Le siège social d’une entreprise expliqué simplement

Toute entreprise doit également disposer d’une adresse administrative et juridique officielle. Pour une société, cette adresse s’appelle le siège social. Mais qu’est-ce que le siège social d’une entreprise exactement ? Faut-il obligatoirement en avoir un ? Comment le déclarer ? Nous répondons à vos questions dans cet article.

Qu’est-ce que le siège social d’une entreprise ?

Le siège social d’une entreprise désigne l’adresse légale de cette dernière au sens large.

L’expression “siège social” s’applique plus spécifiquement aux sociétés. Pour les entreprises individuelles (EI), on parle d’”adresse”. Le terme “domiciliation” est également employé pour les deux formes juridiques (il s’agit du domicile de l’entité).

Le (ou les) fondateur(s) de l’entreprise choisit cette adresse légale officielle et la déclare à l’administration lors des formalités de création.

Concernant les sociétés, le siège social doit figurer en-tête des statuts et dans une clause insérée dans le corps de ces derniers.

L’adresse de domiciliation figure sur l’extrait K (personne physique) ou Kbis (société). Elle figure également sur tous les documents administratifs de l’entreprise : courriers, factures, contrats, documents comptables, déclarations fiscales et sociales, cachet, etc.

Mais attention, ce n’est pas parce qu’une entreprise détermine son siège social à un point A qu’elle exerce nécessairement son activité à cet endroit. Dans certains cas, il s’agit en effet d’une simple boîte aux lettres ou d’un domicile à usage d’habitation.

Les différentes possibilités pour domicilier le siège social d’une entreprise

Chez le dirigeant ou représentant légal

Le dirigeant de l’entreprise, qui est aussi le représentant légal de cette dernière, peut domicilier son siège social à l’adresse de son domicile.

C’est souvent le cas des entrepreneurs individuels (EI) et notamment des freelances. En effet, ces derniers évitent ainsi de faire appel à une société de domiciliation ou de louer un local et gardent leur budget pour leurs autres frais de début d’activité.

Si vous êtes locataire, nous vous conseillons de bien lire votre contrat de bail avant d’y fixer votre siège social. En effet, certains contrats interdisent l’exercice d’une activité professionnelle et d’y recevoir des clients. Cependant, malgré cette possible interdiction, la loi autorise le créateur de société à fixer l’adresse juridique de sa société à son domicile pendant une période de 5 ans.

Il convient dans tous les cas de prévenir votre bailleur ou le syndic de copropriété, ceci notamment pour pouvoir apposer le nom de votre entreprise sur votre boîte aux lettres et éviter la perte de courriers liés à votre activité.

Dans un local professionnel

Le siège social de l’entreprise peut différer du lieu d’exploitation de l’activité pour différentes raisons :

• séparation des bureaux et du local industriel ou commercial ;
• manque de place et besoin d’un local supplémentaire (bureaux ou activités) ;
• location temporaire d’un espace commercial (show-room) ou d’un entrepôt (transport) ;
• ouverture d’un cabinet secondaire dans une autre région (profession libérale) ;
• etc.

Pour des raisons pratiques, il est bien sûr plus pratique d’avoir une adresse unique pour son siège social et son activité.

Et si l’entreprise exerce son activité au sein de plusieurs locaux, elle devra choisir le site le plus avantageux.

Faire appel à une société de domiciliation

Les entrepreneurs ne disposant pas d’adresse professionnelle peuvent aussi faire appel à une société de domiciliation pour leur siège social.

Bien souvent, ces sociétés proposent des adresses prestigieuses (avenue des Champs Elysées, Georges V, Foch,…). Cela a un coût non négligeable, mais de telles adresses participent aussi à l’image de marque de l’entreprise. Le tarif varie en fonction des prestations offertes (transfert du courrier, réception d’appels, mise à disposition d’une salle de réunion, etc.).

