Comme la plupart des responsables d’association et bénévoles, la gestion de votre association vous prend du temps. Gestion des adhésions, suivi des dons, gestion des membres, animation de la communauté et des évènements… sont autant de tâches chronophages. Et c’est vrai quel que soit le type d’association (culturelle, club de sport ou de loisir, étudiants, fondation, caritatif, humanitaire…).
Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreux logiciels de gestion d’association qui permettent d’automatiser et faciliter certaines de ces tâches, vous faisant ainsi économiser des dizaines d’heures par mois.
- HelloAsso – Le meilleur pour gérer les campagnes de crowdfunding
- Assoconnect – Le meilleur pour centraliser toute la gestion des activités
- Yapla – Le meilleur pour la collecte de dons
- MaCotisation – Le meilleur pour la facilité de prise en main
- Pep’s Up – Le meilleur pour ses outils de communication
Pour gagner du temps sur la gestion de votre association, nous vous présentons aujourd’hui une sélection des meilleurs logiciels de gestion pour association, et nos conseils pour bien choisir !
Notre sélection des meilleurs logiciels de gestion pour association
Helloasso
La première place de notre sélection revient à Helloasso. C’est un logiciel de gestion conçu et dédié pour les associations et surtout 100% gratuit (à vie !).
- 100% gratuit
- Accompagnement personnalisé
- Facile à prendre en main
- Pas de comptabilité ou CRM
Les fonctionnalités sont riches, avec un accent sur les paiements sur internet. Vous pouvez ainsi gérer les membres et les adhésions, les formulaires de dons, la billetterie de vos évènements. HelloAsso vous permet aussi de créer des campagnes de crowdfunding et une boutique. Il convient à toutes les associations, de taille petite ou moyenne, de tout secteur d’activité. Seul regret, l’absence de fonctionnalités comptables. Mais encore une fois, tout est gratuit et sans conditions.
Assoconnect
Assoconnect est sans doute d’un des logiciels de gestion d’association (en ligne ou non) les plus complets.
- Outil très complet
- Formule gratuite
- CRM inclus
- Trop lourd pour les petites associations
L’éditeur le décrit d’ailleurs comme le logiciel tout-en-un pour gérer son association : gestion des membres, adhésions, dons, comptabilité, création de site internet… Côté fonctionnalités, vous aurez accès sans limites à tous les modules quel que soit votre plan. AssoConnect propose une formule elle aussi gratuite puis plusieurs modules payants. Ce logiciel est idéal pour les associations dynamiques, qui ont besoin d’un outil complet pour gérer les différentes facettes de leur organisation, et surtout possédant une équipe en mesure d’exploiter son potentiel.
Yapla
Créé en 2013, Yapla est un logiciel de gestion pour association 100% en ligne, modulable et polyvalent.
- Outil de communication avancée
- Adhésion, don, cotisation en ligne
- Personnalisation avancée
- Frais sur les paiements en ligne à partir du Forfait Envol
Yapla est particulièrement perfomant pour gérer la collecte de dons. Mais pas seulement : gestion des membres, organisation d’évènements, comptabilité font partie des fonctionnalités présentes. On trouve aussi plusieurs fonctions dédiées à la communication, comme la création d’un site internet ou l’envoi de campagnes emailing. L’offre est composée d’une formule gratuite puis 3 plans payants. Les petites associations sont particulièrement intéressées par la formule gratuite pour mieux gérer leurs cotisations et adhésions, alors que les plus grandes, avec un plan payant, peuvent centraliser la gestion de leur association.
MaCotisation
MaCotisation est un logiciel de gestion complet pour association : adhésion, membres, collectes, communication, évènements, …
- Essai gratuit 2 mois
- Facile à prendre en main
- Module comptabilité en option
- Frais sur les paiements en ligne des adhérents
Avec ses nombreuses fonctionnalités et un module de comptabilité intégré (via un partenariat avec macompta.fr), la plupart des associations y trouveront leur compte. On apprécie son ergonomie et la facilité de prise en main. Les tarifs sont fonction du nombre d’adhérents de votre association, avec une formule gratuite et un module comptabilité en option. Plutôt complet, MaCotisation est un logiciel de gestion qui plaira aux petites et moyennes associations.
