Comptabilité

La comptabilité d’une SASU : Quelles obligations et comment la faire en 2020 ?

Il est sans doute évident pour tout le monde qu’une SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle) doit tenir une comptabilité, comme toutes les entreprises.

Par contre, vous êtes nombreux à vous poser les questions suivantes :

  • Quelles sont les obligations à respecter ?
  • Quelles sont les options pour tenir la comptabilité d’une SASU ?

Suivez le guide !

Tenir régulièrement la comptabilité d’une SASU est obligatoire

Soyons clairs directement : la comptabilité d’une SASU n’est pas une option, c’est une obligation. Rentrons maintenant un peu plus dans le détail de ce qui vous incombe.

Qu’entend-on par l’expression tenir sa comptabilité ?

Concrètement, nous tentons ici de répondre à la question suivante : quelles sont les obligations comptables d’une SASU (puisque tenir sa comptabilité consiste simplement à les respecter) ?

Pour rappel : « La comptabilité est un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et présenter des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entité à la date de clôture. », d’après le Règlement 99-03 du 29/04/1999, PCG, article 120-1. du Plan Comptable Général.

Bon à savoir La SASU doit donc enregistrer tous les évènements qui ont un impact financier au cours de la vie de l’entreprise.

Tenir la comptabilité d’une SASU, c’est donc cet « enregistrement » comptable, et certaines obligations qui vont avec.

Les différents types de comptabilité 

Petite parenthèse sur les types de comptabilité avant de rentrer dans le détail des obligations :

  • La comptabilité d’engagement : on enregistre les recettes et les dépenses lorsqu’elles sont acquises ou engagées, qu’importe la date du résultat financier. Elle est obligatoire pour les SASU
  • La comptabilité super simplifiée, elle ne concerne que les commerçants et les artisans qui relèvent du régime fiscal du réel simplifié. On utilise la comptabilité de trésorerie, on enregistre les évènements de l’entreprise selon leurs flux financiers : décaissement ou encaissements. On enregistre les créances et les dettes qu’en fin d’exercice en vue de respecter les dispositions légales.
    • Ceux dont le CA hors-taxe est compris entre : 
      • 70 000 € et 238 000 € pour les activités de prestation de services, 
      • 170 000 € et 789 000 € pour les activités d’achat-revente, de vente à consommer sur place et de fourniture de logement. 
    • Ceux dont le chiffre d’affaires est inférieur à ces seuils, et qui ont volontairement opté pour le régime du réel simplifié.

Les obligations comptables d’une SASU

L’enregistrement comptable 

D’après l’article L.123-12 alinéa 1 du Code de commerce : « Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise, ces mouvements sont enregistrés chronologiquement. »

Concrètement, les SASU doivent donc :

  • Enregistrer chaque facture dès leur arrivée en cas d’achats ou de leur émission en cas de vente. On n’enregistre jamais un bon de commande ou de livraison.  
  • Enregistrer chaque chèque reçu ou remise de chèque à la banque.

Établir un inventaire 

Article L.123-12 alinéa 2 du Code de Commerce : « Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise. »

L’inventaire consiste à établir une liste exhaustive de tous les éléments que la SASU possède ; on est tenu de l’évaluer à sa valeur actuelle.

Les autres obligations comptables 

 Article L123-22 du Code de Commerce : 

  • Établir les documents comptables en Euros. 
  • La langue française est obligatoire.
  • Conserver les pièces justificatives pendant dix ans.  
  • Tenir la comptabilité ou établir l’inventaire sans blanc et de ne comporter aucune altération.

L’obligation d’avoir un compte professionnel dédié

Terminons sur les obligations concernant la comptabilité des SASU avec une obligation à la limite de la comptabilité. L’obligation d’ouvrir un compte professionnel.

L’article L123-24 du Code de commerce prévoit que « Tout commerçant est tenu de se faire ouvrir un compte dans un établissement de crédit ou dans un bureau de chèques postaux. »

  • Ce compte permet de faciliter la comptabilité de votre SASU. 
  • Mélanger les comptes privés et professionnels peut engendrer des confusions avec le fisc, il peut requalifier des fonds en salaire
  • Un mélimélo peut naître si les époux disposent d’un compte joint utilisé en compte professionnel.

