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Juridique

Les 7 meilleurs logiciels RGPD en 2023

Sélection des meilleurs logiciels RGPD et conseils pour bien choisir !

Pour traiter les données personnelles de vos tiers en conformité avec le RGPD et vous éviter ainsi de lourdes sanctions, les logiciels RGPD apportent des solutions performantes, efficaces et bien souvent indispensables. Comment fonctionne un logiciel RGPD ? Comment choisir ? Suivez notre guide et découvrez notre sélection des meilleurs logiciels RGPD.

Quelques rappels sur la RGPD

Définition

Le RGPD, acronyme pour Réglement Général sur la Protection des Données, est un texte applicable à tous les pays membres de l’Union Européenne entré en vigueur en mai 2018. Toute entité, publique ou privée, quel que soit le secteur d’activité ou le métier, est concernée par cette réglementation dès lors que :

  • vous collectez des données personnelles ;
  • vous êtes implanté en France ou dans un autre pays de l’UE ou si vous traitez les données d’un ou plusieurs résidents de l’UE.

Il peut s’agir de données de clients, de fournisseurs, de partenaires, de prospects, d’utilisateurs mais aussi de collaborateurs ou de salariés en interne. Ces données peuvent être utilisées à diverses fins : gestion de la paie, actions marketing, envoi de newsletters, fiches de contact, fidélisation, géolocalisation,…

Principes

Les principes du RGPD reposent sur trois éléments. Cette réglementation permet :

  • un meilleur contrôle des données personnelles par et pour chaque individu qui peut accéder à ses données, les récupérer, les modifier, les supprimer ;
  • une meilleure transparence dans la gestion des données collectées par les organismes privés et publics afin de maintenir la confiance des utilisateurs ;
  • une responsabilisation des entités (l’accountability) qui doivent se mettre et rester en conformité avec la réglementation.

La conformité au RGPD est un processus auquel l’entreprise doit se soumettre et suivre les évolutions afin de garantir et maintenir sa conformité. Pour cela, les logiciels RGPD sont des outils performants et efficaces qui simplifient la tâche des entreprises.

Pour s’assurer de sa conformité, une entreprise peut s’appuyer sur ses ressources en interne telles qu’un service informatique ou un service juridique. Elle peut aussi faire appel à un cabinet d’avocats, une legatlech ou un Délégué à la Protection des Données (DPO). Elle peut aussi utiliser un logiciel de conformité RGPD comme nous le verrons plus loin.

Quels risques en cas de non-conformité ?

Suite à un incident, une plainte ou un contrôle, un organisme peut être déclaré non conforme au RGPD par la CNIL. Les sanctions sont croissantes en fonction de la gravité de la non-conformité.

Elles démarrent par un simple avertissement et un rappel à l’ordre. Mais la CNIL peut aussi décider d’entamer des sanctions administratives. Il s’agit d’amendes allant de 2 à 4% du chiffre d’affaires ou 10 à 20 millions d’euros selon la gravité de l’incident. En France, le Code Pénal (article 226-21) prévoit également des sanctions allant jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 300 000€ d’amende.

Enfin, d’autres sanctions peuvent être infligées à l’organisme non conforme, comme le versement de dommages et intérêts ou la diffusion publique de l’incident, ce qui entrave la réputation de l’entreprise.

Logiciel de conformité RGPD : fonctionnement et avantages

Un logiciel RGPD est un outil qui permet de se mettre en conformité avec le RGPD et surtout de le rester !

Pour cela, il doit permettre dans un premier temps de réaliser des audits de conformité, afin d’évaluer la situation de votre entreprise, les risques éventuels et le plan d’action pour rectifier les écarts de conformité. Grâce à ses perpétuelles mises à jour, il vous assure de rester en conformité avec le RGPD et ses évolutions.

Un outil RGPD doit ensuite établir et tenir à jour les registres des traitements des données personnelles. Toutes les données sont centralisées, les données sensibles doivent être identifiées et sécurisées. Enfin, un logiciel de conformité RGPD permet de gérer les accès aux données. Il doit inclure un programme de gestion du consentement qui comprend l’archivage des preuves du consentement.

Pour résumer, un logiciel RGPD performant doit :

  • prendre en charge les registres des traitements ;
  • assurer le respect des données privées ;
  • constituer les preuves nécessaires en cas de contrôle de la CNIL.
Les logiciels RGPD sont disponibles en ligne ou à héberger sur votre serveur. Dans les deux cas, ils font souvent l’objet d’un abonnement puisqu’une mise à jour en continue est nécessaire pour assurer la conformité avec le RGPD et ses évolutions.

Le premier avantage d’un logiciel RGPD est qu’il simplifie votre gestion des données. Grâce à de nombreuses automatisations, comme la cartographie des traitements de données ou l’analyse d’impact concernant la protection des données (DPIA pour Data Protection Impact Assessment), le logiciel RGPD vous fait gagner du temps. Toutes les données relatives au RGPD, qu’il s’agisse des données personnelles mais aussi des consentements, sont centralisées, archivées et sécurisées dans un outil adapté et conçu pour cela.