Pep’s Up
Pep’s Up est un logiciel de gestion pour association relativement complet avec de nombreuses fonctionnalités et qui a déjà convaincu des milliers d’associations.
- Module comptabilité inclus
- Adapté aux clubs de sport, de loisirs ou culturels
- Outils de communication
- Pas de gestion des dons
Parmi ses fonctionnalités, on retrouve la gestion des membres et des adhésions, la création d’un site internet et d’une boutique en ligne, la gestion des évènements, la comptabilité, … Plusieurs plans payants sont proposés, à partir de 10€ par mois (en paiement annuel). On apprécie les tarifs abordables au vu du large nombre de fonctionnalités ! Pep’s Up s’adresse à tout type d’associations, tant qu’elles ont les ressources en interne pour tirer profit de ce type d’outil, avec une prédilection pour les associations sportives.
Les fonctionnalités clé d’un logiciel pour association
La gestion rapide, simplifiée et coordonnée d’un projet association est un gage d’efficacité et de performance pour une association. C’est vrai quel que soit le type d’association loi 1901, déclarée ou non.
Pour ceux qui hésitent encore sur les logiciels que nous venons de citer, nous allons évoquer un peu plus en détail dans cette partie le critère de choix principal d’un logiciel (par rapport à un autre) : les fonctionnalités.
Si vous êtes membre du bureau d’une (ou plusieurs) association(s), on ne vous apprend rien : gérer son association peut s’avérer fastidieux. Assurez-vous donc que le logiciel que vous choisissez possède les fonctionnalités les plus importantes (quelle que soit la nature de votre association) : gestion des adhésions, des membres et des dons.
1. La gestion des adhésions
La première chose que l’on recherche dans un logiciel de gestion pour association est sans doute la fonctionnalité de gestion des adhésions.
Les adhésions sont la clé d’entrée dans votre association, et gérer les adhésions prend du temps à la plupart des associations (sportives, caritatives, clubs…).
Grâce à un logiciel de gestion, gérer les adhésions est facilité. Cette fonctionnalité vous permet en effet (dans la plupart des logiciels en ligne que nous citons) de réaliser les actions suivantes :
- créer un formulaire personnalisé où seront répertoriées les données les plus représentatives de votre association, elles pourront être ensuite transmises à votre site internet automatiquement ;
- paramétrer les tarifs d’adhésions, remises éventuelles… ;
- récolter les paiements des adhésions à l’association (avec plusieurs moyens de paiement) et fournir des factures aux membres ;
- entériner les dates de début et de fin d’adhésion pour que rien ne vous échappe.
Vous l’avez compris, le recours à un logiciel de gestion sera la clé d’un traitement rapide et efficace des données de tous vos membres, et donc un gain de temps non négligeable.
2. La gestion des membres
Comme pour la gestion des adhésions, la gestion de sa base de membres peut vite devenir chronophage et complexe à traiter pour des associations (surtout les plus grosses).
Un bon logiciel de gestion se présente comme un réel outil de gestion des membres de votre association.
Vous pourrez ainsi rapidement et facilement:
- réaliser une mise à jour simple et efficace de vos adhérents en ajoutant, supprimant ou modifiant la fiche de chacun des membres (tout en limitant la perte de données ou le risque d’erreur) ;
- obtenir un confort de suivi pour l’ensemble de vos membres dans la bonne progression des projets collaboratifs mis en œuvre ;
- intégrer toute nouvelle information à tout moment telle que le type de paiement ou l’état de la cotisation de chacun des membres ;
- sécuriser vos données par mot de passe pour gérer la confidentialité.
