Comment organiser une tombola pour association ?

Pour une association, organiser une tombola est un excellent moyen de financer ses projets. Mais attention, les organismes sont soumis à plusieurs conditions pour l’organisation d’un tel événement. On vous explique tout !

L’intérêt d’organiser une tombola pour association

La tombola est un jeu de hasard. Le principe est simple : le joueur participe à la tombola moyennant une compensation financière. En contrepartie, il a une chance de récupérer un gain. Celui-ci peut être constitué d’un voyage, d’une voiture, du dernier iPhone…

Organiser une tombola pour une association présente ainsi une multitude d’intérêts. Avant tout, il s’agit évidemment de financer un projet. En effet, la tombola peut permettre de récolter des sommes d’argent très importantes. Pour cela, il vous suffit de vendre un maximum de billets (nous verrons plus tard comment faire). Mais au-delà des fonds récoltés, la tombola peut aussi être une bonne manière de faire connaître l’association auprès de tiers qui seront intéressés par les gains à récupérer.

En outre, la tombola peut être utilisée pour une multitude de domaines. Voici quelques exemples :

• En milieu scolaire : les écoles organisent régulièrement des tombolas pour organiser un voyage scolaire. Les bénéfices issus de la tombola permettront ainsi de financer ce voyage. La participation des parents d’enfants sera alors réduite.
• Auprès d’association culturelle : pour organiser un festival de musique, de nombreuses associations utilisent la tombola.
• Pour une association humanitaire : les tombolas permettent de récolter des fonds pour financer des solutions d’accès à l’eau potable pour les pays en voie de développement.
• Au service d’une association sportive : il peut s’agir de payer l’achat d’équipement sportif.

Tombola pour association : quelles sont les règles à respecter ?

Que dit la loi ?

À l’exception des casinos et des loteries nationales, les jeux d’argent sont prohibés par le législateur. Cependant, il est tout à fait possible d’organiser une tombola pour une association, dès lors que celle-ci respecte un certain nombre de conditions :

• Organisme : l’association doit inscrire son projet dans une action de bienfaisance, de promotion culturelle ou de financement d’activités sportives. En outre, il doit s’agir d’une association à but non lucratif.
• La tombola : les gains doivent être mobiliers (il ne peut s’agir d’une somme d’argent en nature).
• La demande d’autorisation : en mairie ou en préfecture.

Utilisation et fiscalité des sommes recueillies

L’objectif d’organiser une tombola pour une association est évidemment de récolter une certaine somme d’argent. Mais que peut-on faire de cet argent ?

Les sommes recueillies grâce à la tombola doivent être utilisées uniquement dans trois domaines : actions de bienfaisance, culture ou sport. Même si l’association remplit cet objectif, il ne s’agit pas de financer un éventuel déficit ou le fonctionnement courant. Pour s’en assurer, l’association devra préciser l’utilité des sommes recueillies lors de la demande de tombola.

Afin de mener à bien son objectif d’aide aux déshérités ou de promotion des arts, l’association bénéficie d’une exonération d’impôt sur les sociétés et sur la TVA, ainsi qu’une exonération de contribution économique territoriale. À condition bien sûr qu’elle remplisse les conditions susmentionnées.

Pour bénéficier de cet avantage fiscal, l’association doit prévenir le service des impôts des entreprises de l’organisation de la tombola. Cette information peut être envoyée par courrier, mais dans une limite de 24 heures minimum avant le début de l’événement. Après la tombola, l’association dispose de 30 jours pour transmettre au SIE un récapitulatif de l’ensemble des sommes recueillies et des dépenses associées.

Quelles sont les étapes (officielles) à respecter ?

Comme vu précédemment, l’organisation d’une tombola pour une association doit s’accompagner d’une demande d’autorisation.

Cette demande doit être effectuée auprès de la commune dans laquelle l’association a son siège social. Si le siège est à Paris, la demande est réalisée auprès de la préfecture de Police. Ensuite, l’association doit transmettre les documents suivants :

• Le formulaire cerfa n°11823*03 ;
• Les statuts de l’association ;
• Le dernier bilan financier (seulement si le total des billets de loterie excède 7 500 €).

Pour cela, ils vérifient l’ancienneté de l’association, son budget ou encore le bien-fondé de l’objectif de la loterie par rapport au montant récupéré

4 conseils pour organiser une tombola qui marche !

