Déclaration Sociale Nominative : définition et obligations

Afin de simplifier, sécuriser et rendre plus fiables les obligations sociales des employeurs, l’ensemble des déclarations sociales a été remplacé par une seule et même déclaration : la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Elle est aujourd’hui devenue le moyen principal de transmission des données et est utilisée par la majorité des entreprises. Qu’est-ce que la DSN ? Quelles sont les entreprises concernées ? Comment effectuer la DSN ? Voici tout ce qu’il faut savoir sur cette déclaration.

Qu’est-ce que la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ?

Définition

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est une déclaration réalisée en ligne tous les mois, à partir de la paie. Elle permet de transmettre les informations pour chaque salarié (données de paie et évènements survenus sur la période d’activité), aux organismes concernés.

La DSN a remplacé l’ensemble des déclarations suivantes :

• la déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U) ;
• la déclaration obligatoire d’emploi de travailleurs handicapés (DOETH) ;
• la déclaration de mouvement de main d’œuvre (DMMO) ;
• la déclaration trimestrielle des salaires (secteur agricole) avec le bordereau de versement mensuel.

Fonctionnement

La DSN s’applique à tous les salariés de votre entreprise. Ce fichier regroupe l’ensemble des informations les concernant. Il inclut notamment les données de paie et les déclarations d’événements survenus durant la période de référence. Les arrêts maladie, les congés maternité ou encore les fins de contrat doivent y figurer.

La DSN se fait donc par numéro de Siret (établissement) et non par numéro de Siren (entreprise).

Il vous suffit de contrôler qu’à chaque Siret est bien associée une DSN mensuelle, avec les informations relatives aux salariés rattachés à l’établissement concerné.

Les objectifs de la DSN

En tant que dirigeant, la DSN va vous permettre de calculer vos cotisations sociales et de les payer.

Elle permet aussi de transmettre les informations nécessaires de vos salariés à tous les organismes sociaux (France Travail, CPAM, Urssaf, organisme de complémentaire santé, etc.).

Les données issues de cette déclaration sont utilisées pour :

• le recouvrement des cotisations sociales et de certaines impositions (prélèvement à la source, CPF et taxe d’apprentissage) ;
• la vérification des montants calculés ;
• l’ouverture et le calcul des droits de vos salariés assurés en matière de prestations sociales.

Depuis le 1er janvier 2019, il est possible de réaliser la déclaration fiscale liée au prélèvement à la source (PAS) via la DSN. Les données de paie sont directement transmises à la DGIFP. Celle-ci vous indique alors les taux applicables pour chacun de vos salariés. Il ne vous reste plus qu’à déduire la somme correspondante sur leurs bulletins de salaire.

DSN : qui est concerné et qui ne l’est pas ?

Les entreprises concernées par la DSN

L’ensemble des entreprises du secteur privé qui emploient des salariés sont concernées par la DSN, qu’elles soient affiliées au régime général ou au régime agricole.

Il en est de même pour les employeurs de la fonction publique depuis le 1er janvier 2022.

Les exclusions

Les employeurs suivants ne sont pas concernés par la DSN :

• les particuliers employeurs ;
• certaines entreprises implantées dans des zones géographiques non concernées par la DSN (Monaco, certaines collectivités d’Outre-Mer, etc.) ;
• les entreprises entrées en DSN, mais employant des salariés hors périmètre de la DSN ;
• les établissements nouvellement entrés en DSN et qui n’ont pas pu transmettre les données des organismes complémentaires en DSN.

Dans ces cas particuliers, les employeurs doivent déposer une DADS-U. Les particuliers employeurs peuvent quant à eux utiliser le chèque emploi service universel (CESU).

Quand transmettre la Déclaration Sociale Nominative ?

En principe, l’employeur renseigne 2 types d’informations dans la DSN : les données relatives à la paie du salarié (DSN mensuelle) et les événements liés à l’activité professionnelle du salarié (DSN évènementielle).

La déclaration mensuelle

En tant qu’employeur, vous devez réaliser une déclaration sociale nominative chaque mois. Cette obligation est valable même quand aucune rémunération n’a été versée. La DSN reste obligatoire tant que vous n’avez pas effectué de demande de radiation auprès de l’organisme de recouvrement des cotisations auquel vous appartenez.

Vous devez réaliser une DSN par établissement, pour chacun de vos salariés. Cette déclaration doit fournir les informations suivantes :

• le lieu d’activité et les caractéristiques du contrat de travail ;
• la Convention Collective applicable dans l’entreprise ;
• les dates de début et de fin de contrat, de suspension et de reprise du contrat de travail survenus au cours du mois ;
• les montants des rémunérations, cotisations et contributions sociales, exonérations de cotisations et la durée du travail retenue pour la paie de chaque mois ;
• le taux de prélèvement à la source (PAS) ;
• éventuellement, une régularisation des données (inexactes ou incomplètes) transmises au cours des mois précédents.

La DSN doit aussi contenir les informations relatives à l’employeur (Siren, Siret, etc.).

Vous devez faire cette DSN chaque mois, à l’issue de la paie :

• avant le 5 du mois pour les entreprises d’au moins 50 salariés et dont la paie est versée au cours du même mois que la période de travail ;
• avant le 15 du mois pour les entreprises de 50 salariés et plus, en décalage de paie.

Il est important de respecter ce délai. En cas de déclaration tardive, vous risquez de devoir payer des pénalités de retard.

