Les frais de déplacement professionnel engendrent des charges importantes pour l’entreprise et une gestion méticuleuse est primordiale. En effet, selon leur nature, ces frais doivent être calculés, justifiés, traités, déclarés… Voici un guide qui vous explique tout sur les frais de déplacement.
Frais de déplacement professionnels : qu’est-ce que c’est ?
Les frais de déplacement regroupent les dépenses liées à différents types de déplacement.
Les trajets domicile/travail font partie des déplacements effectués par les salariés pour se rendre sur leur lieu de travail. Ils sont applicables à tous les salariés et les dirigeants et, comme nous le verrons plus loin, peuvent être calculés selon différentes méthodes.
Les frais de déplacement englobent aussi tous les coûts engendrés par un déplacement ou un voyage que le salarié ou le chef d’entreprise effectue afin de mener une mission. Il peut s’agir aussi bien d’une visite chez un client dans la ville voisine que d’un voyage de plusieurs jours à l’étranger chez un fournisseur par exemple.
D’autres cas plus spécifiques sont aussi concernés, comme un salarié habituellement en télétravail qui doit se rendre dans les locaux de l’entreprise ponctuellement pour des réunions, ou encore un salarié qui possède deux logements à cause de contraintes liées à son poste.
Les charges prises en compte dans les frais de déplacement professionnel varient selon la nature du déplacement et comprennent :
- les frais de logement (si le salarié ne peut pas rejoindre son domicile) ;
- les dépenses de nourriture ;
- les frais de transport : titres de transport en commun, indemnités kilométriques si le déplacement est effectué avec sa voiture personnelle, …
Les frais de déplacement en voiture
L’utilisation du barème kilométrique
Si vous ou vos salariés utilisez votre véhicule personnel pour effectuer vos déplacements professionnels, vous pouvez bénéficier ou faire bénéficier d’indemnités kilométriques. Ces indemnités kilométriques sont déterminées par un barème kilométrique mis à jour tous les ans par l’Etat et sont définies en fonction de la puissance du véhicule et de la distance à parcourir. Elles représentent une compensation financière de l’utilisation de son véhicule personnel pour des raisons professionnelles.
Les barèmes diffèrent selon le type de véhicule utilisé. Ils tiennent compte de plusieurs éléments : la dépréciation du véhicule, les frais d’entretien et de réparation, le carburant, les frais d’assurance, les frais liés au pneumatique…
Le péage
Les barèmes établis par l’administration fiscale n’intègrent pas les frais de péage. Vous devez donc posséder les justificatifs afin d’obtenir le remboursement de ces frais et les déduire de vos déclarations fiscales.
Le stationnement
Tout comme les frais de péage, les dépenses liées au stationnement doivent être justifiées afin de se faire rembourser et de pouvoir bénéficier d’une défiscalisation.
Les autres frais de déplacement pro
Les grands déplacements
Si le lieu du déplacement est situé suffisamment loin pour empêcher le salarié ou le dirigeant de rejoindre son domicile le soir, on parle alors de grand déplacement. Vous devez vous trouver à plus de 50 km de votre domicile ou plus d’1h30 de trajet en transport en commun.
Ces déplacements s’étalent généralement sur deux ou plusieurs jours et entraînent donc des frais supplémentaires, notamment d’hébergement et de nourriture. Le remboursement de ces frais peut être effectué de deux sortes :
- un remboursement aux frais réels qui nécessitent de fournir les justificatifs de dépenses ;
- un remboursement forfaitaire défini par le barème de l’URSSAF dont les montants sont dégressifs et varient en fonction de la durée et de la zone géographique.
Les déplacements à l’étranger
Les frais de déplacements professionnels à l’étranger font aussi l’objet soit de remboursement des frais réels soit d’allocations forfaitaires. Les montants de ces dernières varient selon les pays.
Quelles sont les modalités de remboursement des frais de déplacement professionnels ?
Côté salarié
Si le remboursement des sommes réellement dépensées est choisi, le salarié se doit de conserver tous les justificatifs de ses dépenses. Il doit aussi être en mesure de prouver le motif de la dépense. En l’absence de justificatif, l’employeur n’a pas d’obligation de remboursement.
Les montants de remboursement des frais de déplacement par l’employeur seront à déduire de votre déclaration de revenus annuelle.
Dans le cas des frais de déplacement en voiture, l’objectif est de choisir l’option la plus avantageuse dans le calcul des frais à déduire, soit :
- suivre le barème kilométrique, on parle alors de frais réels ;
- déduire les dépenses réelles ;
- opter pour la déduction forfaitaire de 10%.
Côté employeur
Pour l’employeur, la tâche est tout autant sinon plus complexe. Il doit récupérer tous les justificatifs des dépenses, les contrôler puis les rembourser. Sans tomber dans la méfiance, il est important d’être vigilant quant aux montants et aux motifs des dépenses afin de garder une maîtrise des frais de l’entreprise.
Heureusement, des outils existent pour faciliter la gestion des frais de déplacements et des notes de frais qui en découlent :
- les logiciels de comptabilité incluent souvent une fonctionnalité de traitement des dépenses professionnelles ;
- encore plus spécialisés, les logiciels de gestion des notes de frais sont indispensables si vous traitez un grand volume.
Exemple de calcul de frais de déplacement
Voici un exemple de calcul de frais de déplacement en fonction de l’indemnité kilométrique basée sur le barème 2021 de l’Administration Fiscale dont voici les données :
| Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu’à 5000 km | Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km | Distance (d) au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d x 0,456 | (d x 0,273) + 915 | d x 0,318 |
| 4 CV | d x 0,523 | (d x 0,294) + 1 147 | d x 0,352 |
| 5 CV | d x 0,548 | (d x 0,308) + 1 200 | d x 0,368 |
| 6 CV | d x 0,574 | (d x 0,323) + 1 256 | d x 0,386 |
| 7 CV et plus | d x 0,601 | (d x 0,340) + 1 301 | d x 0,405 |
Exemple : La distance parcourue est de 11 000 km par an avec un véhicule de 5 CV. Le montant des frais réels s’élève à : (11000×0,308)+1200 = 4 588€
Quelles sont les limites de remboursement ?
Quelques règles sont à respecter dans le calcul des frais de déplacement.
Tout d’abord, concernant les indemnités kilométriques pour le trajet domicile/travail, un seul aller-retour par jour est comptabilisé. La distance maximum est de 40 km par trajet, entre le domicile et le lieu de travail, soit 80km par jour. Si vous dépassez cette distance, les kilomètres restants ne sont pas pris en compte.
Quelques exceptions existent cependant, comme dans le cas d’une mutation professionnelle ou de situations familiales particulières (état de santé d’un membre de la famille proche justifiant un éloignement du lieu de travail par exemple).
Pour les plus sportifs d’entre vous qui vont au travail à vélo, l’indemnité kilométrique s’élève à 0,25€/km. La somme totale est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 200€/an.
Pour le calcul de la distance parcourue à vélo, on doit retenir le trajet le plus court entre le domicile et le travail. Si vous souhaitez prendre un autre chemin plus long, vous devez malgré tout veiller à déclarer la distance la plus courte, au risque de vous voir être sanctionné pour fraude.
FAQ
Comment déclarer ses frais de déplacement aux impôts ?
Les frais de déplacements sont à déduire des revenus lors de la déclaration annuelle. Une déduction forfaitaire de 10% est automatiquement appliquée. Si un autre calcul est plus avantageux, c’est à vous de faire la démarche de déclaration.
