Infirmière libérale : comment gérer sa comptabilité ?

Quelles sont les obligations comptables d’une infirmière ou d’un infirmier diplômée d’État libérale (IDEL) ? Les contraintes dépendent de la façon dont vous exercez votre activité, en entreprise individuelle ou en société. Votre statut en tant qu’IDEL (titulaire, remplaçante, collaboratrice) joue également un rôle sur vos obligations. Suivez le guide pour connaître les obligations comptables d’une infirmière libérale !

Les obligations comptables d’une infirmière libérale

Quelles sont les obligations comptables d’une infirmière libérale en exercice individuel ?

Si vous êtes infirmière ou infirmier libérale et que vous exercez votre activité en votre nom propre, vous relevez de l’impôt sur le revenu et du régime des bénéfices non commerciaux (BNC).

Vous avez le choix entre deux régimes :

• le régime spécial micro-BNC ;
• le régime de la déclaration contrôlée.

Le régime spécial micro-BNC est applicable si vous réalisez un chiffre d’affaires hors taxes inférieur à 77 700€ par an. Vous êtes dispensé de tenir une comptabilité et d’établir des comptes annuels. Vous avez uniquement besoin d’un livre de recettes retraçant chronologiquement vos prestations facturées et leurs montants. Vous devez vous procurer un livre de recettes disponible en version papier dans le commerce ou en version numérique téléchargeable sur internet. Vous pouvez également établir votre livre de recettes à l’aide d’un logiciel de gestion spécialisé.

Le régime de la déclaration contrôlée est quant à lui applicable si vous dépassez les plafonds du micro ou si vous décidez volontairement d’opter pour ce régime (si vous avez de nombreux frais déductibles par exemple). Vous devez établir une comptabilité de trésorerie qui consiste à n’enregistrer que les flux financiers (paiements reçus, factures payées, etc.). Il vous faut tenir un livre-journal des recettes et des dépenses, ainsi qu’un registre des immobilisations et des amortissements. Enfin, il vous faudra établir, pour chaque clôture annuelle d’exercice, des comptes annuels, à savoir un bilan et un compte de résultats.

Vous pouvez adhérer à un Centre de gestion agréée (CGA), organisme chargé de contrôler la conformité de vos comptes. Si vous relevez normalement du régime micro-entreprise, et que vous optez pour le régime réel d’imposition (déclaration contrôlée), votre adhésion à un CGA ouvre droit à une réduction d’impôt accordée pour vos frais de comptabilité et d’adhésion à l’organisme de gestion. Le montant de ces frais doit être indiqué dans votre déclaration de revenus personnelle.

Quelles sont les obligations comptables d’une infirmière libérale en exercice groupé ?

Vous pouvez exercer votre activité d’infirmière ou d’infirmier libérale en groupe sous forme de société adaptée :

• société civile professionnelle ou de moyen (SCP ou SCM) ;
• société d’exercice libéral (SEL) : SELAFA, SELARL ou SELAS, etc. : ces sociétés sont soumises à l’impôt sur les sociétés (IS).

Si vous créez une société, vos obligations comptables seront plus lourdes que si vous exercez en entreprise individuelle (EI). L’exercice de la profession sous forme de société impose en effet de tenir une comptabilité d’engagement, c’est-à-dire que vous devez comptabiliser tous vos engagements pris ou reçus (dettes fournisseurs contractées, créances client facturées, etc.).

En société, il vous faut :

• tenir une comptabilité d’engagement en partie double (inscription systématique de toute opération au débit d’un compte et au crédit d’un autre compte) ;
• tenir un grand livre (retraçant la totalité des mouvements de comptabilité de l’entreprise) et un livre-journal (reprenant l’ensemble des recettes et des dépenses chronologiquement) ;
• établir des comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe ;
• procéder à un inventaire annuel permettant de contrôler l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise à la clôture de chaque exercice ;
• déposer des comptes annuels en ligne sur le site du Guichet électronique des formalités d’entreprises (Guichet unique), par courrier ou sur place auprès du Greffe du tribunal de commerce compétent.

Quel est l’impact du statut sur les obligations comptables d’une infirmière libérale ?

