Les 5 étapes d’un plan de charge et les outils pour le créer

Vous souhaitez faire un plan de charge pour mieux piloter vos projets ? Quels que soient votre domaine et la taille de votre entreprise, planifier votre activité et optimiser l’allocation de vos ressources sont des stratégies essentielles pour renforcer votre productivité. Voici tout ce qu’il faut savoir pour créer un planning de charge.

Qu’est-ce qu’un plan de charge ?

Un plan de charge (ou planning de charge) est un outil de gestion permettant de répartir et suivre l’ensemble des tâches à accomplir dans une entreprise ou une équipe sur une période donnée. Concrètement, le plan de charge aide le chef de projet à organiser les ressources (humaines, matérielles et temporelles) en fonction des besoins de l’entreprise et des projets en cours.

Il peut être utilisé dans de nombreux corps de métiers comme la production industrielle, mais aussi le BTP, les ressources humaines, etc.

Le plan de charge est l’une des étapes clés de la gestion de projet.

Pourquoi faire un plan de charge ?

L’optimisation des ressources

Un plan de charge (PDC) aide à répartir la charge de travail de manière équitable et à s’assurer que toutes les ressources (humaines et matérielles) sont utilisées de façon optimale.

Élaborer un planning de charge permet donc au chef de projet de :

• connaître la charge de travail de chaque collaborateur à un instant T ;
• mieux utiliser les compétences en attribuant les bonnes missions aux bonnes personnes ;
• anticiper les besoins et prévoir des embauches ou la réaffectation des ressources.

In fine, le plan de charge améliore la productivité de vos collaborateurs et vous permet de gérer vos ressources de manière proactive.

Une meilleure gestion du temps

Le planning de charge sert également à optimiser la gestion du temps sur un projet donné. Ainsi, vous allez pouvoir :

• découper les tâches en sous-groupes et définir des échéances pour chacune d’elles ;
• prioriser les besoins par degré d’urgence et d’importance ;
• minimiser le temps d’interruption entre chaque tâche ;
• profiter d’une vue d’ensemble sur l’avancement global du projet.

Vous avez ainsi une vision opérationnelle de votre projet et connaissez l’état de vos ressources au fil de son avancement.

L’identification des points de blocage

Le plan de charge prévisionnel permet également de repérer rapidement les dysfonctionnements qui pourraient retarder vos projets :

• un décalage entre temps prévisionnel et temps réellement passé sur une mission, ce qui peut entraîner une prise de retard dans le projet ;
• l’identification de périodes où plusieurs tâches doivent être accomplies en même temps, ce qui peut entraîner une interruption dans les flux de travail si les ressources sont insuffisantes ;
• la surcharge des ressources (humaines ou matérielles), lorsque celles-ci se voient affecter plus de projets qu’elles ne peuvent accomplir dans le temps imparti.

Ce suivi en temps réel permet au chef de projet d’effectuer les réajustements nécessaires, afin de réduire la pression sur les ressources et améliorer leur efficacité.

Comment construire un plan de charge ?

La réalisation d’un planning de charge prévisionnel nécessite un travail préparatoire et les prérequis suivants :

• évaluer les compétences et les disponibilités (temps partiel, congés, etc.) de chaque membre de l’équipe ;
• prévoir des marges de manœuvre pour gérer les imprévus ;
• établir des indicateurs de performance clés (KPIs) pour évaluer l’utilisation des ressources et leur productivité.
• choisir un logiciel de gestion de projet adapté pour faciliter la création et le suivi de votre plan de charge.

Pour cela, vous devez notamment communiquer les objectifs et les résultats attendus auprès de vos collaborateurs. Assurez-vous que chacun ait bien compris son rôle et encouragez vos équipes à vous faire des retours afin d’optimiser votre planning initial.

Les 5 étapes pour créer son plan de charge

Étape 1 : définir les objectifs et le périmètre du projet

La première étape consiste à clarifier les objectifs du projet et les résultats concrets à atteindre. Cela permet de donner une orientation claire à l’ensemble de vos équipes.

Vous devez également fixer le périmètre du projet, c’est-à-dire déterminer ce qui est inclus ou exclu du travail à réaliser. L’intérêt est d’éviter que des missions non prévues ou non prioritaires ne viennent s’y greffer.

Étape 2 : dresser la liste des tâches à accomplir

Vous devez établir une liste exhaustive des tâches à réaliser. Vous pouvez ensuite décomposer chaque tâche principale en sous-tâche. Construire votre planification de cette manière facilite la gestion de votre projet. Cela vous permet également de vous assurer que vous n’avez rien oublié.

