En tant qu’indépendant ou entrepreneur, posséder une adresse mail professionnelle est indispensable dans votre quotidien. Dissocier vos communications perso et pro, diffuser une image professionnelle et crédible, communiquer sur votre activité font partie des principaux avantages. Mais comment faire ? Retrouvez dans cet article différentes solutions pour créer une adresse email professionnelle et les tutoriels détaillés pour vous aider.
Qu’est-ce qu’une adresse mail professionnelle ?
Une adresse mail professionnelle est une adresse mail qui inclut le nom de domaine ou le nom de votre entreprise. Au lieu d’utiliser une adresse générique du type “pierre.paul@gmail.com” ou “pierre.paul@yahoo.fr”, elle peut ainsi ressembler à :
pierre.paul@votreentreprise.com
Autrement dit, le domaine correspond à la partie affichée après le « www » dans une adresse (par exemple “www.votreentreprise.com”) et après le symbole « @ » dans une adresse e-mail (par exemple “pierre.paul@votreentreprise.com”).
C’est cette adresse qui est utilisée pour communiquer en interne et en externe. Par exemple, si vous réalisez des campagnes d’emailing, vos emails parviendront dans la boîte de réception de vos destinataires sous cette adresse email.
Pourquoi faut-il créer une adresse mail professionnelle ?
Posséder une adresse mail professionnelle présente plusieurs avantages.
Tout d’abord, une adresse email professionnelle personnalisée apporte bien plus de crédibilité auprès de vos destinataires. En effet, n’importe qui peut créer une adresse mail générique avec gmail, yahoo ou outlook. Si vous voulez rassurer vos partenaires, fournisseurs ou clients, vous avez tout intérêt à communiquer à partir d’une adresse mail au nom de votre entreprise. Cela permet de confirmer votre identité auprès de vos destinataires et de renvoyer une image professionnelle.
Autre avantage, une adresse mail professionnelle qui contient le nom de votre entreprise est plus facile à retenir. Et cela marche dans les deux sens. Lors de vos communications par email, le destinataire retient aussi mieux le nom de votre entreprise lorsqu’il le voit dans l’adresse email. C’est donc un outil de communication à part entière, qui fait la promotion de votre entreprise, votre marque ou votre site internet.
En créant une adresse mail professionnelle, vous distinguez ainsi plus facilement vos emails pro de vos emails perso. Vous contrôlez plus facilement les différentes adresses mails de votre entreprise, si vous en créez par exemple pour des salariés, pour le service client, le SAV ou encore l’équipe commerciale.
Finissons avec un dernier avantage : il est possible de créer une adresse mail professionnelle et personnalisée pour presque rien. Vous avez donc toutes les raisons de le faire !
Quelles solutions existent pour créer une adresse mail professionnelle ?
Plusieurs solutions existent pour créer une adresse mail professionnelle :
- créer une adresse mail sur Gmail de Google Workspace ;
- utiliser l’adresse mail fournie par votre fournisseur d’hébergement web.
La première option est de souscrire à Google Workspace, une suite d’applications pour professionnels proposée par Google. Parmi les nombreux services, vous pouvez en effet créer une ou plusieurs adresses mail d’entreprise depuis Gmail. C’est une façon très efficace d’obtenir une adresse mail professionnelle en quelques clics, tout en bénéficiant de nombreux autres outils très utiles pour votre quotidien d’entrepreneur.
La seconde option est possible si vous possédez un site internet. Il est en effet fort possible que votre solution d’hébergement inclut dans son offre l’obtention d’une adresse mail professionnelle. Généralement une seule adresse est comprise dans la formule d’hébergement, et vous pouvez en ajouter d’autres moyennant un coût supplémentaire. Si vous n’avez de site web, vous pouvez malgré tout acheter un nom de domaine seul et créer une adresse mail chez un hébergeur.
Nous allons vous présenter ces deux solutions et les étapes à suivre pour créer une adresse mail professionnelle avec chacune.
C’est en effet indispensable pour pouvoir créer une adresse mail personnalisée. Pour cela, vous pouvez passer par le bureau d’enregistrement de domaine de votre choix, par Google Workspace ou par un logiciel de création de site.
Solution 1 : créer une adresse mail professionnelle avec Google Workspace
Pourquoi choisir Google Workspace pour votre adresse mail professionnelle ?
