Organiser une tombola pour association : règles et conseils

Pour une association, organiser une tombola est un excellent moyen de collecter des fonds afin de financer ses projets. Facile à mettre en place et attractive pour le public, elle permet de mobiliser rapidement des participants autour d’une cause commune. Cependant, l’organisation d’une tombola associative ne s’improvise pas. Elle est encadrée par une réglementation stricte qui implique des démarches administratives, le respect de règles précises et une bonne gestion des fonds collectés.

Dans cet article, on vous explique tout ce qu’il faut savoir pour organiser une tombola en toute conformité et maximiser vos chances de réussite.

La tombola associative : qu’est-ce que c’est ?

Définition

La tombola est un jeu de hasard. Le principe est simple : le joueur participe à la tombola en achetant un ou plusieurs tickets à un tarif unique. En contrepartie, il a une chance de récupérer un gain, lors du tirage au sort.

Qui peut organiser une tombola associative ?

Légalement, à l’exception des casinos et des loteries nationales, les jeux d’argent sont prohibés.

Cependant, il est tout à fait possible d’organiser une tombola pour une association. Pour ce faire, cette dernière doit inscrire son projet dans un objectif d’intérêt général : action de bienfaisance, de promotion culturelle ou de financement d’activités sportives.

La tombola peut être utilisée dans plusieurs domaines. Voici quelques exemples :

• en milieu scolaire pour financer un voyage scolaire, réduisant ainsi la participation des parents d’enfants ;
• auprès d’association culturelle, pour organiser un projet culturel comme un festival de musique ;
• pour une association humanitaire, pour financer des actions solidaires comme l’accès à l’eau potable pour les pays en voie de développement ;
• au service d’une association sportive, pour un évènement sportif ou l’achat d’équipement.

Pourquoi organiser une tombola pour son association ?

Si l’organisation d’une tombola est particulièrement appréciée par les associations, c’est qu’elle offre de nombreux avantages. En effet, la tombola, c’est :

• un outil de financement efficace : la tombola permet de récolter des fonds importants rapidement pour financer des projets ;
• un moyen de mobiliser ses adhérents : la tombola est un évènement convivial qui favorise la participation des adhérents et du public ;
• un levier de visibilité et de notoriété : bien organisée, la tombola peut être aussi une bonne manière de faire connaître l’association, ses actions et ses valeurs à un public plus large.

Quelles sont les règles et les obligations légales à respecter ?

Une organisation ponctuelle et transparente

La tombola doit rester une opération ponctuelle et exceptionnelle dans la vie de l’association. Le nombre total de tombolas est limité à 5 par an.

L’association doit être en mesure de justifier l’utilisation des fonds et garantir la transparence de l’opération auprès des participants.

L’autorisation administrative obligatoire

L’organisation d’une tombola associative doit faire l’objet d’une demande d’autorisation.

Cette demande doit être effectuée auprès de la mairie de la commune dans laquelle l’association a son siège social. Si le siège est à Paris, la demande doit être réalisée auprès de la préfecture de Police. Ensuite, l’association doit transmettre les documents suivants :

• le formulaire cerfa n°11823*03 ;
• les statuts de l’association ;
• le dernier bilan financier (seulement si le total des billets de loterie excède 7 500 €).

Cette demande permet de vérifier le cadre légal et non lucratif de l’opération.

Le prix des billets et les lots autorisés

Le prix des billets ne peut excéder 2,50 € et la valeur totale est plafonnée à 30 000 €. Si le total des billets excède les 30 000 €, les autorités compétentes vont effectuer une vérification plus approfondie. Pour cela, ils vérifient l’ancienneté de l’association, son budget ou encore le bien-fondé de l’objectif de la loterie par rapport au montant récupéré.

Les gains doivent être des biens matériels ou des prestations (paniers garnis, appareils électroniques, bons cadeaux, etc.). Les gains en argent sont strictement interdits.

Comment utiliser les fonds récoltés ?

L’objectif d’organiser une tombola pour une association est évidemment de récolter une certaine somme d’argent. Mais que peut-on faire de cet argent ?

Une utilisation strictement encadrée

Les bénéfices d’une tombola doivent être intégralement réinvestis dans les projets de l’association : actions de bienfaisance, culture ou sport. Ils ne peuvent en aucun cas être redistribués à titre personnel, pour financer un éventuel déficit ou pour le fonctionnement courant de l’association par exemple. Pour s’en assurer, l’association devra préciser l’utilité des sommes recueillies lors de la demande de tombola.

