Guide de l’entretien annuel d’évaluation et modèle de trame

L’entretien annuel d’évaluation constitue un moment d’échange privilégié entre le salarié et sa hiérarchie. Il permet de faire le point sur un certain nombre d’éléments clés et d’indicateurs de performance, tout en définissant les nouveaux objectifs et attentes pour l’année à venir. À quoi sert réellement l’entretien annuel d’évaluation ? Est-il obligatoire ? Quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour mener à bien un entretien annuel d’évaluation ? Quels sont les principaux pièges à éviter pour garantir un échange constructif ?

Qu’est-ce que l’entretien annuel d’évaluation ?

Non imposé par la loi, il n’en demeure pas moins fortement recommandé. Souvent confondu avec l’entretien professionnel qui lui est obligatoire et répond à un formalisme particulier, l’entretien annuel d’évaluation ne doit cependant pas s’improviser.

Quelles différences entre l’entretien annuel d’évaluation et l’entretien professionnel ?

L’entretien annuel d’évaluation est différent de l’évaluation professionnelle.

L’entretien annuel d’évaluation s’apparente avant tout à une pratique managériale, même si certaines conventions collectives ou accords d’entreprise ont pu le rendre obligatoire. Dans ce cas, l’employeur est alors tenu de respecter les dispositions prévues telles que la périodicité (une fois par an), le contenu de l’entretien ou encore l’information des salariés. Le salarié a l’obligation de s’y rendre, l’absence de ce dernier pouvant être un motif valable de licenciement.

L’entretien professionnel est obligatoire et doit avoir lieu au moins tous les deux ans, à compter de la date d’entrée dans l’entreprise. Il se focalise davantage sur le développement professionnel du salarié et sur les actions de formation à mettre en place, contrairement à l’entretien annuel qui permet de réaliser un bilan global de l’année écoulée et de définir les objectifs pour l’année suivante.

Côté salarié, à quoi sert l’entretien annuel d’évaluation ?

L’entretien annuel d’évaluation s’apparente à un véritable rituel pour le salarié. En effet, il lui permet d’obtenir de précieux retours sur son travail et d’envisager des axes d’améliorations pour les missions à venir. En outre, c’est lors de l’entretien annuel d’évaluation que le salarié peut faire part de ses souhaits de mobilité, d’augmentation, d’aménagement de ses horaires de travail, etc.

Le salarié ne peut pas demander d’être accompagné par un représentant du personnel ou par une autre personne lors de l’entretien annuel d’évaluation. Cette démarche est obligatoire uniquement lors d’une procédure disciplinaire ou d’un licenciement.

Côté employeur, à quoi sert l’entretien annuel d’évaluation ?

L’entretien annuel d’évaluation permet tout d’abord de valider ou d’ajuster l’atteinte des objectifs fixés et de faire des retours sur le travail accompli. C’est aussi l’occasion de recueillir les demandes de chacun (souhaits d’évolution, besoins de formation, etc.), de mesurer le climat social, et de s’assurer que la motivation et l’engagement sont toujours au rendez-vous.

5 bonnes pratiques lors d’un entretien d’évaluation

1. Définissez un processus clair et identique pour chaque salarié

Afin de s’assurer que l’échange soit constructif, il est nécessaire que chaque responsable hiérarchique suive une démarche standardisée. En d’autres termes, la direction devra définir une méthodologie claire en amont pour que les résultats puissent faire l’objet d’un compte rendu exploitable. C’est d’autant plus indispensable pour éviter toutes formes de discrimination ou mécontentement qui nuiraient alors au climat social de votre entreprise.

2. Construisez et hiérarchisez votre évaluation sous forme de catégories

Pour simplifier les échanges, nous vous recommandons de définir cinq grandes catégories telles que :

• le bilan de l’année passée ;
• le bilan des objectifs atteints et missions accomplies ;
• les projets à venir ;
• le ressenti global sur l’année écoulée ;
• enfin, les pistes d’amélioration à envisager et les axes de travail pour y parvenir.

Vous pouvez utiliser une grille d’évaluation professionnelle pour vous aider et fixer ainsi un cadre à cet échange.

3. Informez et expliquez l’objectif de cet entretien à votre collaborateur

L’entretien annuel d’évaluation doit avant tout être un moment d’échange constructif pour envisager sereinement la poursuite de la relation de travail.