Assoconnect permet par exemple de suivre les dons de chacun des membres, ce qui est très pratique. MaCotisation ou encore Helloasso proposent aussi ce genre de fonctionnalités de suivi des membres.
3. La gestion des dons
Gérer les adhésions et les adhérents est important, mais il faudra aussi compter sur l’obtention de dons susceptibles de pouvoir vous assurer un volant financier confortable dans la conduite de vos projets.
Un bon logiciel de gestion doit permettre les actions suivantes :
- créer une campagne de dons en seulement quelques minutes ;
- personnaliser graphiquement votre campagne aux couleurs de votre association en réalisant une vraie campagne de communication ( possibilité d’ajouter du texte et des images et même des vidéos) ;
- mettre votre campagne en ligne pour donner envie aux gens de participer, que ce soit sur votre site ou sur d’autres ;
- intégrer les dons à la comptabilité.
En plus de ces avantages, on apprécie les fonctionnalités plus avancées, comme par exemple de pouvoir paramétrer et envoyer facilement les reçus fiscaux, nécessaires pour les donateurs !
Ces 3 fonctionnalités (gestion des adhésions, membres et dons) nous paraissent les plus importantes à attendre d’un bon logiciel pour gérer son association.
4. Les autres fonctionnalités à envisager selon vos besoins
En plus des fonctionnalités déjà évoquées, nous avons relevé 5 fonctionnalités intéressantes pour gagner du temps sur votre gestion. À étudier au cas par cas selon votre association, vos besoins, et aussi votre budget car certaines ne sont pas disponibles dans les logiciels de gestion d’association gratuits.
Le site internet et la communication
Comme nous l’avons vu précédemment, un bon logiciel de gestion pour association permet d’intégrer une information texte ou image dans un site internet, dans le cas de campagnes de dons.
Certains logiciels permettent en plus de créer un site d’association gratuitement. Sans avoir à payer d’agence ou de développeur en plus, vous pourrez ainsi créer facilement un site ou aux moins des pages aux couleurs de votre association. Le tout sans compétences informatiques particulières.
En plus du site, vous pourrez bien souvent :
- utiliser votre propre nom de domaine, au nom de votre association ;
- suivre les statistiques de trafic de votre site.
Pour les associations sportives, vous apprécierez la possibilité de mettre en place des boutiques en ligne pour vendre des produits aux couleurs de vos clubs.
La comptabilité
Toute gestion d’association passe par la tenue d’une bonne comptabilité. Vous aurez deux choix : vous tourner vers un logiciel de comptabilité pour association ou bien prendre un logiciel de gestion plus large qui propose des fonctionnalités de comptabilité.
Ce qu’on attend de son logiciel pour la comptabilité :
- suivi de trésorerie en temps réel (c’est votre trésorier qui va être content !) ;
- rapprochement bancaire ;
- enregistrement des écritures comptables ;
- sortie automatique du bilan et du compte de résultat de l’association ;
- gestion comptable facilitée des dons (y compris par chèques).
L’avantage de choisir un logiciel de gestion comme Assoconnect par exemple, c’est que les fonctionnalités comptables sont directement liées aux autres modules, donc pas besoin de re-saisir chaque don notamment !
La billetterie
Les fonctionnalités de billetterie en ligne pour association proposées par la plupart des logiciels vous permettront de gagner beaucoup de temps lors des évènements que vous organisez.
Concrètement, les modules de billetterie vous permettent les actions suivantes :
- créer un évènement et le mettre en ligne sur votre site, ainsi qu’un lien d’inscription à partager sur vos réseaux sociaux ou par mail ,
- définir les tarifs (plusieurs tarifs possibles par événement) et le nombre de participants ;
- mettre en place des réductions ;
- personnaliser les billets aux couleurs de votre association.
Prenons l’exemple d’Helloasso : vous pouvez par exemple personnaliser vos tarifs selon vos publics : jeunes, séniors, étudiants … et accorder des remises adéquates !
