Tarifs
Le logiciel est disponible en trois versions à télécharger :
- Version gratuite « devis-factures » : elle donne accès à la gestion des devis et factures avec une gestion des contacts pour une durée illimitée.
- Version gratuite « gestion des clients » : elle contient uniquement la gestion de la relation client qui peut servir de CRM et peut être utilisée sans limite dans le temps.
- Version Pro : au prix unique de 79€ HT, vous obtenez un logiciel complet qui comprend l’ensemble des fonctionnalités que nous détaillerons plus bas.
Il s’agit du seul coût à payer, ce qui en fait un logiciel à télécharger très abordable.
Citons en plus Kafeo Auto-entrepreneur qui s’adresse comme son nom l’indique aux auto-entrepreneurs avec 2 versions : La version gratuite qui donne accès à la majorité des fonctionnalités détaillées plus bas, mais est limitée à 20 contacts, 20 écritures comptables et 20 devis/factures et la version Pro en illimitée pour 79€ HT
Alternative à Kafeo Auto-entrepreneur : Freebe, logiciel en ligne pour auto-entrepreneur.
Pour qui ?
Kafeo va à l’essentiel et même si les fonctionnalités proposées restent relativement basiques (même pour Kafeo Pro), il convient particulièrement aux :
- Micro-entrepreneurs avec Kafeo microentrepreneur
- Artisans
- Commerçants
- Professions libérales
- TPE
Plus globalement, toute petite structure (et microentrepreneur) qui souhaite centraliser et informatiser sa relation client ainsi que simplifier sa gestion commerciale aura intérêt à tester ce logiciel.
Accessibilité
Kafeo est un logiciel à télécharger et installer sous Windows. Il sera donc disponible sur un unique ordinateur. Pour télécharger Kafeo, rendez-vous directement sur leur site officiel. Il est possible de l’utiliser avec Mac, mais une installation un peu lourde et complexe sera nécessaire qu’avec un émulateur Windows type « Parallels desktop » ou « VMware ». Si vous avez un Mac, il est préférable de considérer d’autres logiciels de facturation dédiés à une utilisation sur Mac.
Pour ceux qui recherchent plutôt un logiciel à utiliser en ligne, n’hésitez pas à lire notre article sur les meilleurs logiciels de facturation en ligne.
Fonctionnalités
Comme indiqué précédemment, le logiciel Kafeo se distingue en deux versions :
- Une version dédiée aux auto-entrepreneurs
- Une version classique destinée à tout type d’entrepreneurs
Concernant la version classique, la version gratuite du logiciel facturation est très succincte et inclut seulement les fonctions suivantes :
- Gestion des contacts
- Gestion des devis et factures
Kafeo Pro représente un bon rapport qualité/prix au vu de l’ensemble des fonctionnalités proposées.
On regrette un peu le côté austère du logiciel, utilisable sur Mac uniquement, et à télécharger (peu pratique pour l’utiliser en déplacement ou sur mobile).
À notre avis, Kafeo est resté sur une version à télécharger car il s’agit d’un logiciel qui a plus de 10 ans. Nous aurions aussi aimé avoir accès à une version en ligne pour éditer nos factures depuis un mobile par exemple.
Les fonctionnalités communes à Kafeo et Kafeo Auto-entrepreneur
Devis et factures
Avec Kafeo, vous pouvez créer, personnaliser (avec votre logo), dupliquer, suivre et archiver vos devis et factures.
Malheureusement, les devis et factures sont uniquement téléchargeables en PDF sur Kafeo. Avis aux amateurs de temps gagné, il n’est pas possible de les envoyer par e-mail directement depuis le logiciel (contrairement à Zervant ou Henrri par exemple).
Gestion des contacts (CRM)
Kafeo met à disposition les outils pour créer une base de données de contacts.
Vous pouvez ici garder une trace de toutes vos prises de contact, quel que soit le profil de votre interlocuteur. Tout est personnalisable pour pouvoir réellement s’adapter à vos besoins : familles de contact, types d’échange, historiques…
Un design très austère
Gestion de planning
Kafeo propose une gestion simple mais efficace de votre planning. Rien d’exceptionnel, mais cela vous permet de rassembler toute votre gestion quotidienne sous un seul outil.
Les spécificités de Kafeo Auto-entrepreneur
On apprécie la présence d’une formule gratuite même si avec ses limitations, il ne s’agit vraiment que d’une version test.
Intéressons-nous donc davantage à la version Kafeo Pro pour les auto-entrepreneurs. Concrètement, la version Pro de Kafeo apporte un module de comptabilité pour les auto-entrepreneurs.
Kafeo permet de tenir votre registre des recettes et dépenses de manière simple et claire. On bénéficie en plus d’analyses financières et de statistiques. Vous gardez facilement un œil sur vos seuils.
On pense par exemple à la déclaration URSSAF automatisée ou la gestion automatisée des seuils de TVA (chez Freebe ou d’autres).
Support
Le logiciel Kafeo est plutôt simple à utiliser, et en cas de question il faudra vous contenter :
- De l’aide intégrée dans l’interface
- Ou de l’aide en ligne détaillée sur leur site qui comprend une FAQ et des tutoriels vidéos
Kafeo propose aussi, et c’est appréciable, un service client entièrement gratuit disponible par e-mail.
Kafeo : Avis final
Avec son tarif abordable, Kafeo se présente comme un logiciel intéressant couvrant un large nombre de fonctionnalités.
Il offre quelques avantages pour les entrepreneurs individuels et les micro-entrepreneurs, et notamment des versions gratuites qui permettent de le tester et un module CRM.
Malheureusement, l’absence de version en ligne ne le positionne pas parmi les meilleurs logiciels de facturation à notre avis. Mais il présente une bonne alternative pour ceux d’entre vous qui préfèrent utiliser une version locale.
Idem, le design et l’ergonomie sont un peu dépassés, et ne nous donnent pas l’impression d’un logiciel de facturation aussi professionnel.
