Prise de rendez-vous en ligne : top 15 des logiciels

Vous souhaitez accéder au meilleur logiciel de prise de rendez-vous en ligne mais vous êtes un peu perdu avec les offres disponibles ? Dans ce guide, vous retrouverez les critères sur lesquels se baser pour choisir son logiciel, mais aussi un comparatif des différentes solutions du marché pour vous indiquer la meilleure option en fonction de votre profil.

• SimplyBook.me – Le meilleur pour ses nombreux modèles de formulaire
• HubSpot – Le meilleur pour son intégration CRM
• Smart Agenda – Le meilleur pour encaisser en ligne
• Google Workspace – Le meilleur pour ses outils collaboratifs de productivité
• Brevo – Le meilleur pour gérer le pipeline de vente
• Calendly – Le meilleur pour ses nombreuses automatisations
• Timify – Le meilleur pour proposer des rdv sur une page Facebook
• Reservio – Le meilleur pour être présent à l’international
• SuperSaas – Le meilleur pour son rapport qualité/prix
• Bookafy – Le meilleur pour l’esthétisme de son interface
• Rdv360 – Le meilleur pour être référencé sur un annuaire
• Wavy – Le meilleur pour gérer l’encaissement
• Doctolib – Le meilleur pour les professionnels de santé
• CalenDoc – le meilleur pour la gestion de multiples calendrier
• Planyo – Le meilleur pour personnaliser les tarifs par prestation

Comment fonctionne un logiciel de prise de rendez-vous ?

Le principe d’un logiciel de prise de rendez-vous est simple. Vous devez d’abord renseigner les créneaux horaires disponibles pour vos clients.

Côté utilisateur, la facilité d’utilisation varie en fonction du logiciel utilisé. Certains demandent d’avoir un compte tandis que pour d’autres outils de prise de rendez-vous en ligne, il suffit d’indiquer vos coordonnées pour être notifié du rendez-vous. Ensuite, le logiciel créera automatiquement un lien ou un code d’authentification pour accéder au rendez-vous ou à la réunion.

À qui s’adresse la prise de rendez-vous en ligne ?

Le logiciel de réservation en ligne s’adresse aux professionnels qui ont besoin de prévoir des rendez-vous avec leurs clients. Nous allons parler des métiers les plus concernés par ces besoins et détailler les avantages de ce type de logiciels pour ces métiers.

• Médecins et métiers de la santé : La prise de rendez-vous est au cœur du métier des médecins. Avec un logiciel de réservation en ligne, ils passent moins de temps à répondre au téléphone pour des demandes de rendez-vous et peuvent ainsi se consacrer pleinement à leurs clients en consultation.
• Garagistes : Pour un garagiste, l’étape de la prise de rendez-vous est primordiale pour fidéliser ses clients. En effet, plus le système de prise de rdv est simple et instinctif, plus les clients seront satisfaits. En adoptant ce type de logiciel, vous gagnez du temps efficient, car vous passez de la réservation par téléphone (qui implique une grande disponibilité au moindre coup de fil) à la réservation en ligne.
• Coiffeurs et métiers de la beauté et du bien-être : En proposant la réservation en ligne, les créneaux disponibles sont accessibles 24h/24 et 7 jours/7. Une bonne solution pour optimiser votre temps et apporter plus de confort à votre clientèle.
• Experts-comptables, avocats, consultants : Les experts-comptables, avocats et autres professions libérales liées au conseil doivent souvent faire des points avec leurs clients que ce soit au niveau de l’évolution des réglementations ou encore pour faire un compte rendu périodique de la situation de l’entreprise. Un logiciel leur simplifie donc la tâche et leur offre un gain de temps considérable.

Les 15 meilleurs logiciels de prise de rendez-vous gratuits et payants

SimplyBook.me

Comme son nom l’indique, SimplyBook.me est très simple à utiliser. SimplyBook.me est spécialisé dans l’accompagnement de sociétés de services.

Cette plateforme permet à tout professionnel de gérer ses réservations en ligne. Avec ce logiciel, vous avez 2 possibilités : la création d’un site ou l’insertion d’un widget pour prendre rendez-vous avec votre site existant. Du côté des formules, on retrouve une offre entièrement gratuite. La version la plus premium de SimplyBook.me vous donne accès à 2 000 réservations et un nombre de plug-ins illimité. Vous pouvez également personnaliser l’appli client à votre image. C’est donc la gamme la plus adaptée aux entreprises à forte croissance.

