En bref
- Les obligations comptables d’une SASU dépendent principalement du régime fiscal de la société.
- Enregistrement, inventaire, archivage des justificatifs, dépôt des comptes : la tenue comptable d’une SASU peut vite être fastidieuse.
- Il est possible de tenir sa comptabilité seul. Mais faire appel à un professionnel est souvent conseillé pour se prémunir des risques d’une mauvaise tenue comptable.
Il est sans doute évident pour tout le monde qu’une SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle) doit tenir une comptabilité, comme toutes les entreprises. En revanche, vous êtes nombreux à vous poser les questions suivantes : Quelles sont les obligations à respecter ? Quelles sont les options pour tenir la comptabilité d’une SASU ? Suivez le guide !
Est-ce obligatoire de tenir régulièrement la comptabilité d’une SASU ?
Soyons clairs : la comptabilité d’une SASU n’est pas une option, c’est une obligation. Rentrons maintenant un peu plus dans le détail de ce qui vous incombe.
Qu’entend-on par l’expression tenir sa comptabilité ?
Concrètement, nous tentons ici de répondre à la question suivante : quelles sont les obligations comptables d’une SASU (puisque tenir sa comptabilité consiste simplement à les respecter) ?
Pour rappel : « La comptabilité est un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et présenter des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entité à la date de clôture. », d’après le Règlement 99-03 du 29/04/1999, PCG, article 120-1. du Plan Comptable Général.
Tenir la comptabilité d’une SASU, c’est donc cet « enregistrement » comptable, et certaines obligations qui vont avec.
Les différents types de comptabilité
Petite parenthèse sur les types de comptabilité avant de rentrer dans le détail des obligations :
- la comptabilité d’engagement : on enregistre les recettes et les dépenses lorsqu’elles sont acquises ou engagées, qu’importe la date du résultat financier. Elle est obligatoire pour les SASU relevant du régime réel normal d’imposition.
- la comptabilité de trésorerie, simplifiée : elle ne concerne que les commerçants et les artisans qui relèvent du régime fiscal du réel simplifié. Les flux financiers sont enregistrés (décaissement ou encaissements). Les créances et les dettes sont enregistrées en fin d’exercice en vue de respecter les dispositions légales.
Dans le cas de la comptabilité de trésorerie, le régime fiscal réel simplifié s’applique aux entreprises dont le CA hors-taxe est compris entre :
- 77 700€ et 254 000€ pour les activités de prestation de services ;
- 188 700€ et 840 000€ pour les activités de commerce et de fourniture de logement.
Quelles sont les obligations comptables d’une SASU ?
L’enregistrement comptable
D’après l’article L.123-12 alinéa 1 du Code de commerce : « Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise, ces mouvements sont enregistrés chronologiquement. »
Concrètement, les SASU doivent donc :
- enregistrer chaque facture en cas d’achats ou de leur émission en cas de vente, mais on n’enregistre jamais un bon de commande ou de livraison ;
- enregistrer chaque chèque reçu ou remise de chèque à la banque.
Établir un inventaire
Article L.123-12 alinéa 2 du Code de Commerce : « Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise. »
L’inventaire consiste à établir une liste exhaustive de tous les éléments que la SASU possède. Le dirigeant est tenu d’en estimer la valeur actuelle.
Les autres obligations comptables
D’après l’article L123-22 du Code de Commerce, une SASU doit aussi respecter les règles suivantes :
- établir les documents comptables en Euros ;
- la langue française est obligatoire ;
- conserver les pièces justificatives pendant dix ans ;
- tenir la comptabilité ou établir l’inventaire sans blanc, ni altération.
L’obligation d’avoir un compte bancaire professionnel dédié
Terminons sur les obligations concernant la comptabilité des SASU avec une obligation à la limite de la comptabilité. L’article L123-24 du Code de commerce prévoit que « Tout commerçant est tenu de se faire ouvrir un compte dans un établissement de crédit ou dans un bureau de chèques postaux. »
En effet, mélanger les comptes privés et professionnels risque d’engendrer une confusion de patrimoines sanctionnée par l’administration fiscale et susceptible d’engager la responsabilité pénale du dirigeant. De plus, des confusions et désaccords peuvent naître si les époux disposent d’un compte joint privé utilisé en compte professionnel.
Enfin, ouvrir un compte professionnel donne accès à des services bancaires réservés aux professionnels, notamment si vous prenez un compte pro en ligne pour SASU.
Tenir la comptabilité d’une SASU passe aussi par l’établissement des livres comptables obligatoires, qui méritent une section dédiée.