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Le logiciel RGPD vous permet aussi d’identifier rapidement et automatiquement si vous êtes conforme ou non au RGPD et surtout vous indique les actions à mettre en place pour le devenir.

Vous avez donc la garantie d’être toujours conforme grâce à l’actualisation en temps réel de la réglementation.

Enfin, en utilisant un logiciel RGPD, vous accédez à des outils numériques permettant de simplifier et mettre en œuvre une politique de gestion des données personnelles conforme (formulaires, …) au sein de votre structure.

Notre sélection de logiciels de conformité RGPD

Nous avons comparé les différentes offres et sélectionné les 7 meilleurs logiciels RGPD :

  • PIA
  • Leto
  • Mission RGPD
  • GDPR Folder
  • DLD RGPD
  • MyDPO
  • OneTrust

Regardons de plus près ce qu’ils proposent.

PIA

PIA est un logiciel open source conçu et mis à disposition par la CNIL. Ce logiciel libre reprend pas à pas la méthode PIA de la CNIL pour vous assurer de mettre en place des processus performants et d’être en conformité avec le RGPD.

Pia RGPD

Tout est pensé pour que le logiciel soit facile à prendre en main et à utiliser grâce à une base de connaissances, des guides PIA et des outils de visualisation. Cet outil dit “prêt à l’emploi” est gratuit et accessible par les plus novices mais peut aussi être utilisé et adapté par des experts RGPD (un DPO par exemple) puisqu’il est libre. Vous pouvez ainsi choisir entre sa version en ligne ou un logiciel à télécharger, qui pourra notamment être intégré à vos autres outils.

Leto

Leto est une solution qui a pour objectif de faire gagner du temps aux équipes en charge du RGPD. Grâce à sa technologie, Leto réalise une cartographie automatisée de toutes les données personnelles collectées et traitées par une entreprise.

Leto RGPD

Cette cartographie permet ensuite de générer toute la documentation de conformité nécessaire et de traiter de nombreux cas d’usages, comme la veille des sous-traitants ou encore l’exercice des droits des utilisateurs. Enfin, Leto sensibilise les équipes sur la protection des données personnelles grâce à des mises en situation ultra-personnalisées. La solution est hébergée en France et les tarifs démarrent dès 200€/mois.

Mission RGPD

Créé par un cabinet d’avocats, Mission RGPD est un logiciel RGPD en ligne intuitif. Vous êtes accompagné par des outils virtuels pour prendre en main le logiciel et êtes guidé tout au long des étapes de la mise et du maintien en conformité.

Mission RGPD home

Mission RGPD se veut accessible par tous, que vous soyez expert en traitement des données ou non, et assure un support client très présent et des formations continues. La tarification dépend du nombre de collaborateurs et démarre à partir de 95€/mois. Une démo est proposée par Mission RGPD, et fortement recommandée avant de vous engager pour 1 ou 3 ans. Les data centers sont localisés en France et certifiés par l’AFNOR.

GDPR Folder

GDPR FOLDER est un outil en ligne qui permet aux indépendants et TPE d’évaluer leur conformité rapidement (1 à 2h) et se mettre en conformité RGPD grâce aux modèles simples à utiliser.

GDPR Folder home

Cette solution gère efficacement l’immense majorité des cas simples rencontrés par les petites structures. Très intuitif, l’outil permet en quelques heures de faire le tour de la question et produire un dossier justifiant de la conformité. Les tarifs sont très abordables pour les petites structures avec un abonnement démarrant à 27€ par mois.

DLD RGPD

DataLegalDrive RGPD est un logiciel en ligne de conformité RGPD. Ses 16 fonctionnalités vous permettent de travailler collaborativement sur le respect du RGPD. Ses utilisateurs bénéficient notamment de l’expertise juridique de partenaires spécialisés et de nombreux outils et ressources liés.

DLD RGPD home

DLD RGPD s’adresse principalement aux PME. Les tarifs démarrent dès 210€/mois et une démo est possible avant de vous engager. Les données sont hébergées en France. Le support client est largement présent auprès de ses utilisateurs pour les accompagner aussi bien dans l’utilisation du logiciel que dans les informations juridiques liées au RGPD.

MyDPO

MyDPO est un logiciel en ligne, intuitif et facile à utiliser. Il fonctionne autour de différents modules qui couvrent tout le processus de conformité RGPD : audit, registres des traitements, accountability, rapports statistiques… On apprécie aussi les différents outils de formation pour sensibiliser vos collaborateurs au RGPD.

