Comment devenir organisateur de soirée ?

Le secteur évènementiel fait partie des domaines les plus intéressants en termes d’opportunités. Vous possédez des qualités relationnelles et avez un attrait pour l’organisation d’évènements ? Cet article est fait pour vous ! Nous vous expliquons, étape par étape comment devenir organisateur de soirée.

Quelle formation pour devenir organisateur de soirée ?

Vous vous demandez si vous avez besoin d’un diplôme ou d’une formation spécifique pour devenir organisateur de soirée ? En théorie, la réponse est oui. Généralement, un niveau d’au moins bac+2 en commerce ou en communication est attendu, que ce soit dans une école, un BTS ou un DUT.

Cependant, les recruteurs privilégient, voire exigent parfois des expériences dans l’organisation d’évènements. Vous pouvez donc opter pour une formation plus spécialisée comme une licence professionnelle en communication événementielle (en bac+3). N’hésitez pas à poursuivre vos études dans le domaine de la communication ou de l’événementiel pour accéder dès la fin de vos études à des professions telles que chargé de projets événementiels.

Sachez que vous pouvez toujours postuler pour devenir organisateur de soirée sans diplôme particulier, mais il vaut mieux avoir déjà réalisé une expérience dans le domaine de l’évènementiel grâce à des stages, ou même une formation en alternance.

Quelles sont les qualités requises pour devenir organisateur événementiel ?

Un organisateur d’évènement doit d’abord imaginer, puis promouvoir efficacement et finalement gérer différents évènements. C’est donc un métier qui implique des compétences et qualités variées mais indispensables. Vous devrez notamment être :

• Organisé : toujours garder en tête ses différents objectifs et savoir comment les réaliser en temps et en heure ;
• Proactif : appréhender en amont les différents obstacles, ne pas hésiter à prendre les choses en mains ;
• Confiant : connaître ses atouts, ne pas se laisser déstabiliser est essentiel pour établir une relation de confiance auprès de vos clients et vos prestataires ;
• Charismatique : le réseau est très important dans le monde de l’événementiel, des compétences relationnelles sont alors inévitables afin de le développer ;
• Maîtriser la technologie : utile pour assurer une visibilité à vos évènements, mais également vous simplifier la tâche en matière de gestion ;
• Créatif : n’hésitez pas à puiser dans votre imagination afin d’être toujours capable de proposer de nouveaux concepts qui sauront vous démarquer de vos concurrents. 

4 conseils pour devenir organisateur de soirée

Choisir votre concept

Il existe aujourd’hui de nombreuses agences spécialisées dans l’évènementiel. Si vous voulez réussir, vous devrez donc trouver un moyen de vous différencier. Sachez que ce type de services se réserve de plus en plus en ligne. Toutefois, si vous voulez ouvrir une agence d’évènementiel traditionnelle pour privilégier le contact avec les clients, vous devrez penser à créer un site internet qui propose vos services. 

Dans tous les cas, vous avez tout intérêt à trouver un concept innovant, qui permettrait de vous distinguer de vos concurrents. Avez-vous pensé à vous spécialiser dans un type d’événements en particulier (mariage, séminaire, soirée de lancement…) ? Ou alors vous pourriez proposer des évènements respectant un engagement éthique spécifique. De plus en plus d’entreprises cherchent à organiser des évènements durables, ce serait donc une bonne option pour vous assurer une clientèle. 

N’hésitez surtout pas à discuter de toutes vos idées avec votre entourage, afin de recueillir des avis plus objectifs. Vos proches pourraient vous donner des conseils précieux, vous permettant d’ajuster votre projet, afin qu’il convienne au mieux à la clientèle que vous visez.

Réalisez une étude de marché

Une des étapes indispensables pour devenir organisateur de soirée est l’étude de marché, surtout si vous vous lancez en indépendant. Cette étude vous permettra d’analyser plus en détail le secteur, et d’en savoir plus sur vos différents concurrents. 

Elle vous permettra également d’étudier la clientèle que vous souhaitez cibler et d’être en mesure d’anticiper leurs besoins et leurs attentes. Vous en saurez davantage sur votre projet, et vous connaîtrez votre positionnement par rapport à tous vos concurrents. C’est alors le moment de réfléchir à des prix qui seraient attractifs pour votre clientèle cible, et des offres innovantes qui pourraient leur plaire.

L’étude de marché est un moyen concret d’adapter votre projet en fonction des offres déjà existantes, pour proposer un projet plus viable et qui convient à la clientèle que vous souhaitez attirer.

Travaillez vos finances

Vient alors l’étape de rédiger un business plan, permettant d’anticiper les différentes dépenses. Vous aurez alors une idée encore plus précise concernant la viabilité de votre projet. Le business plan est composé de deux parties : une présentation rédigée du projet global, et un suivi financier des différents revenus et dépenses que vous prévoyez d’avoir. Vous aurez probablement besoin d’investissements, surtout pour mener à bien vos premiers évènements. C’est ce document que vous présenterez aux investisseurs pour les convaincre. 