L’obligation d’approuver et de déposer les comptes annuels
L’associé unique de la SASU doit obligatoirement, lors de la clôture de chaque exercice annuel, approuver les comptes annuels de la société et décider de l’affectation du résultat dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice.
Les comptes approuvés doivent ensuite être déposés au greffe du Tribunal de commerce compétent pour en garantir la transparence. Pour cela, 3 options s’offrent à vous :
- le dépôt soit par voie électronique sur le site du Guichet électronique des formalités d’entreprises (guichet unique) dans les 2 mois de l’approbation des comptes ;
- le dépôt sur place ou par courrier au greffe du Tribunal de commerce dans le mois suivant l’approbation des comptes.
Quels sont les livres comptables obligatoires pour une SASU ?
Les articles 1 à 5 du décret 83-1020 du 29/11/83 relatif aux obligations comptables des commerçants réglementent la tenue des journaux obligatoires. La SASU doit avoir au moins 2 « livres » (le livre-journal et le grand livre). Le livre d’inventaire n’est plus obligatoire depuis l’ordonnance 2015-900 et le décret 2015-903 du 24 juillet 2015.
Le livre-journal
Le livre-journal est coté (pages numérotées) et paraphé (pages signées).
Chaque opération comptable (achat, vente, banque…) devient sur le livre-journal un article ou une écriture. C’est ce livre qui reprend donc tous les mouvements :
- enregistrés et datés au jour le jour ;
- opération par opération ;
- selon le plan comptable utilisé par l’entreprise.
Le grand livre
Le grand livre regroupe toutes les écritures de la comptabilité sous forme de débit/crédit, attribuées par numéro de compte selon le plan comptable utilisé par votre SASU. Il regroupe aussi les comptes de la classe 1 à 7.
Quels sont les comptes annuels obligatoires d’une SASU ?
Le Plan Comptable Général prévoit un système de représentation des comptes annuels réalisés en fin d’exercice.
Le bilan
Le bilan est le document comptable qui regroupe l’actif et le passif de votre SASU. Les capitaux propres (ou actif net) correspondent à la différence entre l’actif et le passif :
- Actif : le patrimoine de la société (bâtiments, matériels, stockes, créances, brevet, marques, etc.) ;
- Passif : les capitaux propres (ressources stables) et le passif externe (dettes permettant de financer l’actif et provisions pour risques et charges).
Le compte de résultat
Ce document regroupe la totalité des produits et des charges de l’exercice sans qu’on tienne compte de la date d’encaissement ou de décaissement.
Le Résultat de l’exercice comptable de votre SASU est un calcul simple : les produits moins les charges.
Les produits représentent l’enrichissement de l’entreprise, on les comptabilise au compte 7 du PCG. Les charges représentent l’appauvrissement de l’entreprise, on les comptabilise en compte 6 du PCG.
L’annexe comptable
L’annexe comptable comprend toutes les informations (plus ou moins importantes) qui complètent le bilan et le compte de résultat. Elle comprend également ce qu’on appelle les opérations hors bilan, c’est-à-dire celles ne donnant lieu à aucune écriture comptable mais impactant la vie économique de la société (engagements contractuels, réglementations, etc.).
Une annexe simplifiée est possible, si la SASU répond à deux de ces trois critères :
- un bilan inférieur à 3 650 000€ ;
- un CA inférieur à 4 000 000€ ;
- un effectif inférieur à 50 personnes.
Votre SASU sera même dispensée d’annexe si elle réunit deux de ses trois critères suivants (Article L123-16 du Code du commerce) :
- le total du bilan est inférieur à 350 000 € ;
- le CA inférieur à 700 000 € ;
- le nombre moyen de salariés est inférieur à 10.
Enfin, citons qu’en cas de cessation d’activité de la SASU, vous devrez quand même établir un certain nombre de documents comptables.
Comment faire sa comptabilité en SASU ?
Établir sa comptabilité peut se faire de deux façons : soit vous l’établissez vous-même, soit vous faites appel à un expert-comptable.
Faire la comptabilité d’une SASU seul
La comptabilité manuscrite (à la main)
Le recours à l’expert-comptable n’est pas obligatoire, donc la tentation d’établir une comptabilité seul et à la main est grande. Si cette option manuscrite est possible, elle est en réalité peu pratiquée et déconseillée pour une SASU.
En effet, l’Article L123-22 du Code de Commerce vous oblige à ne pas commettre de rature ou d’altération. Donc même si vous avez la possibilité de la façonner à la main, vous devez être particulièrement méticuleux. Les risques sont importants en cas d’erreur ou d’oubli. Le problème de lisibilité en cas de contrôle de l’administrationse pose également.