Les évènements

La DNS événementielle concerne les évènements survenus pendant le mois et qui ont eu un impact sur l’activité professionnelle du salarié.

Ainsi, vous devez signaler :

• les arrêts de travail (arrêt maladie, maladie professionnelle ou accident de travail), en précisant les dates de début et de fin de l’arrêt, et ce, quelle que soit leur durée (même moins de 3 jours).
• les congés maternité, paternité ou d’adoption ;
• la reprise anticipée du travail ;
• la fin du contrat de travail.

La DSN évènementielle se substitue ainsi, à l’attestation de salaire. Elle permet de déclencher le paiement des indemnités journalières pour vos salariés.

La DSN évènementielle doit être transmise dans les 5 jours ouvrés suivant la connaissance de l’évènement.

Les seules exceptions concernent la subrogation de salaire en cas d’arrêt maladie et la fin de contrat des intérimaires. Dans ces situations, les signalements doivent être faits au plus tard avec la DSN mensuelle du mois de l’événement.

La DSN événementielle est totalement indépendante de votre DSN mensuelle. Cependant, il faut avoir un historique de DSN mensuelles suffisant, pour pouvoir réaliser une DSN évènementielle. Concrètement, vous devez avoir réalisé :

• 3 mois de DSN mensuelle pour pouvoir déclarer un arrêt maladie, un congé maternité ou paternité, via la DSN évènementielle « arrêt de travail » ;
• 12 mois de DSN mensuelle pour pouvoir déclarer un arrêt de travail pour maladie professionnelle ou accident de travail, via la DSN évènementielle « arrêt de travail ».

Si votre historique est insuffisant, vous devrez alors remplir une attestation de salaire en ligne pour permettre le versement des indemnités journalières.

Comment effectuer la DSN ?

En fonction de l’activité de votre entreprise, la DSN devra être intégrée, soit :

• sur le site de la Mutualité sociale agricole (MSA), pour les entreprises sous le régime agricole ;
• sur le site de net-entreprises.fr, pour les entreprises sous le régime général de la sécurité sociale.

Vous n’êtes pas obligé de remplir ces DSN vous-même. Vous pouvez confier la réalisation de cette déclaration, en partie ou en totalité, à un prestataire externe, comme un expert-comptable par exemple. Vous pouvez aussi recourir à un logiciel de paie.

Le fichier DSN doit être transmis soit :

• en dépôt fichier : le fichier DSN mensuel, tout comme les signalements d’événements peuvent être déposés manuellement sur le site net-entreprises. Le fichier DSN devra, au préalable, être extrait, puis déposé sur le site ;
• en mode machine to machine : votre logiciel de paie s’authentifie automatiquement sur le site de dépôt des déclarations sociales. Vous n’avez pas besoin de déposer manuellement le fichier, tout se fait de manière automatique. Pour cela, il faudra vous assurer que l’interface de programmation de l’application DSN (API) est bien installée. Cela permet la communication entre le site de dépôt et votre logiciel de paie.

Vous pouvez donc générer votre fichier DSN directement depuis votre logiciel de paie à condition qu’il soit compatible DSN.

Si ce n’est pas le cas, sachez qu’une multitude de logiciels de paie le sont ou qu’il existe d’autres solutions pour générer la DSN sans logiciel de paie.

Suite à son dépôt, la DSN fait l’objet de différents contrôles. Vous pouvez prendre connaissance des retours d’anomalies, via votre tableau de bord DSN. Il est indispensable de les prendre en compte et de mettre en place les actions correctives dans les plus brefs délais.

Quelles sont les sanctions en cas d’omission ou d’erreur de DSN ?

La réalisation de la DSN n’est pas une simple formalité administrative, mais une obligation légale. Ainsi, en cas d’omission ou d’erreur, vous vous exposez à de lourdes sanctions financières :

• en cas de non-transmission de la DSN, vous encourez une pénalité de 19,63 € par salarié (soit 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale) ;
• en cas de retard de transmission de la DSN, vous risquez une pénalité à hauteur de 59 € par salarié et par mois de retard (soit 1,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale). Cette pénalité est proportionnelle à votre effectif, déclaré lors de votre dernière DSN. Pour un retard inférieur ou égal à 5 jours, le montant de la pénalité est plafonné à 5 888 € par entreprise et par an (soit 150 % du plafond mensuel de la sécurité sociale) ;
• en cas d’oubli de déclaration pour l’un de vos salariés, vous risquez également une pénalité de 59 € par salarié et par mois de retard, proportionnelle à votre effectif déclaré le mois précédent. Pour rappel, vous bénéficiez d’un délai de 30 jours pour régulariser, en cas d’erreur ou d’oubli, après la transmission de la DSN, et ce, sans pénalité ;
• en cas de fausses déclarations concernant les rémunérations, vous encourez une pénalité de 39,25 € par salarié et en cas de fausses informations transmises sur vos salariés, elle sera de 12,96 € par salarié. Prenez le temps de vérifier l’exactitude des informations que vous transmettez.

Pour cela, vous devez respecter 4 conditions :

• transmettre la DSN ;
• n’avoir commis aucune infraction au cours des 24 derniers mois ;
• ne pas dépasser le montant de 3 925 € de pénalités (plafond mensuel de la sécurité sociale en 2025) ;
• avoir réglé l’intégralité de vos cotisations.

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