Vous souhaitez utiliser la signature électronique sans pour autant lésiner sur la sécurité de vos opérations contractuelles ? La signature électronique qualifiée apporte le plus haut niveau de sécurité, en plus de tous les avantages que confèrent les signatures électroniques. Suivez ce guide pour en savoir plus sur la signature électronique qualifiée !
Qu’est-ce qu’une signature électronique qualifiée ?
La signature électronique qualifiée est l’un des trois types de signature électronique définis par le règlement européen eIDAS. Il s’agit du type de signature électronique le plus sécurisé, avec avant elle, la signature électronique simple puis la signature électronique avancée.
La signature électronique qualifiée (ou QES pour Qualified Electronic Signature) contient les mêmes critères que la signature électronique avancée soit :
- l’authentification du signataire ;
- une signature liée au signataire de manière univoque ;
- une traçabilité associée au signataire des modifications apportées au document.
Mais la signature électronique qualifiée se distingue par :
- l’utilisation d’un dispositif de création de signature qualifiée ;
- l’obtention d’un certificat qualifié de signature électronique.
Plus concrètement, cela signifie que pour être valide, une signature électronique qualifiée doit être réalisée via un outil logiciel ou matériel très sécurisé que l’on nomme QSCD (Qualified Signature Creation Device) et dont les critères sont validés par le règlement de l’eIDAS. D’autre part, la vérification de l’identité du signataire doit être effectuée par un prestataire externe. Il s’agit d’un prestataire de service de certification électronique qui intervient en tant qu’Autorité de Certification et qui vérifie l’identité du signataire à l’aide d’une rencontre en face-à-face ou par visioconférence. L’Autorité de Certification qualifiée fournit alors un certificat qualifié de signature.
À qui s’adresse la signature électronique qualifiée ?
La mise en place de la signature électronique qualifiée dans une entreprise est une démarche relativement lourde et complexe du fait des nombreux audits requis. C’est aussi un processus assez contraignant pour les utilisateurs finaux qui devront passer par plusieurs étapes de vérification.
À moins que son haut niveau de sécurité vous soit indispensable, une signature électronique avancée suffit dans la majorité des cas. La signature électronique qualifiée est cependant requise dans certains cas :
- les actes rédigés par un avocat, un notaire, un huissier de justice, un commissaire-priseur ;
- les documents liés au marché public ou à des secteurs d’activité particuliers (banque, assurance, immobilier…) ;
- les contrats de mandat ;
- pour les contrats bancaires, d’assurance, juridiques, commerciaux de grande ampleur, RH ;
- pour les actes hors France ou hors UE.
C’est à vous d’évaluer le niveau de risque/bénéfice de l’utilisation de la signature électronique dans votre entreprise.
Quels avantages pour une entreprise d’utiliser la signature électronique qualifiée ?
Grâce à son processus poussé d’identification du signataire, le principal avantage de la signature électronique qualifiée est qu’elle offre le plus haut niveau de sécurité.
Ces caractéristiques liées à la validation de l’identité du signataire et à l’authentification de la signature et du document garantissent fiabilité, légitimité et originalité.
Aux yeux de la loi, la signature électronique qualifiée équivaut à une signature manuscrite sur papier. Elle peut donc remplacer tous les contrats et actes pour lesquels une forme écrite est obligatoire. En se passant de format papier, les entreprises allègent leur processus. Elles font des économies de temps et d’argent. Plus besoin de stocker et d’archiver des contrats ou autres documents, c’est aussi un gain de place !
Quels outils pour utiliser la signature électronique qualifiée ?
Pour répondre à la demande croissante du marché, il existe aujourd’hui des outils dédiés à la signature électronique. Ce sont des logiciels qui permettent de signer ou faire signer des documents à distance. Tous ne disposent pas des fonctionnalités pour assurer les signatures électroniques qualifiées.
Yousign, Hellosign ou Docusign sont trois des principaux logiciels en ligne qui permettent de gérer les signatures électroniques qualifiées.
Votre choix se portera donc sur cette possibilité, mais aussi sur les autres fonctionnalités de ces logiciels : gestion des workflows, intégrations, stockage, archivage, … Au niveau des tarifs, la formule qui inclut la signature électronique qualifiée nécessite généralement de faire une demande de devis pour obtenir un tarif personnalisé.
FAQ
Qu’est-ce qu’un certificat de signature électronique ?
Un certificat de signature électronique garantit l’identité du signataire et le lien entre la signature électronique et le signataire.
Qui délivre le certificat de signature électronique ?
Le certificat de signature électronique est délivré par une Autorité de Certification. Il s’agit de prestataires de service de confiance approuvés par l’UE.
Quelle différence entre une signature électronique avancée et qualifiée ?
La signature électronique qualifiée garantit d’un niveau de sécurité supérieur grâce à la validation de l’identité du signataire par une Autorité de Certification. En cas de litige, la charge de la preuve incombe à la partie contestataire.