Une fiscalité généralement avantageuse

Afin de mener à bien son objectif, l’association peut bénéficier d’une exonération d’impôts sur les sociétés et sur la TVA, ainsi qu’une exonération de contribution économique territoriale. À condition bien sûr qu’elle remplisse les conditions susmentionnées.

Pour bénéficier de cet avantage fiscal, l’association doit prévenir le service des impôts des entreprises de l’organisation de la tombola. Cette information peut être envoyée par courrier, mais dans une limite de 24 heures minimum avant le début de l’événement. Après la tombola, l’association dispose de 30 jours pour transmettre au SIE un récapitulatif de l’ensemble des sommes recueillies et des dépenses associées.

4 conseils pour organiser une tombola qui marche !

Organiser une tombola pour une association ne s’improvise pas. Pour que votre événement soit un succès, voici quelques astuces :

Prévoyez un planning précis

Il ne s’agit pas simplement de distribuer des tickets de tombolas au voisinage pour que votre tombola soit un succès. Préparer la vente des billets bien en amont est indispensable. À cette fin, il convient de définir un planning précis pour atteindre vos objectifs. Par exemple :

Semaine 1 :

• Publier en ligne (sur le site web, les médias nationaux, les e-mailings…) ;
• Trouver des partenariats pour la diffusion ;
• Embaucher du personnel pour faire du porte-à-porte

Semaine 2 :

• Activer les campagnes de communication avec les partenaires ;
• Commencer le porte-à-porte (en définissant chaque zone) ;
• Faire des rappels sur le site web de l’association ou par e-mailings.

Semaine 3 :

• Relancer ceux qui se sont engagés, mais qui n’ont pas payé ;
• Continuer les actions précédentes, etc.

Après la vision hebdomadaire, il peut aussi être intéressant de préciser les actions effectuées au quotidien. Et pour vous simplifier la tâche, n’hésitez pas à désigner un responsable tombola et à utiliser des outils adaptés.

Communiquez rapidement auprès de vos membres

L’objectif d’organiser une tombola pour une association est de récolter un maximum de participation pour multiplier les gains. Pour cela, il faut évidemment communiquer sur l’événement. À l’heure de la digitalisation, la meilleure manière, c’est en ligne.

Alors commencez par publier des informations sur la tombola sur le site web de votre association. Cela permettra ainsi de faire connaître votre événement à l’ensemble des internautes visitant votre site internet. Cependant, cette action est souvent insuffisante à elle seule. En effet, si les internautes visitent votre site dans un objectif bien précis, ils prendront certes connaissance de la tombola, mais ils ne prendront pas le temps d’acheter un billet. Et s’ils quittent votre site, il sera trop tard.

Pour capter leur attention, vous devez leur envoyer des newsletters régulièrement. En vous invitant dans leur boîte mail, il y a plus de chances qu’ils passent à l’action. N’hésitez pas à préparer une campagne e-mailings en mentionnant à plusieurs reprises l’organisation de la tombola, et pour cela appuyez-vous (ou équipez-vous !) sur le CRM de votre association.

Utilisez les médias locaux ou nationaux

Pour que votre tombola ait un maximum d’impact, vous devez utiliser des méthodes améliorant votre visibilité. Et cela passe notamment par les médias locaux (ou nationaux). Cependant, ces méthodes pouvant être assez onéreuses, toutes les associations ne peuvent pas y recourir.

N’hésitez pas à vous appuyer sur des partenaires locaux, des commerces ou des entreprises locales. Ces derniers peuvent vous fournir des lots ou aider à la promotion de l’évènement.

Relancez et relancez !

En moyenne, il faut 7 répétitions pour retenir une information. Alors si vous vous contentez de faire une mini-campagne de communication sur une journée, il y a peu de chances que vous vendiez vos billets.

Afin que l’organisation de votre tombola pour association ait du succès, répétez les actions susmentionnées encore et encore. Et si certaines personnes ont démontré un intérêt pour votre tombola, sans pour autant avoir acheté les billets, n’hésitez pas à les relancer.

Mais attention, cela suppose une sacrée dose d’organisation. Ou plutôt, un CRM qui vous simplifie la tâche.

Quels sont les meilleurs outils pour gérer la tombola d’une association ?

Aujourd’hui, il existe de nombreux outils qui facilitent l’organisation d’une tombola tels que :

• les plateformes de billeterie en ligne pour gérer les ventes ;
• les outils de communication (les réseaux sociaux, l’emailing, etc.) ;
• les logiciels de gestion associative pour suivre les finances ;
• les solutions de tirage au sort digital pour plus de transparence.

Outre ces différents outils, il est aussi possible d’acheter des packs de tickets de tombola directement sur internet.

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