Votre association loi 1901 n’est pas là pour gagner de l’argent, mais elle en a besoin pour exister. Quelles que soient la taille et l’activité de votre asso, il faut un minimum d’argent pour la faire tourner. Et qui dit argent, dit contrôle et obligations légales. Toute association doit ainsi mettre en place une comptabilité, ne serait-ce que pour des raisons de transparence et pour éviter les fraudes. Très vite se pose la question du bon outil pour gérer la comptabilité de votre association.
Logiciel de comptabilité pour association ? Logiciel de comptabilité générique ? Tableau Excel ? Cahier ? Pas facile de savoir quel outil mettre en place pour gérer facilement la comptabilité de votre association. C’est pourquoi nous vous avons concocté ce guide sur les logiciels de comptabilité (et leurs alternatives).
Les meilleurs logiciels de comptabilité en ligne pour association
Sans transition, voici notre sélection des meilleures solutions de gestion comptable en ligne pour les associations.
AssoConnect
AssoConnect est sans doute le logiciel en ligne le plus complet pour gérer la comptabilité de votre association, mais aussi toutes les activités de celle-ci : gestion des adhésions, collecte de dons, communication, et même création de votre site internet.
- Conçu pour les associations
- Support client très présent
- Fonctions comptables avancées
- Tarification par nombre de membres
Sur le plan de la comptabilité, ce logiciel intègre toutes les fonctionnalités nécessaires, de la plus basique à la plus avancée : saisie comptable, gestion de la TVA, rapprochements bancaires, comptabilité analytique, bilan et compte de résultat… Si vous utilisez Assoconnect pour collecter des paiements en ligne (adhésions, dons, boutique en ligne), ceux-ci seront directement intégrés à votre comptabilité. Votre trésorier vous dira merci car en plus, ce logiciel est facile d’utilisation, et pensé pour les débutants.
Le prix est accessible puisque les tarifs démarrent à 21€ TTC par mois (voir les tarifs en détail).
macompta.fr
macompta.fr est un logiciel de comptabilité en ligne très adapté aux associations.
- Formules à la carte
- Synchronisation bancaire
- Assistance technique par téléphone incluse
- Pas de fonctions dédiées pour les associations
macomtpa.fr nous a plu pour plusieurs raisons : plusieurs versions (simplifiée ou complète) permettent aux associations de gérer elles-mêmes leur comptabilité, à des tarifs abordables (surtout en prenant l’abonnement annuel). La synchronisation bancaire fait gagner du temps (ce qui manque souvent aux associations !), tout comme la gestion des formulaires et écritures de dons.
Association culturelle, sociale, sportive, CE, syndicat, …MaCompta est adapté à de nombreux types d’associations. Les tarifs, dès 6,67€/mois, sont compétitifs.
Pennylane
Pennylane est un outil de gestion financière tout-en-un et complet qui s’adresse aux associations possédant un SIREN.
- Gestion comptable et financière
- Nombreuses automatisations
- Services complémentaires : compte pro, CB, avance de tréso
- Pas de fonctions dédiées aux associations
Logiciel comptable, outil de gestion financière et compte pro, Pennylane propose une offre globale pour les associations qui veulent réaliser leur comptabilité et mieux maîtriser leurs finances. Grâce à un tableau de bord complet et intuitif, vous disposez de toutes les données pour suivre les dépenses et encaissements de votre association. Les achats et leurs justificatifs sont centralisés dans l’outil. Vous possédez ainsi tous les éléments pour tenir votre comptabilité ou transmettre à votre expert-comptable.
Après l’essai gratuit, vous pouvez choisir entre 3 formules, à partir de 14€/mois. Le formule Premium à partir de 79€/mois inclut le module comptabilité pour la gérer en toute autonomie. Pennylane est réservé aux associations avec SIREN.
Yapla
Yapla est un logiciel de gestion pour association créé en 2013 et doté de fonctionnalités complètes pour gérer les différents domaines de votre association.
- Gestion complète des associations
- Interface intuitive
- Personnalisation avancée
- Pré-comptabilité
Aux côtés de ses nombreuses fonctionnalités dédiées aux associations (adhésions, cotisations, dons, évènements, communication, etc.), Yapla vous permet de préparer votre comptabilité de trésorerie. Grâce à ce module intégré, toutes vos données sont centralisées et synchronisées via un plan comptable personnalisable. Il ne vous reste plus qu’à les exporter pour les traiter sur votre logiciel de comptabilité ou les transmettre à votre expert-comptable.
Pour pouvoir gérer votre comptabilité sur Yapla, vous devez choisir l’une des trois offres payantes à partir de 24€/mois/licence. Une démo gratuite est proposée par l’équipe pour vous présenter l’outil.