En tant qu’infirmière ou infirmier libérale, vous pouvez relever de 3 statuts différents. Selon la situation dans laquelle vous vous trouverez, vos obligations comptables seront différentes :

• Infirmière titulaire : les obligations comptables de l’infirmière titulaire dépendent de son choix d’exercer en entreprise individuelle ou en groupe, comme exposé ci-dessus ;
• Infirmière remplaçante : les honoraires perçus sont imposables à l’IR et entrent dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC). En début d’activité, vous devez choisir entre le régime micro-BNC et celui de la déclaration contrôlée. La gestion administrative et comptable est assez complexe car il faut tenir compte des rétrocessions d’honoraires, des charges sociales (URSSAF et CARPIMKO), de l’impôt sur le revenu, des frais de déplacement, etc.
• Infirmière collaboratrice : ce statut consiste à travailler sous contrat avec un infirmier titulaire exerçant seul ou en cabinet, tout en développant sa propre patientèle. Le contrat peut être à durée indéterminée ou déterminée. L’IDEL collaboratrice a le statut d’entrepreneur individuel et doit donc s’enregistrer comme tel et tenir sa comptabilité en fonction de son régime fiscal et social (micro-BNC ou déclaration contrôlée).

Quelles sont les conséquences du régime fiscal sur les obligations comptables d’une infirmière libérale ?

Si vous exercez l’activité en entreprise individuelle, vous devez déclarer vos recettes directement sur votre déclaration de revenus 2042 C PRO en régime micro-BNC. En régime de déclaration contrôlée, vous devez établir une déclaration de résultats n°2035 et reporter le résultat de cette dernière sur votre déclaration 2042.

En régime micro-BNC, il vous suffit de déclarer votre chiffre d’affaires duquel sera déduit automatiquement un abattement forfaitaire de 34% (minimum 305€) représentant vos frais.

Le régime de la société soumise à l’IS implique de déposer une déclaration de résultat n°2065 au nom de la société (liasse fiscale). Cette déclaration découle de l’établissement des documents comptables précités (bilan, compte de résultat, annexe).

Comment gérer la comptabilité d’un·e infirmière libérale ?

Maintenant que vous connaissez vos obligations comptables, comment faire concrètement pour gérer votre comptabilité au quotidien ? Plusieurs options s’offrent à vous.

Utiliser un logiciel de comptabilité

Si vous décidez de gérer votre comptabilité seul, il est fortement conseillé d’utiliser un logiciel comptable. Ils permettent de traiter toutes vos tâches comptables, de la saisie automatique des opérations aux télédéclarations obligatoires. Intuitifs et facile à prendre en main, ils sont adaptés à tous les métiers, même si vous êtes novice en comptabilité. Gain de temps, diminution du risque d’erreurs, suivi de trésorerie, les avantages sont nombreux. Comptez une dizaine d’euros par mois minimum, voire un peu plus si vous optez pour des fonctionnalités avancées.

Certains sont tentés d’utiliser Excel depuis leur comptabilité. Cependant, cette solution n’est pas conforme aux obligations comptables puisqu’elle ne respecte pas les règles de sauvergarde des données notamment.

Faire appel à un expert-comptable

Vous l’avez vu, la gestion de la comptabilité est relativement complexe, surtout lorsque ce n’est pas votre coeur de métier. C’est pourquoi de nombreux infirmiers et infirmières en libérél choisissent de se faire accompagner par un professionnel. Les experts-comptables en ligne ou en cabinet sont aptes à prendre toute ou partie de votre gestion comptable. Les tarifs sont bien évidemment plus élevés mais ils incluent un accompagnement personnalisé, des conseils d’optimisation fiscale, etc. Opter pour un expert-comptable en ligne dédié aux professions libérales peut vous permettre de faire quelques économies, par rapport à un cabinet physique.

Notez aussi qu’il est possible de prendre le meilleur des deux ! Vous pouvez gérer votre tenue comptable avec un logiciel de comptabilité, puis confier les tâches plus complexes (déclarations, etc.) à un expert-comptable. C’est un bon compromis entre coût et services !

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