Juridique

Modification du Kbis : Que devez-vous faire, et quand ?

Quand et comment modifier un extrait Kbis ? On vous explique tout !

Lorsque vous opérez des modifications sur les statuts de société, il en découle plusieurs conséquences administratives. Parmi celles-ci, l’extrait Kbis, constituant en quelque sorte la carte grise de l’entreprise, doit être mis à jour pour continuer à jouer son rôle premier : renseigner les tiers sur les informations essentielles de votre société. Après vous avoir expliqué le rôle du Kbis plus en détail, nous verrons ensemble les modifications statutaires entraînant une modification du Kbis ainsi que la procédure à mettre en oeuvre.

Rappel : qu’est-ce que le Kbis ?

Lorsque vous avez créé votre société, vous avez reçu votre extrait Kbis attestant de son existence administrative et légale. Il s’agit d’un extrait du registre du commerce et des sociétés prouvant officiellement que la société est bien immatriculée en mentionnant différentes informations essentielles pour les tiers à savoir notamment :

  • le greffe d’immatriculation ;
  • le numéro de SIREN ;
  • les gérants ;
  • la raison ou dénomination sociale ;
  • la forme juridique (SAS, SARL, EURL…) ;
  • la durée de la société (99 ans en principe) ;
  • son activité ;
  • son nom de domaine internet ;
  • l’adresse de son siège social…
À retenir En d’autres termes, le Kbis est la carte d’identité de votre entreprise. C’est pourquoi, à chaque fois qu’une modification affecte la véracité des informations présentes dans le Kbis, il faudra procéder à la mise à jour de l’extrait Kbis.

Quelles sont les modifications statutaires entraînant une modification du Kbis ? 

Le Kbis est en réalité une synthèse des informations présentes dans les statuts de votre société pour en faciliter la lisibilité. Mais, toutes les informations présentes dans les statuts ne sont pas reportées sur le Kbis. Dès lors, certaines modifications statutaires n’entraînent pas une mise à jour du Kbis. C’est le cas par exemple des clauses s’intéressant exclusivement aux rapports entre les associés (ou actionnaires) telles que l’insertion d’une clause d’agrément. 

Pour contre, toutes modifications statutaires entraînant la modification des informations présentes dans le Kbis doivent aboutir à la mise à jour de ce dernier.

Le changement d’activité ou de l’objet social

L’objet social est un élément essentiel de vos statuts puisqu’il détermine l’activité de votre société, ce pour quoi elle a été créée. Ne serait-ce que pour déterminer votre code APE, l’objet social est indispensable.

De plus, l’objet social limite le pouvoir des gérants de la société puisque ces derniers ont uniquement le pouvoir de l’engager dans la limite de l’objet social. En d’autres termes, si votre société souhaite développer une nouvelle activité ou monter une nouvelle BU (business unit), il faudra procéder à la modification de l’objet social et donc à la modification du Kbis.

À défaut, les gérants pourraient voir leur responsabilité engagée par les associés de la société pour le dépassement de leur pouvoir et être tenus de dédommager la société des conséquences en leur nom propre.

L’augmentation et la réduction du capital

L’augmentation de capital et la réduction de capital sont des opérations visant à modifier le capital de la société. Le capital est un élément essentiel de la société, aucune société ne peut être constituée sans capital. 

De plus, le capital joue un rôle informatif à l’égard des tiers quant à la capacité financière de votre société. Il apparaît donc logique que ces informations soient présentes dans le Kbis. Ainsi toutes opérations entraînant une modification du capital impliquent la modification du Kbis de votre société.

Le changement, la nomination et la révocation d’un dirigeant

Les dirigeants en tant que représentants légaux de la société sont obligatoirement mentionnés dans le Kbis. En effet, il est nécessaire de pouvoir informer les tiers des personnes par défaut habilités à engager la société. Ainsi, toutes modifications de la gérance de la société doivent elles aussi se traduire par la mise à jour du Kbis.

La modification du siège social

Le siège social est l’adresse principale de la société permettant notamment la correspondance avec l’administration et les tiers. L’adresse du siège social peut être amenée à changer si vous déménagez vos locaux, ou lorsque le gérant change de résidence principale si la domiciliation est effectuée au domicile du mandataire social. Ceci étant, toute modification statutaire entraînant un changement de siège social implique de modifier votre extrait Kbis.

