Un café associatif est un lieu culturel de rencontre et de convivialité. Il peut prendre différentes formes et s’adresser à des publics variés. Vous êtes déjà gérant d’une association ou avez un projet associatif et vous souhaitez ouvrir un café associatif ? Les démarches varient selon la nature de votre projet. Notre guide vous explique tout en détail. Des obligations légales aux actions à suivre en passant par tous nos conseils pour réussir.
Quelle réglementation pour ouvrir un café associatif ?
Les réglementations liées à la tenue d’un café associatif dépendent du cadre dans lequel se tient votre café associatif et le public que vous comptez recevoir.
On distingue les cafés associatifs qui ouvrent ponctuellement lors d’un événement (événement sportif, foire, exposition, …) et ceux qui sont ouverts toute l’année.
Les associations sont en effet autorisées à tenir un café associatif de manière ponctuelle jusqu’à 5 fois par an. Les boissons servies peuvent uniquement appartenir aux catégories 1, 2 et 3. Vous devez obtenir un agrément ministériel pour pouvoir servir des boissons alcoolisées. Vous devez aussi informer la mairie de votre commune au moins 15 jours avant l’événement. Si le café associatif est ouvert à l’occasion d’un événement organisé par les pouvoirs publics, vous pouvez obtenir l’autorisation de servir tout type de boissons en prévenant les organisateurs ainsi que le maire de la commune.
Les cafés associatifs ouverts à l’année se présentent sous deux typologies :
- ouverts au public ;
- réservés exclusivement aux adhérants de l’association gérante.
Si votre café associatif est réservé aux adhérents de votre association, les démarches sont simples. Vous ne devez vendre que des boissons peu ou pas alcoolisées et vous assurer de ne faire aucun bénéfice. Dans ce cas, vous aurez simplement à respecter les affichages relatifs à la protection des mineurs concernant la consommation d’alcool. Si vous souhaitez vendre des boissons alcoolisées appartenant à la catégorie IV vous devez obtenir une licence spécifique.
Nos conseils pour réussir l’ouverture de votre café associatif
1 – Travaillez votre concept
Le concept de votre café associatif doit être mûrement réfléchi. Pour quelles raisons ouvrez-vous un café au sein de votre association ? Quelles seront les attentes de vos adhérents et de votre public ? ll doit bien évidemment être lié à l’activité de votre association et donc correspondre à son fonctionnement.
Si vous ouvrez votre café associatif public, il est judicieux de réaliser une étude de marché pour connaître la concurrence. Cela vous permettra de trouver un concept original qui vous distingue des concurrents. Un café associatif réservé à ses adhérents doit répondre à leurs attentes et être en cohérence avec le projet afin de favoriser l’esprit solidaire de l’association.
2 – Choisissez un emplacement adapté
Le choix du lieu de votre café associatif est primordial. Si vous êtes ouvert au public, une implantation en centre-ville ou dans un lieu passant et visible vous permettra de vous faire connaître plus rapidement. Le concept de votre café associatif peut aussi dicter votre emplacement. Un café associatif réservé aux adhérents d’une association de sport trouvera sa place dans ou à proximité du lieu d’entraînement, un café associatif étudiant se situera proche des universités, un café associatif pour parents touchera sa cible en étant près des écoles, etc…
Bien évidemment, votre budget va aussi impacter le choix du lieu de votre café associatif. Les lieux les plus prisés sont souvent les plus chers ! Il s’agit donc de trouver le bon compromis entre la zone d’implantation idéale et le coût.
3 – Anticipez vos prévisions financières
Réaliser un business plan qui comporte une analyse financière poussée et prévisionnelle de l’activité de votre café est indispensable. Que vous souhaitiez gérer votre café associatif comme une activité commerciale ou qu’il s’agisse uniquement d’un lieu sans but lucratif, vous devez maîtriser l’aspect économique et financier. Le business plan permet d’évaluer les charges et le chiffre d’affaires nécessaire pour les couvrir, au lancement et dans les années à venir.
Vous découvrirez si vous avez besoin de recourir à des solutions de financement pour vous lancer : prêt bancaire, aides publiques, crowdfunding…
Quelles formalités pour ouvrir un café associatif
Les formalités juridiques
Le choix de la forme juridique de votre café associatif est, comme son nom l’indique, l’association. Si ce n’est déjà fait, vous allez devoir créer votre association. Vous pouvez choisir de le faire seul ou accompagné. Autres alternatives, un avocat ou un expert-comptable en ligne ou même local peut procéder aux formalités juridiques pour vous.
Vous devrez aussi déclarer l’ouverture de votre café associatif auprès de votre mairie au moins 15 jours au préalable.
Le respect des normes d’un café
Pour gérer votre café association en toute légalité, un certain nombre d’obligations doivent être respectées. Elles dépendent principalement du public que vous accueillez et des produits que vous vendez.
Si votre café associatif est ouvert au public, vous devez détenir un permis d’exploitation. Il s’obtient par une formation de 6h à 20h. Celui-ci est indispensable pour obtenir la licence de débit de boisson si vous vendez des boissons alcoolisées. Vous devez aussi respecter l’affichage obligatoire de la liste des boissons et des menus (indiquant les origines et allergènes des ingrédients), à l’intérieur et à l’extérieur du café.
En termes d’hygiène et sécurité, votre café doit respecter les obligations relatives à la sécurité et l’accueil du public : règles d’évacuation, éclairage, accessibilité des personnes à mobilité réduite… Enfin, si vous vendez de la nourriture, la formation HACCP de 14h minimum concernant l’hygiène alimentaire est nécessaire pour être apte à vendre de la nourriture.
Prendre les bonnes assurances professionnelles
Pour vous protéger contre les nombreux risques liés à la gestion d’un café associatif, il est indispensable de souscrire à des assurances adaptées aux associations. Vous devez notamment choisir une assurance responsabilité civile professionnelle a minima. Mais une multirisque professionnelle est plus complète et donc davantage conseillée, puisqu’elle couvre notamment le local.
Quel budget prévoir pour ouvrir un café associatif ?
Le budget pour ouvrir un café associatif varie selon votre projet. Voici quelques estimations pour vous aider à évaluer le budget nécessaire :
- le local : comptez au minimum 2 000€ et jusqu’à 50 000€ pour l’acquisition du local et les travaux éventuels;
- la trésorerie : pour démarrer, prévoyez entre 5 000€ et 15 000€ de trésorerie selon l’ampleur du projet ;
- l’aménagement : estimez entre 10 000€ et 25 000€ pour le matériel, le mobilier, la décoration, …
Ces chiffres varient évidemment selon les projets et la constitution de votre business plan vous aidera à affiner votre budget.
FAQ
Qu’est-ce qu’un café associatif ?
Un café associatif est un lieu de rencontre ponctuel ou ouvert à l’année, entre adhérents d’une association et/ou pour le grand public, qui peut vendre des boissons et denrées alimentaires à but non lucratif.
Quelles sont les démarches pour ouvrir un café associatif ?
Pour ouvrir un café associatif, vous devrez avoir créé une association, obtenu un permis d’exploitation et une licence de débit de boisson si vous vendez de l’alcool. Avant l’ouverture, vous devez respecter les obligations d’affichage, de sécurité, d’hygiène et de protection des mineurs.
Quel budget pour ouvrir un café associatif ?
Le budget varie fortement selon les projets et s’échelonne entre 10 000€ et 100 000€.