La comptabilité avec un logiciel de comptabilité pour SASU
Rappelons que le logiciel comptable n’est pas obligatoire. Il est cependant conseillé si vous gérez votre comptabilité seul car :
- il est pratique ;
- il fige les écritures ;
- il facilite le dialogue avec l’administration fiscale ;
- il évite les erreurs, repérable plus facilement.
Certains sont tentés d’utiliser Excel, mais retenez qu’Excel ne permet pas de figer les mouvements comptables (possibilité de modifier le tableau dans le temps), et il ne respecte donc pas la loi. L’administration fiscale déteste ce système, la fraude est facile, et les erreurs vous seront moins pardonnées.
Prendre un expert-comptable pour la comptabilité d’une SASU
L’expert-comptable en SASU n’est pas obligatoire, mais nous vous le recommandons fortement. Vous aurez le choix entre des experts-comptables « traditionnels » et des experts-comptables en ligne.
L’étendue de la mission de l’expert-comptable dépendra de la lettre de mission de ce dernier que vous aurez acceptée. La lettre de mission unit votre SASU et son expert-comptable. Elle indique les conditions de la contractualisation de la mission entre le cabinet d’expertise-comptable et l’entreprise.
Ces conditions sont relatives à la répartition des tâches relatives à chacune des parties, le montant des honoraires, etc. La lettre de mission fait donc aussi office de devis de l’expert-comptable.
Le rôle de l’expert-comptable est le suivant :
- préparer ou contrôler les comptes annuels de l’entreprise ;
- analyser la gestion, le processus budgétaire, la trésorerie et la fiscalité ;
- assurer la mise en conformité aux nouvelles instructions fiscales ;
- contrôler la conformité générale des comptes face aux lois en vigueur ;
- assurer un rôle de surveillance dans l’établissement et le suivi des paies.
L’expert-comptable est aussi apte à vous accompagner pour créer votre entreprise.
Quels sont les risques en cas de mauvaise tenue comptable pour une SASU ?
La mauvaise tenue comptable est susceptible de concerner trois cas de figure :
- l’absence de comptabilité ;
- la comptabilités inexacte ;
- la comptabilité fictive.
La comptabilité fictive se rencontre dans deux cas :
- en cas de dissimulation de recettes en espèces, ou si le contrôle des recettes et des dépenses est impossible, le fisc rejette la comptabilité, il la remplace par une taxation d’office.
- en cas de comptabilité irrégulière : lorsqu’elle est incomplète ou mal tenue, les négligences, erreurs ou lacunes sont de nature à rendre impossible la justification des résultats déclarés.
Des rectifications peuvent intervenir lorsque les inexactitudes ou omissions sont mineures. Selon la gravité de la faute plusieurs sanctions sont encourues.
En cas d’absence de comptabilité
L’administration fiscale taxe d’office le résultat reconstitué. L’article 1741 du CGI prévoit 500 000€ d’amende et cinq ans de prison pour l’omission de passation d’écritures.
En droit commercial, les sanctions n’apparaissent qu’en cas de redressement ou de liquidation judiciaire. Les plus fréquentes :
- l’infraction pénale de banqueroute ;
- la faillite personnelle du dirigeant ou commerçant ;
- des peines complémentaires : interdiction de gérer par exemple.
En cas de comptabilité inexacte
Votre SASU risque le rejet de la comptabilité, le fisc taxe d’office en reconstituant un produit brut.
En cas de comptabilité fictive
Votre SASU est exposée à deux délits possibles : le délit de présentation de bilan inexact et la distribution de dividendes fictifs (article L242-6 du code de commerce).
C’est pour toutes ces raisons et les nombreux risques d’erreurs, que nous recommandons de faire appel à un professionnel pour votre comptabilité.
FAQ
Comment faire la comptabilité d’une SASU ?
Les obligations comptables d’une SASU sont les suivantes : ouvrir un compte bancaire professionnel, tenir des comptes (bilan, comptes de résultat, annexe), réaliser un inventaire, établir et déposer les comptes annuels.
Quel logiciel de comptabilité pour une SASU ?
Pennylane ou Sage 50 sont les logiciels les plus utilisés par les SASU qui nous lisent !
La nomination d’un expert-comptable est-elle obligatoire en SASU ?
Non, la loi n’impose pas de faire appel à un expert-comptable pour gérer les comptes de votre SASU. Cependant, à moins d’être familiarisé avec la comptabilité d’entreprise, il est fortement conseillé de se faire accompagner par un professionnel.