La transformation de la société (changement de forme sociale)

Étant donné que la forme juridique de votre société est présente dans le Kbis, toutes transformations, que ce soit par exemple d’une SAS vers une SARL ou inversement, entraînent une modification en conséquence.

Le changement de dénomination sociale

La dénomination sociale permet d’identifier la société au moyen d’un nom original. À ne pas confondre avec le nom de marque (bien que les deux puissent être les mêmes), le changement de la dénomination de votre société doit impérativement se traduire par une modification du Kbis.

Comment modifier son Kbis ?

Maintenant que nous avons identifié les différents cas de figure entraînant une modification du Kbis, il convient de se pencher sur la procédure administrative à mettre en oeuvre.

Une modification automatique du Kbis

En réalité, la modification de Kbis n’est pas une procédure autonome d’une modification statutaire. Il s’agit en quelques sortes de la résultante. À partir du moment où vous faites les démarches de changement statutaire, le greffe va automatiquement mettre à jour votre Kbis et vous renvoyer un nouvel extrait Kbis. 

À retenir Ainsi, pour modifier votre Kbis, il suffit de suivre la procédure classique de modification des statuts de votre société.

À noter néanmoins que la procédure peut varier selon la modification des statuts opérée et les statuts de votre société. Ceci étant, nous allons vous exposer rapidement la procédure par défaut pour modifier les statuts de votre société et donc votre Kbis par la même occasion.

Le respect de la procédure de modification des statuts

Une procédure classique de modification des statuts se déroule en principe en trois étapes :

  • convocation des associés ou actionnaires en assemblée générale extraordinaire ;
  • vote de la modification des statuts selon les modalités exigées par les statuts de la société ;
  • enregistrement de la décision au greffe du tribunal de commerce. 

La convocation en vue de la modification des statuts de votre société se fait en principe par le dirigeant de la société. Une fois réunis, les associés devront procéder à un vote à la majorité simple, renforcée ou à l’unanimité selon les règles prévues par les statuts. La décision entérinée, il conviendra d’éditer un procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire (PV d’AGE) qui, lorsqu’il s’intéresse au capital de la société, devra faire l’objet d’un enregistrement au service des impôts.  Conjointement, une publication dans un journal d’annonces légales (JAL) des modifications opérées est le plus souvent obligatoire.

Ceci étant fait, il convient de déposer une demande de modification du Kbis auprès du greffe du tribunal de commerce.

Le dossier de demande pour modifier le Kbis

Comme nous l’avons vu, la modification du Kbis est la résultante de la procédure d’enregistrement de modification des statuts. Ainsi, le dossier de demande de Kbis est simplement le dossier de modification des statuts à envoyer au greffe. Dans la plupart des cas, ce dossier comprend :

  • les nouveaux statuts signés et mis à jour ;
  • un formulaire M2 et parfois M3 dûment remplis ;
  • un exemplaire du PV d’AGE
  • l’attestation de parution de la modification dans un JAL ;
  • un chèque à l’ordre du greffe pour le règlement des frais d’enregistrement.

À noter que selon les modifications et votre forme juridique, des pièces supplémentaires peuvent être demandées. À l’issue de cette opération, vous devrez recevoir votre nouvel extrait Kbis mis à jour !

FAQ

Comment obtenir un extrait Kbis ?

L’obtention d’un Kbis peut se faire auprès du greffe de tribunal de commerce. Toute personne peut le demander sans restriction. Depuis peu, la procédure pour obtenir un Kbis est gratuite si l’on passe par le site officiel MonIdenum.

Que faire en cas d’erreur sur l’extrait Kbis ?

SI l’extrait Kbis comporte des erreurs au regard des statuts de votre société, il convient de vous rapprocher du greffe compétent pour opérer la rectification. Par contre, si l’erreur résulte d’une erreur de formulation dans les statuts, il convient de procéder à la modification des statuts pour mettre à jour le Kbis.

Guillaume Robez

Responsable éditorial

Guillaume est le co-fondateur d'independant.io. Sa spécialité ? Décrypter les offres, lire les conditions générales et les grilles tarifaires pour vous dénicher les meilleurs produits et services.