Comment former vos salariés ? Les 6 étapes clés !

La formation professionnelle est indispensable pour développer les compétences des salariés, favoriser leur évolution de carrière et garantir la compétitivité de l’entreprise. Cependant, de nombreuses organisations rencontrent des difficultés pour identifier les besoins de formation et choisir les méthodes appropriées. Dans cet article, on vous explique comment former efficacement vos salariés en 6 étapes.

1. Identifier les besoins en formation

Pour savoir comment former vos salariés, vous devez commencer par identifier leurs besoins en compétences. Pour cela, vous pouvez :

• demander des retours de la part des managers puisqu’ils ont une vision directe des compétences manquantes ou à développer ;
• profiter des entretiens annuels pour échanger avec vos salariés sur leurs perspectives d’évolution et leurs besoins en formation.

Il faut aussi tenir compte des besoins stratégiques de votre entreprise. Les ressources humaines peuvent alors collaborer avec les autres fonctions de l’entreprise (direction générale, R&D, etc.) pour déterminer les compétences nécessaires.

Vous devez aussi suivre les évolutions du marché et les tendances dans votre secteur d’activité. Cela vous permettra d’anticiper les compétences qui seront indispensables dans le futur.

L’objectif est de confronter les besoins de l’entreprise avec les attentes des salariés pour établir un plan de formation adapté.

Une fois ces informations récoltées, vous pourrez cibler les formations à proposer, qu’elles soient spécialisées dans votre secteur ou plus généralistes.

2. Définir des objectifs clairs et mesurables

Chaque action de formation doit avoir un objectif précis. Cela va vous permettre de vérifier que les compétences développées répondent bien aux priorités stratégiques de l’entreprise et contribuent directement à l’atteinte de ses objectifs.

Pour bien former ses salariés, il faut aussi définir des objectifs mesurables. Vous allez ainsi pouvoir suivre les progrès des salariés de manière objective. Il s’agit ici de s’assurer que la formation a réellement permis de développer les compétences visées et que l’investissement en temps et en ressources est justifié.

Imaginons que vous souhaitiez améliorer les compétences de vos salariés en mettant en place une formation en gestion de projet. L’objectif mesurable pourrait être : « Chaque salarié doit être capable de créer, suivre et finaliser un projet en utilisant l’outil X dans les 2 mois suivant la formation, avec une évaluation de satisfaction de 80 % minimum de la part de l’équipe projet. »

3. Choisir les méthodes et formats adaptés

Sélectionner le format adapté à vos besoins

Le choix du format de la formation dépend de plusieurs facteurs, tels que :

• les objectifs de la formation ;
• les contraintes de l’entreprise ;
• la disponibilité de vos collaborateurs.

Les formations en présentiel sont idéales pour favoriser les échanges directs et les interactions pratiques. Elles conviennent parfaitement pour des sessions de groupe où la collaboration et l’apprentissage en équipe sont importants.

Les formations en ligne, quant à elles, sont plus flexibles et permettent aux salariés de suivre les modules à leur rythme, quel que soit leur emploi du temps.

Il existe enfin le format hybride. Celui-ci a l’intérêt de combiner présentiel et e-learning.

Adapter la pédagogie en fonction des compétences

Vous devez opter pour une méthode pédagogique compatible avec les compétences à développer.

Pour des compétences techniques ou pratiques, il faut bien sûr se tourner vers des ateliers pratiques ou du mentorat.

Les sessions interactives, comme les études de cas ou les simulations, sont des méthodes qui permettent aux collaborateurs d’apprendre de manière active. Plutôt que d’écouter passivement le formateur, ils sont directement impliqués dans le processus d’apprentissage.

Si les compétences à développer sont principalement théoriques, le e-learning est aussi une solution efficace. Cette méthode permet aux collaborateurs d’accéder à des modules en ligne, souvent accompagnés de contenus interactifs, tels que des quiz, des vidéos, ou des exercices pratiques.

