Il est sans doute évident pour tout le monde qu’une EURL (forme unipersonnelle de la SARL) doit tenir une comptabilité, comme toutes les entreprises.
L’EURL oscille entre la société de personne et la société de capitaux : d’où le questionnement au sujet de la tenue de sa comptabilité. Vous êtes ainsi nombreux à vous poser les questions suivantes :
- Quelles sont les obligations à respecter ?
- Quelles sont les options pour tenir la comptabilité d’une EURL?
Suivez le guide !
Tenir régulièrement la comptabilité d’une EURL est obligatoire
Soyons clairs : tenir la comptabilité d’une EURL est obligatoire. Ce n’est pas une option !
Mais les obligations comptables ne sont pas identiques vis-à-vis de toutes les EURL.
Qu’entend-on par l’expression tenir sa comptabilité ?
Tenir sa comptabilité revient à s’interroger à propos des obligations comptables.
Pour rappel : « La comptabilité est un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et présenter des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entité à la date de clôture. », d’après le Règlement 99-03 du 29/04/1999, PCG, article 120-1. du Plan Comptable Général.
Les obligations comptables d’une EURL
En ce qui concerne les obligations comptables, nous rencontrons trois situations : l’enregistrement comptable, le livre d’inventaire, et les autres obligations comptables.
L’enregistrement comptable
Première obligation comptable des EURL, réaliser ses enregistrements comptables.
Nous rencontrons trois cas différents :
- Le régime de la micro-entreprise
- Le régime réel d’imposition
- Les autres cas
Le régime de la microentreprise : si l’associé unique est une personne physique et qu’il assure lui-même la gérance de son entreprise, et si son CA ne dépasse pas un seuil.
- 170 000 € pour les activités de vente, fourniture de logement et vente à consommer sur place.
- 70 000 € pour les autres prestations de services.
L’étendue de son obligation comptable de l’EURL se décompose alors ainsi :
- L’EURL est dispensé de saisie comptable, de tenue de comptabilité et d’écriture de comptes annuels
- Quel que soit l’activité, on doit confectionner un livre journal de recettes tenu au jour le jour par ordre chronologique.
- Uniquement pour les activités de vente, fourniture de logement et vente à consommer sur place un registre des achats qui comporte les acquisitions de l’année.
Le régime réel d’imposition apporte aussi un allègement au niveau des obligations comptables des EURL. Les conditions d’application de ce régime :
- CA compris entre 82 000 et 789 000 € pour les entreprises d’achat et de revente.
- CA compris entre 32 000 et 238 000 € pour les entreprises de prestations de service.
Dans le cas du régime réel pour votre EURL, les obligations comptables sont les suivantes :
- Tenue d’une comptabilité de trésorerie tout le long de l’exercice, on ne comptabilise que les encaissements et décaissements.
- On ne comptabilise les créances et les dettes qu’à la clôture de son exercice comptable.
Les autres EURL connaissent d’autres obligations comptables. Ils doivent tenir une comptabilité régulière et sincère :
- La régularité est la conformité aux procédures et aux règles en vigueur.
- La sincérité est « l’application de la bonne foi des règles et des procédures… ». Article 121-3 du PCG.
L’EURL doit donc comptabiliser de manière chronologique tous les mouvements qui affectent son patrimoine (achats, ventes, opérations bancaires, caisse, etc.). Dans la compatibilité d’engagement (ce qui est le cas ici), on enregistre chaque opération lorsqu’elles sont acquises ou engagées sans s’occuper du flux financier.
Établir un inventaire
Deuxième obligation comptable d’une EURL, vous devrez réaliser un inventaire au moins une fois par an afin de contrôler physiquement l’existence et la valeur des actifs et des passifs de son patrimoine.
Cette obligation découle de l’article L.123-12 alinéa 2 du Code de Commerce (CC). L’EURL doit « contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise ».
L’inventaire consiste à établir une liste exhaustive de tous les éléments que l’EURL possède et à évaluer cette liste à sa valeur actuelle.
Les autres obligations comptables
Citons tout d’abord l’établissement d’une facturation, qui doit respecter un certain formalisme. En effet, les factures doivent comporter des mentions obligatoires, et c’est la raison pour laquelle il est conseillé de prendre un logiciel de facturation.
Conserver les documents comptables et les pièces justificatives pendant 10 ans est une autre obligation comptable pour les EURL. Enfin, citons qu’en cas de cessation d’activité de l’EURL, vous devrez quand même établir un certain nombre de documents comptables.
L’obligation d’avoir un compte professionnel dédié
Les EURL doivent ouvrir un compte courant professionnel au moment de leur création pour déposer leur capital social. En effet, sans ouverture de compte professionnel, on n’obtient pas de certificat de dépôt de fonds, délivré par la banque, donc l’immatriculation est impossible.
En outre, tout commerçant a l’obligation d’ouvrir un compte dédié l’article L123-24 du code du commerce. Pour en savoir plus, voir notre article sur les meilleurs comptes pro pour EURL.
Quels sont les risques en cas de mauvaise tenue comptable ?
Les sanctions du non-respect des obligations comptables sont généralement fiscales, mais elles existent aussi en droit commercial et en droit pénal.
Elles concernent :
- L’absence de comptabilité
- La première sanction est le rejet de la comptabilité et la taxation d’office.
- Les sanctions prévues à l’article 1741 du CGI (500 000 € d’amende et cinq ans de prison) pour l’omission de passation d’écriture peuvent s’appliquer.
- En droit commercial, les sanctions n’apparaissent généralement qu’en cas de redressement ou de liquidation judiciaire.