Le contrat de domiciliation est un élément clé dans la relation avec la société de domiciliation mais aussi lors de la création de votre entreprise. Il est généralement conclu pour une durée de 3 mois minimum et renouvelable par tacite reconduction.

La domiciliation commerciale présente de nombreux avantages :

• Nombreux services proposés : elles accompagnent d’une part les créateurs dans toutes les démarches liées à la création de leur entreprise, puis prennent en charge certaines tâches administratives (gestion du courrier (numérisation et renvoi), secrétariat téléphonique, location de salles, comptabilité, etc.) ;
• Accès à un vaste choix d’adresse pour domicilier votre entreprise (parmi les adresses proposées bien sûr) : bénéficiez notamment d’une adresse prestigieuse, sans pour autant en subir les charges liées, ou choisissez une adresse où la CFE (Cotisation Foncière des Entreprises) est moins chère ou encore une adresse facilement accessible pour organiser vos réunions et rendez-vous ;
• Absence d’utilisation de son adresse personnelle : protection de votre vie privée et limitation des frais de transfert de siège social en cas de déménagement.

Autres options pour le siège social d’une entreprise

Parmi les autres options de domiciliation, nous pouvons notamment citer :

• la pépinière d’entreprises permettant de bénéficier de nombreux avantages (espace partagé, accès à des équipements et des services mutualisés, accompagnement par des professionnels) ;
• un espace de coworking afin de mutualiser les coûts avec d’autres créateurs ou entrepreneurs ;
• le siège social d’une autre société.

L’impact du choix du siège social d’une entreprise

Comme vu précédemment, les entreprises ont l’obligation de déterminer leur siège social pour avoir une existence juridique. Mais au-delà de la valeur juridique, le choix du siège social a d’autres incidences sur l’entreprise :

• la nationalité : vous pouvez définir votre siège social en France, en Espagne, en Allemagne ou dans les îles Caïman. Mais selon votre choix, vous devrez obéir au droit en vigueur dans le pays dans lequel vous êtes immatriculé. C’est particulièrement vrai au niveau de la fiscalité ou du droit du travail.
• les formalités : comme pour le droit applicable, les formalités d’immatriculation dépendent aussi de votre adresse administrative.
• les litiges : si vous avez un litige avec un client, un partenaire ou un salarié, le tribunal compétent sera celui de votre siège social.

Ce sont donc tous ces éléments qu’il convient de prendre en compte avant de réaliser son immatriculation.

Comment déclarer le siège social d’une entreprise ?

Définir son siège social n’est pas suffisant pour lui donner une existence et une valeur juridique. Encore faut-il procéder aux formalités de création d’entreprise sur le site du Guichet unique. Lors de cette procédure, il vous sera demandé l’adresse du siège social de l’entreprise. Il faut donc connaître cette adresse avant de s’immatriculer.

Il vous faudra notamment fournir une attestation de parution d’un avis dans un journal d’annonces légales si vous êtes en société alors que vous n’en avez pas besoin en EI ou en micro-entreprise.

Le Guichet unique peut accepter ou refuser votre demande d’immatriculation (en cas de dossier incomplet par exemple). Pour éviter tout refus, n’hésitez pas à apporter quelques justificatifs de domiciliation, comme des factures EDF au nom du dirigeant ou encore une attestation de domiciliation.

Comment changer le siège social d’une entreprise ?

Selon les besoins de l’activité, le transfert de siège social peut s’avérer nécessaire.

Pour les micro-entrepreneurs qui ne sont pas encore en société, cette formalité est assez simple. Vous pourrez alors le faire en ligne sur le site de l’URSSAF.

En revanche, si l’entreprise est une société, le transfert de siège social implique également un changement des statuts. Par principe, tout changement de statut nécessite la réunion d’une assemblée générale préalable.

Selon la forme juridique de la société, les démarches à effectuer varient. Par exemple, dans une SARL, le gérant peut avoir le pouvoir de changer le siège social de l’entreprise sous réserve de faire ratifier sa décision par l’assemblée générale au cours d’une réunion ultérieure.

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