Enfin, ouvrir un compte professionnel donne accès à des services bancaires réservés aux professionnels.

Tenir la comptabilité d’une SASU passe par aussi par l’établissement des livres comptables obligatoires, qui méritent une section dédiée.

Les livres comptables obligatoires pour une SASU

Les articles 1 à 5 du décret 83-1020 du 29/11/83 relatif aux obligations comptables des commerçants réglementent la tenue des journaux obligatoires. La SASU doit avoir au moins 2 « livres » (le livre-journal et le grand livre). Le livre d’inventaire n’est plus obligatoire depuis l’ordonnance 2015-900 et le décret 2015-903 du 24 juillet 2015.

Le livre-journal

Le livre-journal est coté (pages numérotées) et parafé (pages signées). 

Chaque opération comptable (achat, vente, banque…) devient sur le livre-journal un article ou une écriture. C’est ce livre qui reprend donc tous les mouvements : 

  • enregistrés et datés au jour le jour
  • opération par opération
  • selon le plan comptable utilisé par l’entreprise

Le grand livre 

Il regroupe toutes les écritures de la comptabilité sous forme de débit/crédit, attribués par numéro de compte selon le plan comptable utilisé par votre SASU. Le grand livre général regroupe les comptes de la classe 1 à 7.

Les comptes annuels obligatoires d’une SASU / SAS

Le Plan Comptable Générale prévoit un système de représentation des comptes annuels réalisés en fin d’exercice.

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Attention L’établissement des comptes annuels pour une SASU est donc obligatoire, mais avec quelques nuances selon votre situation.

Certaines SASU sont tenus au système abrégé, celui-ci se limite aux rubriques essentielles du plan comptable. Il s’applique selon les critères suivants :

  • Un CAHT inférieur ou égal à 534 000 €.
  • Un bilan inférieur ou égal à 267 000 €. 
  • Le nombre de salariés (moyenne) est inférieur ou égal à 10. 

Au-delà, on applique le système de base : le système de référence du PCG.

Le bilan

Il est le document produit par la comptabilité, qui mesure et analyse le patrimoine de votre SASU. Le patrimoine de l’entreprise correspond aux capitaux propres qui est égal à la différence des actifs et des passifs :

  • Actif = éléments qui procurent des avantages économiques, les apports du propriétaire et les bénéfices.
  • Passif = ressources à la disposition de l’entreprise. Les capitaux propres et les passifs externes, ce sont nés de l’entreprise vis-à-vis des tiers, dettes, provisions, etc.

Le compte de résultat 

Ce document regroupe la totalité des produits et des charges de l’exercice sans qu’on tienne compte de la date d’encaissement ou de décaissement 

Le Résultat de l’exercice comptable de votre SASU est un calcul simple : les produits moins les charges.

Les produits représentent l’enrichissement de l’entreprise, on les comptabilise au compte 7 du PCG. Les charges représentent l’appauvrissement de l’entreprise, on les comptabilise en compte 6 du PCG.

L’annexe

Elle comprend toutes les informations (plus ou moins importantes) qui complètent le bilan et le compte de résultat.

Une annexe simplifiée est possible, si la SASU répond à deux de ces trois critères.  

  • Un bilan inférieur à 3 650 000 €. 
  • Un CA inférieur à 7 300 000€.
  • Un effectif inférieur à 50 personnes. 

Votre SASU sera même dispensée d’annexe si elle réunit deux de ses trois critères suivants (Article L123-16 du Code du commerce)

  • Le total du bilan est inférieur à 350 000 €.
  • Le CA inférieur à 700 000 €. 
  • Le nombre moyen de salariés est inférieur à 10. 

Comment faire sa comptabilité en SASU ?

Établir sa comptabilité peut se faire de deux façons : soit vous l’établissez vous-même, soit vous faites appel à un expert-comptable.

Faire sa comptabilité

Soit à la main

Le recours à l’expert-comptable n’est pas obligatoire, donc la tentation d’établir une comptabilité à la main est grande. 

L’Article L123-22 du Code de Commerce vous oblige à ne pas commettre de rature ou d’altération. Donc même si vous avez la possibilité de la façonner à la main, vous devez être particulièrement méticuleux. Les risques sont importants en cas d’erreur ou d’oubli. 