Étape 3 : estimer les ressources nécessaires

Vous allez ensuite évaluer le temps nécessaire pour la réalisation de chaque tâche. Vous devez également faire l’inventaire de vos ressources humaines et matérielles.

Cela vous permettra d’optimiser l’affectation des missions et d’éviter la surcharge de travail pour certains membres de votre équipe.

Étape 4 : planifier les tâches

Ici, vous allez planifier les tâches en fonction des ressources disponibles puis établir un calendrier de travail. Vous pourrez ainsi calculer la charge de travail pour chaque personne.

Avant de créer ce planning, vous devez veiller à identifier les dépendances entre les différentes étapes afin de planifier correctement leur ordre d’exécution.

Étape 5 : anticiper et gérer les imprévus

Une fois le plan mis en œuvre, vous devez suivre son avancement à l’aide des indicateurs de performance préalablement définis. Vous pouvez ainsi ajuster votre planning en fonction des imprévus ou des retours de vos collaborateurs.

Cette étape vous permet également d’anticiper les risques potentiels qui pourraient affecter le bon déroulement de vos projets.

Quelles sont les limites d’un planning de charge ?

Un plan de charge est un outil de planification très performant lorsque tout se passe comme prévu. Néanmoins, il présente aussi quelques limites difficiles à anticiper :

Tout d’abord, il est important d’être conscient du manque de flexibilité. Vous n’êtes pas à l’abri d’un imprévu (modification des priorités, absence d’un collaborateur, etc.). Un planning, s’il est trop rigide, ne parviendra pas à s’adapter à ces changements, ce qui peut entraîner des retards dans le projet.

Les estimations de temps et de ressources sont la plupart du temps basées sur des données historiques. Or chaque projet est différent. Mal estimer ses moyens peut conduire à des surallocations ou à des sous-utilisations de ressources.

Enfin, un plan de charge vous incite à vous focaliser parfois de manière excessive sur le respect des délais. Ce type d’outil est principalement axé sur les moyens à mettre en œuvre et les délais à respecter. Avec ce mode de fonctionnement, une entreprise peut mettre au second plan le bien-être de ses collaborateurs. À terme, cela peut entraîner une surcharge de travail et à une baisse de la motivation.

Quels outils utiliser pour créer un plan de charge ?

Un tableur

Pour faire un plan de charge, vous pouvez utiliser un tableur, type Excel. Vous y listerez vos ressources, leurs disponibilités ainsi que les délais à tenir. Cela vous permettra ainsi d’affecter les missions et d’estimer la charge de travail pour chacun de vos collaborateurs.

Faire un plan de charge Excel est certainement la solution la moins coûteuse. Néanmoins, elle comporte des limites :

• vos tableaux sont susceptibles de contenir des erreurs puisqu’ils sont remplis manuellement ;
• l’intégration des données et la création des calculs prend du temps ;
• les informations ne sont pas actualisées en temps réel ;
• il y a un risque de perte des données.

Les logiciels de gestion de projet

Utiliser un logiciel de gestion de projet (ou logiciel de planning) pour vos plans de charge peut vous permettre de gagner du temps et d’éviter les erreurs.

Ces outils comportent plusieurs avantages :

• ils vous donnent accès à une interface mise à jour en temps réel et consultable par tous les intervenants du projet ;
• ils permettent également un ajustement rapide de la planification en fonction des aléas ;
• ils offrent une vue de l’état d’avancement du projet, souvent sous la forme d’un diagramme.

On distingue différents types de logiciels de gestion de projet. Certains sont des outils dédiés à la planification de projet, alors que d’autres se concentrent sur la gestion des tâches. Vous pouvez aussi choisir un outil tout-en-un qui, intègre d’autres fonctionnalités comme un CRM ou un outil de facturation avec pour avantage des données synchronisées, centralisées et communicantes.

Les logiciels BTP

Le BTP est un secteur où la gestion du temps et des ressources est primordiale. Un mauvais pilotage peut en effet entrainer une prise de retard dans un chantier et des dépassements de budget. Le secteur du bâtiment et de la construction profite donc de logiciels entièrement adaptés à leurs spécificités.

Certains outils BTP intègrent même des fonctionnalités supplémentaires : gestion des disponibilités, pilotage des ressources financières, analyse de données, facturation par chantier, etc.

Les outils spécialisés

Enfin, certains outils sont purement dédiés à la création de planning de charge. Certains sont mêmes gratuits, comme Workload.

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