Google Workspace possède de nombreux avantages et c’est selon nous la meilleure offre pour créer une ou plusieurs adresses mail professionnelles pour votre entreprise. Parmi ses points forts, on peut citer :
- la large capacité d’emails envoyés disponible (jusqu’à 2 000 par jour et jusqu’à 2 000 destinataires par message) ;
- la bonne réception des emails, avec des technologies anti-spam avancées ;
- l’application mobile pour gérer vos emails ;
- les nombreuses intégrations possibles avec d’autres outils ;
- l’accès à l’ensemble des autres services de Google Workspace.
Et tout cela à un tarif plutôt abordable mais surtout un très bon rapport qualité/prix.
Cette solution vous intéresse ? Voici le tutoriel détaillé pour créer une adresse mail pro avec Google Workspace.
Les étapes pour créer une adresse mail pro sur Google Workspace
Pour commencer, vous devez créer votre compte sur Google Worskpace. On clique donc sur “Démarrer” sur la page d’accueil.
Vous devez ensuite fournir les coordonnées d’un responsable qui sera l’administrateur du compte.
C’est à l’étape suivante que Google Workspace vous demande si vous possédez déjà un nom de domaine ou si vous souhaitez en créer un.
Première option : vous avez besoin d’acquérir un nom de domaine. Pour cela, vous cliquez sur “Non, j’ai besoin d’un domaine”. Google Workspace vous propose de faire une recherche sur la disponibilité du nom de domaine souhaité. Une fois confirmée, vous obtenez la disponibilité et le tarif.
Seconde option : vous possédez déjà un nom de domaine. Dans ce cas, vous cliquez sur “Oui, je dispose d’un domaine”.
Si vous possédez déjà ce nom de domaine, vous devrez prouver que vous en êtes le propriétaire en suivant une procédure de validation.
Une nouvelle page s’affiche, vous demandant de compléter :
- un nom d’utilisateur : ce sera le nom utilisé pour votre adresse mail ;
- un mot de passe.
Enfin, on arrive sur la page de contrôle du paiement, avec le choix de votre édition et ses conditions. Puis, une dernière page vous confirme que votre compte Google Workspace a bien été créé.
C’est presque fini ! Vous devez maintenant configurer votre compte Google Workspace et votre email.
En tant qu’administrateur, on se rend tout d’abord sur la Console d’administration du compte. Ici, vous pouvez vous connecter avec les identifiants créés auparavant.
C’est à ce moment que vous devez confirmer que vous possédez le nom de domaine donné. Plusieurs options vous sont proposées. La première façon est d’ajouter le code snippet HTML “meta tag” fourni sur votre site internet. Mais vous pouvez aussi ajouter un enregistrement TXT aux enregistrements DNS de votre site. Si vous n’avez pas de site internet, vous pouvez aussi ajouter les enregistrements MX sur les paramètres de votre nom de domaine. Toutes ces procédures sont guidées par Google Workspace.
Votre ou vos adresses mail professionnelles sont maintenant créées et activées. Il ne vous reste plus qu’à vous rendre sur Gmail, depuis votre navigateur web ou l’application mobile, pour commencer à envoyer et recevoir des mails sur cette adresse.
Solution 2 : créer une adresse mail professionnelle chez un hébergeur
Vous pouvez aussi obtenir une adresse mail professionnelle chez une solution d’hébergement web. Parmi les plus connus, on peut citer OVH, IONOS ou Hostinger pour créer un nom de domaine et l’adresse mail correspondante.
Par exemple, chez Hostinger, vous devez dans un premier temps choisir le plan d’hébergement parmi les différentes formules proposées, puis la durée d’engagement. Une fois le paiement effectué, vous pouvez choisir entre créer un site web, migrer votre site web si vous en avez déjà un, ou ignorer cette étape et continuer sans création de site internet. Si vous voulez uniquement créer une adresse mail professionnelle, alors optez pour la troisième proposition. Vous pouvez ensuite vérifier que le nom de domaine souhaité est disponible et ainsi l’obtenir gratuitement.
Une fois activité, vous pouvez passer aux étapes de création de votre adresse mail pro. Le nom du compte (qui apparaîtra dans l’email) et le mot de passe doivent être définis. Puis vous pouvez configurer le compte et le connecter à vos applications.