- La banqueroute ; l’article L654-2 du code de commerce
- La faillite personnelle du dirigeant ou commerçant ;
- Des peines complémentaires peuvent le frapper : interdiction de gérer par exemple.
- Les comptabilités inexactes : le rejet de la comptabilité et la taxation d’office.
- La comptabilité fictive : le défaut de tenue de compte est une faute de gestion, le fisc taxe d’office en calculant un produit brut.
N’hésitez pas à faire un tour sur notre comparatif des experts-comptables en ligne et à demander plusieurs devis, en exposant clairement votre situation.
Les livres comptables obligatoires pour une EURL
Toutes les EURL, excepté celles qui dépendent du statut de la microentreprise doivent confectionner un livre journal et un grand livre.
Le livre-journal
Ce document contient l’enregistrement chronologique de toutes les opérations comptables. Il est obligatoire dans la comptabilité de votre EURL.
On peut utiliser plusieurs journaux comptables, c’est ce que l’on appelle les journaux auxiliaires (journal des achats, des ventes, etc.).
Dans ce cas, le livre journal va centraliser les écritures des différents livres.
Le grand livre
Cet état regroupe toutes les opérations par numéro de compte. Il recueille l’ensemble des comptes utilisés d’une EURL qui tient sa comptabilité en partie double (classe des comptes du Plan comptable de 1 à 8 et les montants correspondants).
Les comptes annuels d’une EURL
Établir des comptes annuels fait partie intégrante de la bonne tenue de comptabilité d’une EURL.
Le bilan
Le bilan est le tableau qui synthétise le patrimoine de l’EURL : ce qu’elle possède et ce qu’elle doit.
- Actif = éléments qui procurent des avantages économiques, les apports du propriétaire et les bénéfices.
- Passif = ressources à la disposition de l’entreprise. Les capitaux propres et les passifs externes, ce sont nés de l’entreprise vis-à-vis des tiers, dettes, provisions, etc.
C’est une photographie statique du patrimoine de l’EURL à la clôture de l’exercice.
Le compte de résultat
Le compte de résultat est tableau récapitulant les opérations de l’exercice écoulé et se soldant par un résultat.
Le Résultat de l’exercice comptable de votre EURL est un calcul simple : les produits moins les charges.
Il regroupe les comptes de la classe 7, les produits, et les comptes de la classe 6, les dépenses. La soustraction dégage le résultat de l’EURL, il peut être négatif ou positif.
L’annexe
Cette note complète le bilan et le compte de résultat. Elle peut être plus ou moins importante selon les situations.
Concernant les annexes de base : elles comportent les mentions obligatoires et d’importance significatives. Cf les normes comptables p 325.
Les EURL qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants ont la possibilité d’établir une annexe comptable simplifiée :
- Total bilan inférieur ou égal à 4 millions d’euros,
- Montant total du chiffre d’affaires inférieur ou égal à 8 millions d’euros.
- Nombre de salariés inférieur ou égal à 50.
Les petites EURL placées sous le régime réel simplifié d’imposition ont la possibilité d’établir une annexe comptable abrégée. Les sociétés placées sous le régime simplifié d’imposition sont celles dont le chiffre d’affaires hors-taxe ne dépasse pas :
- 789 000 euros pour les activités de ventes de marchandises,
- 238 000 euros pour les activités de services.
Les EURL sous le régime de la micro-entreprise sont dispensées d’annexes.
Comment faire sa comptabilité en EURL ?
Établir sa comptabilité en EURL peut se faire de deux façons : soit vous l’établissez vous-même, soit vous faites appel à un cabinet.
Seul
Il est tout à fait possible (et autorisé) de faire sa comptabilité seul en EURL, le recours à un professionnel n’étant pas obligatoire. On peut la confectionner sur papier à la condition qu’il soit numéroté et qu’il ne comporte ni blanc ni rature. Cependant, le tableur est interdit, puisqu’on peut modifier les entrées.
Le logiciel comptable n’est pas obligatoire, mais il facilite la tâche : il produit les journaux et le grand livre, le bilan, le compte de résultat et l’annexe. L’administration fiscale exige qu’il produise un fichier des écritures comptables tel que le définit le code général des impôts, consultez le BOFIP.
Quid de l’expert-comptable ?
L’intérêt repose sur les compétences de ce professionnel, il se chargera des écritures comptables sans commettre de faute (normalement !), on évitera ainsi les risques, souvent lourds. Vous aurez le choix entre des experts-comptables « traditionnels », et des experts-comptables en ligne.
L’étendue de la mission dépendra de la lettre de mission que vous aurez rédigée avec lui. En plus de la comptabilité, sa mission peut aussi inclure la création de votre EURL.
Comment comptabiliser la rémunération du gérant d’une EURL ?
La rémunération du gérant d’EURL qui n’est pas un salarié doit être comptabilisée au débit du compte 641 « Rémunérations du personnel ». Un sous-compte pourra lui être ouvert. En cas où l’EURL est imposé à l’IR, cette somme n’est pas déductible des bénéfices, en cas d’IS, on peut la déduire.
Comment passer une partie de mon loyer dans la comptabilité de mon EURL ?
Vous pouvez comptabiliser une partie du loyer si l’on utilise une partie de l’appartement au bénéfice de l’EURL, par l’intermédiaire d’un contrat de sous-location. Le loyer doit être comptabilisé en compte 613. Si vous êtes imposé à l’IS, le loyer est déductible des bénéfices, sinon, vous devez le réintégrer dans le résultat imposable. La situation se complique du fait que vous êtes obligé de déclarer votre loyer reçu de votre EURL comme source de revenus.