Pep’s Up
Logiciel de gestion complet et polyvalent dédié aux associations, Pep’s Up a toute sa place dans notre sélection.
- Dédié aux associations
- Nombreuses automatisations
- Facile à utiliser
- Pas de collecte de dons
Gestion des membres et des adhésions, comptabilité, création de site internet, billetterie et évènements, Pep’s Up propose une solution tout-en-un à destination des associations de tout secteur. Grâce à un plan comptable adapté et simplifié pour ce type de structure, Pep’s Up vous permet de tenir la comptabilité de votre association, même pour les plus novices en comptabilité.
Logiciel très complet, ses tarifs sont plutôt compétitifs avec une formule à partir de 25€/mois pour la comptabilité.
Macotisation
Macotisation est, comme Assoconnect, un logiciel dédié spécifiquement aux associations. Il propose ainsi de nombreuses fonctionnalités : gestion des adhérents, collecte de dons, boutique en ligne, billetterie… et comptabilité.
- Outil complet pour les associations
- Tarifs transparents
- Fonctionnalités comptables avancées
- Module de comptabilité en option payante
C’est un s’appuyant sur un partenariat avec macompta.fr que Macotisation est capable de proposer un module de comptabilité performant. Cet outil est ainsi adapté pour gérer la comptabilité de votre association sportive ou de votre association de loisirs. Comptabilité de trésorerie ou d’engagements, rapprochements bancaires, téléchargement des documents comptables : les fonctionnalités de base sont disponibles et le logiciel simple à utiliser.
L’option Comptabilité esdt accessible à 14€/mois. Vous obtenez non seulement un logiciel de comptabilité, mais aussi un outil de gestion d’association performant.
Comment choisir son logiciel de comptabilité pour association
Un logiciel de comptabilité pour association doit répondre, a minima, aux besoins suivants :
- saisir les écritures comptables (recettes et dépenses) et les affecter au compte associé dans le plan comptable associatif ;
- éditer les documents comptables (bilan, compte de résultat, grand livre, livre-journal…).
Mais en fonction de la taille, de l’organisation et de l’activité de votre association, vous pourrez avoir besoin de fonctionnalités plus avancées. Faisons un focus sur les fonctionnalités les plus attendues d’un bon logiciel de comptabilité.
Comptabilité de trésorerie et comptabilité d’engagement
Un logiciel de comptabilité pour association doit pouvoir vous permettre de choisir entre deux modes de comptabilité différents pour les associations : la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d’engagement.
- La comptabilité de trésorerie : Ce mode de fonctionnement est souvent choisi par les petites associations. Si vous gérez une comptabilité dite “de trésorerie”, vous raisonnez en termes d’entrées et sorties d’argent sur votre compte bancaire. C’est-à-dire que vous allez enregistrer les dépenses et recettes au fur et à mesure des débits et crédits sur votre compte bancaire. C’est pratique, car les dates des encaissements et décaissements correspondent aux dates des écritures comptables. Par contre, ce mode de suivi ne vous permet pas d’avoir une vision complète de la situation financière de votre association, car il ne tient pas compte de vos créances, de vos dettes, du matériel immobilisé…
- La comptabilité d’engagement : Dans le cas d’une comptabilité dite “d’engagement”, on enregistre les écritures comptables en fonction de la date d’émission des factures, et non pas en fonction de la date d’encaissement. Ce mode de comptabilité permet d’avoir une vue plus complète de votre bilan prévisionnel. Il va également vous permettre de comptabiliser des provisions sur charges, des produits constatés d’avance ou encore l’amortissement de votre matériel.
Le rapprochement bancaire
Si les flux financiers de votre association sont importants, il faudra que le logiciel vous fasse gagner du temps sur les rapprochements bancaires, c’est-à-dire le pointage entre vos écritures comptables et les flux enregistrés sur votre compte bancaire. Certains outils comme macompta.fr peuvent même se connecter automatiquement à votre compte bancaire. Un gain de temps non négligeable et une garantie de fiabilité.
La gestion de la TVA
Si votre association a une activité commerciale ou si vos recettes globales dépassent 62 250 €, alors vous êtes assujetti à la TVA. Cela signifie que vous devez facturer vos ventes en TTC et reverser à l’Etat la TVA. Cela signifie aussi que vous pouvez récupérer la TVA sur vos achats. Le logiciel choisi devra vous aider à établir vos déclarations de TVA, sinon, c’est le casse-tête assuré.
Gestion commerciale
Si vous avez besoin d’émettre des devis, des factures, des bons de commande, de gérer des clients et des fournisseurs, alors vous aurez intérêt à choisir un logiciel de comptabilité qui intègre ces fonctionnalités, que l’on regroupe généralement sous le nom de gestion de commerciale. C’est encore plus nécessaire si vous avez besoin de gérer des stocks.