HubSpot

À la base HubSpot est un CRM. Mais il propose de nombreux outils gratuits pour les professionnels, dont un outil de prise de rendez-vous.

Il vous permet ainsi de gérer les rendez-vous avec vos prospects sans être obligé de souscrire à l’offre payante. Mais attention, c’est un logiciel freemium : vous n’avez donc pas accès à toutes les fonctionnalités avec la version basique. HubSpot a une version gratuite, plutôt limitée. C’est pourquoi les entreprises qui ont un fort potentiel de croissance se tournent vers la version payante, plus avantageuse. Le support client de Hubspot est également plus réactif avec la version payante.

Smart Agenda

Solution française, Smart Agenda vous permet de créer un site dédié à la prise de rendez-vous en ligne ou d’insérer une page sur votre site internet actuel.

Vos clients peuvent ainsi consulter les créneaux disponibles et prendre leur rendez-vous à tout moment. Vous pouvez aussi choisir d’activer le paiement en ligne. Ensuite, votre agenda est mis à jour automatiquement et vos clients sont avertis avec un rappel par SMS. Personnalisable et accessible par tous, Smart Agenda est un outil complet pour gérer votre agenda et vos rendez-vous. Vous pouvez choisir parmi trois offres selon vos besoins.

Google Workspace

Célèbre pour ses outils de productivité et de collaboration en ligne, la suite Google Workspace intègre une solution de prise de rendez-vous en ligne.

Vous pouvez créer une page de rendez-vous personnalisée et la partager avec des partenaires, clients, collègues. Différents paramétrages vous permettent de définir vos disponibles, le nombre de rendez-vous possible, etc. Le grand avantage du module Google Agenda, c’est la possibilité de synchroniser votre calendrier sur vos différents appareils. Ils se mettent alors à jour en temps réel.

Brevo

Brevo (ex Sendinblue) est une plateforme CRM complète, qui inclut un module pour la prise de rendez-vous en ligne.

Brevo Meetings est une solution gratuite ! Il permet de créer des pages de réservation personnalisées, incluant différents types de rendez-vous. Les liens des pages peuvent être diffusés sur différents canaux, comme votre site web, les réseaux sociaux, etc. Vos calendriers sont synchronisés automatiquement, à chaque prise de rendez-vous. Autre point fort de Brevo : vous pouvez aussi gérer les paiements vos rendez-vous en ligne et prévoir des frais d’annulation.

Calendly

Calendly est un logiciel de prise de rdv en ligne très intuitif.

Comment utiliser Calendly ? Votre client arrive directement sur un calendrier et il n’a plus qu’à cocher la case pour le jour qui lui convient. Ensuite, il pourra déterminer l’heure la plus appropriée. Calendly propose une formule gratuite puis trois formules payantes, selon la taille de votre équipe. La première inclut la personnalisation de votre lien de réservation. Avec une version payante de Calendly, vous avez un meilleur accompagnement de la part de Calendly en cas de problème. Toutes les intégrations sont aussi disponibles avec l’abonnement le plus cher.

Timify

Timify est un logiciel qui convient à tous les professionnels qui veulent s’équiper d’un logiciel pour prendre rendez-vous avec leurs clients.

Vous pouvez intégrer ce logiciel à votre site web ou à votre page Facebook. La spécificité de cette plateforme est que vous pouvez indiquer un champ personnalisé au moment de la réservation. Ainsi, toutes les informations que renseigne le client sur le formulaire sont utiles pour une expérience utilisateur optimisée. Une formule gratuite et trois payantes composent l’offre, avec le paiement en ligne inclus dès l’offre gratuite.

Reservio

Reservio est une solution tout-en-un spécialisée dans la réservation en ligne de rendez-vous. Il propose plusieurs services aux entreprises autour de la prise de rendez-vous : calendrier, réservation en ligne, gestion des clients, assistant d’entreprise, rappels et intégrations. C’est un logiciel qui est présent dans plus de 35 pays. L’ensemble est plutôt intuitif et l’interface est agréable à utiliser. Les tarifs sont plutôt accessibles, mais attention aux limites d’usage.