Le crowdfunding
Certains logiciels permettent de gérer les campagnes de financement participatif de vos associations.
C’est une fonctionnalité proposée par exemple par Helloasso (le tout sans commission et même si vous n’atteignez pas l’objectif de la cagnotte en ligne).
Le principe ? Vous définissez l’objectif et la durée de votre campagne et les éventuelles contreparties, et créez une page aux couleurs de votre campagne. Il faudra ensuite en faire la promotion auprès des membres, sur les réseaux sociaux, ou encore auprès de votre réseau.
Les critères de choix secondaires
En plus des fonctionnalités déjà évoquées parmi les critères principaux, voici les autres critères de choix d’un bon logiciel de gestion d’association que nous avons relevés lors de notre analyse.
L’accessibilité
Par accessibilité, on entend d’où et sur quel appareil pouvez vous accéder à votre logiciel. Il existe en effet des logiciels de gestion pour association Mac, d’autres Windows. Certains sont à télécharger, d’autres en ligne.
Notre recommandation est plutôt d’opter pour un logiciel de gestion pour association en ligne.
Pourquoi ? Car vous pourrez y accéder de n’importe où avec une simple connexion internet, et pourrez aussi gérer les accès de plusieurs membres du bureau. Et vous pourrez même y accéder sur mobile ou tablette !
À l’inverse, un logiciel à télécharger dépendra bien souvent d’un ordinateur et il faudra le maintenir à jour.
Certains diront que la sécurité de leurs membres impose d’avoir un logiciel à télécharger. Mais nous pensons que les données de vos membres sont plus en sécurité dans des entreprises comme Helloasso ou Assoconnect qui mettent beaucoup de budget sur la sécurité, que dans un ordinateur dans les bureaux de votre association.
Le budget
La plupart des associations n’ont pas un budget illimité, c’est une certitude.
Le budget est donc un critère de choix important, et vous êtes donc nombreux aujourd’hui à rechercher un logiciel de gestion d’association gratuit. Excel est même une alternative que la plupart des associations à petit budget utilisent depuis de nombreuses années.
La réalité est plus complexe, car gérer une association d’une certaine taille avec Excel est très complexe. Et le temps perdu est vite rentabilisé même avec certains outils payants (on parle de quelques euros par mois uniquement pour un logiciel de gestion très complet).
Si le logiciel de gestion d’association 100% gratuit Helloasso remplit ces besoins, alors vous pourrez commencer par là. S’il vous manque des fonctionnalités, tournez-vous alors vers un outil payant, et faites un essai gratuit si c’est possible afin de tester le logiciel.
Le nombre d’utilisateurs
Pour terminer, le nombre d’utilisateurs du logiciel (disons le nombre de membres du bureau qui gèrent l’association au quotidien) est aussi un critère de choix.
La plupart des logiciels de gestion d’association en ligne que nous avons cité permettent en effet de gérer plusieurs utilisateurs, avec des accès parfois différenciés aux différents modules.
Vous l’aurez compris, choisir le bon logiciel de gestion pour son association peut vous faire gagner beaucoup de temps. Commencez par vous poser les bonnes questions sur les fonctionnalités dont vous avez besoin (en fonction de la taille et du type de votre association notamment). Définissez ensuite votre budget, puis testez un des logiciels que nous vous recommandons. La plupart sont gratuits ou proposent des essais gratuits, vous pourrez donc choisir tranquillement et sans vous engager.
FAQ
Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de gestion pour association ?
Non, il n’est absolument pas obligatoire d’utiliser un logiciel de gestion, ni aucun logiciel d’ailleurs, pour son association.
Pourquoi prendre un logiciel de gestion pour son association ?
Gérer une association prend du temps, beaucoup de temps. Passer par un logiciel dédié à la gestion des associations, voire même par un logiciel de comptabilité pour association, permet de faire gagner beaucoup de temps, pour un investissement compris entre zéro et quelques dizaines d’euros par mois.
