Modèle facture association

Vous cherchez un modèle gratuit de facture pour votre association ? Vous êtes au bon endroit !

Accéder directement au modèle

Vous trouverez ici un modèle et des exemples de facture pour association. Mais avant cela, quelques rappels concernant les factures d’association s’imposent !

Facture d’association : possible, obligatoire (ou les deux ?)

Avant de rentrer dans le détail du modèle de facture pour association (car oui il y a bien un modèle et plusieurs exemples de fatures pour association dans la suite de cet article), il convient de s’intéresser un peu aux obligations des associations en matière de facturation.

Sachez que lorsque votre association est enregistrée (auprès de la préfecture), elle peut émettre des factures.

C’est même parfois une obligation si votre acheteur est :

  • une personne morale (une société ou une autre association…)
  • une personne physique soumise à la TVA
  • ou un particulier dans certaines cadres imposés par la loi (vente aux enchères, à distance, …)

Deux autres cas imposent l’édition d’une facture de la part de votre association

  • si l’acheteur le demande directement
  • si un acompte est versé

Vous ne vous sentez peut-être pas concerné, car la plupart des associations émettent peu de factures, mais sachez que c’est parfois nécessaire dans le cadre de collecte de fonds ou de recherche de financement.

Quelques exemples qui nécessitent souvent une facture :

  • La vente de produits aux couleurs de votre association (club de sport par exemple)
  • Les stages pendant les vacances scolaires (associations sportives, culturelles, artistiques,…)

Sachez cependant que toutes les activités « commerciales » de votre association (loi 1901 ou non) n’imposent pas nécessairement de factures. Prenons l’exemple le plus connu de toutes les petites associations, vous organisez un évènement (tournoi sportif, gala, …) pendant lequel vous comptez récolter un peu de fonds en vendant des parts de gâteau ou pizza, des boissons… Dans ce cas, pas besoin d’émettre de facture.

Quelles sont les mentions légales obligatoires à intégrer sur une facture d’association ?

Pour être officielle, une facture d’association doit comporter un certains nombres de mentions obligatoires. Ces mentions se composent de 3 parties distinctes :

#1 – Les mentions permettant d’identifier l’acheteur et le vendeur

  • Le NOM de votre association
  • L’adresse de votre association
  • Votre numéro de TVA (le cas échéant)
  • Le NOM ou la RAISON SOCIALE de l’acheteur ainsi que son adresse

Pensez aussi à rajouter le numéro de TVA de l’acheteur si celui-ci est domicilié en dehors de l’UE.

#2 – Les mentions encadrant juridiquement la transaction ou prestation

  • Le numéro et la date de la facture
  • La date de la facture (en général le moment de la vente, sinon fin de mois)
  • Les conditions de paiement (modalités, pénalités de retard…)

Quid de la TVA ? La plupart des associations à but non lucratif  (associations loi 1901) sont exonérées de TVA. Si c’est votre cas, il vous faut alors ajouter la mention  “TVA non applicable, article 293-B du CGI (code général des impôts)”.

Nous avons intégré cette mention dans notre modèle ci-dessous, qui est par défaut un modèle de facture d’association sans tva (qui concerne la plupart des associations qui nous lisent).

#3 – Les mentions permettant de définir le contenu et tarif de la transaction ou prestation

  • Une description des biens vendus ou de la prestation réalisée (service)
  • Pour chacun de ces bien ou services, la quantité et le prix unitaire HT, ainsi que le Total HT.
  • Les remises éventuelles (soit par produit, soit au niveau du Total HT de la facture)
  • Et enfin le Montant Total HT de la facture (prix final à payer)

Quelles sont les sanctions en cas d’oubli ou d’erreur?

Si vous oubliez l’une ou l’autre des mentions obligatoires sur une facture, votre association risque une amende jusqu’à 75 000 € (ou 50% du montant total de la facture). En cas d’erreur, compter 15€ par oubli ou erreur sur les mentions.

Enfin, ne jouez pas avec le feu, car en cas d’oubli d’émission de facture dans un cas où la facture d’association est normalement obligatoire, ou bien en cas de fausse facture, vous risquez une amende de 50% du montant de la facture.

Comment remplir notre modèle gratuit de facture d’association ?

Étape 1 : Téléchargez le modèle au format souhaité

En renseignant votre adresse email ci-dessous, vous recevrez deux liens (format Excel et Google Docs) pour télécharger notre modèle de facture d’association. Ce modèle est par défaut un modèle de facture association sans TVA, qui conviendra à la plupart de nos lecteurs. Nous sommes aussi en train de préparer un modèle de facture association Word, suite à la demande de certaines associations qui préfèrent cela au modèle Excel.

Pour Google Docs, commencez par faire une copie du document. Fichier > Copie.

Pour vous aider à remplir notre modèle, nous avons inclus un exemple de facture pour association dans les fichiers à télécharger.

Étape 2 : remplissez les mentions obligatoires décrites ci-dessus, puis imprimez votre facture

Dans l’ordre, pour ne rien oublier :

  1. Commencez par identifier votre association, ainsi que l’acheteur.
  2. Numérotez et datez la facture. Pour rappel,  le numéro de votre facture association doit directement suivre votre facture précédente (tous acheteurs confondus).
  3. Désignez ensuite les produits ou services vendus ainsi que la quantité et le prix unitaire. Le total HT doit représenter la quantité X prix unitaire HT (ce total est calculé de manière automatique dans le modèle Excel ou le modèle Google Docs). Vérifiez que ce total est correct.
  4. Remplissez les dates et conditions d’escompte et de paiement le cas échéant.

Relisez bien une dernière fois pour être sûr de n’avoir fait aucune erreur.

Étape 3 : imprimez et envoyez votre facture

Le modèle gratuit de facture pour association (loi 1901, clubs de sports, association caritartive…) que nous proposons peut ensuite être imprimé directement depuis Excel ou Google Docs. Signez et/ou tamponnez votre facture si besoin, et transmettez là à l’acheteur.

>>> Pour aller plus loin : choisir sa banque pour association.

Quelles alternatives au modèle gratuit de facture pour association ?

Vous avez plusieurs options qui s’offrent à vous pour établir correctement vos factures d’association, en dehors du modèle que nous venons de vous proposer :

Si vous êtes amenés à remplir de nombreuses factures, nous vous suggérons sans réserve d’opter pour un logiciel à la place de notre modèle. Vous aurez ainsi la garantie d’avoir des factures à jour, respectant les obligations légales, ce qui vous permettra d’éviter les sanctions.