Une entreprise est libre de choisir sa façon d’éditer et de gérer ses notes de frais. Rien ne lui est légalement imposé. Elle peut donc le faire à la main, mais le processus est souvent chronophage et fastidieux.
L’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais, ou plus largement d’un outil de gestion des dépenses professionnelles permet de dégager un temps précieux, tout en gagnant en efficacité. C’est la raison pour laquelle de nombreux entrepreneurs choisissent aujourd’hui une solution pour gérer l’ensemble de leurs dépenses, tant sur le contrôle que le suivi et l’automatisation de la partie comptable.
- Cleemy – Outil de gestion des notes de frais et dépenses, intégré à une plateforme SIRH
- Qonto – Compte pro en ligne, Mastercard physiques et virtuelles
- Pennylane – Outil de comptabilité, gestion des dépenses, Mastercard physiques et virtuelles
- Cegid Notilus – Outil de gestion des frais de déplacements professionnels, gestion de la politique voyage
- N2F – Logiciel de gestion des notes de frais, Service client réactif
- Wallester – Outil de gestion des notes de frais et dépenses, Mastercard physiques et virtuelles gratuites
Notre sélection des meilleurs logiciels de note de frais et dépenses professionnelles
Cleemy
Cleemy est un logiciel de notes de frais et de gestion des dépenses proposé par Lucca, une plateforme SIRH complète et moderne.
Avec ses fonctionnalités riches et modernes, Cleemy se charge d’automatiser tout le traitement des dépenses professionnelles de vos collaborateurs afin de vous faire gagner du temps sur des tâches chronophages. La solution s’adresse aux entreprises de 50 salariés minimum et inclut des cartes Mastercard physiques et virtuelles et une application de gestion des notes de frais performante.
Qonto
Valeur sûre depuis des années, le compte pro Qonto propose trois cartes professionnelles avec des services de plus en plus développés selon le niveau de gamme, ainsi qu’une gestion des notes de frais facilités et accès comptable.
Appartenant au réseau Mastercard, les cartes bancaires professionnelles Qonto incluent des plafonds de retraits jusqu’à 3000€ et de paiement jusqu’à 200 000€. La carte X de Qonto est notamment adaptée pour les collaborateurs voyageant à l’étranger. Qonto propose aussi des cartes virtuelles. Ainsi, même si Qonto n’est pas à proprement parler un outil de gestion des notes de frais, les fonctionnalités proposées permettent clairement de gérer l’ensemble des notes de frais et des dépenses professionnelles des indépendants et TPE-PME.
Pennylane
Pennylane est un logiciel français de gestion complet (gestion des achats, ventes, trésorerie et comptabilité) pour les TPE-PME, qui permet de gérer dépenses professionnelles et notes de frais.
Facturation, gestion de trésorerie, dépenses et notes de frais, comptabilité, … Pennylane est un outil complet. Même si les fonctionnalités sont moins avancées que chez des logiciels spécialisés, elles ont pour avantage avec Pennylane d’être regroupées dans une solution unique, accessible et facile à utiliser. Pennylane convient particulièrement aux PME et TPE générant beaucoup de flux financiers, comme le secteur du e-commerce ou de la restauration. Avec trois formules tarifaires, l’offre est sans engagement et inclut un accompagnement pour le démarrage. Le logiciel est en ligne et dispose aussi d’une application mobile.
Cegid Notilus
Le logiciel Notilus de Cegid est un outil dédié à la gestion des déplacements de collaborateurs et/ou d’une flotte automobile.
Il permet la dématérialisation des notes de frais, de la création à l’archivage à valeur probante. Point d’entrée unique pour la réservation des déplacements professionnels, Cegid Notilus gère l’ensemble de la politique voyage de votre entreprise. Il permet également la centralisation des données de flotte automobile pour un pilotage et une vision 360°. Il s’agit donc un logiciel destiné aux grandes PME, aux ETI et aux grands groupes de tout secteur d’activité.
N2F
N2F est un logiciel de notes de frais zéro papier et complet adapté à toutes les tailles d’entreprises, dont l’application mobile est disponible même hors-ligne.
