Dans un souci de praticité, d’organisation et de traitement de l’information, la majeure partie des entreprises et des indépendants utilisent quasi quotidiennement des méthodes de signature électronique. Qu’elle soit simple, avancée ou qualifiée, la signature électronique est devenue un enjeu majeur pour les entreprises, simplifiant grandement les processus administratifs et professionnels. Pour répondre à ces besoins, de nombreux acteurs ont développé des outils dédiés, comme c’est le cas de DocuSign, YouSign ou encore Adobe Sign. Un marché porteur, qui n’est pas passé inaperçu auprès de Google, qui souhaite proposer à ses utilisateurs un outil organisationnel ultra-complet. Ainsi, le géant du web a annoncé l’arrivée de la signature électronique, à travers une version bêta disponible spécifiquement sur Google Docs et Drive et réservée pour le moment aux abonnés individuels Workspace.
eSignature : une option pertinente pour les petites entreprises
eSignature, qui s’adresse à tous les professionnels, est particulièrement pertinente pour les petites entreprises et entrepreneurs individuels. Cette nouvelle fonctionnalité facilite la collecte et le suivi des signatures électroniques directement au sein des documents, éliminant ainsi les étapes d’impression, de signature manuelle, de numérisation et d’envoi par courrier électronique. Les utilisateurs ne seront plus contraints de jongler entre diverses applications et onglets lorsqu’ils manipulent des contrats, ce qui simplifie les processus administratifs et optimise la productivité, un des maîtres-mots de la suite Google.
Plus précisément, la signature électronique Google se manifeste sous la forme d’un champ qui lui est dédié, lequel peut être incorporé à un document en cours de rédaction. Elle offre la possibilité de signer à la main, d’ajouter ses initiales ou son nom complet. De plus, une option « Date de signature » est également disponible, pouvant être paramétrée pour se compléter automatiquement.
Un outil de productivité de plus en plus complet
En plus de l’intégration de la signature électronique, Google a introduit diverses autres fonctionnalités afin d’enrichir l’expérience de ses utilisateurs. Désormais, il est possible de solliciter une signature, rejeter une demande de signature, de surveiller l’état de celles en attente et de rapidement filtrer les documents en fonction de celles-ci (signées ou non signées). Aussi, plusieurs demandes de signature peuvent être générées à partir du même modèle de contrat, mais elles concernent exclusivement les utilisateurs Gmail pour le moment.
Google envisage de déployer d’autres fonctionnalités pour encore mieux répondre aux besoins des utilisateurs. Parmi elles, la capacité de requérir une signature de la part de personnes ne faisant pas partie de l’écosystème Google Workspace ou Gmail, de gérer plusieurs signataires, ainsi que la possibilité de signer des PDF stockés sur Google Drive.
Un déploiement progressif
Les utilisateurs individuels abonnés à Google Workspace bénéficieront de l’accès à une version bêta de la signature électronique au cours des 15 prochains jours. Les clients Google Workspace Business Standard et Plus, Entreprise Starter, Standard, Plus, Essentials, Essentials Plus, Education Plus et les associations sont éligibles à la version bêta, en remplissant ce formulaire mais devront attendre que leur demande soit étudiée puis que l’accès soit autorisé. Cela devrait intervenir au cours des prochaines semaines. Néanmoins, Google n’a pas encore fourni d’informations quant au déploiement de cette fonctionnalité sur les comptes personnels gratuits.
