Location d’un TPE : conseils et pièges à éviter

Le terminal de paiement électronique (TPE) permet d’enregistrer les transactions effectuées à partir d’une carte bancaire. Vous pouvez acquérir ce type d’appareil ou bien le louer. La location d’un TPE présente de multiples avantages, notamment en termes de prix. Mais attention aux pièges des contrats de location pour ne pas se retrouver avec une solution finalement pas si avantageuse.

Les avantages de la Location d’un TPE

La plupart des très petites entreprises et des PME optent pour la location d’un TPE pour trois raisons principales.

Coût initial réduit

La location de TPE représente une option économique, particulièrement pour les entreprises naissantes ou celles avec des contraintes budgétaires. En choisissant la location, ces entreprises évitent un investissement initial lourd, nécessaire à l’achat d’un TPE. Cette économie initiale peut être stratégique, vous permettant d’allouer des ressources à d’autres aspects essentiels de l’entreprise.

Flexibilité et adaptabilité

La location vous offre une adaptabilité précieuse. À la différence des contrats bancaires, qui sont souvent rigides et de longue durée, les distributeurs spécialisés dans la location de TPE offrent des options plus souples.

Ces options incluent des durées de location modulables, adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise, qu’ils soient saisonniers, à court terme ou liés à des événements ponctuels. Cette flexibilité est particulièrement avantageuse pour les entreprises dont les besoins en matière de transactions varient considérablement au cours de l’année.

Maintenance et support inclus

Un autre avantage significatif de la location de TPE est l’inclusion de services de maintenance et de support. Les fournisseurs de location prennent en charge des aspects cruciaux tels que l’installation, le paramétrage et la maintenance régulière du terminal. Cette prise en charge réduit la charge de travail interne et assure un fonctionnement optimal du TPE, sans frais supplémentaires ou inattendus pour vous.

Les points d’attention de la location d’un TPE

Les coûts de location de TPE sont extrêmement variables d’un distributeur à un autre. Avant de choisir votre formule, vous devez tenir compte de certains points.

Pièges des contrats

Lors de la signature d’un contrat de location de TPE, il est essentiel de se méfier des clauses désavantageuses. Ces pièges peuvent inclure des frais cachés ou des reconductions tacites, qui peuvent engager l’entreprise pour une période plus longue que prévue.

Par exemple, une fois qu’un contrat arrive à son terme, il peut être automatiquement renouvelé pour une durée égale à la période initiale de souscription. Ce qui pourrait être problématique si vous envisagez de changer de terminal ou d’ajuster vos besoins en matière de transactions.

Coûts variables

Le coût de la location d’un TPE dépend de plusieurs facteurs, rendant parfois difficile la prévision précise des dépenses. Ces facteurs comprennent :

• le modèle du TPE (les terminaux fixes étant généralement moins chers que les terminaux mobiles) ;
• les services inclus ;
• la durée de location ;
• le moyen de communication de l’équipement (IP, 3G, RTC, GPRS).

Des frais supplémentaires, tels que les coûts de connexion, de données, de dossier et de paramétrage peuvent également s’ajouter. La nature et la quantité de ces frais varient selon le fournisseur et le type de contrat choisi.

Durée d’engagement

Les contrats de location sont souvent proposés pour des durées de 24 ou 48 mois. Les tarifs de location, eux, diminuent pour des engagements plus longs. Cependant, il est également possible de négocier des locations sur mesure, adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Par exemple, certains fournisseurs comme Yavin Paiement offrent des contrats avec des engagements plus courts et des commissions réduites.

Frais cachés

Il est important de vérifier tous les frais qui pourraient ne pas être immédiatement évidents lors de la signature du contrat. Cela inclut les frais de données, en particulier pour les terminaux 3G, et les frais de passerelle monétique, qui sont des coûts associés à la sécurisation et à l’envoi des transactions à la banque. Certains fournisseurs, comme SumUp ou Zettle, incluent ces frais. Mais il est crucial de vérifier si c’est le cas pour le fournisseur choisi.

Nos conseils pour louer votre TPE

Quels sont les types de location possible ?

Pour la location de terminal de paiement, la plupart des banques proposent des contrats sur 2 à 4 ans, voire plus. De plus, elles ne vous permettent pas de résilier un contrat en cours, dans la majorité des cas.

En revanche, la durée de la location de TPE auprès d’un distributeur spécialisé peut s’adapter en fonction de vos besoins. Vous pouvez opter pour une location annuelle ou une location de TPE de courte durée ou même saisonnière (journée, week-end, semaine…).