On apprécie la reconnaissance optique des justificatifs et les tarifs abordables, qui rendent vraiment la solution accessible à toutes les tailles d’entreprise, y compris les indépendants. La gestion des notes de frais avec N2F repose sur la technologie de reconnaissance optique OCR (reconnaissance des images), ce qui permet d’automatiser une très grande partie des processus. Cette simplicité en fait une solution de premier choix pour nos lecteurs qui cherchent une solution Française pour gérer leurs notes de frais.
Wallester
Wallester accompagne les TPE et PME dans la gestion des dépenses et frais d’entreprise.
Parmi ses nombreux services financiers, l’entreprise venue d’Estonie permet aux entreprises de mieux gérer leurs dépenses. Avec Wallester Business, vous disposez d’un nombre illimité de cartes physiques et jusqu’à 15 000 cartes virtuelles. La technologie OCR permet de traiter tous les justificatifs de notes de frais. L’interface de gestion est performante et on apprécie l’application pour garder un oeil à tout moment sur les tableaux de bord et les dépenses de vos équipes.
Notez que cette sélection, comme son nom l’indique, n’est pas une liste exhaustive des outils existants sur le marché. Selon votre besoin, vous pourrez aussi vous tourner vers un outil comme Spendesk pour la gestion des dépenses des grandes entreprises.
À qui s’adressent les logiciels de notes de frais ?
Globalement, les logiciels de gestion des notes de frais s’adressent à la plupart des professionnels et des entreprises.
Freelances, artisans, professions libérales et TPE (surtout dans des domaines imposant de nombreux frais professionnels) pourront se servir de ces outils pour gagner du temps lors d’invitation de clients au restaurant, de déplacements professionnels, etc. Si c’est votre cas, jetez un œil à un outil comme N2F, dont les plans tarifaires bas correspondent à tous besoins et budgets.
Pour les entreprises de plus grande taille, un logiciel est même à notre avis incontournable. Selon vos besoins, le nombre de collaborateurs et vos préférences, vous pourrez opter pour des solutions comme N2F. Plus l’entreprise est grande, et plus l’outil fait gagner du temps sur tous les processus de gestion des notes de frais, de la collecte des justificatifs au remboursement, en passant par les validations des managers ou des équipes financières.
Comment fonctionne un logiciel de notes de frais ?
Un logiciel de gestion de notes de frais est une plateforme qui centralise et automatise la gestion des notes de frais sur un seul et même outil.
Bien qu’il existe des différences entre les prestataires, comme vous avez pu le constater, ces logiciels embarquent quand même pas mal de fonctionnalités communes :
- visibilité en temps réel des dépenses ;
- présence d’une application mobile pour utiliser le logiciel n’importe où ;
- numérisation des justificatifs grâce à la prise de photos ou de scans depuis votre smartphone ;
- archivage à valeur probante des factures numérisées pour vous permettre de vous passer du papier, etc…
Les avantages d’un logiciel de notes de frais
Venons-en maintenant aux avantages des logiciels de gestion de notes de frais, qui sont clairement la raison principale d’en utiliser. Vous allez voir, ils ont pas mal d’atouts à faire valoir.
Gain de temps
27 minutes. Il s’agit du temps moyen passé par un salarié pour traiter une seule note de frais, selon une étude de Concur en 2017. Mensuellement, on peut vite arriver à une, voire plusieurs journées mobilisées seulement pour établir des notes de frais !
Grâce à un logiciel de notes de frais, le gain de temps est considérable. Et ce, pour toutes les parties prenantes, du salarié au dirigeant, en passant par le comptable.
Votre salarié, par exemple, n’a plus besoin de s’embêter à saisir toutes ses notes à la main, que ce soit sur Excel ou sur papier. Un logiciel lui permettra bien souvent de prendre en photo ou de scanner son justificatif. Le tout en quelques secondes.
Gain financier
Traiter une note de frais manuellement, ça prend du temps. Et ça coûte aussi (beaucoup) d’argent à l’entreprise.
