de Signature. Veillez à choisir la ligne de signature appropriée à Microsoft Office.

Vous devrez ensuite remplir les informations que vous souhaitez voir apparaître de la part des signataires ainsi que ses informations (nom, prénom, fonctions…).

Notez que vous pourrez également donner la possibilité aux signataires d’ajouter des commentaires dans la boîte de dialogue en cochant la case “Permettre aux signataires d’ajouter des commentaires dans la boîte de dialogue Signer”.

Etape 3 : Signer la ligne de signature

Il ne vous reste plus qu’à insérer votre signature ! Pour ce faire, plusieurs choix s’offrent à vous :

  • l’import de votre signature manuscrite préalablement enregistrée dans vos fichiers ;
  • la signature manuscrite sur tablette ou PC tactile.

Vous pourrez évidemment faire le choix d’apposer plusieurs zones de signatures ainsi que plusieurs signataires et les moduler à votre convenance.

Insérer une signature électronique dans Word avec un logiciel

En plus de la possibilité d’insérer une signature électronique directement depuis Word, vous pouvez faire  le choix d’intégrer les fonctionnalités de votre solution de signature électronique. 

Des logiciels comme Yousign ou encore HelloSign ou DocuSign proposent d’embarquer toutes leurs fonctionnalités dans vos outils favoris. Il vous suffira alors de choisir la solution de signature électronique de votre choix, de vous y inscrire et d’installer l’extension qui vous permettra d’y apposer une ou plusieurs signatures électroniques.

Si les logiciels diffèrent les uns des autres par leurs spécificités telles que les solutions de sécurité, le processus d’intégration de la signature électronique depuis le logiciel reste sensiblement le même pour chaque outil :

  • inscription gratuite ou souscription à un abonnement ;
  • sélection puis chargement du document sur le logiciel ;
  • choix des zones de signature ;
  • apposition de la signature électronique sur le document Word.

Une fois converti en PDF, le document pourra être envoyé aux destinataires. En passant par le logiciel de signature électronique vous prenez 

Les alternatives à la signature électronique dans Word

La signature manuscrite

La signature manuscrite reste aujourd’hui très présente dans les entreprises. Si elle implique quelques inconvénients tels que des processus souvent plus longs et sources d’erreurs, cette méthode peut aussi être plus rassurante pour des clients peu habitués ou réfractaires à la digitalisation.

Information Un document signé à la main a autant de valeur juridique qu’une signature électronique qui répond aux normes eIDAS et elle n’est pas exposée à de potentiels risques informatiques.

Les logiciels de signature électronique

Si la signature manuscrite est longtemps restée la seule solution, la digitalisation des sociétés a amené plusieurs logiciels à se développer pour proposer un outil adapté aux nouvelles méthodes de travail.

Il existe aussi une multitude de logiciels de signature électronique tels que Yousign, DocuSign ou HelloSign. Si chacune de ces solutions a pour cœur de métier la signature électronique, chaque marque s’est appliquée à développer ses propres fonctionnalités.

Universign par exemple, fonctionne avec des offres sous forme de “pack de signatures” contrairement à ses concurrents comme Signaturit ou Adobe Sign qui proposent des abonnements mensuels.

Du côté de Woleet Sign, c’est le processus entier qui diffère des autres logiciels. Cette solution basée sur la technologie blockchain propose un logiciel entièrement sécurisé qui ne nécessite pas le téléchargement des documents en ligne. Cette fonctionnalité permet donc de réduire les intermédiaires et le risque de piratage informatique.

FAQ

Comment faire une signature manuscrite dans Word ?

Rien de plus simple que d’insérer une signature manuscrite dans Word. Vous pouvez soit, importer une image, soit créer une signature manuscrite directement depuis la barre d’outils avec la fonctionnalité en choissisant de taper ou de tracer votre signature.

Quelle est la valeur d’une signature électronique dans Word ?

La signature électronique dans Word a la même valeur qu’une signature manuscrite si elle est soumise à un processus d’identification sécurisé.

Quelles alternatives à la signature électronique dans Word ?

Vous pouvez continuer à utiliser la signature manuscrite si vous êtes en relation avec des professionnels réfractaires à la digitalisation des processus ou bien vous équiper d’un logiciel de signature électronique.

Guillaume Robez

Responsable éditorial

Guillaume est le co-fondateur d'independant.io. Sa spécialité ? Décrypter les offres, lire les conditions générales et les grilles tarifaires pour vous dénicher les meilleurs produits et services.