L’ntégration avec la gestion des adhésions et des dons
Il peut être très intéressant de choisir un logiciel de comptabilité qui intègre aussi la gestion des adhésions et la collecte de dons, notamment si vous souhaitez pouvoir accepter des paiements sur internet ou via un terminal de paiement. Cela vous permettra de gagner en temps, en efficacité et en fiabilité, en évitant tout le travail de re-saisie. Si vous recevez beaucoup de dons, vérifiez que le logiciel est habilité à éditer le reçu fiscal réglementaire (Cerfa 11580_03). Enfin, si vous êtes adepte de la cagnotte en ligne, vérifiez que leur gestion avec votre (futur) logiciel comptable n’est pas trop complexe.
L’accessibilité
Un des critères important pour le choix du logiciel de comptabilité de votre association est l’accessibilité de ce logiciel : devez-vous le télécharger sur votre ordinateur ? L’installer sur un serveur ? Ou bien est-il accessible en ligne ?
Un logiciel installé sur votre ordinateur pourra faire l’affaire, mais nous vous déconseillons d’utiliser votre ordinateur personnel pour gérer les comptes de votre association. Il faut que vous ayez un poste informatique à votre disposition dans les locaux de votre association. Pensez aussi à bien mettre en place un système de sauvegarde. De plus, cela ne permet pas de collaborer à plusieurs sur l’outil.
Un logiciel en ligne nécessite une connexion à internet, mais c’est la solution la plus simple à mettre en œuvre, la plus sécurisée (vous n’aurez pas à gérer les évolutions du logiciel) et la plus collaborative. Certains logiciels comptables proposent même une application mobile.
L’accompagnement et le support
Rares sont les associations qui peuvent embaucher un comptable confirmé. Le plus souvent, la personne en charge de la compta est un trésorier bénévole ou un salarié multitâches. Dans ce cas, vous serez sans doute soulagé de pouvoir compter sur le support client de votre logiciel de comptabilité.
Dans tous les cas, il est très utile de pouvoir faire appel à un service client en cas de problème technique, de bug ou de question sur une fonctionnalité de l’outil. Le support et l’accompagnement font partie des raisons pour lesquels certains de nos lecteurs, d’abord intéressés par des solutions gratuites, finissent par imputer quelques euros ou dizaines d’euros par mois sur leur budget associatif pour s’équiper d’un logiciel de comptabilité, certes payant, mais qui :
- fait gagner du temps,
- évite les erreurs,
- dispose d’un support inclus.
Les alternatives aux logiciels de comptabilité pour association
Peut-on se passer de logiciel pour gérer la comptabilité de son association ? C’est possible avec ces différentes options.
Faire votre comptabilité sur papier
Pour faire votre comptabilité vous-même, Vous pouvez opter pour la version papier-crayon, avec un simple cahier qui vous permettra de garder la trace des recettes et dépenses de votre association et deux classeurs pour conserver les factures.
On ne vous cache pas que cette solution, si simple soit-elle, ne s’adresse qu’aux très petites associations, qui gèrent un flux d’entrées-sorties très limité. Si vous optez pour cette solution, soyez très rigoureux car la moindre erreur risquerait de vous poser de gros problèmes en cas de contrôle, sans parler du casse-tête au moment de l’édition du bilan de fin d’année.
Excel
Vous pouvez aussi opter pour un suivi de la comptabilité de votre association sur Excel. Vous pouvez trouver sur internet des modèles gratuits pour la comptabilité des associations, comme un bilan comptable ou un rapprochement bancaire. L’avantage du tableur par rapport au cahier, c’est qu’il permet de mettre en place un certain nombre contrôles et de gagner en fiabilité.
Mais le suivi de la comptabilité de votre association sur Excel comporte plusieurs défauts :
- Excel n’est pas collaboratif : impossible de travailler à plusieurs sur un tableau Excel ;
- Excel n’est pas toujours sécurisé : le logiciel peut planter, vous pouvez perdre vos données suite à une mauvaise manipulation ou un crash de votre disque dur.
Gérer la comptabilité de son association sur Excel n’est donc pas sans risques, et on ne le conseille qu’à de très petites structures aux besoins basiques.
Un expert-comptable en ligne
Terminons enfin ce tour des alternatives aux logiciels de comptabilité pour association en parlant des experts-comptables en ligne. Ils sont très nombreux à s’être lancé sur le marché des entreprises ces dernières années, et certains acceptent les associations. Leur principe : une comptabilité tout compris, un paiement mensuel et un comptable dédié à l’association joignable par chat ou téléphone.