Organiser une tombola pour une association ne s’improvise pas. Pour que votre événement soit un succès, voici quelques astuces :

Prévoyez un planning précis

Il ne s’agit pas simplement de distribuer des tickets de tombolas au voisinage pour que votre tombola soit un succès. Encore faut-il préparer la vente des billets bien en amont. À cette fin, il convient de définir un planning précis pour atteindre vos objectifs. Par exemple :

Semaine 1 :

• Publier en ligne (sur le site web, les médias nationaux, les e-mailings…) ;
• Trouver des partenariats pour la diffusion ;
• Embaucher du personnel pour faire du porte-à-porte

Semaine 2 :

• Activer les campagnes de communication avec les partenaires ;
• Commencer le porte-à-porte (en définissant chaque zone) ;
• Faire des rappels sur le site web de l’association ou par e-mailings.

Semaine 3 :

• Relancer ceux qui se sont engagés, mais qui n’ont pas payé.
• Continuer les actions précédentes, …

Après la vision hebdomadaire, il peut aussi être intéressant de préciser les actions effectuées au quotidien. Et pour vous simplifier la tâche, n’hésitez pas à désigner un responsable tombola et d’utiliser des outils adaptés.

Communiquez rapidement auprès de vos membres

L’objectif d’organiser une tombola pour une association est de récolter un maximum de participation pour multiplier les gains. Pour cela, il faut évidemment communiquer sur l’événement. À l’heure de la digitalisation, la meilleure manière, c’est en ligne.

Alors commencez par publier des informations sur la tombola sur le site web de votre association. Cela permettra ainsi de faire connaître votre événement à l’ensemble des internautes visitant votre site internet. Cependant, cette action est souvent insuffisante à elle seule. En effet, si les internautes visitent votre site dans un objectif bien précis, ils prendront certes connaissance de la tombola, mais ils ne prendront pas le temps d’acheter un billet. Et s’ils quittent votre site, il sera trop tard.

Pour capter leur attention, vous devez leur envoyer des newsletters régulièrement. En vous invitant dans leur boîte mail, il y a plus de chances qu’ils passent à l’action. N’hésitez pas à préparer une campagne e-mailings en mentionnant à plusieurs reprises l’organisation de la tombola, et pour cela appuyez-vous sur votre CRM.

Utilisez les médias locaux ou nationaux

Pour que votre tombola ait un maximum d’impact, vous devez utiliser des méthodes améliorant votre visibilité. Et cela passe notamment par les médias locaux ou nationaux. Cependant, ces méthodes étant assez onéreuses, toutes les associations ne peuvent pas y recourir. Dans ce cas, utilisez les réseaux sociaux et communiquez régulièrement, voire tous les jours, sur votre tombola.

Relancez et relancez !

En moyenne, il faut 7 répétitions pour retenir une information. Alors si vous vous contentez de faire une mini-campagne de communication sur une journée, il y a peu de chances que vous vendiez vos billets.

Afin que l’organisation de votre tombola pour association ait du succès, répétez les actions susmentionnées encore et encore. Et si certaines personnes ont démontré un intérêt pour votre tombola, sans pour autant avoir acheté les billets, n’hésitez pas à les relancer.

Mais attention, cela suppose une sacrée dose d’organisation. Ou plutôt, un CRM pour association qui vous simplifie la tâche.

Quels sont les meilleurs outils pour gérer la tombola d’une association ?

HelloAsso

HelloAsso figure parmi les meilleurs outils de gestion d’une association. Gratuit et facile à utiliser, il vous propose plusieurs fonctionnalités comme l’adhésion, le formulaire de don, le crowdfunding, sans oublier l’achat de billets de tombola.

N’hésitez pas à découvrir ce logiciel en cliquant sur ce lien.

AssoConnect

AssoConnect est un outil indispensable pour la gestion des associations. En plus, il est gratuit. Ainsi, le logiciel vous permet de gérer vos événements, vos adhésions, la billetterie, et bien sûr l’organisation d’une tombola pour association.

Pour plus d’infos, c’est par ici.

MaCotisation

Depuis 2016, MaCotisation aide les associations à mieux gérer leur activité. Cela passe évidemment par la gestion des adhésions, la billetterie en ligne ou encore l’organisation de tombola.

Vous souhaitez en savoir plus ? Lisez notre article sur MaCotisation.

Outre ces différents outils, il est aussi possible d’acheter des packs de tickets de tombola directement sur internet.

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