Afin de bien gérer le suivi de l’activité de vos commerciaux, il est possible d’intégrer à votre entreprise un tableau de suivi commercial. Focus sur cet outil parmi d’autres mais qui peut se révéler indispensable !
Qu’est-ce qu’un tableau de suivi commercial ?
Un tableau de suivi commercial est un tableau utilisé pour suivre et comparer les accomplissements de votre entreprise et équipe commerciale avec les objectifs que vous vous êtes fixés. C’est un outil qui permet d’indiquer la performance de votre activité et celle de vos équipes de commerciaux. En somme, il contribue à la gestion d’équipe et de la partie commerciale de l’entreprise.
Modèle de tableau de suivi commercial Excel (gratuit)
Pour assurer le suivi commercial de votre entreprise, Independant.io vous propose un modèle gratuit de tableau de prospection commerciale sur Excel.
Pourquoi utiliser un tableau de suivi commercial ?
Un tableau de suivi commercial a deux utilités :
- il permet aux commerciaux de connaître l’avancement de leurs missions par rapport aux objectifs fixés ;
- il permet aux dirigeants et équipes financières et connaître et d’évaluer les résultats prévisionnels et réels de l’entreprise.
Grâce aux tableaux de suivi, vous pouvez suivre les relances de prospects, les dates de contact, les prestations signées, les rendez-vous, etc. Avec les données recueillies, vous pourrez analyser la performance de vos commerciaux et celle de votre entreprise.
Le tableau de suivi commercial vous permet de manager au mieux vos employés et vos commerciaux. Il permet d’être sûr que votre entreprise atteindra les objectifs qui sont fixés.
Comment créer son tableau de bord de suivi commercial ?
Même si vous pouvez utiliser un modèle de tableau de suivi, il est important de le personnaliser aux spécificités de votre entreprise. Et pour ce faire, il s’agit de bien comprendre ce dont il est composé.
1. Identifier les étapes du processus commercial
Il conviendra, premièrement, de déterminer les étapes de votre processus commercial : le contact des prospects, puis quoi ? Une prise de rendez-vous, une première signature, un deuxième rendez-vous, des négociations, le stand-by ? Votre procédé commercial doit être inscrit dans votre tableau pour que les commerciaux puissent indiquer le statut d’un prospect.
2. Fixer des objectifs
Vos commerciaux vous permettent in fine de vendre vos produits. Mais vous avez probablement des projets et des objectifs. Des objectifs financiers, des objectifs de croissance, des objectifs pour vos collaborateurs. Ceux-ci, une fois déterminés, sont à intégrer dans le tableau de suivi. Les données injectées par vos commerciaux dans vos tableaux vous permettront de suivre la route vers vos objectifs et donc de manager votre équipe pour les encourager à atteindre ceux-ci. Il est conseillé que les objectifs suivent la méthode SMART, un moyen mnémotechnique qui vous permet de fixer ces objectifs de la façon la plus sage possible.
3. Déterminer les indicateurs de suivi
Les indicateurs de suivi (ou KPI) permettent de mieux appréhender et comprendre l’activité de votre entreprise. Voilà quelques exemples d’indicateurs qui pourront vous aider à développer votre tableau de suivi :
- les résultats (le chiffre d’affaires, la marge) ;
- les objectifs : il ne s’agit pas juste de les nommer, il faut les chiffrer (% d’acquisition de part du marché, % de croissance, etc.) ;
- les activités du quotidien (taux de transformation, nombre de prospects contactés, etc.).
4. Créer le tableau de bord
Le tableau de bord est le fichier qui sera remplie au quotidien par vos commerciaux et qui vous permettra de suivre au jour le jour la performance de vos équipes. Il comprend vos KPI et certaines informations cruciales comme le nom des prospects, leur statut, des commentaires particuliers, les ventes effectuées et toutes les informations que vous jugez nécessaires. Créer un tableau de bord requiert quelques compétences Excel, mais vous pouvez tout aussi bien vous approprier un tableau de bord déjà existant.
5. Former les utilisateurs
Le tableau de bord n’est pas un outil compliqué à appréhender, mais il est important de former vos collaborateurs à l’utilisation. Certaines cases peuvent être modifiées, d’autres non. Pour le modifier et l’adapter au mieux, le tableau requiert quelques compétences Excel, mais rien de bien compliqué.
Il est aussi important de montrer à vos collaborateurs comment suivre leur performance et remplir ce tableau pour que vous puissiez, vous, les suivre au mieux.
6. Compléter le tableau de suivi commercial
Voilà, vous savez tout, il ne vous reste plus qu’à personnaliser et remplir votre tableau de suivi commercial pour commencer à mesurer la performance de vos employés et celle de votre activité et, enfin, atteindre vos objectifs et ceux de votre entreprise.
Quelles alternatives à un tableau de suivi des ventes sur Excel ?
Le tableau de suivi commercial sur Excel est un outil utile, rapide à mettre en place et relativement peu cher. Néanmoins, ses fonctions restenet ne permet pas de suivre au mieux la relation client. Il permet une première approche, une approche prospect, mais à long terme, il n’est pas l’idéal pour le suivi personnalisé de chacun ou les rapports plus complexes. Par ailleurs, le tableau Excel peut-être moins approprié en cas de large prospection.
Pour assurer un meilleur suivi, il existe des logiciels spécialisés : les logiciels CRM (Customer Relationship Management), de gestion de la relation client. Ces logiciels sont plus adaptés à grande échelle et permettent d’accompagner encore mieux vos collaborateurs et vos clients.
FAQ
Comment faire le suivi client pour un commercial ?
Le suivi client pour un commercial peut être fait via un fichier Excel ou un logiciel de gestion de la relation client (CRM).
Pourquoi tenir un tableau de suivi commercial ?
Le tableau de suivi commercial vous permet de gérer vos équipes commerciales et de vous assurer que vos objectifs sont bien atteints.
Comment mesurer la performance commerciale ?
Vous pouvez mesurer la performance commerciale de votre équipe grâce à des indicateurs clés, des KPIs, des chiffres clés que vous pouvez choisir et qui vous permettront de suivre vos objectifs.