SuperSaas

SuperSaas est un agenda en ligne qui est personnalisable pour chaque entreprise. Cette entreprise a plus de 120 000 clients dans le monde. L’avantage de cette plateforme est qu’il y a de nombreuses fonctionnalités à paramétrer pour proposer un outil à l’image de votre marque. Le design est plutôt basique, mais c’est une solution efficace.

Bookafy

Ce qu’on aime bien avec Bookafy, c’est l’esthétique de ses pages de rendez-vous. Elles sont très élégantes. Le parcours client est simplifié grâce aux nombreuses intégrations que propose le logiciel (avec des outils de visioconférences comme Zoom ou ses alternatives). Le dernier point fort de ce progiciel est son côté « responsive » : même sur mobile, il est très facile de faire une réservation.

Rdv360

Rdv360, c’est le spécialiste de la prise de rendez-vous. Les professionnels de la beauté et du bien-être, de la santé, les auto-écoles, les mairies et les vétérinaires sont ses clients principaux. Avec ce logiciel, vous gagnez en efficacité, car les rendez-vous sont disponibles 24 h / 24 et 7 j / 7. De plus, vous fidélisez vos clients, car la prise de rendez-vous est plus rapide : en un clic la réservation est faite.

Wavy

Wavy est un logiciel de caisse, souvent considéré comme le meilleur logiciel pour salon de coiffure, mais il est aussi très adapté aux spas, instituts de beauté, esthétique ou encore barber shops. C’est un logiciel très complet, qui permet ainsi que gérer les plannings et la prise de réservation en ligne, y compris pour une activité exercée à domicile.

Doctolib

Doctolib est la plateforme incontournable pour les médecins, et pour cause ! En plus de la possibilité de prendre rendez-vous, les médecins inscrits sur la plateforme sont référencés. S’ils sont bien classés, Doctolib leur apporte du trafic supplémentaire, car ils sont affichés en premier dans les résultats de recherche de Doctolib. L’enjeu ensuite pour les médecins, c’est de convertir les internautes qui sont allés sur leur page en rédigeant une description attractive.

CalenDoc

CalenDoc est une plateforme dédiée pour les prises de rendez-vous. C’est une solution polyvalente à l’esthétique soignée. Grâce à ses nombreuses options d’affichage, vous pouvez personnaliser ce logiciel à l’image de votre entreprise. Ce qu’on aime particulièrement avec CalenDoc, c’est la gestion des calendriers multiples qui permet de mieux s’organiser en équipe et de répartir équitablement le travail. Enfin, cet outil est synchronisable.

Planyo

Le logiciel de prise de rdv en ligne Planyo est particulièrement adapté pour les professionnels qui veulent personnaliser leur interface de prise de rendez-vous. La solution est très flexible et peut être utilisée dans de nombreux domaines comme le tourisme (hôtels, réservation d’activités, etc.), les transports (location de voitures et de yachts), ou encore dans les métiers de la santé pour prendre rendez-vous avec les patients. Le petit plus de ce logiciel ? Il est possible de personnaliser les prix proposés en fonction des critères que vous aurez définis. Par exemple, si vous êtes gérant d’un hôtel, vous pouvez proposer un prix différent en fonction des jours de la semaine (en gonflant les prix le week-end).

Prise de rendez-vous en ligne : quels avantages ?

Diminuez le risque d’erreurs

Avec la prise de rendez-vous en ligne, le risque d’erreurs est diminué, car ce sont les clients qui choisissent leurs horaires. Vous n’aurez plus à partager votre attention entre deux tâches car le logiciel se chargera de planifier tous vos rendez-vous.

Gagnez du temps

Un autre avantage est le gain de temps. Vous n’aurez plus le stress du téléphone qui sonne à longueur de journée et qui vous coupe dans votre travail. Avec ce système, les clients peuvent réserver à n’importe quelle heure pour l’horaire qui leur convient le mieux.