D’après une étude menée en 2015, une note de frais relative à un déplacement professionnel avec hébergement engendrerait un coût pour l’entreprise estimé à 53 €, en moyenne. Ce coût peut s’envoler de 48 € supplémentaires, en cas d’erreur dans la saisie, par exemple. C’est là qu’un logiciel de notes de frais devient intéressant. Il permet de réduire la marge d’erreur, tout en limitant le coût financier, de façon indirecte.
Enfin, l’utilisation d’un logiciel permet de récupérer un volume de TVA déductible plus important que lors d’un processus manuel. En effet, les erreurs sont immédiatement repérées et corrigées, et toutes les dépenses sont enregistrées, même les moins significatives.
Simplification du processus comptable
Troisième avantage d’un logiciel de notes de frais : la simplification et la fluidification du processus comptable, qui permet de renforcer le travail collaboratif.
Grâce à une plateforme automatisée, tous les membres concernés de l’entreprise disposent d’un aperçu en temps réel du traitement des notes de frais. Tout le monde peut consulter et travailler sur le même outil partagé. La traçabilité s’en trouve aussi renforcée.
- Le salarié n’a plus à s’embêter à saisir toutes ses notes à la fin du mois : à l’aide de l’application mobile de son choix, par exemple, il peut traiter sa note de frais quand bon lui semble.
- Vous êtes dirigeant d’entreprise ? Vous pouvez immédiatement suivre les notes de frais injustifiées, et les annuler. Vous réduisez ainsi vos dépenses.
- Quant au comptable, il n’a plus besoin de faire la police auprès des salariés pour recevoir les notes dans les temps. Toutes les notes de frais sont importées automatiquement, au fur et à mesure.
Accessibilité
Toutes les données sont accessibles instantanément pour tous les acteurs de la chaîne, avec la possibilité d’octroyer des droits d’usage plus ou moins permissifs.
Par ailleurs, l’immense majorité des logiciels de notes de frais présentés dans notre sélection sont accessibles depuis un ordinateur, une tablette ou un mobile. Il vous suffit juste de disposer d’une connexion internet pour en profiter, quelle que soit votre position géographique.
Le salarié en déplacement est ainsi en mesure de renseigner ses frais, sans avoir à attendre de rentrer au siège de l’entreprise.
Sécurité des données
Les logiciels de gestion de notes de frais conservent et protègent les données de façon sécurisée. Afin de se conformer au Règlement général sur la protection des données (RGPD), elles ont par exemple l’obligation d’obtenir le consentement des salariés dans le recueil de leurs informations personnelles.
Grâce à un logiciel de notes de frais, vous réduisez aussi le risque de fraude. Il est souvent capable de détecter les déclarations en double. Par ailleurs, les applications qui mettent à disposition des cartes virtuelles permettent par exemple de sécuriser les achats en ligne.
Enfin, en travaillant avec un logiciel ou une application de notes de frais, aucun risque de perdre vos données comptables si votre ordinateur tombe en panne ou si vous supprimez les fichiers par erreur. Vous pourrez toujours les retrouver, et les exporter.
Une solution écologique
Si vous êtes sensible à la question environnementale, et vous avez raison, un logiciel de gestion de notes de frais présente l’avantage de réduire considérablement votre consommation de papier.
Les critères pour bien choisir son logiciel de notes de frais
Plusieurs critères sont à prendre en compte au moment de choisir votre logiciel de notes de frais.
Pour commencer, ne vous jetez pas dans la gueule du premier logiciel venu parce qu’il vous semble super, ou qu’un collègue entrepreneur l’utilise. Profitez-en plutôt pour vous demander quels sont vos besoins. Après cette phase de réflexion, voici les critères de choix qui nous semblent les plus importants.
La taille de votre entreprise (et le nombre d’utilisateurs)
La plupart des logiciels de notes de frais de notre comparatif proposent une facturation selon le nombre d’utilisateurs. Essayez donc d’estimer qui va utiliser l’application dans votre organisation :
- certains collaborateurs ;
- les managers ;
- la direction financière ;
- votre expert-comptable ou équipe comptable ?