Chez OVH, la procédure varie selon si vous possédez déjà un nom de domaine ou non. Si ce n’est pas le cas, vous êtes d’abord invité à vérifier que le nom de domaine est disponible, puis choisir l’extension de votre choix (”.com”, “.fr”, …) et procéder au paiement. Si vous possédez déjà un nom de domaine, vous pouvez directement vous créer un compte sur OVH puis commandez l’option “Email Pro”. Vous pouvez ensuite rattacher un nom de domaine à votre compte puis créer votre adresse mail.
Comment composer votre adresse mail professionnelle ?
Vous êtes libre de créer l’adresse mail professionnelle de votre choix. Bien évidemment, elle doit intégrer le nom de votre entreprise ou de votre site internet. Vous pouvez ensuite la composer des éléments de votre choix. Ce peut par exemple être :
- nom.prénom@votreentreprise.com : paul.pierre@independant.com
- prénom@votreentreprise.com : paul@independant.com
- métier@votreentreprise.com : technicien@independant.com
- service@votreentreprise.com : commercial@independant.com
À vous de voir ce qui est pertinent pour votre entreprise et votre stratégie de communication. Pensez aussi à l’évolution de votre entreprise. À mesure que vous embauchez des salariés, vous devrez leur attribuer des adresses donc essayez d’anticiper les homonymes par exemple.
Pour finir, votre adresse mail doit surtout rester simple à utiliser et à retenir.
Quel coût prévoir pour une adresse mail professionnelle ?
Est-il possible de créer une adresse mail professionnelle gratuitement est la question que vous vous posez tous ! Malheureusement, la réponse est non si vous souhaitez que votre adresse mail soit personnalisée avec le nom de votre entreprise. Par contre, une adresse mail peut ne rien vous coûter en supplément si vous souscrivez déjà à une formule d’abonnement chez un hébergeur pour votre site internet.
Les tarifs de Google Workspace sont clairs et transparents. Ils démarrent dès 5,75€/mois/utilisateurs et incluent toute la suite d’applications de Google Workspace. Vous obtenez donc bien plus qu’une simple adresse mail pro. Un utilisateur correspond à une adresse mail professionnelle privée (pour vos collaborateurs par exemple). Mais vous pouvez créer autant d’adresses mail de groupe que vous souhaitez (du type “serviceclient@votreentreprise.fr).
Dans ce cas, votre adresse mail sera généralement incluse dans l’offre et ne vous coûtera donc rien en supplément. Par contre, vérifiez le nombre d’adresses mail comprises car il y a bien souvent un coût additionnel à partir de la seconde.
Chez OVH, l’option Email pro coûte près de 12€/an avec un engagement de 12 mois. Vous devez à cela ajouter le prix de votre nom de domaine. Sachez qu’OVH Cloud s’est associé avec Microsoft Office pour proposer une suite assez similaire à celle de Google Workspace, mais aux tarifs un peu plus élevés.
Chez Hostinger, les formules sont plus complètes et incluent le nom de domaine. La formule Hébergement Premium permet de créer jusqu’à 100 sites web et 100 adresses mail par nom de domaine. Les tarifs démarrent à 11,99€/mois et sont dégressifs en fonction de la durée d’engagement.
FAQ
Comment utiliser une adresse mail professionnelle déjà prise ?
La seule solution est de trouver une alternative. Soyez créatif et essayez différentes combinaisons avec nom/prénom/localisation/activité/initiales/nom de votre entreprise. Vous arriverez à trouver un nom de domaine disponible. Assurez-vous malgré tout qu’il soit le plus simple possible à retenir.
Comment créer une adresse mail professionnelle gratuitement ?
Une adresse mail professionnelle personnalisée n’est jamais gratuite. Mais son coût peut être inclus dans un abonnement à une suite d’applications de productivité, comme Google Workspace, ou dans un abonnement à une solution d’hébergement web pour la création d’un site internet par exemple. Une adresse mail gratuite (avec gmail, yahoo, etc.) ne sera pas personnalisée, c’est-à-dire qu’elle ne pourra pas inclure votre nom de domaine/d’entreprise.
Est-il obligatoire de posséder un site internet pour avoir une adresse mail professionnelle ?
Non, ce n’est pas obligatoire mais c’est une des possibilités. Si vous n’avez pas besoin d’un site internet, nous vous conseillons de créer une adresse mail professionnelle avec Google Workspace et de profiter de toutes les applications de productivité et collaboration qu’il offre.
