Devis et factures sont des éléments clés dans la relation commerciale avec vos clients. Autre outil moins répandu mais tout aussi utile : la facture proforma. Qu’est-ce-qu’une facture pro forma et comment l’utiliser ? Réponses dans cet article, avec un modèle de facture proforma à votre disposition.
Qu’est-ce qu’une facture proforma ?
Une facture proforma (ou pro forma) est un document commercial, généralement utilisé dans les relations BtoB. Elle prend la forme d’une facture mais s’apparente plutôt au devis dans son utilisation.
La facture proforma permet de transmettre au client une proposition d’offre, avec l’indication des produits/services, leur description et les prix ainsi que les Conditions Générales de Vente. Elle n’a aucune valeur juridique ou comptable et vient amorcer la relation commerciale entre le client et le fournisseur.
La facture proforma a donc quelques spécificités par rapport à un devis ou une facture :
- elle a un objectif purement commercial ;
- elle a principalement un rôle informatif auprès du client et n’engage aucune des parties ;
- elle ne doit pas être comptabilisée par l’entreprise et n’a aucune valeur légale, fiscale ou comptable.
Modèle de facture proforma
Pour ceux qui le souhaitent, nous mettons à disposition gratuitement un modèle de facture proforma à télécharger sous deux formats :
Enfin, certains cherchent un modèle au format PDF. Aucun intérêt à notre avis, il sera beaucoup plus facile de le modifier sous Word ou Excel et d’en télécharger ensuite une version finalisée en PDF.
À quoi sert une facture proforma ?
La facture proforma a tout l’air d’un devis dans la pratique. Alors vous vous demandez dans quel cas faire une facture proforma ?
La facture pro forma sert avant tout à fournir au client toutes les informations relatives à une transaction future et ainsi conclure l’opération commerciale en connaissance de cause. En joignant les Conditions Générales de Vente, vous évitez tout malentendu sur les différents aspects de la transaction.
Mais plusieurs situations spécifiques peuvent aussi vous amener à utiliser une facture proforma :
- si vous traitez avec de nouveaux clients ou des clients en difficultés financières, vous pouvez utiliser une facture proforma pour vous faire payer en amont, et notamment la valeur de la marchandise ;
- une facture pro forma peut être éditée pour l’envoi d’échantillons gratuits ;
- la facture pro forma justifie une opération qui ne s’est pas encore concrétisée et peut être fournie à une banque ou un établissement de financement lors d’une demande de prêt ;
- lors de transactions internationales, la facture proforma permet d’obtenir l’autorisation d’achat ou de vente de la part de la douane ;
- la facture pro forma est utilisée pour comparer les offres entre plusieurs fournisseurs ou prestataires.
Les mentions obligatoires sur une facture proforma
Tout comme les mentions obligatoires des factures classiques, une facture pro forma, même si elle n’a qu’une valeur commerciale, doit malgré tout respecter quelques règles. Une facture pro forma ressemble exactement à une facture classique avec pour principale différence qu’elle doit impérativement comporter la mention “Facture pro forma”.
Au-delà de cette mention obligatoire, les informations que l’on doit retrouver sur une facture proforma sont :
- l’identification du fournisseur ;
- l’identification du client ;
- la date d’émission ;
- le détail de la commande : produits ou services, quantité, prix HT et prix TTC ;
- la TVA ;
- les informations de paiement : délais, réduction, moyens de paiement ;
- les délais de livraison ;
- la validité de la facture proforma ;
- les conditions particulières.
Vous pouvez aussi ajouter un numéro de facture proforma. Il reste facultatif mais doit surtout être différent et bien distinct de votre numérotation de facture classique. S’il s’agit d’une transaction commerciale à l’international, vous devrez aussi ajouter la devise et l’Incoterm.
Une fois l’opération commerciale acceptée par le client, vous devrez alors éditer une facture classique, avec la nouvelle date d’émission de la facture définitive.
Comment faire une facture proforma ?
Mis à part l’utilisation d’un modèle de facture proforma, vous pouvez aussi choisir un logiciel de facturation qui dispose d’une fonctionnalité pour créer une facture proforma. La création est simple et intuitive et le design restera le même pour tous vos documents commerciaux.
FAQ
Quelle est la différence entre une facture et une facture proforma ?
Une facture proforma n’a aucune valeur comptable, fiscale ou juridique. Elle est relative à une transaction non encore concrétisée. La facture finale est elle émise lorsque l’opération commerciale est finalisée.
Quelle est la différence entre un devis et une facture proforma ?
Une facture pro forma peut être utilisée dans différentes situations là où un devis n’est pas suffisant. Elle permet notamment de justifier une dépense ou un investissement dans le but d’obtenir un prêt ou un financement ou encore d’obtenir l’autorisation des douanes lors de transactions internationales.
Quelles sont les obligations relatives à une facture pro forma ?
Une facture pro forma doit contenir certaines mentions obligatoires, dont impérativement la mention “facture pro forma”. Sa numérotation doit être clairement distincte du système de numérotation des factures.