Synchronisez vos disponibilités en temps réel

Grâce à ce type de logiciel, la synchronisation se fait de manière automatique. Si l’un de vos clients annule une réservation, elle est disponible instantanément pour les autres utilisateurs. Vous aurez donc une vision en temps réel sur votre agenda et parviendrez à optimiser vos disponibilités.

Profitez d’un outil adapté à tous types d’entreprises

Les logiciels de prise en ligne de rendez-vous sont adaptés à toutes les tailles d’entreprise. Que vous soyez indépendants ou que vous travailliez en équipe, vous trouverez un logiciel adapté à vos besoins. Pour la plupart des logiciels, il est possible de monter en gamme : par exemple, si vous voulez augmenter le nombre d’utilisateurs ou personnaliser votre interface.

Pensez à regarder les offres supérieures pour être sûr que l’outil choisi pourra suivre la croissance de votre entreprise.

Restez disponibles 24 h / 24

Avec la réservation en ligne, les créneaux horaires sont disponibles 24 h / 24. Par conséquent, cette méthode de prise de rendez-vous est plus pratique pour vos clients, car ils peuvent réserver à toute heure de la journée. S’ils n’ont pas le temps pendant leurs horaires de travail, ils peuvent le faire le soir, une fois rentrés chez eux ou pendant leur pause déjeuner.

Optimisez l’expérience client

Certains logiciels proposent un rappel 24 heures avant la date du rendez-vous. La plupart du temps, c’est par SMS et/ou par e-mail que le client reçoit la notification. Vous pourrez également paramétrer votre outil de façon à recevoir les rappels de votre côté.

Il est aussi souvent possible pour vos clients d’être alerté lorsqu’un rendez-vous avant la date du leur se libère.

Comment choisir un logiciel de réservation en ligne gratuit ?

Au moment de choisir son logiciel de réservation en ligne gratuit, il est important d’identifier vos besoins. Les 3 critères primordiaux à prendre en compte sont les fonctionnalités proposées, la simplicité d’utilisation et les tarifs.

Fonctionnalités

La fonctionnalité de base (qui est commune à tous les logiciels) est la prise de rendez-vous. Cependant, certains business ne peuvent se contenter de cette option. Certains entrepreneurs utilisent Facebook pour communiquer avec leurs clients et veulent adopter un logiciel qui puisse s’intégrer à ce réseau social. En fonction des canaux de communication utilisés (comme votre site web), il est important de choisir un logiciel adapté.

L’intégration aux applications externes n’est pas le seul enjeu. Si vous possédez déjà un logiciel CRM pour la gestion de votre entreprise, vérifiez que ce nouveau logiciel s’intègre bien à votre progiciel existant. Par exemple, certains CRM proposent des modules supplémentaires pour la réservation en ligne. En choisissant cette option, la gestion de votre entreprise sera simplifiée, car tout sera regroupé au même endroit. C’est le cas de HubSpot par exemple, qui est sans doute moins spécialisé sur la prise de rendez-vous en ligne, mais est beaucoup plus complet sur la partie CRM (nous l’avons d’ailleurs aussi sélectionné parmi les meilleurs outils CRM gratuits).

Simplicité d’utilisation

Plus votre logiciel sera instinctif pour vos clients, plus ils seront fidélisés. En effet, une prise en main trop complexe pourra les décourager de faire appel à vos services. La simplicité d’utilisation est aussi liée à la forme d’alerte qui va faire que votre client se rappellera du rendez-vous. Privilégiez les logiciels qui proposent au moins 1 rappel (par SMS ou par e-mail).

Tarifs

Il existe différents tarifs en fonction de la prestation choisie. En utilisant certains logiciels gratuitement, vous avez le droit à une version limitée. Ces types de logiciels conviendront à la majorité des professionnels.

Pour ceux qui ont un nombre de rendez-vous conséquent, ou qui souhaitent personnaliser leur interface, il peut être intéressant de passer au mode payant. En passant à la gamme supérieure, vous bénéficiez de tous les services nécessaires à la bonne gestion de votre business.

Au niveau des tendances du marché, cela dépend vraiment du secteur et du nombre de rendez-vous par mois dont a besoin le professionnel. Notez donc que plus cet outil est important pour le chiffre d’affaires d’une entreprise, plus la version payante sera utilisée, car l’enjeu est de taille.

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