C’est pourquoi, il est indispensable de programmer l’entretien et d’en informer votre salarié, au minimum une semaine à l’avance, afin qu’il puisse lui aussi se préparer de son côté. Vous devez alors lui préciser, dans une convocation, la date et l’heure de l’entretien. Pour rappel, l’entretien doit se dérouler sur le lieu de travail et pendant les horaires de travail de votre salarié.

Vous pouvez, si vous le souhaitez, ajouter à votre convocation, le support utilisé lors de l’entretien afin que votre collaborateur puisse se préparer sur les points qui seront abordés, et rendre ainsi votre entretien le plus constructif possible. Il pourra ainsi réaliser son auto-évaluation.

Prenez le temps d’expliquer en amont l’objectif de l’entretien annuel d’évaluation, les principaux axes qui seront développés, et l’intérêt de chaque question.

Chaque question doit être, en effet, le point de départ d’un échange permettant de s’améliorer de part et d’autre. Pour le salarié, cela peut être l’occasion de mieux comprendre comment atteindre ses objectifs et pour sa hiérarchie de s’assurer que les directives transmises le sont de manière efficace.

4. Définissez un temps dédié à l’évaluation

Pour tirer le meilleur parti de cet échange, nous vous recommandons de définir le temps que vous estimez le plus pertinent. En règle générale, un entretien annuel d’évaluation dure environ 45 minutes à une heure.

5. Restez à l’écoute des besoins de la personne évaluée

Lors d’un entretien d’évaluation annuel, il peut arriver que l’un de vos collaborateurs ait besoin de vous faire part d’un certain nombre de difficultés qui l’empêchent de réaliser efficacement ses missions. Adoptez une posture d’écoute pour envisager ensemble la solution la plus appropriée.

Modèle de trame d’entretien annuel

Afin de vous aider à préparer votre entretien annuel d’évaluation, nous avons réalisé une trame qui contient les éléments principaux à intégrer à votre questionnaire ainsi que le processus à suivre pour le mener à bien.

Pour télécharger la trame de l’entretien annuel d’évaluation, cliquez sur ce lien.

3 pièges à éviter lors d’un entretien d’évaluation

1. Réaliser un questionnaire trop long

L’entretien annuel d’évaluation doit déboucher sur des éléments factuels, et plus particulièrement fixer le cap de l’année à venir.

En ce sens, il est primordial de structurer les questions pour échanger avec précision sur le contenu des missions et les compétences à mobiliser ou à acquérir, afin que chacun dispose des ressources nécessaires pour accomplir son travail au quotidien.

C’est pourquoi nous vous recommandons de veiller à ce que le questionnaire ne soit pas trop long. 20 à 25 questions suffisent pour balayer l’ensemble des thèmes essentiels et préserver la qualité des échanges.

2. Négliger la démarche collaborative

La formalisation de l’entretien annuel d’évaluation est sans doute le meilleur moyen de rendre celui-ci constructif et engageant à la fois. Cependant, pour que l’entretien produise réellement ses effets, la communication reste centrale pour engager chacun dans une démarche collaborative et au service de la performance.

Montrez à vos collaborateurs que leurs retours ont été pris en compte. Mettez-en place des actions concrètes, comme des ajustements de la rémunération, des améliorations des conditions de travail, ou encore un plan de gestion des compétences.

3. Ne pas faire de retour à la personne évaluée

Le compte rendu de l’entretien d’évaluation n’a pas vocation à rester au fond d’un tiroir. Il est parfaitement légitime de la part de votre salarié d’attendre un retour de votre part. Bien qu’il ne s’agisse pas d’une obligation légale, ne pas faire de retour à la personne évaluée peut nuire à sa motivation, son engagement et plus globalement à votre marque employeur.

Au contraire, transmettez le compte rendu de l’entretien d’évaluation à votre collaborateur et proposez-lui de le signer, afin de formaliser son adhésion et de poursuivre la relation de travail sur de meilleures bases. Sachez cependant que le salarié n’a aucune obligation de signer le compte rendu.

Enfin, sachez que les informations collectées et les résultats issus de cet entretien sont confidentiels, et ne doivent en aucun cas être transmis à un tiers, à l’exception des personnes habilitées au titre de leurs missions ou de leurs fonctions (CNIL). D’ailleurs, il est impératif d’informer en amont vos collaborateurs des conditions de collecte et de traitement des données, conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD).

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