Choisir un organisme de formation compétent

Vous devez ensuite sélectionner et choisir l’organisme de formation. Vous pouvez vous appuyer sur différents critères dont :

• la notoriété du centre de formation ;
• les certifications et labels détenus par l’organisme de formation ;
• le profil du formateur ;
• le contenu de la formation ;
• les méthodes d’évaluation ;
• les modalités de la formation.

Le prix de la formation est bien évidemment un élément à prendre en considération, tout comme les solutions de financement envisagées (CPF, etc.).

4. Mettre en œuvre la formation

Planification et organisation des sessions de formation

Il faut ensuite établir un calendrier de formation. Celui-ci doit prendre en compte les contraintes de l’entreprise et les disponibilités des participants.

Pour former ses salariés de manière efficace et continue, l’idéal est de répartir les formations sur plusieurs semaines ou mois. Cela permet d’éviter une surcharge de travail pour les employés. Ils peuvent ainsi s’investir pleinement dans leur cycle d’apprentissage.

Vous devez aussi sensibiliser les collaborateurs à l’importance de se former. Ils doivent comprendre qu’il ne s’agit pas d’une perte de temps. Les services RH et les managers peuvent mettre en avant les bénéfices de la formation continue (acquisition de nouvelles compétences, évolution de carrière, etc.). Le dialogue doit être ouvert et transparent. L’objectif est d’encourager une culture d’apprentissage continue.

Accessibilité des supports et ressources pédagogiques

Si la formation a lieu en interne, vous devez identifier et réserver les ressources et matériels nécessaires (salles de formation, outils technologiques, supports pédagogiques).

Si la formation est hybride ou en ligne, vérifiez que la plateforme d’apprentissage est compatible avec les dispositifs utilisés par les salariés. Il faut aussi anticiper les problèmes techniques et s’assurer qu’il existe des supports d’assistance. N’hésitez pas à tester les outils avant le lancement des sessions.

5. Évaluer l’efficacité de la formation

Collecte des retours des participants

Une fois la session de formation de vos salariés terminée, vous devez systématiquement collecter les retours des participants. Questionnez-les sur la pertinence des contenus, la qualité des formateurs et l’efficacité des méthodes pédagogiques utilisées.

Pour cela, vous pouvez leur transmettre des questionnaires de satisfaction ou leur faire passer des entretiens individuels.

Ces retours sont précieux pour le choix des futures formations. Vous montrez aussi à vos collaborateurs que leur opinion est importante, ce qui peut renforcer leur engagement et leur motivation à participer à d’autres formations.

Mesure de l’impact sur la performance et les compétences des salariés

Au-delà des retours qualitatifs, il faut aussi mesurer l’impact concret de la formation sur la performance des salariés et sur le développement de leurs compétences.

Vous pouvez utiliser plusieurs indicateurs quantifiables, tels que :

• les résultats d’un test de compétences avant et après la formation ;
• les améliorations mesurables dans les tâches professionnelles des salariés ;
• l’évolution des objectifs de performance individuels ;
• la réduction des erreurs ou l’augmentation de la productivité ;
• l’impact sur la qualité du service ou du produit.

Par exemple, si le cycle d’apprentissage porte sur l’utilisation d’un logiciel spécifique, vous pouvez mesurer l’augmentation de la productivité après la formation. Ces données vous permettront de justifier le retour sur investissement.

6. Adapter les formations futures

Ces retours et ces données quantifiables vont plus largement vous permettre d’optimiser la construction de votre plan de formation.

Par exemple, si les tests montrent que certaines compétences n’ont pas été acquises comme prévu, vous pourrez ajuster le contenu en approfondissant ces aspects ou en révisant les méthodes pédagogiques employées.

Prenez aussi en compte les suggestions des salariés sur le format. Il devra peut-être être plus interactif ou davantage théorique. Cela vous aidera à moduler les prochaines formations de vos collaborateurs pour les rendre plus adaptées aux attentes spécifiques de chaque salarié ou groupe de salarié.

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