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Tableau de suivi des candidatures

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Avec le développement des outils numériques, l’envoi d’un simple courriel suffit pour envoyer sa candidature. En l’espace de quelques minutes, le recruteur reçoit plusieurs centaines de candidatures à analyser. Le suivi de ces candidatures peut vite devenir ingérable, s’il n’est pas un tant soit peu organisé. Pour cela, rien de mieux que la création d’un tableau de suivi des candidatures, encore faut-il savoir comment le réaliser et quels éléments intégrer, pour assurer un suivi efficace.

Vous retrouverez dans cet article, tous nos conseils, ainsi qu’un modèle de tableau de suivi des candidatures sur Excel, à télécharger.

Qu’est-ce qu’un tableau de suivi des candidatures ?

Un tableau de suivi des candidatures est un outil pratique, pour le candidat dans sa recherche d’emploi, mais aussi pour le recruteur dans son processus de recrutement.

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Cet outil va permettre, en effet, à la fois de rassembler et de classifier sur un même document, l’ensemble des candidatures envoyées du côté des candidats et de celles reçues du côté des recruteurs.

L’objectif étant d’avoir pour chacun une vision globale des actions menées et des informations recueillies, pour assurer un suivi optimal des candidatures.

Dans cet article, nous allons nous intéresser tout particulièrement à la gestion du suivi des candidatures pour les recruteurs.

Bien plus qu’une simple étape dans votre processus de recrutement, un suivi optimal de vos candidatures est un atout dans votre stratégie d’acquisition des talents. En effet, la gestion du suivi de vos candidatures est certes une phase incontournable dans votre prise de décision, mais c’est aussi avant tout un gage de qualité de votre marque employeur.

Un suivi efficace permet d’apporter une réponse à l’ensemble des candidats, quelle que soit l’issue, et ainsi d’encourager les autres candidats à postuler auprès de votre entreprise. Pour cela, votre tableau de suivi des candidatures doit être bien construit.

Modèle Excel gratuit de tableau de suivi des candidats

Vous pouvez télécharger ci-dessous un tableau comparatif des candidats, qui vous facilitera le suivi des recrutements.

Modèle – Factorial
Tableau de suivi des candidatures

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Fourni par Factorial

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Comment faire un tableau de suivi des candidatures ?

Pour créer un tableau de suivi des candidatures, le recruteur peut se servir d’un tableur Excel.

Le tableau doit se découper en plusieurs parties :

  • le poste ;
  • le candidat ;
  • l’entretien ;
  • les étapes du recrutement ;
  • la décision.

Tout d’abord, les informations concernant le poste :

  • l’intitulé du poste ;
  • le descriptif des tâches ;
  • les compétences et l’expérience requises ;
  • le statut de l’offre : active ou non.

Ensuite, le recruteur devra rassembler le maximum d’informations concernant le candidat :

  • le nom et le prénom ;
  • l’adresse postale, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail ;
  • la situation actuelle : en poste ou non, le nom de l’entreprise actuel ;
  • les formations, les compétences, l’expérience professionnelle ;
  • la date de la candidature.

Puis les informations concernant l’entretien :

  • le nom du recruteur ;
  • la date de l’entretien ;
  • le score de l’entretien ;
  • les commentaires.

Il est important également, de dater les différentes étapes du recrutement, à savoir la date de :

  • la candidature reçue ;
  • la sélection par téléphone ;
  • l’entretien réalisé ;
  • la proposition de l’offre ou du refus ;
  • l’embauche.

Enfin, il faut indiquer la décision du recruteur :

  • le refus (la raison, si la notification a été bien faite auprès du candidat) ;
  • les remarques liées à la candidature.

En suivant l’intégralité de ces étapes, vous vous assurez de retranscrire l’intégralité des informations relatives au processus de recrutement et de conserver un historique complet de votre candidat. De cette manière, vous développez votre vivier de candidats et enrichissez votre CVthèques, ce qui vous fera gagner un temps considérable pour répondre à vos besoins futurs en matière de recrutement.

Quelle alternative au tableau Excel de suivi du recrutement ?

Si vous devez mener plusieurs recrutements de front au sein de votre entreprise, le suivi de vos candidatures via votre tableur Excel risque de devenir compliqué. Sachez que d’autres alternatives existent, comme un SIRH ou un logiciel de recrutement.

Le SIRH est une interface qui regroupe plusieurs logiciels qui permettent à l’entreprise de gérer plusieurs fonctions RH, telles que la gestion des candidatures.

Ce système simplifie le suivi des candidatures, puisqu’il sollicite directement les recruteurs à mener des actions depuis cet outil (entretien, prise de rendez-vous, évaluation, mise à jour statut, etc.).

L’utilisation de votre SIRH, et de son module de gestion du recrutement, va vous permettre de vous constituer votre propre base de données, avec des fiches candidats détaillées et de stocker les CV dans une CVthèque. Vous gagnerez alors un temps considérable lors de vos recherches de candidats pour vos recrutements futurs.

Vous pouvez également utiliser directement un logiciel de recrutement, aussi appelé Applicant Tracking System (ATS). Il en existe plusieurs avec chacun leurs avantages et leurs limites. Pour découvrir notre sélection des meilleurs logiciels de recrutement, cliquez ici.

Cet outil, tout comme le SIRH, facilite et optimise la gestion des candidatures. Vous aurez la possibilité de suivre la progression du candidat tout au long du processus de recrutement. L’ensemble des données concernant les candidats sont centralisées et vous pouvez directement effectuer une recherche de candidats dans votre CVthèque.

Ces deux outils vous permettront donc, dans tous les cas de suivre de manière efficace vos candidatures, de gagner du temps lors de vos recrutements et de faciliter les prochains, via la centralisation des données. Votre choix entre un logiciel SIRH et un logiciel de recrutement (ATS) dépendra notamment de la taille de votre entreprise, de vos besoins et surtout de votre budget.

FAQ

À quoi sert le tableau de suivi des candidatures ?

Le tableau de suivi des candidatures est un outil qui permet d’effectuer un suivi des candidatures reçues et de les évaluer. C’est un outil d’aide à la décision. La totalité des données concernant les candidats sont centralisées sur un même document.

Quels outils pour réaliser un tableau de suivi des candidatures ?

Vous avez à votre disposition 3 outils principaux pour réaliser un tableau de suivi des candidatures :

  • un tableur Excel ;
  • un logiciel SIRH ;
  • un logiciel de recrutement (ATS).

À vous de déterminer lequel correspond le mieux à vos besoins, généralement cela dépend de plusieurs facteurs (volume de recrutement par an, profil de candidat recherché, etc.).

Qui doit faire un tableau de suivi des candidatures ?

Au sein d’une entreprise, c’est la personne en charge du recrutement qui se doit de réaliser ce tableau de suivi des candidatures. C’est la seule en capacité de le faire, puisque c’est elle qui gère le processus de recrutement, réceptionne les candidatures et échange avec les candidats.