Vous pouvez alors espérer obtenir plusieurs types d’investissement (emprunt auprès d’une banque, campagne de crowdfunding, aides à la création d’entreprise).

Communiquez sur le lancement de votre activité

La dernière étape avant le lancement de votre activité sera la communication, pour faire connaître vos services grâce à différents supports.

Comme dit précédemment, la création d’un site Internet sera indispensable car beaucoup de soirées sont désormais organisées exclusivement en ligne. Vous devez veiller à ce que votre site soit complet et bien référencé, grâce à différentes astuces (utilisation de mots-clés, descriptions claires des services, photos attrayantes…). Dans le secteur de l’événementiel, les avis des clients comptent beaucoup. Veillez donc à prévoir une section dédiée aux commentaires et témoignages de clients. Heureux, de nombreux logiciels existent pour créer votre site à moindre coût.

L’utilisation efficace des réseaux sociaux ne peut pas être négligée dans le secteur de l’évènementiel. Les réseaux sociaux représentent un moyen facile d’attirer et de fidéliser votre clientèle et ce, à un prix totalement raisonnable. Partagez vos services grâce à de belles photos, et invitez vos clients à en faire de même pour susciter le bouche-à-oreille. Vous pourriez gagner de nombreux clients, rien qu’avec des recommandations de leur entourage. N’oubliez pas de partager votre activité sur LinkedIn également, qui pourrait vous apporter une visibilité supplémentaire.

Quel statut juridique pour devenir organisateur de soirée ?

Vous pouvez lancer votre activité d’organisation événementielle sous deux options :

• en tant qu’auto-entrepreneur : c’est l’option la plus simple et la moins chère pour tester votre activité, mais vous serez limités par les plafonds de CA (entre autres inconvénients du statut d’auto-entrepreneur)
• en tant que société : vous aurez alors le choix entre plusieurs options et la possibilité de lancer votre projet avec des associés. Dans ce cas les statuts juridiques les plus favorables seraient la SASU ou l’EURL si vous souhaitez créer votre entreprise sans associés ou bien la SARL ou la SAS avec des associés.

Quelle réglementation pour devenir organisateur de soirée ?

Si vous voulez organiser des soirées, vous allez devoir respecter quelques règles indispensables au bon déroulement de votre évènement :

• Souscrire à une assurance de Responsabilité Civile Organisateur : mais surtout vérifier qu’elle couvre toutes les personnes impliquées, le lieu et le matériel ;
• Prouver votre droit de servir de l’alcool : vous devrez systématiquement vérifier la licence de débit de boissons délivrée au lieu auprès du propriétaire ;
• Ré-vérifier la sécurité de la salle : qui est un établissement accueillant du public et doit répondre aux normes ERP ;
• Vous assurer de l’existence d’un plan de secours : et en informer tous les organisateurs ;
• Informer et régler la SACEM : en cas d’événement musical, vous devez le déclarer à la SACEM au moins 15 jours avant la soirée (sauf si la salle le prévoit déjà), puis leur envoyer un rapport contenant une liste des musiques diffusées. 

Quelles sont les autres obligations pour devenir organisateur d’événement ?

Être organisateur d’évènements signifie que vous êtes la personne chargée de la sécurité et du respect des différentes règles en vigueur. Vous devez donc non seulement les connaître, mais surtout les faire appliquer par tous. En cas de non-respect de ces obligations légales, votre responsabilité civile et pénale pourrait être mise en cause en cas d’incident. Vous devrez donc toujours veiller :

• à l’application des règles de sécurité et d’hygiène, où viennent s’ajouter les règles de distanciation sociale liées à la crise sanitaire ;
• au respect de capacité légale d’accueil de l’établissement, avec un potentiel système d’invitations pour limiter les entrées ;
• au respect catégorique de l’heure de fermeture de l’établissement ;
• à appliquer les interdictions strictes concernant la vente d’alcool aux mineurs, la présence d’open bars ou une quelconque forme de bizutage.

En plus de ces obligations humaines et citoyennes vous devrez penser à vous équiper des bons outils ! De ce fait, nous vous recommandons de vous munir a minima :

• d’un compte bancaire professionnel devenu obligatoire pour tout lancement en société ;
• d’un logiciel de gestion de planning ou d’un outil de prise de rendez-vous en ligne ;
• d’une solution de facturation ou d’un logiciel comptable.

Enfin, si vous n’êtes pas à l’aise avec ce qui touche à la gestion, vous pouvez aussi envisager de trouver un expert-comptable pour s’en charger à votre place !

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