L’idée est de prendre une solution adaptée à votre nombre d’utilisateurs actuels mais aussi de connaître les tarifs et fonctionnalités proposés en cas d’évolution de ce nombre d’utilisateurs à la hausse ou à la baisse.
Si vous êtes indépendant, vous ne pourrez pas accéder à certaines solutions, qui nécessitent un minimum d’utilisateurs (Spendesk, Cleemy ou encore Mooncard) et irez plutôt voir chez Jenji ou N2F par exemple.
Pour les plus grandes entreprises, ce sont surtout les fonctionnalités qui vous orienteront davantage dans le choix de votre logiciel de notes de frais.
Facilité d’utilisation
Un logiciel simple d’utilisation et intuitif nous semble être un critère de choix prépondérant. N’oubliez pas que plusieurs types d’employés au sein de votre entreprise peuvent être amenés à utiliser votre logiciel de notes de frais. Leur niveau de maîtrise informatique ne sera pas forcément toujours le même.
Flexibilité et évolutivité
Les besoins de votre entreprise en matière de gestion de notes de frais et de dépenses peuvent être amenés à évoluer au fil du temps. Le logiciel que vous allez choisir doit pouvoir s’adapter à des évolutions futures et se paramétrer comme bon vous semble. C’est une des raisons pour lesquels nous choisissons dans notre sélection, des logiciels en ligne qui sont des solutions fiables et modernes.
Caractéristiques techniques
On vous recommande particulièrement de jeter un œil aux caractéristiques suivantes. Elles ne seront pas toujours obligatoires en fonction de votre profil, mais elles constitueront un plus non négligeable :
- le plafonnement des dépenses par utilisateur ;
- la vérification automatique de la TVA déductible ;
- l’exportation des écritures comptables ;
- la création d’alertes ;
- l’enregistrement automatique des dépenses ;
- l’adaptation du logiciel à l’outil de gestion comptable que vous possédez déjà ;
- la création de profils utilisateurs avec des modalités d’accès et d’usage plus ou moins larges ;
- le suivi en temps réel des dépenses et des paiements.
Mobilité
Un outil mobile est un plus non négligeable pour accompagner vos salariés et collaborateurs en déplacement. Grâce à une application dédiée, ils pourront traiter et gérer leurs notes de frais quand ils veulent. Choisissez donc un logiciel qui est couplé à une application de notes de frais, ou bien au moins un logiciel en ligne et accessible facilement sur mobile.
Efficacité du service client
La prise en main d’un nouvel outil demande une certaine courbe d’apprentissage. Dans ce cas, il est appréciable de pouvoir compter sur une équipe à l’écoute et efficace, mais aussi sur des supports d’aide (tutos, forums etc.).
Vérifiez que le service client soit joignable facilement, sans coût supplémentaire (attention aux plateformes téléphoniques basées à l’étranger). Un conseiller dédié sera par exemple un vrai plus.
Budget
Quel budget consacrer à un logiciel de notes de frais ? Vous vous posez sûrement cette question pour faire votre choix. Comme vous pouvez le constater, ce n’est pas le critère de choix numéro 1 dans ce guide de choix, pour une raison simple. Si un logiciel vous fait gagner plus de temps qu’un autre, alors vous pouvez vous permettre de le payer plus cher.
La plupart des logiciels que nous vous avons présentés sont payants. Ils proposent souvent des abonnements mensuels, parfois avec une politique tarifaire dégressive : plus vous avez d’utilisateurs, moins vous payez.
Et puis il y a aussi les logiciels de notes de frais gratuits, vers lesquels on est souvent tenté de se diriger. Après tout, pourquoi se priver de faire des économies ?
Encore une fois, si le logiciel gratuit répond à tous vos besoins, pourquoi pas. Si ce n’est pas le cas, il est parfois plus judicieux de dépenser quelques euros par mois pour un outil plus performant. Pensez avant tout au retour sur investissement qu’il va générer. Si vous dépensez 10€/mois pour un logiciel qui vous fait gagner 20 heures de travail, le jeu en vaut sûrement la chandelle.