DPO RGPD Home

MyDPO vous propose de gérer seul votre conformité RGPD (à partir de 19,90€/mois), de vous faire accompagner par un DPO attitré et reconnu par le CNIL (à partir de 129,90€/mois) ou d’opter pour une offre sur mesure (sur devis). Les serveurs sont hébergés en Europe et l’assistance par le service support dépend du plan tarifaire choisi.

OneTrust

OneTrust est un logiciel de protection des données édité aux Etats-Unis. Il vous propose de nombreuses automatisations afin d’obtenir et maintenir votre conformité RGPD, de la phase d’audit à la gestion des incidents et des contrôles.

OneTrust RGPD home

OneTrust est idéal si vous gérez aussi des données hors UE puisqu’il intervient également sur d’autres réglementations internationales. Avec un engagement au mois ou sur un an, la tarification dépend des modules choisis, chaque formule bénéficiant d’un mois gratuit. Les données sont hébergées sur différents serveurs, dont certains en Europe. Le service client est français mais la base de connaissances est en anglais.

Comment choisir le meilleur outil de conformité RGPD ?

Les fonctionnalités

La première chose à identifier chez un logiciel RGPD est les fonctionnalités qu’il possède. Afin de faciliter votre gestion, il est préférable d’opter pour un logiciel qui traite l’ensemble du processus de mise et de maintien en conformité. On doit donc impérativement retrouver a minima :

  • l’audit de conformité ;
  • la tenue des registres des traitements des données ;
  • les analyses d’impact sur la protection des données.

Mais les fonctionnalités d’un logiciel RGPD doivent avant tout vous simplifier cette tâche abstraite et chronophage et vous faire gagner du temps en s’appuyant par exemple :

  • sur de nombreuses automatisations ;
  • sur des notifications et alertes ;
  • sur des ressources documentaires, des modèles ou des outils à implémenter ;
  • sur une collaboration des utilisateurs.

La taille de l’entreprise et les ressources internes

La taille de votre entreprise et les ressources dont vous disposez en interne impactent votre choix. Le déploiement et l’utilisation d’un logiciel RGPD peuvent paraître insurmontables si l’on ne connaît rien à ce domaine. Si c’est le cas, vous veillerez donc à choisir un logiciel qui dispose d’un support client très présent et disponible, un accompagnement lors de la prise en main, voire des formations. Certains logiciels proposent aussi l’attribution d’un DPO personnel comme MyDPO. Pour les autres, un logiciel qui vous offre une grande autonomie est envisageable (PIA ou MyDPO par exemple).

Les logiciels en ligne, tels que ceux de notre sélection, ont pour avantage de bénéficier des mises à jour automatiques.

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C’est particulièrement indispensable dans le domaine juridique afin d’être conforme aux évolutions réglementaires.

Le prix

Les tarifs des logiciels RGPD sont souvent fonction de la taille de votre entreprise ou des fonctionnalités et services du logiciel.

C’est un critère de sélection à considérer. Mais comme nous l’avons évoqué précédemment, la non-conformité au RGPD est un risque aux conséquences lourdes. Il est donc indispensable de s’assurer de respecter la réglementation en vigueur et cela peut (ou doit dans certains cas) passer par un accompagnement personnalisé et/ou l’utilisation d’un outil adapté. Les logiciels RGPD, quel que soit leur coût, sont souvent une alternative plus abordable aux cabinets d’avocats qui accompagnent les entreprises sur leur mise en conformité RGPD.

Le prix d’un logiciel RGPD doit aussi être envisagé dans un ensemble en ajoutant dans la balance les fonctionnalités du logiciel mais aussi la qualité et la disponibilité du service client.

Le service support

Nous venons de le mentionner, le service client inclus dans le prix du logiciel est un critère important, notamment pour les moins expérimentés en RGPD. Les formules d’accompagnement des utilisateurs varient selon les logiciels et leurs grilles tarifaires. Il est aussi judicieux de s’intéresser aux ressources mises à disposition des utilisateurs.

FAQ

Qu’est-ce que le RGPD ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données est une loi visant à responsabiliser les entreprises dans le traitement des données personnelles collectées auprès de leurs tiers et permettre à ces derniers davantage de contrôle.

Comment savoir si l’on est conforme RGPD ?

Un audit réalisé en interne ou par un prestataire permet d’évaluer la situation d’une entreprise, vérifier la conformité au RGPD, alerter sur les écarts et mettre en place un plan d’action.

Combien coûte un logiciel RGPD ?

Le tarif d’un logiciel RGPD varie souvent selon les fonctionnalités, les modules, le nombre de collaborateurs de l’entreprise. Les prix démarrent à quelques dizaines d’euros et peuvent grimper jusqu’à plusieurs centaines d’euros par mois.

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Responsable éditorial

Guillaume est le cofondateur d'independant.io. Diplômé d'HEC en marketing digital, il a passé 7 ans chez Google en tant qu'analyste dans les équipes dédiées aux clients du secteur de la finance.

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