Soit avec un logiciel de comptabilité pour SASU

Rappelons que le logiciel comptable n’est pas obligatoire. Le logiciel comptable est conseillé :

  • Pratique
  • Fige les écritures. 
  • Facilite le dialogue avec l’administration fiscale. 
  • Evite les erreurs, on les repère plus facilement.

Certains sont tentés d’utiliser Excel, mais retenez qu’Excel ne permet pas de figer les mouvements comptables, et ne respecte donc pas la loi. L’administration fiscale déteste ce système, la fraude est facile, et les erreurs vous seront moins pardonnées.

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Prendre un expert-comptable

L’expert-comptable en SASU n’est pas obligatoire, mais nous vous le recommandons fortement. Vous aurez le choix entre des experts-comptables « traditionnels », et des experts-comptables en ligne.

L’étendue de la mission de l’expert-comptable dépendra de la lettre de mission que vous aurez rédigée avec lui. La lettre de mission unit votre SASU et son expert-comptable. Elle indique les conditions de la contractualisation de la mission entre le cabinet d’expertise comptable et l’entreprise.

Ces conditions sont relatives à la répartition des tâches relatives à chacune des parties ; le montant des honoraires ; etc. La lettre de mission fait donc aussi office de devis de l’expert-comptable.

Le rôle de l’expert-comptable est le suivant : 

  • Confectionner les comptes annuels de l’entreprise. 
  • Analyses la gestion, le processus budgétaire, la trésorerie et la fiscalité. 
  • Assurer la mise en conformité aux nouvelles instructions fiscales. 
  • Contrôler la conformité générale de l’entreprise face aux lois en vigueur.
  • Assurer un rôle de surveillance de la confection des paies. 

L’expert-comptable est aussi apte à vous accompagner pour créer votre entreprise.

Quels sont les risques en cas de mauvaise tenue comptable pour une SASU ?

La mauvaise tenue comptable est susceptible de concerner trois cas de figure. 

  • L’absence de comptabilité ;
  • Les comptabilités inexactes ;
  • La comptabilité fictive. Elle se rencontre au sein de deux cas
    • En cas de dissimulation de recettes en espèces ou au cas où le contrôle des recettes et des dépenses est impossible, le fisc rejette la comptabilité, il la remplace par une taxation d’office. 
    • En cas de comptabilité irrégulière : lorsqu’elle est incomplète ou mal tenue, les négligences, erreurs ou lacunes sont de nature à rendre impossible la justification des résultats déclarés. 
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Des rectifications peuvent intervenir lorsque les inexactitudes ou omissions sont mineures.Selon la gravité de la faute plusieurs sanctions s’avèrent aussi possibles.

En cas d’absence de comptabilité

En droit fiscal : on taxe d’office en établissant un produit brut.  L’article 1741 du CGI prévoit 500 000 € d’amende et cinq ans de prison pour l’omission de passation d’écriture.

En droit commercial, les sanctions n’apparaissent qu’en cas de redressement ou de liquidation judiciaire. Les plus fréquentes :

  • L’infraction pénale de banqueroute. Article L652-4 du code de commerce. 
  • La faillite personnelle du dirigeant ou commerçant
  • Des peines complémentaires : interdiction de gérer par exemple.

En cas de comptabilité inexacte

Votre SASU risque le rejet de la comptabilité, le fisc taxe d’office en établissant un produit brut. 

En cas de comptabilité fictive

Votre SASU est exposée à deux délits possibles : le délit de présentation de bilan inexact et la distribution de dividendes fictifs (L242-3 et L242-6 du code de commerce)

C’est pour toutes ces raisons et les risques d’erreurs sont nombreux, que nous recommandons de faire appel à un professionnel pour votre comptabilité. N’hésitez pas à faire un tour sur notre comparatif des experts-comptables en ligne et à demander plusieurs devis, en exposant clairement votre situation.

Guillaume Robez

Responsable éditorial

Guillaume est le co-fondateur d'independant.io. Sa spécialité ? Décrypter les offres, lire les conditions générales et les grilles tarifaires pour vous dénicher les meilleurs produits et services.