Combien coûte une location de TPE ?

Le tarif de la location d’un TPE varie en fonction de plusieurs paramètres. Le modèle de TPE est le premier critère à considérer. Par exemple, un terminal fixe coûte moins cher qu’un terminal mobile en général.

Cette option est obligatoire si vous louez un TPE auprès d’une banque, et influence fortement le tarif de votre TPE.

Le tarif de location de TPE dépend aussi du moyen de communication de l’équipement. Celui-ci peut être IP, 3G, RTC ou GPRS. Dans ces cas, vous êtes dans l’obligation de souscrire à une passerelle monétique. Le RTC est réservé à la ligne de téléphonie fixe. Mais on utilise de moins en moins ce mode de communication.

La formule choisie et la durée de location du TPE conditionnent aussi le prix. Si vous louez votre TPE auprès d’une banque, la tarification est déterminée suivant le nombre de transactions. Pour un appareil loué par un distributeur spécialisé, il faut ajouter des frais de connexion. Parfois, vous devez également prévoir des frais de dossier et de paramétrage. Et si vous optez pour la location de courte durée, le tarif est fixe. Il est donc difficile de déterminer facilement le tarif de location d’un terminal de paiement.

Les fournisseurs de TPE

Lorsqu’on parle de TPE, on pense naturellement aux banques comme fournisseurs habituels. Ce sont en effet des fournisseurs traditionnels de TPE, qui gèrent la location ou la sous-traitent. Les contrats de location avec les banques incluent généralement la maintenance monétique et les coûts de passerelle monétique. De plus, l’encaissement de cartes bancaires à travers ces terminaux peut entraîner des commissions supplémentaires. Le montant de ces commissions varie selon le type de commerce.

Les contrats proposés par les banques sont souvent de 2 à 4 ans, avec des termes assez stricts.

L’autre alternative consiste à faire appel à des prestataires spécialisés qu’on nomme « mainteneurs monétiques ». Ces entreprises assurent le bon fonctionnement du terminal et la mise à jour des logiciels. Ils fournissent également un support client, aidant à la prise en main du terminal et remplaçant le TPE en cas de défaillance. Le principal avantage de ces prestataires réside dans la flexibilité de la durée de location et les services personnalisés associés. Néanmoins ces services peuvent entraîner des coûts supplémentaires.

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L’achat d’un TPE : une alternative spécifique

L’achat d’un TPE semble aujourd’hui peu avantageux du fait de multiples contraintes qui y sont liées :

• coût initial ;
• responsabilité des coûts de maintenance et réparation ;
• obsolescence technologique ;
• manque de flexibilité.

Néanmoins, l’achat d’un TPE reste une option pertinente notamment pour les entreprises bien établies.

Pour ces dernières, surtout celles avec un volume d’encaissement élevé, l’achat d’un TPE représente un investissement judicieux car cette option élimine les frais récurrents associés à la location. Le coût initial peut aussi être mieux supporté par ce type d’entreprise, surtout lorsque le TPE est amorti sur plusieurs années.

D’autre part, l’achat d’un TPE offre une plus grande autonomie par rapport aux contrats de location. Sans les restrictions contractuelles, les entreprises disposent d’une plus grande liberté pour gérer leur terminal de paiement comme elles le souhaitent, sans être liées par des clauses de reconduction automatique ou des frais cachés typiques des contrats de location.

Enfin, l’achat peut s’avérer pertinent même pour des petites entreprises ou associations, notamment celles avec des volumes d’encaissement faibles ou des besoins de mobilité.

Il s’agira alors de pencher vers l’achat d’un terminal de paiement mobile, qui constitue une excellente alternative à la location. Des fournisseurs comme Smile & Pay ou Stancer proposent des solutions adaptées à ces besoins spécifiques, avec des tarifs compétitifs même en cas de volumes d’encaissement plus importants.

Conclusion

La décision entre l’achat et la location d’un TPE dépend largement de la situation financière de l’entreprise, de ses besoins en termes de volume de transactions, et de la flexibilité requise. Si la location semble une solution adaptée pour la plupart des PME, nous vous conseillons de comparer plusieurs offres pour trouver la solution la plus adaptée, en tenant compte des frais cachés et des termes contractuels.

Nous recommandons l’achat d’un TPE plutôt pour les entreprises bien établies avec des volumes d’encaissement élevés. L’achat d’un TPE mobile constitue enfin un bon entre-deux pour les petites entreprises ayant des besoins de mobilité et un volume d’encaissement limité.